একজন সচিবের জন্য ধাপে ধাপে প্রশিক্ষণের নির্দেশাবলী। সচিবালয়ের কাজের মৌলিক বিষয়গুলি একজন সচিবের কাজে ব্যবসায়িক যোগাযোগের নৈতিকতা

ভূমিকা

"দ্য ডায়েরি অফ এ স্কুল প্রিন্সিপাল" ফিচার ফিল্মটিতে দুটি আকর্ষণীয় পর্ব রয়েছে যা সরাসরি আমার কাজের বিষয়ের সাথে সম্পর্কিত।

প্রথম পর্ব। স্কুলের অধ্যক্ষের স্ত্রী তার স্বামীকে জিজ্ঞাসা করেন যে তিনি প্রাথমিক বিদ্যালয়ের শিক্ষক নিয়োগ করেছেন কিনা। তিনি তাকে উত্তর দেন: "না" এবং যোগ করেন: "এছাড়া, তিনি বলেন 'ট্রানভাই'।"

দ্বিতীয় পর্ব। স্কুলের অধ্যক্ষ কথা বলছেন একজন তরুণ শিক্ষকের সাথে যিনি চাকরির জন্য আবেদন করেছেন। তিনি তার কথোপকথককে প্রথম নজরে একটি সম্পূর্ণ নিরীহ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেন: "আপনি স্কুলে যাওয়ার জন্য কোন পরিবহন ব্যবহার করেছিলেন?" সে উত্তর দেয়: "ট্রলিবাসে।" "আমি স্কুলে যাতায়াতের আর কোন মাধ্যম পেতে পারি?" - পরিচালক জিজ্ঞাসা. "আমরা ট্রাম নেব," উত্তর এল। পরিচালক সন্তুষ্টির সাথে মাথা নেড়ে বললেন: "সবকিছু ঠিক আছে।" এটা তাৎপর্যপূর্ণ যে একজন স্কুল পরিচালকের জন্য, বক্তৃতা সংস্কৃতি পেশাদার উপযুক্ততার একটি অনন্য বৈশিষ্ট্য।

শিক্ষকের বক্তৃতা সংস্কৃতির উন্নতি তার শিক্ষাগত দক্ষতা উন্নত করার একটি প্রয়োজনীয় উপাদান।

কিন্তু শুধু শিক্ষকদেরই কি বক্তৃতা সংস্কৃতিতে পারদর্শী হওয়া উচিত? শিক্ষকরাই কি শুধুমাত্র তাদের কর্মক্ষমতার সাফল্য এবং যোগাযোগের ইতিবাচক ফলাফলে আগ্রহী? বক্তৃতা সংস্কৃতি কূটনীতিক, আইনজীবী, টেলিভিশন এবং রেডিওতে বিভিন্ন ধরণের অনুষ্ঠানের উপস্থাপক, ঘোষক, সাংবাদিক, বিভিন্ন স্তরের পরিচালকদের জন্য এবং অবশ্যই সচিব - সহকারী পরিচালকদের জন্য পেশাদার উপযুক্ততার একটি সূচক। অতএব, আমার কাজের বিষয় প্রাসঙ্গিক এবং সন্দেহের বাইরে।

সচিব-রেফারেন্টের যোগাযোগ সংস্কৃতির একটি গুরুত্বপূর্ণ সূচক হল ভদ্রতা, সঠিকতা এবং সদিচ্ছা। সেক্রেটারিকে অবশ্যই তার মুখের ভাব, কণ্ঠস্বর এবং অঙ্গভঙ্গি নিয়ন্ত্রণ করতে হবে। সূক্ষ্মতা, দর্শক এবং কর্মচারীদের সাথে সম্পর্কের ক্ষেত্রে মনোযোগীতা, একটি নির্দিষ্ট পরিমাণে শৈল্পিকতা - এই সব নিশ্চিত করে সফল কাজসচিব

সেক্রেটারিকে শুভেচ্ছা জানানোর নিয়ম জানতে হবে। অভ্যর্থনা এলাকায় একজন দর্শনার্থী উপস্থিত হলে সচিবের উচিত তাকে অভ্যর্থনা জানানো এবং তাকে একটি আসন দেওয়া। ম্যানেজারের সাথে প্রথম বৈঠকে, দাপ্তরিকসর্বোচ্চ পদমর্যাদার বা সম্মানিত অতিথি গ্রহণ করার সময়, সচিব দাঁড়িয়ে হ্যালো বলতে বাধ্য। আপনার যদি হ্যান্ডশেক করার প্রয়োজন হয় তবে আপনার টেবিল থেকে উঠে আসা উচিত, দর্শকের কাছে যান এবং আপনার হাতটি অফার করুন (একজন মহিলা যদি এটি করতে না চান তবে হ্যান্ডশেক না করার অনুমতি দেওয়া হয়)।

সচিব যদি প্রথমবার দর্শনার্থীকে দেখেন তবে তাকে অবশ্যই নিজের পরিচয় দিতে হবে। এর পরে, সচিব দর্শনার্থীর নাম এবং তিনি কী বিষয়ে এসেছেন জানতে চান। কৌশল অবলম্বন করা, সম্বোধনের শুধুমাত্র ভদ্র রূপ ব্যবহার করা এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া প্রয়োজন।

মানুষের প্রতি শ্রদ্ধা আচরণের একটি দৈনন্দিন নিয়ম এবং অন্যদের সাথে আচরণ করার একটি অভ্যাসগত উপায় হওয়া উচিত। এটি একজন সচিব-সহকারীর পেশা।

দর্শকদের গ্রহণ করার সময়, সচিবের ফোনে ব্যক্তিগত কথোপকথন পরিচালনা করা উচিত নয় এবং এমন কথোপকথন থেকেও বিরত থাকা উচিত যা অফিসিয়াল গোপনীয়তা প্রকাশ করে এবং গসিপ নয়।

যখন একজন দর্শনার্থী আসে, তখন সচিবকে অবশ্যই টাইপলিখিত লাইন বা টেলিফোন কথোপকথন শেষ করতে হবে। আপনি যেকোন নথি পড়া বন্ধ করুন এবং দর্শকের দিকে মনোনিবেশ করুন।

সেক্রেটারিকে অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ, যখন কথোপকথনের ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্যগুলি বোঝার এবং বিবেচনায় নেওয়ার ইচ্ছা, যখন "মুখোশ" এর সাধারণ সেট ব্যবহার করা হয় (ভদ্রতা, অত্যধিক তীব্রতা, বিড়ম্বনা, শ্রেষ্ঠত্ব, উদাসীনতা ইত্যাদি) , দর্শক তীব্রভাবে অনুভব করে এবং, তার অনুভূতির উপর ভিত্তি করে, সামগ্রিকভাবে সংগঠন সম্পর্কে একটি ছাপ তৈরি করে।

সচিব এবং দর্শকদের মধ্যে যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ ফর্ম হল কথোপকথন।

সচিবকে বিভিন্ন বয়সের লোকেদের সাথে ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনা করতে হয়, সামাজিক অবস্থা এবং স্নায়ুতন্ত্রের ধরন। একটি সফল কথোপকথনের চাবিকাঠি হল দক্ষতা, কৌশল, সদিচ্ছা এবং দ্রুত সমস্যার সমাধান করার ইচ্ছা বা এটি সমাধানে সহায়তা প্রদান করা। সচিবকে অবশ্যই কথোপকথনের মনস্তাত্ত্বিক অবস্থার মূল্যায়ন করতে হবে, সমস্যার সারাংশ সম্পর্কে ধারণা পেতে হবে এবং দর্শককে কথা বলার সুযোগ দিতে হবে। প্রশ্নটি যত বেশি বিশদ এবং পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে বলা হয়েছে, সঠিক সমাধান খোঁজার সুযোগ তত বেশি।

দর্শনার্থীর কাছে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং বিশেষ করে তার কথা শুনতে সক্ষম হওয়া গুরুত্বপূর্ণ।

কথোপকথনের স্বর নিরপেক্ষ হওয়া উচিত। আপনি একটি প্রত্যাখ্যান এবং একটি দাবি দিয়ে একটি কথোপকথন শুরু করতে পারবেন না যে সমস্যাটি সমাধান করা অসম্ভব। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি একটি নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া সৃষ্টি করে এবং একটি দ্বন্দ্ব পরিস্থিতির দিকে পরিচালিত করে। উত্তরটি নেতিবাচক হলেও, সচিবকে অবশ্যই কৌশলে এবং সদয়ভাবে কথোপকথককে এই সিদ্ধান্তে নিয়ে যেতে হবে, দৃঢ়প্রত্যয়ীভাবে দেখান যে একটি ইতিবাচক সমাধান সম্ভব নয়।

