Нарийн бичгийн даргад зориулсан алхам алхмаар сургалтын заавар. Нарийн бичгийн даргын ажлын үндэс Нарийн бичгийн даргын ажлын бизнесийн харилцааны ёс зүй

Оршил

“Сургуулийн захирлын өдрийн тэмдэглэл” уран сайхны кинонд миний уран бүтээлийн сэдэвтэй шууд холбоотой хоёр сонирхолтой анги бий.

Эхний анги. Сургуулийн захирлын эхнэр нөхрөөсөө бага ангийн багш ажилд авсан эсэхийг асууна. Тэр түүнд "Үгүй" гэж хариулж, "Түүнээс гадна тэр "транвай" гэж хэлдэг."

Хоёр дахь анги. Сургуулийн захирал ажилд орох хүсэлт гаргасан залуу багштай ярилцаж байна. Тэрээр ярилцагчаасаа эхлээд харахад "Та ямар тээврийн хэрэгслээр сургуульдаа ирсэн бэ?" Гэж гэмгүй асуулт асуудаг. Тэр хариулав: "Троллейбусаар." "Би сургуульд өөр ямар тээврийн хэрэгслээр хүрч болох вэ?" - гэж захирал асуув. "Бид трамвайгаар явна" гэж хариулав. Захирал сэтгэл хангалуун толгой дохин: "Бүх зүйл сайхан байна" гэж хэлэв. Сургуулийн захирлын хувьд ярианы соёл нь мэргэжлийн түвшинд тохирсон өвөрмөц шинж чанар болдог нь чухал юм.

Багшийн ярианы соёлыг сайжруулах нь түүний сурган хүмүүжүүлэх ур чадварыг дээшлүүлэх зайлшгүй бүрэлдэхүүн хэсэг юм.

Гэхдээ зөвхөн багш нар ярианы соёлд чөлөөтэй байх ёстой гэж үү? Тэдний ажлын амжилт, харилцааны эерэг үр дүнг зөвхөн багш нар л сонирхдог уу? Ярианы соёл нь дипломатч, хуульч, телевиз, радиогийн янз бүрийн нэвтрүүлгийн хөтлөгч, хөтлөгч, сэтгүүлч, янз бүрийн түвшний менежерүүд, мэдээжийн хэрэг нарийн бичгийн дарга - менежерийн туслахуудад мэргэжлийн тохиромжтой байдлын үзүүлэлт юм. Тиймээс миний ажлын сэдэв хамааралтай бөгөөд эргэлзээгүй юм.

Нарийн бичгийн дарга-референтийн харилцааны соёлын чухал үзүүлэлт бол эелдэг, зөв, сайн санааны байдал юм. Нарийн бичгийн дарга нь нүүрний хувирал, дуу хоолойны өнгө аяс, дохио зангаагаа хянах ёстой. Зөөлөн байдал, зочин, ажилчидтай харилцахдаа анхааралтай байх, тодорхой хэмжээний уран чадвар - энэ бүхэн амжилттай ажилнарийн бичгийн дарга.

Нарийн бичгийн дарга нь мэндчилгээний дүрмийг мэддэг байх ёстой. Хүлээн авалтын хэсэгт зочин гарч ирэхэд нарийн бичгийн дарга түүнийг угтаж, суудал санал болгох ёстой. Менежертэй хийсэн анхны уулзалт дээр албан ёсныдээд зэрэглэлийн буюу хүндэт зочныг хүлээн авахдаа нарийн бичгийн дарга босож мэндчилгээ өгөх үүрэгтэй. Хэрэв та гар барих шаардлагатай бол ширээнээс босч, зочин руу гарч гараа өргөх хэрэгтэй (эмэгтэй хүн үүнийг хийхийг хүсэхгүй бол гар барихыг зөвшөөрдөггүй).

Хэрэв нарийн бичгийн дарга зочдыг анх удаа харвал тэр өөрийгөө таних ёстой. Үүний дараа нарийн бичгийн дарга зочны нэр хэн бэ, ямар асуудлаар ирсэнийг асууна. Та эелдэг байдлыг ажиглаж, зөвхөн эелдэг байдлаар хандаж, найрсаг байх хэрэгтэй.

Хүмүүсийг хүндэтгэх нь өдөр тутмын зан үйлийн хэм хэмжээ, бусадтай харьцах зуршил болох ёстой. Энэ бол нарийн бичгийн даргын туслах мэргэжил юм.

Нарийн бичгийн дарга зочдыг хүлээн авахдаа утсаар хувийн яриа өрнүүлэхгүй байхаас гадна хов жив ярихгүй, албан ёсны нууцыг задруулсан ярианаас зайлсхийх хэрэгтэй.