একটি কথোপকথনের সময়, আপনার দর্শককে বাধা দেওয়া, বহিরাগত বিষয়ে জড়িত হওয়া বা টেলিফোন কথোপকথনের সাথে কথোপকথনে বাধা দেওয়া উচিত নয়। যদি টেলিফোন বেজে ওঠে, তাহলে, কথোপকথনের ধরনের উপর নির্ভর করে, সচিব ফোনটি তুলেন এবং টেলিফোন কলটি সুবিধাজনক সময়ে পুনঃনির্ধারণ করেন, বা দর্শকের কাছ থেকে ক্ষমা চান এবং সংক্ষিপ্তভাবে টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করেন।

সহকারী সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগ শুধুমাত্র দর্শনার্থীদের সাথে যোগাযোগের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। তার কাজের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ স্থানটি ম্যানেজার এবং সচিবের মধ্যে সম্পর্কের দ্বারা দখল করা হয়।

তাদের যৌথ সম্পর্কের সাফল্য নির্ভর করে ম্যানেজার এবং সহকারী সচিবের মধ্যে সম্পর্ক কীভাবে গড়ে ওঠে তার উপর। শ্রম কার্যকলাপ, মনস্তাত্ত্বিক মাইক্রোক্লিমেট, কাজের সন্তুষ্টি।

উপরে আগেই বলা হয়েছে যে সহকারী সচিব মূলত ম্যানেজারের প্রথম সহকারীর কার্য সম্পাদন করেন। সচিব ম্যানেজারের ক্রিয়াকলাপের ক্ষেত্র, তিনি যে সমস্যাগুলি এবং কাজগুলি সমাধান করেন তা ভালভাবে জানতে বাধ্য, পরিকল্পিত কার্যক্রমের সময়মত বাস্তবায়নে তাকে সহায়তা করতে, সহায়ক প্রযুক্তিগত ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করতে, প্রয়োজনীয় চিঠিপত্র এবং তথ্য প্রস্তুত করতে, টেলিফোন কলগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে বাধ্য। এবং দর্শনার্থীদের প্রবাহ। সেক্রেটারিকে অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য, এর কার্যক্রমের প্রধান দিকনির্দেশনা, এর কাঠামো এবং কর্মীদের গঠন, সেইসাথে নেতার চরিত্র, তার কাজের ধরন এবং অভ্যাস সম্পর্কে ধারণা থাকতে হবে।

ইতিমধ্যে নিয়োগের সময়, ম্যানেজারকে অবশ্যই সহকারী সচিবকে তার কাজের পদ্ধতি, স্বাভাবিক রুটিন এবং ব্যক্তিগত অভ্যাস সম্পর্কে বিস্তারিত বলতে হবে এবং সেক্রেটারির উপর তিনি যে মৌলিক প্রয়োজনীয়তাগুলি আরোপ করবেন তা প্রণয়ন করতে হবে। এখনই ব্যবস্থাপক এবং সচিবের মধ্যে প্রয়োজনীয় ব্যবসায়িক যোগাযোগ স্থাপন করা সম্ভব নয়, এটি সময় পরীক্ষা নেয়, একসাথে কাজ করে।

জে. হ্যারিসন - একজন সচিবের জন্য প্রয়োজনীয় নিম্নলিখিত গুণাবলীর নাম দেন:

1. সচিবের নথিতে ভুল করা উচিত নয় এবং এর ফলে ম্যানেজারকে প্রতিটি নথি পরীক্ষা করার প্রয়োজন থেকে মুক্ত করা উচিত। সেক্রেটারিকে অবশ্যই ম্যানেজারকে প্রমাণ করতে হবে যে তিনি স্বাধীনভাবে কাজ করতে পারেন।

2. ফোনে কথা বলার সময়, সচিবকে অবশ্যই কৌশলে যেকোনো প্রশ্নের উত্তর দিতে সক্ষম হতে হবে এবং অফিসে গোপনীয় বলে বিবেচিত সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য ম্যানেজারকে অবশ্যই তার সচিবকে বিশ্বাস করতে হবে।

3. সেক্রেটারিকে অবশ্যই ম্যানেজারের জন্য রিপোর্ট এবং জার্নালে থাকা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলি নির্বাচন করতে সক্ষম হতে হবে যাতে তাকে বিশদভাবে উপকরণগুলি অধ্যয়ন করার প্রয়োজন থেকে মুক্তি দেয়।

4. সচিবকে অবশ্যই বুঝতে হবে যে জরুরী কাজের ক্ষেত্রে তাকে কার্যদিবস শেষ হওয়ার পরে থাকতে হবে।

5. ম্যানেজারের অনুপস্থিতিতে স্বাধীনভাবে সমস্যাগুলি সমাধান করার সময় সচিবকে অবশ্যই তার দায়িত্ব এবং দক্ষতার স্তর স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে এবং ম্যানেজারকে অবশ্যই আত্মবিশ্বাসী হতে হবে যে সেক্রেটারি তার অনুপস্থিতিতে উদ্ভূত কাজের সাথে মোকাবিলা করবেন।

6. ম্যানেজারকে ক্রমাগত তার সমস্ত বিষয় সম্পর্কে সচিবকে অবহিত করতে হবে যাতে তিনি তাকে যতটা সম্ভব সাহায্য করতে পারেন।

7. একজন নেতাকে অবশ্যই তার ভুল স্বীকার করতে এবং ভুল হলে ক্ষমা চাইতে হবে।

8. ম্যানেজারকে সেক্রেটারির সময়ানুবর্তিতার উপর নির্ভর করতে হবে এবং সেক্রেটারিকে সচেতন হতে হবে যে ম্যানেজার কখনও কখনও সময়নিষ্ঠ নাও হতে পারে।

9. উভয় পক্ষেরই হাস্যরসের অনুভূতি প্রয়োজন।

10. সচিবের আচরণ এবং তার কাজের কার্যকারিতা সমস্ত কর্মচারীদের জন্য একটি উদাহরণ।

11. সচিবকে ম্যানেজারের ব্যক্তিগত জীবনের ঘটনাগুলি পর্যবেক্ষণ করা উচিত, উদাহরণস্বরূপ, বিশেষ অনুষ্ঠানের জন্য ফুলের যত্ন নেওয়া, শুভেচ্ছা কার্ড ইত্যাদি।

ম্যানেজার এবং সেক্রেটারির মধ্যে সম্পর্ক সফলভাবে বিকাশের জন্য, যৌথ কাজকে সমন্বয় করা উচিত এবং কাজের নিয়মাবলী প্রতিষ্ঠিত করা উচিত। এই ক্ষেত্রে, এন্টারপ্রাইজের নির্দিষ্ট অপারেটিং শর্ত, ব্যবস্থাপক এবং সচিবের পরিচয় অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত: কর্মক্ষেত্রে আগমনের সময়, প্রাপ্ত চিঠিপত্র এবং বর্তমান বিষয়গুলির প্রতিবেদন, সময় দুপুরের খাবার বিরতি, দর্শক গ্রহণ, কাজের সময় ছেড়ে.

একজন ভালো সেক্রেটারিকে অবশ্যই কৌশলে ম্যানেজারের প্রতি মনোযোগ দেখাতে হবে এবং সম্মানের সঙ্গে তার যত্ন নিতে হবে। সেক্রেটারিকে অবশ্যই ম্যানেজারের ত্রুটিগুলির প্রতি অনুগত হতে হবে এবং যদি সম্ভব হয় তবে তার কাজ দিয়ে তাদের ক্ষতিপূরণ দিতে হবে।

সচিব এবং ম্যানেজারের মধ্যে সর্বোত্তম যোগাযোগ অর্জনের জন্য কিছু পারস্পরিক প্রচেষ্টা প্রয়োজন।

মনোবিজ্ঞানীরা বিশ্বাস করেন যে কেবল নেতাই গঠন করে না ব্যবসায়িক গুণাবলীতার সহকারী, কিন্তু সহকারী সচিব, ঘুরে, নেতার আচরণ এবং চরিত্র প্রভাবিত করতে পারেন.