Зочин ирэхэд нарийн бичгийн дарга нь бичгийн машин эсвэл утсаар ярьж дуусгах ёстой. Та аливаа бичиг баримтыг уншихаа больж, зочдод анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй.

Нарийн бичгийн дарга нь албан ёсны харилцаа холбоо, ярилцагчийн хувийн шинж чанарыг ойлгох, анхааралдаа авах хүсэл эрмэлзэл, ердийн "маск" (дүр эсгэсэн эелдэг байдал, хэт хатуу байдал, эелдэг байдал, давуу байдал, хайхрамжгүй байдал гэх мэт) хэрэглэх үед гэдгийг санах ёстой. , зочин хурцаар мэдэрч, түүний мэдрэмж дээр үндэслэн байгууллагын талаар бүхэлд нь сэтгэгдэл төрүүлдэг.

Нарийн бичгийн дарга болон зочдын хоорондын харилцааны чухал хэлбэр бол харилцан яриа юм.

Нарийн бичгийн дарга нь янз бүрийн насны хүмүүс, нийгмийн байдал, мэдрэлийн системийн төрлүүдтэй ажил хэргийн яриа өрнүүлэх ёстой. Амжилттай яриа өрнүүлэх түлхүүр бол ур чадвар, эелдэг байдал, сайн санаа, асуудлыг хурдан шийдвэрлэх эсвэл шийдвэрлэхэд нь туслах хүсэл юм. Нарийн бичгийн дарга нь ярилцагчийн сэтгэлзүйн байдлыг үнэлж, асуудлын мөн чанарын талаар ойлголттой болж, зочдод үг хэлэх боломжийг олгох ёстой. Асуултыг илүү нарийвчилсан, нарийвчлан хэлэх тусам зөв шийдлийг олох боломж нэмэгддэг.

Зочдод асуулт асуух, ялангуяа түүнийг сонсох чадвартай байх нь чухал юм.

Ярилцлагын өнгө нь төвийг сахисан байх ёстой. Та татгалзаж, асуудлыг шийдэх боломжгүй гэсэн мэдэгдлээр яриа эхлүүлж болохгүй. Дүрмээр бол энэ нь сөрөг хариу үйлдэл үзүүлж, зөрчилдөөнтэй нөхцөл байдалд хүргэдэг. Хариулт нь сөрөг байсан ч нарийн бичгийн дарга нь ярилцагчийг эелдэг, эелдэг байдлаар ийм дүгнэлтэд хүргэж, эерэг шийдэлд хүрэх боломжгүй гэдгийг баттай харуулах ёстой.

Ярилцлагын үеэр та зочныхоо яриаг таслах, гадны асуудалд оролцох, утсаар яриагаа таслах ёсгүй. Хэрэв утас дуугарвал ярианы төрлөөс хамааран нарийн бичгийн дарга утсаа авч, утсаар ярих цагийг өөрчилнө, эсвэл зочноос уучлалт гуйж, утсаар товчилно.

Туслах нарийн бичгийн даргын ажил хэргийн харилцаа холбоо нь зөвхөн зочдод хандсанаар хязгаарлагдахгүй. Түүний ажлын хамгийн чухал байрыг менежер, нарийн бичгийн дарга хоёрын харилцаа эзэлдэг.

Тэдний хамтын харилцааны амжилт нь менежер болон туслах нарийн бичгийн даргын хоорондын харилцаа хэрхэн хөгжихөөс хамаарна. хөдөлмөрийн үйл ажиллагаа, сэтгэл зүйн бичил цаг уур, ажлын сэтгэл ханамж.

Туслах нарийн бичгийн дарга үндсэндээ менежерийн нэгдүгээр туслахын үүргийг гүйцэтгэдэг гэж дээр хэлсэн. Нарийн бичгийн дарга нь менежерийн үйл ажиллагааны чиглэл, түүний шийдэж буй асуудал, даалгаврыг сайн мэдэж, төлөвлөсөн үйл ажиллагааг цаг тухайд нь хэрэгжүүлэхэд нь туслах, техникийн туслах ажиллагааг гүйцэтгэх, шаардлагатай захидал, мэдээллийг бэлтгэх, утасны яриаг зохицуулах үүрэгтэй. болон зочдын урсгал. Нарийн бичгийн дарга нь байгууллагын зорилго, үйл ажиллагааны үндсэн чиглэл, бүтэц, боловсон хүчний бүрэлдэхүүн, удирдагчийн зан чанар, түүний ажлын хэв маяг, дадал зуршлын талаархи ойлголттой байх ёстой.

Ажилд авахдаа менежер туслах нарийн бичгийн даргад ажлын арга барил, ердийн хэв маяг, хувийн хэвшлийн талаар нарийвчлан хэлж, нарийн бичгийн даргад тавих үндсэн шаардлагыг томъёолох ёстой. Менежер, нарийн бичгийн дарга хоёрын хооронд шаардлагатай бизнесийн холбоог нэн даруй бий болгох боломжгүй, энэ нь цаг хугацаа, хамтран ажиллахыг шаарддаг.