আমেরিকান মনোবিজ্ঞানীরা প্রাসঙ্গিক সুপারিশগুলি তৈরি করেছেন, যা তারা "আপনার বসকে পরিচালনা করার দশটি উপায়" শিরোনামে একত্রিত করেছেন। তাদের নিয়ে আসি।

1. আপনাকে স্পষ্টভাবে জানতে হবে যে কোন পরিস্থিতিতে আপনি একে অপরের সাথে বিরোধ করেন, কোন ক্ষেত্রে আপনি প্রশংসা করেন এবং কখন আপনার সাহায্যের প্রয়োজন হয়।

2. আপনি জানেন তার কি প্রয়োজন এবং তার প্রয়োজনগুলি অনুমান করার চেষ্টা করুন। জনসমক্ষে কখনো তার সমালোচনা করবেন না বা মূল্যায়ন করবেন না

3. সমষ্টিগত আইন দ্বারা জীবন. ভুলে যাবেন না যে সম্মান সফল সহযোগিতার ভিত্তি।

4. আস্থার পরিবেশ তৈরি করুন, আস্থা প্রদর্শন করুন, বিশ্বাস সম্পর্কে কথা বলুন।

5. বন্ধুত্বপূর্ণ এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হন. সমালোচনাকে গভীর ব্যক্তিগত অপমান হিসেবে নেবেন না।

6. নতুন জ্ঞান আয়ত্ত করুন এবং এতে আপনার বসকে সাহায্য করুন।

7. সমস্যা আলোচনা করুন। উদ্দেশ্যমূলক এবং পেশাদার হন।

8. উদ্যোগ নিন। বিশ্লেষণ এবং সমস্যার সমাধান প্রস্তাব.

9. আপনার পরামর্শদাতা হতে আপনার বসকে কল করুন।

10. প্রদর্শন করুন যে আপনি আপনার বসের ব্যবস্থাপনা নীতিগুলি বোঝেন এবং শেয়ার করেন।

একজন সচিবের প্রধান কাজগুলির মধ্যে একটি হল ম্যানেজার এবং কর্মচারীদের মধ্যে মধ্যস্থতাকারী হিসাবে কাজ করার ক্ষমতা। তাকে ম্যানেজার এবং অন্যান্য কর্মচারীদের মধ্যে অনুকূল ব্যবসায়িক সম্পর্ক তৈরি করার জন্য সর্বাত্মক প্রচেষ্টা করতে হবে। ম্যানেজারের কাজের সময় এবং চরিত্র জেনে, সচিব তাদের ম্যানেজারের সাথে একটি অভ্যর্থনা সংগঠিত করতে কর্মীদের সহায়তা করতে পারেন, এই বা সেই নথিটি আঁকতে সাহায্য করতে পারেন, একটি ব্যক্তিগত অনুরোধ সন্তুষ্ট করতে পারেন ইত্যাদি।

একজন সচিবের অনুশীলনে, একজন সচিবকে ম্যানেজার এবং কর্মচারীদের মধ্যে উদ্ভূত দ্বন্দ্বকে মসৃণ করতে হবে এমন কিছু অস্বাভাবিক নয়। এখানে, অনেক কিছু নির্ভর করে সচিবের নমনীয়তা এবং কঠিন পরিস্থিতিতে আচরণ এবং নিজের আবেগ নিয়ন্ত্রণ করার ক্ষমতার উপর।

সচিবকে মাঝে মাঝে ম্যানেজারের পক্ষে কথা বলতে হয়। ভদ্রভাবে এবং স্পষ্টভাবে প্রয়োজনীয় নির্দেশনা দিতে সক্ষম হওয়া এবং তাদের বাস্তবায়ন পর্যবেক্ষণ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। একই সময়ে, কর্মচারীদের সাথে পরিচিত সম্পর্ক, ঔদ্ধত্যের প্রকাশ, আমলাতন্ত্র বা উদাসীনতা গ্রহণযোগ্য নয়।

সহকারী সচিবের জন্য সচিবদের সাথে ভাল ব্যবসায়িক যোগাযোগ স্থাপন করা গুরুত্বপূর্ণ কাঠামোগত বিভাগআপনার এন্টারপ্রাইজ, সেইসাথে উচ্চতর এবং অধীনস্থ সংস্থাগুলির।

সচিবরা যে কোনো কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ সদস্য। একজন সফল সেক্রেটারি হতে হলে আপনার ভালো আচরণ থাকতে হবে এবং প্রয়োজনীয় দক্ষতা, সেইসাথে কোম্পানির নীতিগুলি বুঝতে। সচিবের দায়িত্বের পরিধি এবং বিষয়বস্তু বসের অফিসিয়াল অবস্থানের উপর নির্ভর করে। সুতরাং, বিভাগীয় প্রধানের সচিবের চেয়ে কোম্পানির প্রধানের সচিবের দায়িত্ব বেশি থাকবে। একজন সচিবের কাজের সঠিক ব্যবসায়িক শিষ্টাচার হল কাজের ভিত্তি, বিশেষ করে যারা ক্লায়েন্ট এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের সাথে কাজ করেন তাদের জন্য।

সচিবের দায়িত্ব

ব্যবসা শিষ্টাচারসেক্রেটারি তাকে তার বস এবং সমর্থনের প্রতি ভদ্র মনোভাব পোষণ করতে চান। সেক্রেটারিকে তার দায়িত্ব যথাযথভাবে পালনের জন্য তার উচ্চপদস্থ ব্যক্তির সাথে একটি দল হিসাবে কাজ করতে সক্ষম হতে হবে। সেক্রেটারিকে অবশ্যই বসের পছন্দ এবং তিনি যে কোম্পানির জন্য কাজ করেন তার নীতির সাথে একমত হতে হবে।

কোন গসিপ অনুমোদিত নয়, এবং সেক্রেটারিকে এমন কার্যকলাপে জড়িত করা উচিত নয় যার সাথে কোন সম্পর্ক নেই বাণিজ্যিক কার্যক্রমকোম্পানি আপনার বসের সাথে পরিচিত হওয়া এবং তাকে নাম ধরে ডাকা উচিত নয়, এমনকি যদি সে আপনার পুরানো স্কুল বন্ধুও হয়।

চেহারা

বেশিরভাগ কোম্পানিতে, সচিবরা খুব গুরুতর পদ দখল করে। তারা প্রায়ই তাদের বসের পক্ষে ক্লায়েন্ট এবং কোম্পানির ব্যবস্থাপনার সাথে যোগাযোগ করে। এ কারণে সচিবকে অবশ্যই কোম্পানির নীতিমালা অনুযায়ী পোশাক পরতে হবে। যদি কোম্পানির পোষাক কোড রক্ষণশীল পোশাক প্রয়োজন , তারপর সচিব একটি উদাহরণ হতে হবে কিভাবে কোম্পানির অন্যান্য কর্মচারীদের জন্য তাকান. এটি কোম্পানি, এর নেতাদের এবং যারা এটির সাথে কাজ করে তাদের প্রতি সম্মান দেখায়। যদি কোম্পানির একটি বিশেষ পোষাক কোড না থাকে, তাহলে সচিবকে এখনও পরিষ্কার পরিচ্ছন্নভাবে কাজ করতে আসতে হবে।

কাজ করার জন্য আপনার আঁটসাঁট বা খুব খোলামেলা পোশাক পরা উচিত নয়। নিশ্চিত করুন যে আপনার কাপড় সবসময় ধোয়া এবং ইস্ত্রি করা হয়। কাজ করার জন্য ছোট স্কার্ট পরবেন না , এবং আপনার জুতা ব্যবসা শৈলী জন্য উপযুক্ত হতে হবে. প্রায়শই এগুলি ফ্ল্যাট সোল বা কম হিল সহ ক্লাসিক পাম্প। প্রধান জিনিস হল যে আপনি এই ধরনের জুতাগুলিতে কাজ করতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন। প্রসাধনী হিসাবে, একটি মহিলা সচিব উজ্জ্বল রং ব্যবহার করা উচিত নয় যাতে উত্তেজক না দেখায়। একই গয়না জন্য যায়. সচিবের চেহারা যতটা সম্ভব সহজ এবং ব্যবসার মতো হওয়া উচিত, কোন রকম ঝগড়া ছাড়াই।

আচরণ

ভালো ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের জন্য সচিবদের কর্মক্ষেত্রে সুবর্ণ নিয়ম অনুসরণ করতে হবে। দর্শনার্থীদের সাথে কীভাবে আচরণ করতে হয় সে বিষয়ে সচিবের অন্যদের জন্য একটি উদাহরণ স্থাপন করা উচিত। সচিবকে দেখাতে হবে শ্রদ্ধাশীল মনোভাবসবার সাথে আচরণ করুন এবং নিম্ন পদের লোকদের সাথে খারাপ ব্যবহার করবেন না। সচিবের প্রায়ই অন্যদের বাধা দেওয়ার কথা নয় এবং যদি তাকে তা করতে হয় তবে সর্বদা ক্ষমা চান।