Ж.Харрисон - Нарийн бичгийн даргад шаардагдах дараах чанаруудыг нэрлэв.

1. Нарийн бичгийн дарга нь баримт бичигт алдаа гаргахгүй байх ёстой бөгөөд ингэснээр менежерийг баримт бичиг бүрийг шалгах шаардлагаас чөлөөлнө. Нарийн бичгийн дарга нь менежерт бие даан ажиллах чадвартай гэдгээ бодитоор нотлох ёстой.

2. Утсаар ярихдаа нарийн бичгийн дарга ямар ч асуултад эелдэг хариулах чадвартай байх ёстой бөгөөд менежер нь албан тасалгааны нууцад хамаарах асуудлуудыг нарийн бичгийн даргадаа итгэн шийдвэрлэх ёстой.

3. Нарийн бичгийн дарга нь менежерийг материалыг нарийвчлан судлах хэрэгцээ шаардлагаас чөлөөлөхийн тулд тайлан, сэтгүүлд агуулагдсан хамгийн чухал баримтуудыг сонгох чадвартай байх ёстой.

4. Нарийн бичгийн дарга яаралтай ажил хийх тохиолдолд ажлын өдөр дууссаны дараа үлдэх шаардлагатай гэдгийг ойлгох ёстой.

5. Нарийн бичгийн дарга нь менежерийн эзгүйд асуудлыг бие даан шийдвэрлэхдээ өөрийн үүрэг хариуцлага, чадварын түвшинг тодорхой зааж өгөх ёстой бөгөөд менежер нь эргээд нарийн бичгийн дарга нь түүний эзгүйд гарч болзошгүй ажлыг даван туулж чадна гэдэгт итгэлтэй байх ёстой.

6. Менежер нь нарийн бичгийн даргад бүх асуудлаа байнга мэдээлж байх ёстой бөгөөд ингэснээр түүнд аль болох туслах болно.

7. Удирдагч хүн алдаагаа хүлээн зөвшөөрч, буруу бол уучлалт гуйж чаддаг байх ёстой.

8. Менежер нь нарийн бичгийн даргын цаг баримтлахад найдах ёстой бөгөөд нарийн бичгийн дарга нь менежер заримдаа цаг барьдаггүйг мэддэг байх ёстой.

9. Хоёр талдаа хошин шогийн мэдрэмж хэрэгтэй.

10. Нарийн бичгийн даргын биеэ авч яваа байдал, ажлын үр дүнтэй байдал нь бүх ажилчдад үлгэр жишээ болдог.

11. Нарийн бичгийн дарга нь менежерийн хувийн амьдралд тохиолдож буй үйл явдлуудыг хянах, жишээлбэл, онцгой тохиолдлуудад зориулсан цэцэг, мэндчилгээний хуудас гэх мэтийг арчлах ёстой.

Менежер, нарийн бичгийн дарга хоёрын харилцаа амжилттай хөгжихийн тулд хамтарсан ажлыг уялдуулж, ажлын дүрэм журмыг бий болгох хэрэгтэй. Энэ тохиолдолд аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны тодорхой нөхцөл, менежер, нарийн бичгийн даргын хувийн мэдээллийг харгалзан үзэх шаардлагатай: ажилдаа ирсэн цаг, хүлээн авсан захидал харилцааны тайлан, цаг үеийн ажлын тайлан, цаг. өдрийн хоолны завсарлага, цайны цаг, зочдыг хүлээн авах, ажлын цагийг орхих.

Сайн нарийн бичгийн дарга нь менежерт болгоомжтой хандаж, түүнд хүндэтгэлтэй хандах ёстой. Нарийн бичгийн дарга нь менежерийн алдаа дутагдалд үнэнч байж, боломжтой бол түүнийг ажлаараа нөхөх ёстой.

Нарийн бичгийн дарга, менежер хоёрын хооронд хамгийн сайн харилцаа тогтооход тодорхой харилцан хүчин чармайлт шаардагдана.

Сэтгэл судлаачид зөвхөн удирдагчийг бүрдүүлдэггүй гэж үздэг бизнесийн чанаруудтүүний туслах, харин туслах нарийн бичгийн дарга нь эргээд удирдагчийн зан байдал, зан чанарт нөлөөлж чаддаг.

Америкийн сэтгэл судлаачид холбогдох зөвлөмжийг боловсруулж, "Даргаа удирдах 10 арга" нэрийн дор нэгтгэжээ. Тэднийг авчирцгаая.

1. Та ямар нөхцөлд хоорондоо зөрчилдөж, ямар тохиолдолд магтаал хэлж, хэзээ тусламж хэрэгтэй байгаагаа тодорхой мэдэх хэрэгтэй.