যোগাযোগ

একজন সচিবের কাজে, টেলিফোন কথোপকথনের সময় ভাল আচরণ খুবই গুরুত্বপূর্ণ। অনেক ক্লায়েন্ট যারা প্রথমবার একটি কোম্পানিকে কল করেন তারা সচিবের সাথে টেলিফোন কথোপকথনের ভিত্তিতে এটি সম্পর্কে তাদের ধারণা তৈরি করে। সবচেয়ে ভালো হয় যখন সচিব ফোনে অবিলম্বে উত্তর দেন, অর্থাৎ তৃতীয়বার ফোন বেজে ওঠার আগেই। টেলিফোন কথোপকথনের সময়, সচিবকে তার কথোপকথনের প্রতি যতটা সম্ভব বিনয়ী এবং মনোযোগী হতে হবে। একজন সচিবের কাজে অতিরিক্ত আবেগপ্রবণতা ও বিরক্তি প্রকাশ করা অগ্রহণযোগ্য। সচিবকে অবশ্যই সব টেলিফোন কল এবং গ্রাহকের অনুরোধের উত্তর দিতে হবে বিনয়ের সাথে এবং হাসিমুখে।

সংগঠন

একজন সচিবের কাজের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ হল সঠিক সংগঠন। তোমার কর্মক্ষেত্রপরিষ্কার এবং সুসংগঠিত হতে হবে। কাগজপত্র সঙ্গে আপনার ডেস্ক বিশৃঙ্খল না. আপনি যদি এমন জায়গায় কাজ করেন যেখানে আপনাকে ক্লায়েন্ট বা কোম্পানির অন্যান্য দর্শকদের আপনার পরিচালকের সাথে দেখা করার জন্য অপেক্ষা করতে বলতে হয়, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনার কর্মক্ষেত্রটি শালীন দেখাচ্ছে। এতে কোনো অপ্রয়োজনীয় জিনিস রাখা উচিত নয়। সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথি দর্শনার্থীদের দৃষ্টির বাইরে রাখা উচিত।

সচিবের ব্যক্তিগত গুণাবলীর জন্য, তাকে অবশ্যই দায়িত্বশীল, গুরুতর, নির্বাহী, বাধ্যতামূলক, সময়নিষ্ঠ, কৌশলী হতে হবে। এই গুণাবলী ব্যতীত, তার কাজের সমস্ত ব্যবসায়িক শিষ্টাচার কেবল শূন্যে হ্রাস করা যেতে পারে।

একজন সচিবের ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের জন্য তাকে কেবল তার নিজের কর্মক্ষেত্রে আদেশই নয়, ম্যানেজারের কর্মক্ষেত্রে শৃঙ্খলা রয়েছে তাও নিশ্চিত করতে হবে। সেক্রেটারিকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে বসের ডেস্ক নথিপত্র এবং অন্যান্য কাগজপত্রে নোংরা না থাকে, তার কাছে সর্বদা প্রয়োজনীয় অফিস সরবরাহের সরবরাহ থাকে ইত্যাদি।

যদিও অনেক লোক মনে করে একজন সচিবের কাজ সহজ এবং বিশেষ দক্ষতা এবং দক্ষতার প্রয়োজন হয় না, সবাই এই পদে অধিষ্ঠিত হতে পারে না।

কাজ:

অধ্যায় 3. সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগে বক্তৃতা সংস্কৃতির উপর সুপারিশের বিকাশ
উপসংহার………………………………………………………….. …

কাজটিতে 1টি ফাইল রয়েছে

বেলারুশ প্রজাতন্ত্রের শিক্ষা মন্ত্রণালয়

পোলটস্ক কলেজ

EE "Vitebsk স্টেট ইউনিভার্সিটি P.M Masherov এর নামে নামকরণ করা হয়েছে"

সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগে বক্তৃতা সংস্কৃতি

কোর্সের কাজ

শৃঙ্খলায় "ব্যবস্থাপনার ডকুমেন্টেশন সাপোর্ট"

চতুর্থ বর্ষের ছাত্র

গ্রুপ 41 ডি

বিশেষত্ব 2-260232

কিশকোভিচ

লিউডমিলা সের্গেভনা

শিক্ষক:

জিমনিতস্কায়া জি ইউ।

পোলটস্ক, 2009

ভূমিকা………………………………………………………………..৩

অধ্যায় 1. সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি

1. 1 “ব্যবসায়িক বক্তৃতা সংস্কৃতি” এর সংজ্ঞা………………………………..৫

1.2 ব্যবসায়িক যোগাযোগের শব্দভাণ্ডার………………………………………………7

1.3 ব্যবসায়িক কথোপকথনের মৌলিক নিয়ম …………………………………… 11

1.4 একজন সচিবের ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের প্রদর্শন………………………………14

1.4.1 দর্শকদের গ্রহণ করার সময় ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের নিয়ম মেনে চলা .....14

1.4.2 টেলিফোন পরিষেবা চলাকালীন ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের নিয়ম মেনে চলা………………………………………………………...18

অধ্যায় 2. সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগে বক্তৃতা সংস্কৃতির বিশ্লেষণ

উপসংহার ………………………………………………………………………

ব্যবহৃত রেফারেন্স তালিকা

ভূমিকা

সর্বদা, ব্যবসায়িক যোগাযোগ যে কোনও ব্যবসার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, এর কাঠামোর মধ্যে মিথস্ক্রিয়া করার প্রধান মাধ্যম এবং অন্যদের উপর এর কিছু বিষয়ের প্রভাবের একটি শক্তিশালী লিভার। এটি সঠিকভাবে পরিচালিত হয় ব্যবসায়িক আলোচনা, একটি ভাল-খসড়া চুক্তি বা একটি প্রস্তাবের দক্ষ ন্যায্যতা যা শেষ পর্যন্ত সাফল্য নির্ধারণ করে। উদ্যোক্তা কার্যকলাপ. একজন সচিব যিনি ব্যবসায়িক যোগাযোগের মূল বিষয়গুলির সাথে পরিচিত নন তিনি নিজেকে একজন পূর্ণাঙ্গ বিশেষজ্ঞ হিসাবে বিবেচনা করতে পারেন না।

একজন সেক্রেটারি, সেক্রেটারি-অ্যাসিস্ট্যান্টের পেশার জন্য সেই ব্যক্তির কাছ থেকে প্রয়োজন যে এটি বেছে নিয়েছে ভাল প্রস্তুতি, একটি বিস্তৃত দৃষ্টিভঙ্গি এবং সেক্রেটারিয়াল কাজের সুনির্দিষ্টতার সাথে সম্পর্কিত ব্যবসা এবং ব্যক্তিগত গুণাবলীর একটি সম্পূর্ণ পরিসর।

সম্প্রতি, একজন সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগে বক্তৃতা সংস্কৃতিতে ক্রমবর্ধমান মনোযোগ দেওয়া হয়েছে। এটা থেকে এই বিষয় প্রাসঙ্গিক যে অনুসরণ করে. এবং এটি মূলত এই কারণে ঘটে যে একজন সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিয়মগুলির সাথে সম্মতি পেশাদারিত্বের মূল্যায়নের অন্যতম প্রধান মানদণ্ড, যেমন স্বতন্ত্র কর্মচারী, এবং সামগ্রিকভাবে সংগঠন।

দৈনন্দিন কাজে, সচিবকে ব্যবস্থাপক, দর্শনার্থী, কর্মচারী এবং টেলিফোন গ্রাহকদের সাথে একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনা করতে হয়। প্রতিটি ধরনের কথোপকথনের নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে। প্রত্যেক সচিবের জানা উচিত এবং ব্যবসায়িক কথোপকথনের মৌলিক নিয়মগুলি প্রয়োগ করতে সক্ষম হওয়া উচিত।

কাজের উদ্দেশ্য: সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগ সংস্কৃতির মৌলিক নিয়মগুলি প্রকাশ করা।

1) "ব্যবসায়িক বক্তৃতার সংস্কৃতি" ধারণাটির সারাংশ বর্ণনা করুন।

2) ব্যবসায়িক যোগাযোগের শব্দভান্ডারের মৌলিক নিয়ম দেখান।

3) একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনার জন্য প্রাথমিক নিয়ম নির্ধারণ করুন।

4) দর্শকদের গ্রহণ করার সময় একজন সচিবের জন্য ব্যবসায়িক শিষ্টাচার পালনের নিয়মগুলি বর্ণনা করুন।

5) টেলিফোন পরিষেবার সময় একজন সচিবের জন্য ব্যবসায়িক শিষ্টাচার পালনের নিয়মগুলি চিহ্নিত করুন।

সচিবের ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি

1.1 "ব্যবসায়িক বক্তৃতা সংস্কৃতি" এর সংজ্ঞা

বক্তৃতা সংস্কৃতি হ'ল জ্ঞান এবং ব্যবহারিক দক্ষতা, বানান, শব্দ ব্যবহার এবং নির্মাণের নিয়মগুলির সাথে বক্তৃতা সম্মতি, যখন বিষয়বস্তু যোগাযোগের সময় তথ্য বোঝার এবং উদ্দেশ্যের জন্য পর্যাপ্ত হয়।