2. Та түүнд юу хэрэгтэй байгааг мэдэж, түүний хэрэгцээг урьдчилан харахыг хичээдэг. Түүнийг олон нийтийн өмнө хэзээ ч бүү шүүмжил, үнэлж болохгүй

3. Нэгдлийн хуулиар амьдар. Амжилттай хамтын ажиллагааны үндэс бол хүндлэл гэдгийг битгий мартаарай.

4. Итгэлцлийн уур амьсгалыг бий болгох, итгэлцлийг харуулах, итгэлцлийн тухай ярих.

5. Нөхөрсөг, нийтэч бай. Шүүмжлэлийг хувийн гүн доромжлол гэж бүү хүлээж ав.

6. Шинэ мэдлэг эзэмшиж, энэ талаар даргадаа тусал.

7. Асуудлын талаар ярилц. Объектив, мэргэжлийн бай.

8. Санаачилгыг гартаа ав. Асуудлыг шинжлэх, шийдлийг санал болгох.

9. Даргадаа зөвлөгөө өгөхийг уриал.

10. Даргынхаа удирдлагын бодлогыг ойлгож, хуваалцаж байгаагаа харуул.

Нарийн бичгийн даргын нэг гол үүрэг бол менежер, ажилчдын хооронд зуучлагчийн үүрэг гүйцэтгэх чадвар юм. Тэрээр менежер болон бусад ажилчдын хооронд бизнесийн таатай харилцааг бий болгохын тулд бүх хүчин чармайлтаа гаргах ёстой. Нарийн бичгийн дарга нь менежерийн ажлын цаг, зан чанарыг мэддэг тул ажилчдад менежертэйгээ хүлээн авалт зохион байгуулах, энэ эсвэл бусад баримт бичгийг бүрдүүлэх, хувийн хүсэлтийг хангах гэх мэт ажилд туслах боломжтой.

Нарийн бичгийн даргын практикт менежер, ажилчдын хооронд үүссэн зөрчилдөөнийг нарийн бичгийн дарга арилгах шаардлагатай байдаг нь ердийн зүйл биш юм. Энд нарийн бичгийн даргын уян хатан байдал, хүнд хэцүү нөхцөлд биеэ авч явах чадвар, сэтгэл хөдлөлөө хянах чадвараас их зүйл шалтгаална.

Нарийн бичгийн дарга заримдаа менежерийн өмнөөс ярих шаардлагатай болдог. Шаардлагатай зааварчилгааг эелдэг, тодорхой өгч, хэрэгжилтэд нь хяналт тавьж чаддаг байх нь маш чухал юм. Үүний зэрэгцээ ажилчидтай танил харилцаа, бардам зан, хүнд суртал, хайхрамжгүй байдлын илрэл нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.

Туслах нарийн бичгийн дарга нарийн бичгийн дарга нартай ажил хэргийн сайн харилцаа тогтоох нь чухал бүтцийн хэлтэстанай аж ахуйн нэгж, түүнчлэн дээд болон харьяа байгууллагуудын .

Нарийн бичгийн дарга нар бол аливаа компани, байгууллагын чухал гишүүд юм. Амжилттай нарийн бичгийн дарга болохын тулд биеэ зөв авч явах хэрэгтэй болон шаардлагатай ур чадвар, түүнчлэн компанийн бодлогыг ойлгох. Нарийн бичгийн даргын үүргийн цар хүрээ, агуулга нь даргын албан тушаалаас хамаарна. Тэгэхээр компанийн даргын нарийн бичгийн дарга нь газрын даргын өмнө нарийн бичгийн даргаас илүү хариуцлага хүлээх болно. Нарийн бичгийн даргын ажлын зөв бизнесийн ёс зүй нь ялангуяа үйлчлүүлэгчид болон бусад чухал хүмүүстэй ажилладаг хүмүүсийн ажлын үндэс суурь юм.

Нарийн бичгийн даргын үүрэг хариуцлага

Бизнесийн ёс зүйНарийн бичгийн дарга түүнээс даргатайгаа эелдэг харьцаж, дэмжлэг үзүүлэхийг шаарддаг. Нарийн бичгийн дарга нь үүргээ зохих ёсоор гүйцэтгэхийн тулд даргатайгаа нэг баг болж ажиллах чадвартай байх ёстой. Нарийн бичгийн дарга нь даргынхаа сонголт, түүний ажиллаж буй компанийн бодлоготой санал нийлэх ёстой.

Хов жив ярихыг хориглоно, нарийн бичгийн дарга нь ямар ч холбоогүй ажилд оролцох ёсгүй арилжааны үйл ажиллагаакомпаниуд. Та даргатайгаа танил байж болохгүй, тэр таны хуучин сургуулийн найз байсан ч түүнийг нэрээр нь дуудаж болохгүй.