বক্তৃতা সংস্কৃতির উপর কাজ করার প্রক্রিয়া কোন সীমা জানে না এবং শুধুমাত্র লিখিত সাক্ষরতার মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। এটির জন্য বৌদ্ধিক এবং জ্ঞানীয় স্তরে সচেতন প্রচেষ্টা, ধ্রুবক "চাষ", "প্রক্রিয়াকরণ" প্রয়োজন।

একজন সচিবের বক্তৃতা সংস্কৃতি অর্জনের লক্ষ্য হল বোঝার পর্যাপ্ততা, যখন কথা এবং চিন্তার মধ্যে যা বলা হয়েছিল এবং কী বলতে চেয়েছিল তার মধ্যে কোন মতভেদ নেই। ভাষাগত দক্ষতাসম্পন্ন ব্যক্তি যে কোনো সমাজে আত্মবিশ্বাসী বোধ করবেন। এটি তার পেশাদার বৃদ্ধি, ইমেজ এবং অবশেষে, তার কর্তৃত্বের উপর কাজ করে এবং আত্মসম্মান গড়ে তুলতে অবদান রাখে।

প্রতিটি ক্ষেত্রে, যোগাযোগের প্রয়োজনীয় ফর্ম, সুর এবং যুক্তি খুঁজে পাওয়া গুরুত্বপূর্ণ। একটি শুষ্কভাবে, আবেগহীনভাবে পড়া প্রতিবেদন বা উপস্থাপনা শ্রোতাকে ঘুমিয়ে দেয়। স্বরধ্বনি জোর দেয় এবং কখনও কখনও শব্দ এবং শব্দার্থিক তথ্যের সারাংশ পরিবর্তন করে। একটি সহজ হৃদয়গ্রাহী শব্দ, ভালভাবে নির্বাচিত যুক্তি, সংবেদনশীল রঙ এমন উপায় যা রাশিয়ান ব্যবসায়িক বক্তৃতার সংস্কৃতির স্তরকে চিহ্নিত করে।

যোগাযোগের কার্যকারিতা এই সত্যের মধ্যে রয়েছে যে বিরক্তিকর "আমি" এর পরিবর্তে "আমরা" শব্দটি আরও প্রায়শই ব্যবহার করা উচিত। কখনও কখনও প্রতিপক্ষের দৃষ্টিভঙ্গি খণ্ডন করার জন্য প্রথমে অন্য পক্ষের সাথে একমত হওয়া দরকারী। "আপনি যা বলছেন তা, নীতিগতভাবে, সঠিক, তবে এখানে আপনাকে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি মনে রাখতে হবে ..." এবং ধীরে ধীরে তার যুক্তিগুলি খণ্ডন করুন। এই ক্ষেত্রে, পূর্বের সম্মতি শত্রুর আত্মরক্ষার আকাঙ্ক্ষাকে দুর্বল করে, এবং, একটি নিয়ম হিসাবে, পক্ষগুলি দ্রুত সম্মত হয়। আপনি তর্ক করা উচিত নয়. জিজ্ঞাসা করার জন্য একটি ভাল প্রশ্ন হল: "আপনি আমার সাথে একমত নন, কিন্তু আপনি কি করা উচিত বলে মনে করেন?"
প্রাচ্যের জ্ঞান বলে: "সত্য বক্তার মুখে নয়, শ্রোতার কানে থাকে।" শোনার ক্ষমতা হ'ল ভাল আচরণ এবং বক্তৃতা শিষ্টাচারের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ এবং কার্যকর উপাদান। বালজাক লিখেছেন, "শুনতে না পারা শুধু ভদ্রতার অভাবই নয়, বরং অবহেলার লক্ষণও... মনোযোগের ভিক্ষার চেয়ে বেশি মানুষের সাথে যোগাযোগ করার ক্ষেত্রে কিছুই লাভ হয় না..." একজন সচিব যিনি বক্তৃতা শিষ্টাচার অনুসরণ করেন, বক্তৃতা সংস্কৃতি পর্যবেক্ষণ করে, এবং অন্যদের মতামতকে সম্মান করে, যারা ব্যক্তিগত আবেগকে তার ভালো হতে দেয় না, একটি নিয়ম হিসাবে, কর্মীদের মধ্যে গভীর সহানুভূতি জাগিয়ে তোলে।
শোনার ক্ষমতা একজন ব্যবসায়ীর সংস্কৃতির অন্যতম প্রধান সূচক। প্রতিটি ব্যক্তি তাদের কথোপকথনে একজন মনোযোগী এবং বন্ধুত্বপূর্ণ শ্রোতা দেখতে চায়। শোনার ক্ষমতা একজন সচিবের পেশাদার বৈশিষ্ট্য।
সচিবকে প্রায়শই বিভিন্ন সংস্থায় প্রতিনিধিত্ব করতে হয়, সেমিনারে, সম্মেলনে বক্তৃতা করতে হয়, তার বক্তৃতার সংস্কৃতি পুরো সংস্থাকে বিচার করার জন্য ব্যবহৃত হয়, তারা বলে যে একটি ভাল বক্তৃতার জন্য 20 মিনিটের প্রস্তুতির প্রয়োজন হয়। একটি উপস্থাপনা পরিকল্পনা প্রস্তুত করা, উপকরণ নির্বাচন করা, ডানাযুক্ত শব্দ, উপাখ্যান, থিসিসের বিশদ বিবরণ এবং পুরো বক্তৃতাই তার সাফল্যের চাবিকাঠি।
আধুনিক শ্রোতারা মেন্টরিং টোন গ্রহণ করে না; তারা পিয়ার-টু-পিয়ার কথোপকথন পছন্দ করে। আপনাকে এখনই দর্শকদের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে হবে। উপস্থাপনার সাথে তুলনামূলক উপকরণ, পরিসংখ্যান এবং হাস্যরস থাকতে হবে। এটি শেষ করার সময়, আপনি শুরুতে ফিরে যেতে পারেন, একটি সমস্যা সমাধানে অংশগ্রহণের জন্য লোকেদের আহ্বান করতে পারেন এবং সমস্যার দিকে মনোযোগ দিতে পারেন।
বক্তৃতার ক্লিচ কখনই কথোপকথককে প্রভাবিত করবে না, তবে বক্তার অভিনয় দক্ষতা নিঃসন্দেহে মনোযোগ আকর্ষণ করবে। অনেক লোক বিশ্বাস করে যে বক্তৃতা শুধুমাত্র একজন ব্যক্তির চিন্তাভাবনা এবং দৈনন্দিন অভিজ্ঞতাকে আনুষ্ঠানিক করে এবং ব্যবসায়িক যোগাযোগের পরিবেশে সহায়ক। কিন্তু গবেষণায় দেখা গেছে যে এটি এমন নয়। ফলাফল বক্তৃতা সংস্কৃতি এবং বক্তৃতা শিষ্টাচার উপর নির্ভর করে ব্যবসায়িক আলোচনা, এবং জনসাধারণের বক্তৃতায় - শ্রোতারা আপনার কথার সঠিকতা সম্পর্কে যে পরিমাণে বিশ্বাসী। লোকেরা, একটি নিয়ম হিসাবে, লক্ষ্য করে না যে এমনকি তাদের আচরণ তাদের ব্যবহার করা শব্দ দ্বারা প্রোগ্রাম করা হয়।
ভাষার সমৃদ্ধি একজন ব্যক্তিকে নিজেকে বর্ণনা করার বিভিন্ন সুযোগ প্রদান করে। বক্তৃতা সংস্কৃতি যত বেশি সমৃদ্ধ এবং একজন ব্যক্তির ভাষায় যত বেশি শব্দ এবং অভিব্যক্তি তার অভ্যন্তরীণ জগতের সাথে, তার ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্যের সাথে সম্পর্কিত, এই ভাষা তাকে তত বেশি নিজেকে বুঝতে দেয়, সে নিজের এবং অন্যদের মধ্যে তত বেশি পার্থক্য লক্ষ্য করতে পারে। মানুষ সেক্রেটারিকে অবশ্যই তার শব্দ ব্যবহারের পরিণতি জানতে হবে এবং সেগুলি বেছে নিতে হবে যা সৃষ্টির জন্য কাজ করে, ধ্বংস নয়।