Гадаад төрх

Ихэнх компаниудад нарийн бичгийн дарга нар маш ноцтой албан тушаал хашдаг. Тэд ихэвчлэн даргынхаа өмнөөс үйлчлүүлэгчид болон компанийн удирдлагатай харилцдаг. Ийм учраас нарийн бичгийн дарга нь компанийн бодлогын дагуу хувцаслах ёстой. Хэрэв компаний хувцас код нь консерватив хувцас шаарддаг , дараа нь нарийн бичгийн дарга нь компанийн бусад бүх ажилчдыг хэрхэн хайх талаар үлгэр жишээ байх ёстой. Энэ нь компани, түүний удирдагчид болон түүнтэй харьцдаг хүмүүст хүндэтгэлтэй ханддагийг харуулж байна. Хэрэв компани нь тусгай хувцас кодгүй бол нарийн бичгийн дарга ажилдаа цэвэрхэн, цэвэрхэн ирэхийг шаарддаг.

Ажилдаа бариу, хэт задгай хувцас өмсөж болохгүй. Хувцсаа байнга угааж, индүүдэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Ажилдаа богино банзал өмсөж болохгүй , мөн таны гутал бизнесийн хэв маягт тохирсон байх ёстой. Ихэнхдээ эдгээр нь хавтгай ултай эсвэл бага өсгийтэй сонгодог шахуургууд юм. Хамгийн гол нь ийм гутал дээр ажиллахад таатай байх болно. Гоо сайхны бүтээгдэхүүний хувьд эмэгтэй нарийн бичгийн дарга өдөөн хатгасан харагдахгүйн тулд тод өнгө хэрэглэх ёсгүй. Үнэт эдлэлийн хувьд ч мөн адил. Нарийн бичгийн даргын дүр төрх нь аль болох энгийн, ажил хэрэгч, ямар ч хийсэх зүйлгүй байх ёстой.

Зан төлөв

Бизнесийн ёс зүй нь нарийн бичгийн дарга нар ажил дээрээ алтан дүрмийг баримтлахыг шаарддаг. Нарийн бичгийн дарга нь зочидтой хэрхэн харьцах талаар бусдад үлгэр дуурайл үзүүлэх ёстой. Нарийн бичгийн дарга харуулах ёстой хүндэтгэлтэй ханддагХүн бүртэй харьцаж, доод түвшний хүмүүстэй хэзээ ч муу харьцаж болохгүй. Нарийн бичгийн дарга нь бусдын яриаг байнга тасалж, шаардлагатай бол үргэлж уучлалт гуйх ёсгүй.

Харилцаа холбоо

Нарийн бичгийн даргын ажилд утсаар ярихдаа биеэ зөв авч явах нь маш чухал. Компани руу анх удаа залгасан олон үйлчлүүлэгч нар нарийн бичгийн даргатай утсаар ярьсны үндсэн дээр түүний талаарх сэтгэгдлийг төрүүлдэг. Нарийн бичгийн дарга шууд утсаа хариулах нь хамгийн сайн арга юм, өөрөөр хэлбэл утас гурав дахь удаагаа дуугарахаас өмнө. Утсаар ярихдаа нарийн бичгийн дарга нь ярилцагчтайгаа аль болох эелдэг, анхааралтай байх ёстой. Нарийн бичгийн даргын ажилд хэт их сэтгэл хөдлөл, цочромтгой байдлыг харуулах нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Нарийн бичгийн дарга нь бүх утасны дуудлага, үйлчлүүлэгчийн хүсэлтэд эелдэг, инээмсэглэлээр хариулах ёстой.

Байгууллага

Нарийн бичгийн даргын ажлын хамгийн чухал үүргүүдийн нэг бол зөв зохион байгуулалт юм. Таны ажлын байрцэвэрхэн, сайн зохион байгуулалттай байх ёстой. Ширээгээ цаасаар бүү хая. Хэрэв та үйлчлүүлэгч эсвэл компанид ирсэн бусад зочдоос менежертэйгээ уулзахаар хүлээхийг хүсэх ёстой газар ажилладаг бол таны ажлын талбай аятайхан харагдаж байгаа эсэхийг шалгаарай. Үүн дээр шаардлагагүй зүйл байх ёсгүй. Бүх чухал баримт бичгүүдийг зочдын хараанаас хол байлгах ёстой.

Нарийн бичгийн даргын хувийн шинж чанаруудын хувьд тэрээр хариуцлагатай, нухацтай, гүйцэтгэх чадвартай, үүрэг хариуцлагатай, цаг баримталдаг, эелдэг байх ёстой. Эдгээр чанаруудгүйгээр түүний ажлын бүх бизнесийн ёс зүйг тэг болгож бууруулж болно.

Нарийн бичгийн даргын ажил хэргийн ёс зүй нь түүнийг зөвхөн өөрийн ажлын байран дахь дэг журамд хяналт тавихаас гадна менежерийн ажлын байранд дэг журамтай байхыг шаарддаг. Нарийн бичгийн дарга нь даргын ширээг бичиг баримт болон бусад цаасаар дүүргэхгүй байх, шаардлагатай албан тасалгааны хэрэгслээр байнга хангаж байх ёстой.

Хэдийгээр олон хүн нарийн бичгийн даргын ажлыг энгийн бөгөөд тусгай ур чадвар, ур чадвар шаарддаггүй гэж боддог ч хүн бүр энэ албан тушаалыг хашиж чадахгүй.

Даалгаварууд:

БҮЛЭГ 3. НАРИЙН БИЧГИЙН ДАРГЫН АЖ АХУЙН ХАРИЛЦААНЫ СОЁЛЫН ТУХАЙ ЗӨВЛӨМЖ БОЛОВСРУУЛАХ.
ДҮГНЭЛТ……………………………………………………….. …

Ажил 1 файл агуулж байна

Беларусь улсын Боловсролын яам

Полоцкийн коллеж

EE "П.М. Машеровын нэрэмжит Витебскийн Улсын Их Сургууль"

НАРИЙН БИЧГИЙН ДАРГЫН БИЗНЕСИЙН ХАРИЛЦААНД ХЭЛЭХ СОЁЛ

Курсын ажил

"Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг" чиглэлээр

IV курсын оюутан

бүлэг 41 D

мэргэжил 2-260232

Кишкович

Людмила Сергеевна

Багш:

Зимницкая Г.Ю.

Полоцк, 2009 он

ТАНИЛЦУУЛГА……………………………………………………………..3

БҮЛЭГ 1. НАРИЙН БИЧГИЙН ДАРГЫН БИЗНЕСИЙН ХАРИЛЦААНЫ СОЁЛ.

1. 1 “Ажил хэрэгч ярианы соёл”-ын тодорхойлолт……………………………5

1.2 Тайлбар толь бизнесийн харилцаа холбоо ………………………………………………7

1.3 Бизнесийн ярианы үндсэн дүрэм …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………11

1.4 Нарийн бичгийн даргын ажил хэргийн ёс зүйг харуулах……………………………14

1.4.1 Зочдыг хүлээн авахдаа ажил хэргийн ёс зүйн дүрмийг баримтлах .....14

1.4.2 Утсаар ярихдаа ажил хэргийн ёс зүйн дүрмийг дагаж мөрдөх ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………18

БҮЛЭГ 2. НАРИЙН БИЧГИЙН ДАРГЫН БИЗНЕСИЙН ХАРИЛЦААНЫ ЯРИАНЫ СОЁЛЫН ШИНЖИЛГЭЭ.

ДҮГНЭЛТ………………………………………………………….. …

АШИГЛАСАН АШИГЛАСАН АШИГЛАЛТЫН ЖАГСААЛТ

ОРШИЛ

Бүх цаг үед бизнесийн харилцаа холбоо нь аливаа бизнесийн хамгийн чухал бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн нэг, түүний хүрээнд харилцах гол хэрэгсэл, зарим субьектүүдийн бусдад нөлөөлөх хүчтэй хөшүүрэг байсаар ирсэн. Бизнесийн хэлэлцээрийг зөв хийсэн, сайн боловсруулсан гэрээ эсвэл саналын чадварлаг үндэслэл нь эцсийн дүндээ амжилтыг тодорхойлдог. бизнес эрхлэх үйл ажиллагаа. Бизнесийн харилцааны үндсийг мэддэггүй нарийн бичгийн дарга өөрийгөө бүрэн мэргэжилтэн гэж үзэж чадахгүй.

Нарийн бичгийн дарга, нарийн бичгийн дарга-туслах мэргэжил нь түүнийг сонгосон хүнээс нарийн бичгийн даргын ажлын онцлогтой холбоотой сайн бэлтгэл, өргөн цар хүрээтэй, бизнесийн болон хувийн шинж чанаруудыг шаарддаг.

Сүүлийн үед нарийн бичгийн даргын ажил хэргийн ярианы соёлд ихээхэн анхаарал хандуулж байна. Үүнээс үзэхэд энэ сэдэв хамааралтай болно. Энэ нь юуны түрүүнд нарийн бичгийн даргын ажил хэргийн харилцааны дүрмийг дагаж мөрдөх нь мэргэжлийн ур чадварыг үнэлэх гол шалгууруудын нэг болж байгаатай холбоотой юм. бие даасан ажилтан, мөн байгууллага бүхэлдээ.