1.2 ব্যবসায়িক যোগাযোগের শব্দভাণ্ডার

ব্যবসায়িক যোগাযোগের ভাষা, শৈলী এবং শব্দভান্ডার সম্পর্কে সাধারণ তথ্য।

শব্দভাণ্ডার হল একটি ভাষার শব্দভাণ্ডার, এর যে কোনও শৈলী, গোলক, পাশাপাশি কারও কাজ, একটি পৃথক কাজ।

এই সংজ্ঞা অনুসারে, আমাদের অবশ্যই ভাষার শব্দভাণ্ডার বিবেচনা করতে হবে সরকারী নথি. এটি করার জন্য, আমাদের প্রথমে ব্যবসায়িক যোগাযোগে কী ধরনের ভাষা ব্যবহার করা হয় তা নির্ধারণ করতে হবে।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের ভাষা হল অফিসিয়াল ব্যবসায়িক শৈলী - ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে যোগাযোগের উদ্দেশ্যে একটি কার্যকরী ধরনের ভাষা। ভাষার কার্যকরী বৈচিত্র্য ভাষাগত এককের একটি সিস্টেম হিসাবে বোঝা যায়, তাদের নির্বাচন এবং ব্যবহারের পদ্ধতি, মৌখিক যোগাযোগের সামাজিক কাজ দ্বারা নির্ধারিত।

একটি সরকারী নথিতে, একটি ব্যক্তিগত ব্যক্তি বা একটি কোম্পানির প্রতিনিধি (ব্যক্তিগত বা পাবলিক), পাবলিক সংস্থা আইনি সম্পর্কের বিষয় হিসাবে কাজ করে। নথির বিষয়বস্তু আইনের উপর ভিত্তি করে এবং সরাসরি আইনি মূল্যায়নের বিষয় হতে পারে। একটি অফিসিয়াল নথির আইনী সারাংশ চিঠির বিষয়বস্তুর প্রকৃতি, তাদের শৈলী এবং ভাষা নির্ধারণ করে। আইনি সম্পর্কের বিভিন্ন ক্ষেত্রে তাদের নিজস্ব বৈশিষ্ট্য এবং নির্দিষ্ট মান এবং ঐতিহ্য রয়েছে (কূটনৈতিক শৈলী এবং ভাষা, সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক চিঠির ভাষা ইত্যাদি)। উপস্থাপনের এই শৈলীকে আনুষ্ঠানিক-যৌক্তিকও বলা হয়, যা আইনি যুক্তির সংজ্ঞায়িত নীতি। এই পরিস্থিতিতে সরকারী নথির শৈলী এবং ভাষার উপরও বিশেষ প্রয়োজনীয়তা আরোপ করে: নিরপেক্ষতা, উপস্থাপনার স্বতন্ত্র প্রকৃতি; একীকরণ (স্টেনসিলাইজেশন), বক্তৃতার টাইপিফিকেশন অর্থ এবং পদের মানককরণ; বক্তৃতার পরিসর সংকীর্ণ করার অর্থ ব্যবহৃত হয়; নথি পাঠের নির্দিষ্ট কিছু ক্ষেত্রে পৃথক ভাষাগত ফর্মের পুনরাবৃত্তিযোগ্যতা।

ভাষাবিদরা একমত যে সরকারী নথির ভাষা হল ক্লিচ, ক্লিচ এবং মানগুলির একটি সেট। আসল বিষয়টি হ'ল সরকারী নথিগুলির বিকাশের আধুনিক পর্যায়ের একটি বৈশিষ্ট্য হ'ল তাদের একীকরণ। এটি একই তথ্য প্রেরণের বিভিন্ন সম্ভাব্য উপায় থেকে একটি ভাষার বিকল্পের পছন্দ হিসাবে বিবেচিত হয়। শব্দভান্ডারের দৃষ্টিকোণ থেকে, নথি পাঠকে একীভূত করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিক হল ভাষার সূত্রের ব্যবহার - স্থিতিশীল বাক্যাংশ, বাক্যাংশ, বাক্যের মডেলগুলি বহু বছরের অনুশীলন, শর্তাবলী, গৃহীত সংক্ষেপণ, প্রতীক, রাষ্ট্রীয় মান দ্বারা প্রদত্ত পরিমাপের একক।

নথির ভাষায়, একটি শব্দের শৈলীগত রঙ (একটি নির্দিষ্ট শৈলীর অন্তর্গত) বিবেচনা করে ব্যবহার করা উচিত। শৈলীগত রঙের ধারণাটি সাধারণত ভাষার ব্যবহারের এক বা অন্য ক্ষেত্রে, এক বা অন্যের জন্য একটি শব্দের বরাদ্দের সাথে জড়িত। কার্যকরী শৈলী. রূপকভাবে বলতে গেলে, প্রতিটি শব্দের নিজস্ব "পাসপোর্ট" রয়েছে, যা নির্দেশ করে কিভাবে এবং কোথায় এটি ব্যবহার করা হয়, এর ব্যবহারের সুযোগ কী।

বিশেষ শব্দভান্ডার ব্যবহার।

"বিশেষ শব্দভান্ডার" ধারণাটি শব্দের দুটি বিভাগকে বোঝায়: শর্তাবলী এবং পেশাদারিত্ব। টার্ম হল একটি শব্দ বা স্থিতিশীল বাক্যাংশ যার জন্য একটি নির্দিষ্ট ধারণাকে দায়ী করা হয়, যা বিজ্ঞান, প্রযুক্তি, শিল্প এবং বিশেষ কার্যকলাপের অন্যান্য ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়। একটি কঠোরভাবে স্থির অর্থে পদের ব্যবহার পাঠ্যের দ্ব্যর্থহীন উপলব্ধি নিশ্চিত করে, যা ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশনে ব্যবহৃত পদগুলি হল, প্রথমত, শিল্প পরিভাষা, বিষয়বস্তুকে প্রতিফলিত করে যেখানে নথিটি উৎসর্গ করা হয়েছে; দ্বিতীয়ত, এগুলি বিশেষ শব্দ এবং অভিব্যক্তি যা প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে বিকশিত হয়েছে।

পরিভাষার সঠিকতা এবং স্থিতিশীলতা বাস্তবে পরিভাষাগত অভিধান এবং মান ব্যবহার করে অর্জন করা হয় যা ধারণা এবং ov এর একটি কঠোরভাবে দ্ব্যর্থহীন সিস্টেম প্রতিষ্ঠা করে এবং পরিভাষার ক্রমানুসারে অবদান রাখে।

ব্যবসায়িক ডকুমেন্টেশনে শর্তাবলী ব্যবহার করার সময়, এটি নিশ্চিত করা প্রয়োজন যে শব্দটি লেখক এবং ঠিকানা উভয়ের কাছেই বোধগম্য। যদি চিঠির লেখকের এই বিষয়ে সন্দেহ থাকে, তবে শব্দটির বিষয়বস্তু প্রকাশ করা প্রয়োজন, যা বিভিন্ন উপায়ে করা যেতে পারে: শব্দটির একটি আনুষ্ঠানিক সংজ্ঞা দিন; নিরপেক্ষ শব্দভান্ডার ব্যবহার করে এটি পাঠোদ্ধার করুন; শব্দটি সরান এবং এটিকে একটি সাধারণভাবে বোঝা শব্দ বা অভিব্যক্তি দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।

নথির পাঠ্যগুলিতে পদগুলির ব্যবহার প্রায়শই তাদের অর্থ সম্পর্কে অজ্ঞতা বা শব্দটির কাঠামোর বিকৃতির সাথে, একটি নিয়ম হিসাবে, যুক্ত অসুবিধা সৃষ্টি করে। পরিভাষাগুলি ব্যবহারে অসুবিধাগুলি এই সত্যের সাথেও জড়িত যে কোনও বিষয়ের ক্ষেত্র বা কার্যকলাপের প্রকারের পরিভাষা ব্যবস্থা ক্রমাগত পরিবর্তনশীল: বিদ্যমান ধারণাগুলির বিষয়বস্তু ধারণাগুলিকে পরিবর্তন করে, নতুনগুলি উদ্ভূত হয়, কিছু ধারণা পুরানো হয়ে যায় এবং তাদের বোঝানো পদগুলি চলে যায়। ব্যবহার। একটি এবং একই শব্দটি পুরানোটি বজায় রেখে একটি নতুন অর্থ অর্জন করতে পারে, যা এর পলিসেমি (পলিসেমি) ঘটায়।