Өдөр тутмын ажилдаа нарийн бичгийн дарга нь менежер, зочид, ажилчид, утасны захиалагчидтай бизнесийн яриа өрнүүлэх ёстой. Ярилцлагын төрөл бүр өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг. Нарийн бичгийн дарга бүр ажил хэргийн ярианы үндсэн дүрмийг мэдэж, хэрэгжүүлэх чадвартай байх ёстой.

Ажлын зорилго: Нарийн бичгийн даргын бизнесийн харилцааны соёлын үндсэн дүрмийг илчлэх.

1) "Бизнесийн ярианы соёл" гэсэн ойлголтын мөн чанарыг тайлбарлана уу.

2) Бизнесийн харилцааны үгсийн сангийн үндсэн дүрмийг харуулах.

3) Бизнесийн яриа хэлэлцээ хийх үндсэн дүрмийг тодорхойлох.

4) Зочдыг хүлээн авахдаа нарийн бичгийн даргад зориулсан бизнесийн ёс зүйг дагаж мөрдөх дүрмийг тайлбарлана уу.

5) Утасны үйлчилгээний үеэр нарийн бичгийн даргад зориулсан бизнесийн ёс зүйг дагаж мөрдөх дүрмийг тодорхойлох.

НАРИЙН БАРИГИЙН ДАРГЫН БИЗНЕСИЙН ХАРИЛЦААНЫ СОЁЛ

1.1 "Ажил хэргийн ярианы соёл"-ын тодорхойлолт

Ярианы соёл гэдэг нь ярианы мэдлэг, практик ур чадвар, яриа нь зөв бичгийн дүрэм, үгийн хэрэглээ, бүтцийн хэм хэмжээнд нийцсэн, агуулга нь харилцааны явцад мэдээллийн ойлголт, зорилгод нийцсэн байх явдал юм.

Ярианы соёл дээр ажиллах үйл явц нь хязгааргүй бөгөөд зөвхөн бичгийн бичиг үсгээр хязгаарлагдахгүй. Энэ нь оюуны болон танин мэдэхүйн түвшинд ухамсартай хүчин чармайлт, байнгын "бясалгал", "боловсруулалт" шаарддаг.

Нарийн бичгийн даргын ярианы соёлд хүрэх зорилго нь хэлсэн үг, хэлэхийг хүссэн зүйл, үг, бодлын хооронд үл ойлголцол байхгүй үед хангалттай ойлголт юм. Хэл шинжлэлийн чадвартай хүн ямар ч нийгэмд өөртөө итгэлтэй байх болно. Энэ нь түүний мэргэжлийн өсөлт, дүр төрх, эцэст нь эрх мэдэл дээрээ ажиллаж, өөрийгөө үнэлэх үнэлэмжийг бий болгоход хувь нэмэр оруулдаг.

Тухайн тохиолдол бүрт шаардлагатай харилцааны хэлбэр, өнгө аяс, маргааныг олох нь чухал юм. Хуурай, сэтгэл хөдлөлгүй уншсан илтгэл эсвэл илтгэл нь сонсогчийг унтуулдаг. Интонац нь үг, утгын мэдээллийн мөн чанарыг онцолж, заримдаа өөрчилдөг. Энгийн чин сэтгэлийн үг, зөв ​​сонгосон аргументууд, сэтгэл хөдлөлийн өнгө нь Оросын бизнесийн ярианы соёлын түвшинг тодорхойлдог хэрэгсэл юм.