পলিসেম্যান্টিক পদগুলি ব্যবহার করার সময়, এটি বিবেচনা করা উচিত যে প্রতিটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে তারা শুধুমাত্র অনেক অর্থের মধ্যে একটিতে ব্যবহৃত হয়। যদি একই ধারণাটি একাধিক পদ দ্বারা চিহ্নিত করা হয়, তবে পদগুলির একটি সমার্থক শব্দ দেখা দেয়। সমার্থক পদগুলির বিভিন্ন শব্দ আছে, কিন্তু একই অর্থ (উদাহরণস্বরূপ, "প্রশ্নমালা" এবং "প্রশ্নমালা")। তারা সম্পূর্ণ (পরম) বা আংশিক (আপেক্ষিক) হতে পারে। সমার্থক পদ ব্যবহার করার সময়, ধারণাটির কোন দিক বা বৈশিষ্ট্যগুলিকে প্রেক্ষাপটে মনোনীত এবং হাইলাইট করা দরকার সেদিকে মনোযোগ দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, এমনকি "চুক্তি", "চুক্তি", "চুক্তি", যা সম্পূর্ণ প্রতিশব্দ হিসাবে বিবেচিত হতে পারে, তাদের ব্যবহারের অনুশীলনে ভিন্ন: শ্রম আইনে এটি শ্রম বীমা (চুক্তি) সম্পর্কে ধারণা; নাগরিক আইনে, দ্বিপাক্ষিক এবং বহুপাক্ষিক লেনদেনকে চুক্তি বলা হয়; বিদেশী লেনদেনে "চুক্তি" শব্দটি ব্যবহার করা উপযুক্ত; এবং বেশ কয়েকটি ক্ষেত্রের চুক্তিগুলি চুক্তিতে রেকর্ড করা হয় ("শুল্ক চুক্তি", "বৈজ্ঞানিক ও প্রযুক্তিগত সহযোগিতার চুক্তি" ইত্যাদি)।

পদের সমতুল্যতার মতো একটি ঘটনাও রয়েছে, যখন এক বা একাধিক পদ শব্দের সাথে মিলে যায়, কিন্তু অর্থে ভিন্ন হয়, অর্থাৎ তারা বিভিন্ন ধারণার অর্থ করে। এই ঘটনাটি, তবে, একটি পরিভাষা ব্যবস্থার মধ্যে বিরল। উপরন্তু, শর্তাবলী উত্থাপিত হতে পারে যেগুলি মিথ্যা নির্দেশিকাগুলির বিভাগের অন্তর্গত - তারা যে ধারণাগুলি নির্দেশ করে তার সারাংশের সাথে বিরোধী৷

সেক্রেটারি কোম্পানির মুখ। এই প্রথম ব্যক্তি যে মানুষ সম্মুখীন যখন তারা একটি নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানে আসে. সহকারী ব্যবস্থাপক যে ছাপ তৈরি করে তা সম্পূর্ণভাবে কোম্পানির ছাপের উপর নির্ভর করে। কোম্পানির কর্মচারীদের তাদের "মুখ" নিয়ে লজ্জিত হওয়া উচিত নয়। অতএব, একজন দক্ষ অফিস ব্যবস্থাপক জ্ঞানের ভাণ্ডার, সেইসাথে ভদ্রতা, সঠিকতা, সদিচ্ছা এবং শৈলীর মূর্ত প্রতীক।

সম্ভবত একজন সচিবের যা জানা উচিত এবং করতে সক্ষম হওয়া উচিত তা দিয়ে আমাদের শুরু করা উচিত। এই সমস্ত নিয়মগুলি যোগ্যতার বৈশিষ্ট্যগুলিতে সেট করা হয়েছে, যার মান আমরা সংক্ষেপে বিবেচনা করব।

এটি কোনও গোপন বিষয় নয় যে সচিব ম্যানেজারের "ডান হাত" তদনুসারে, তার দায়িত্বগুলির মধ্যে রয়েছে এন্টারপ্রাইজের প্রধানের কাজ সম্পাদন করা এবং ম্যানেজারের কার্যদিবসের পরিকল্পনা করতে সহায়তা করা। বিভাগ বা পারফরমারদের কাছ থেকে ম্যানেজারের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য পান, তার নির্দেশে কর্মচারীদের কল করুন। ম্যানেজারের সাথে টেলিফোন কথোপকথন সংগঠিত করুন, তার অনুপস্থিতিতে প্রাপ্ত বার্তাগুলি রেকর্ড করুন এবং তাদের বিষয়বস্তু ম্যানেজারের নজরে আনুন। এবং ম্যানেজমেন্টের অন্যান্য নির্দেশাবলী পালন করুন।

অবশ্যই, পরিচালকের "ডান হাত" অবশ্যই কোম্পানিতে ঘটছে এমন সমস্ত কিছুর পাশাপাশি কোম্পানির ক্রিয়াকলাপের দিক সম্পর্কে জানতে হবে, কাজের দায়িত্বএবং কর্মচারীর দক্ষতা। ঠিক আছে, যে কোনও দক্ষ অফিসের কর্মচারীর মতো, একজন সচিবের বানান এবং বিরামচিহ্নের নিয়ম, অফিস সরঞ্জাম পরিচালনার নিয়ম, সাংগঠনিক ও প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের একীভূত সিস্টেমের মান, ক্লায়েন্ট এবং অংশীদারদের বিদেশী ভাষা, মানব মনোবিজ্ঞান এবং কার্যকর যোগাযোগের আইন, অফিসের শিষ্টাচার এবং আরও অনেক কিছু।

একজন যোগ্য সেক্রেটারি হল জ্ঞানের ভান্ডার, সেইসাথে ভদ্রতা, সঠিকতা এবং সদিচ্ছার মূর্ত প্রতীক, কারণ একজন সচিবের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজ হল দর্শকদের গ্রহণ করা, যারা তার বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ জগতের উপর ভিত্তি করে, একটি সাধারণ ধারণা তৈরি করে। পুরো কোম্পানি।

সুতরাং, যাতে কোম্পানির কর্মচারীরা তাদের "মুখ" নিয়ে লজ্জিত না হয়, সেক্রেটারিকে অবশ্যই তার মুখের অভিব্যক্তি, ভয়েসের স্বর এবং অঙ্গভঙ্গি আয়ত্ত করতে হবে। সূক্ষ্মতা, দর্শক এবং কর্মচারীদের সাথে সম্পর্কের ক্ষেত্রে সৌজন্য, একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ শৈল্পিকতা - এই সমস্তই একজন সচিবের সফল কাজ নিশ্চিত করে।

অফিসের অভ্যর্থনা এলাকায় প্রবেশকারী একজন দর্শনার্থী তাকে শুভেচ্ছা জানানোর কথা এবং সচিবের আচার-আচরণ দ্বারা অনেক কিছু বলা হবে। সুতরাং, যখন কোনো অতিথি অভ্যর্থনা এলাকায় উপস্থিত হয়, তখন সচিবের উচিত তার সাথে দেখা করার জন্য উঠে দাঁড়ানো এবং প্রথমে কথোপকথন শুরু করা। একই সময়ে, সচিবের বক্তৃতায় শব্দগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয় যেমন: "আমি কীভাবে আপনার জন্য উপযোগী হতে পারি?", "আমি কীভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি?" এই ধরনের বাক্যাংশগুলি পরিষেবা কর্মীদের (ওয়েটার, ক্লোকরুম অ্যাটেনডেন্ট, দারোয়ান, ইত্যাদি) জন্য আরও উপযুক্ত, কিন্তু কোম্পানির মুখের জন্য নয়।

একজন দর্শকের সাথে দেখা করার সময়, সচিবকে আনন্দের সাথে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিতে হবে: "শুভ বিকাল, আমি পরিচালক ভ্যালেন্টিন ইভানভের সচিব।" (কোন ক্ষেত্রেই ভাল্যা নয়!) ফোন কলের উত্তর দেওয়ার সময় আপনার এই একই শব্দগুলির সাথে কথোপকথন শুরু করা উচিত।

অফিসে আসা লোকেদের প্রতি আগ্রহী হওয়া প্রয়োজন, এবং আরও বেশি যারা ব্যবস্থাপনা পাওয়ার জন্য অপেক্ষা করছেন, তবে কোনও ক্ষেত্রেই আপনার ব্যক্তিত্বের সাথে আসা প্রত্যেককে আগ্রহী করার চেষ্টা করা উচিত নয় - এটি একজন সচিবের জন্য গুরুত্বপূর্ণ নয় .

সেক্রেটারি একজন ভাল শ্রোতা হওয়া উচিত যিনি নিজের সম্পর্কে কথা বলতে বাধা দেবেন না, তবে প্রাসঙ্গিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবেন যে ব্যক্তি (দর্শক বা ব্যবস্থাপক) উত্তর দিতে খুশি হবেন।

তুচ্ছ বিষয় নিয়ে সচিবের বিরক্ত হওয়া উচিত নয়। এটা জানা যায় যে মানসিক ক্ষমতা মানুষের মধ্যে সমানভাবে বিভক্ত নয়। এবং বিশেষত এই কারণে, কোম্পানীর সহকর্মী এবং দর্শকদের এমনকি সামান্য সমালোচনার বিষয় করার দরকার নেই। এই বিষয়ে সমালোচনা অকেজো কারণ এটি প্রায়ই অপরাধের কারণ হয়। অন্যদের জন্য সহানুভূতি, সহনশীলতা এবং দয়া এমন গুণাবলী যা কর্মচারীদের দ্বারা অত্যন্ত মূল্যবান হবে।

ছবির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হল বক্তৃতা। এটা ঠিক এটাই আমাদের বুদ্ধিমত্তার সূচক। আমরা যে শব্দগুলি বলি তা বিচক্ষণ শ্রোতাকে আমরা যে সমাজে চলেছি সে সম্পর্কে বলে এবং আমাদের শিক্ষা ও সংস্কৃতির স্তর নির্দেশ করে।

অবশ্যই, কোম্পানির মুখের জন্য আপনার উচিত বিশেষ মনোযোগচেহারা মনোযোগ দিন। আপনার শান্তভাবে এবং আত্মবিশ্বাসের সাথে চলা উচিত। তাড়াহুড়া করার দরকার নেই যাতে ভীত এবং দাস না দেখা যায়। তাড়াহুড়ো শুধু নার্ভাসনের চেয়ে বেশি ইঙ্গিত করে। সচিবের যোগ্যতা ও মর্যাদা নিয়ে সংশয় দেখা দেয়। নড়াচড়াগুলিকে নির্দেশ করা উচিত যে ব্যক্তিটি নিজের উপর এবং যে তথ্যগুলি জানাতে চান তাতে আত্মবিশ্বাসী।

সচিবের চেহারা সামগ্রিকভাবে প্রতিষ্ঠানের মতামতকে আকার দেয়। সচিবের চেহারা সাবধানে চিন্তা করা উচিত, আধুনিক এবং ঝরঝরে.

ব্যবসায়িক পেশাদাররা ঢিলেঢালা-ফিটিং জ্যাকেট পছন্দ করেন, তবে লাগানো নয়। এছাড়াও মনে রাখবেন যে একটি ছোট জ্যাকেট আপনার ফিগারকে লম্বা এবং পাতলা করে তোলে, যখন একটি লম্বা জ্যাকেট আপনার উচ্চতাকে ছোট করে। হাতার দৈর্ঘ্য তিন চতুর্থাংশের কম নয়। কলার এবং ল্যাপেলগুলির পছন্দ মুখের আকারের উপর নির্ভর করে: গোলাকার নেকলাইন এবং কলারগুলি ওজন বাড়ায়, যখন পয়েন্টযুক্ত নেকলাইনগুলি মুখের গোলাকারতা লুকিয়ে রাখে। একটি সোজা স্কার্ট সবচেয়ে উপযুক্ত বলে মনে করা হয় সংকীর্ণ স্কার্টগুলি অগ্রহণযোগ্য। স্লিট নিষিদ্ধ নয়, তবে তারা পোশাকে কিছু ফ্লার্টেটিস যোগ করার সময় সর্বদা আপনাকে ক্যারিয়ারের সিঁড়ি বেয়ে উঠতে সহায়তা করে না। স্কার্টের দৈর্ঘ্য স্বাধীনভাবে নির্ধারিত হয়, তবে মেয়েটি বসার সময় হেমটি হাঁটুর মাঝখানের চেয়ে বেশি হওয়া উচিত নয়।

অনেক সচিব কালো স্যুট পছন্দ করেন, যা সত্যিই দৃঢ়তা এবং আনুষ্ঠানিকতার ছাপ তৈরি করে। তবে কালো একটি খুব বিপজ্জনক রঙ: এটি কেবল মানসিকতার উপর হতাশাজনক প্রভাব ফেলে না, এটি খুব তীব্র এবং তাই পুরো চিত্রটিকে ডুবিয়ে দেয়।

উজ্জ্বল রং, সেইসাথে বাদামী, এছাড়াও অফিস স্যুট জন্য সুপারিশ করা হয় না (এটি ব্যবসা বিশ্বের ঐতিহ্যের কারণে)। উপরন্তু, বিশেষজ্ঞরা সাদা ব্লাউজগুলি থেকে দূরে সরে যাওয়ার পরামর্শ দেন এবং প্যাস্টেল রং (চন্দ্র, মুক্তা, গ্রীস, ক্রিম, ফ্যাকাশে লেবু, শ্যাম্পেন, নীলের শীতল ছায়া) পছন্দ করেন।

সচিবের ব্যবসায়িক চিত্রটি মাংসের রঙের স্টকিংস দ্বারা পরিপূরক হয় (কালো স্টকিংস শুধুমাত্র সামাজিক জীবনে গ্রহণযোগ্য), 4-5 সেমি হিল সহ পাম্প, বুট এবং স্যান্ডেল অফিসে নিষিদ্ধ। "শৈলীর আইন" এও প্রয়োজন যে জুতার রঙ সবসময় স্কার্টের চেয়ে গাঢ় হওয়া উচিত; সাদা জুতা সম্পূর্ণরূপে বাদ দেওয়া হয়।

hairstyle মার্জিত এবং বিচক্ষণ হতে হবে। "বজ্রঝড় থেকে ছুটে চলা মেয়ে" এর স্টাইলে চুলের স্টাইল, কাঁধের নীচে আলগা চুল শুধুমাত্র সামাজিক জীবনের জন্য উপযুক্ত এবং অফিসে চুলের স্টাইলটি একটি বন্ধ কনট্যুর হওয়া উচিত। শুধুমাত্র প্রাকৃতিক চুলের রং গ্রহণযোগ্য, এবং কৌতুকপূর্ণ রং ডিস্কো এবং যুব পার্টির জন্য উপযুক্ত নয়।

অবশ্যই, ভারী মেকআপ অফিসে অগ্রহণযোগ্য, কারণ এটি শুধুমাত্র মনোযোগ বিভ্রান্ত করে এবং চোখের অভিব্যক্তি হ্রাস করে। আপনার ইমেজের একটি সমান গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হল সুসজ্জিত হাত। সেরা নখ আকৃতি একটি প্রাকৃতিক ওভাল হয়। মডেলিং এবং প্রসাধনী ব্যবসার সাথে জড়িত ব্যবসায়ীরা রঙিন নেইলপলিশ ব্যবহার করতে পারেন। "নিষেধ" এর মধ্যে রয়েছে চকচকে পাথরের গয়না, চিহ্ন এবং প্রতীক (ক্রস, রাশিচক্রের চিহ্ন, হৃদয়) চিত্রিত করা।

সচিবের কর্মক্ষেত্রে কর্মক্ষেত্রে সর্বাধিক সুবিধা নিশ্চিত করার জন্য সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে, ন্যূনতম খরচঅনুৎপাদনশীল আন্দোলনের জন্য প্রচেষ্টা এবং সময়। প্রধান প্রয়োজনীয়তাগুলির মধ্যে একটি যা একজন সচিবকে কঠোরভাবে পূরণ করতে হবে তা হল কর্মক্ষেত্রে এবং অভ্যর্থনা এলাকায় উভয় ক্ষেত্রেই ব্যতিক্রমী আদেশ এবং পরিচ্ছন্নতা।

সচিবের কাজ হল অভ্যর্থনা এলাকায় দর্শনার্থীদের স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করার জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছু করা। সচিবের ব্যক্তিগত জিনিসপত্র সহ অভ্যর্থনা এলাকার প্যাসেজগুলিকে বিশৃঙ্খল করা উচিত নয় এবং জিনিসগুলি দৃশ্যমান জায়গায় রাখা উচিত নয়। যদি কোনও প্রাচীর সজ্জিত করার প্রয়োজন হয়, তবে এই উদ্দেশ্যে একটি পেইন্টিং বা মুদ্রণ ব্যবহার করা ভাল যা অভ্যন্তরের পরিপূরক। দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনার সময়, একটি ক্যালেন্ডার ইত্যাদি নির্দেশ করে দেয়ালে তথ্য স্ট্যান্ড বা টেবিল রাখার অনুমতি দেওয়া হয়।

উপসংহারে, এটি বলা উচিত যে একজন ভাল সচিবের ক্রমাগত উন্নতির জন্য প্রচেষ্টা করা উচিত, আদর্শ, রোল মডেল থাকা উচিত এবং সেগুলি অনুসরণ করা উচিত - এটি আত্মবিশ্বাস দেবে, আত্ম-সম্মান তৈরি করবে এবং কোম্পানিতে তার মর্যাদা সুরক্ষিত করবে।