Харилцааны үр нөлөө нь ядаргаатай "би" гэсэн үгийн оронд "бид" гэдэг үгийг илүү олон удаа ашиглах ёстой гэдэгт оршино. Заримдаа өрсөлдөгчийн хэлсэн үзэл бодлыг хэсэг хэсгээр нь няцаахын тулд эхлээд нөгөө талтай тохиролцох нь ашигтай байдаг. "Таны хэлж байгаа зүйл бол зарчмын хувьд зөв, гэхдээ та дараах зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй ..." гэж хэлээд түүний аргументуудыг аажмаар няцаа. Энэ тохиолдолд урьдчилсан зөвшөөрөл нь дайсны өөрийгөө хамгаалах хүслийг сулруулж, дүрмээр бол талууд илүү хурдан тохиролцдог. Хэрүүл маргаанд нугалж болохгүй. "Та надтай санал нийлэхгүй байна, гэхдээ та юу хийх ёстой гэж бодож байна?" гэж асуух нь илүү дээр юм.
Дорнын мэргэн ухаанд: "Үнэн нь ярьдаг хүний ​​аманд биш, харин сонсогчийн чихэнд байдаг" гэж хэлдэг. Сонсох чадвар нь сайхан зан байдал, ярианы ёс зүйн хамгийн чухал бөгөөд үр дүнтэй элементүүдийн нэг юм. "Сонсохгүй байх нь эелдэг зан чанаргүйгээс гадна хайхрамжгүй байдлын шинж тэмдэг юм" гэж Бальзак бичжээ... Хүмүүстэй харилцахад анхаарал хандуулахын өглөгөөс илүү үр өгөөжөө өгдөггүй ..." Ярианы ёс зүйг баримталдаг нарийн бичгийн дарга, ярианы соёлыг ажиглаж, бусдын санаа бодлыг хүндэтгэдэг , хувийн сэтгэл хөдлөлийг өөрт нь оруулахыг зөвшөөрдөггүй нь дүрмээр бол ажилтнуудын дунд гүн өрөвдөх сэтгэлийг төрүүлдэг.
Сонсох чадвар нь ажил хэрэгч хүний ​​соёлын гол үзүүлэлтүүдийн нэг юм. Хүн бүр ярилцагчдаа анхааралтай, найрсаг сонсогчийг харахыг хүсдэг. Сонсох чадвар нь нарийн бичгийн даргын мэргэжлийн шинж чанар юм.
Нарийн бичгийн дарга нь ихэвчлэн янз бүрийн байгууллагуудад төлөөлөх, семинар, бага хуралд үг хэлэх шаардлагатай байдаг, түүний ярианы соёл нь бүх байгууллагыг шүүж чаддаг, нэг минут сайн үг хэлэхийн тулд 20 минутын бэлтгэл шаарддаг гэж тэд хэлдэг. Илтгэлийн төлөвлөгөө бэлтгэх, материал сонгох, далавчтай үгс, анекдот, дипломын ажил болон бүхэл бүтэн илтгэл нь түүний амжилтын түлхүүр юм.
Орчин үеийн үзэгчид зөвлөхийн аяыг хүлээн зөвшөөрдөггүй, үе тэнгийнхэн хоорондын ярианд дуртай байдаг. Та үзэгчдийн анхаарлыг нэн даруй татах хэрэгтэй. Танилцуулга нь харьцуулсан материал, тоо баримт, хошин шогийн хамт байх ёстой. Үүнийг дуусгасны дараа та эхлэл рүү буцаж, асуудлыг шийдвэрлэхэд хүмүүсийг уриалж, асуудалд анхаарлаа төвлөрүүлж болно.
Яриа дахь үг хэллэг нь ярилцагчийг хэзээ ч гайхшруулахгүй, харин илтгэгчийн жүжиглэх чадвар нь анхаарлыг татах нь дамжиггүй. Олон хүмүүс яриа нь зөвхөн хүний ​​бодол санаа, өдөр тутмын туршлагыг албан ёсны болгож, бизнесийн харилцааны орчинд туслах хэрэгсэл гэж үздэг. Гэхдээ энэ нь тийм биш гэдгийг судалгаагаар нотолсон. Бизнесийн яриа хэлэлцээний үр дүн, олон нийтийн ярианы үеэр үзэгчид таны үгийн зөв гэдэгт хэр зэрэг итгэлтэй байх нь ярианы соёл, ярианы ёс зүйгээс хамаарна. Хүмүүс, дүрмээр бол тэдний зан авир нь хүртэл тэдний хэрэглэдэг үгсээр програмчлагдсан болохыг анзаардаггүй.
Хэлний баялаг нь хүнийг өөрийгөө дүрслэх янз бүрийн боломжийг олгодог. Хэл ярианы соёл хэдий чинээ баялаг, дотоод ертөнц, зан чанарын онцлогтой холбоотой үг хэллэг нь хүний ​​хэлэнд хэдий чинээ их байна, энэ хэл нь түүнд өөрийгөө ойлгох боломжийг олгож, бусдын хоорондын ялгааг анзаарах болно. хүмүүс. Нарийн бичгийн дарга үг хэрэглэсний үр дагаврыг мэддэг байх ёстой бөгөөд устгахын тулд бус бүтээхийн төлөө ажилладаг үгсийг сонгох ёстой.

1.2 Бизнесийн харилцааны үгсийн сан

Бизнесийн харилцааны хэл, хэв маяг, үгсийн сангийн талаархи ерөнхий мэдээлэл.

Тайлбар толь бол хэлний үгийн сан, түүний хэв маяг, хүрээ, түүнчлэн хэн нэгний бүтээл, тусдаа бүтээл юм.

Энэ тодорхойлолтын дагуу бид хэлний үгсийн санг авч үзэх ёстой албан ёсны баримт бичиг. Ингэхийн тулд эхлээд бизнесийн харилцаанд ямар хэл ашигладаг болохыг тогтоох хэрэгтэй.

Бизнесийн харилцааны хэл нь албан ёсны бизнесийн хэв маяг - удирдлагын чиглэлээр харилцахад зориулагдсан функциональ хэл юм. Хэлний функциональ олон янз байдал гэдэг нь аман харилцааны нийгмийн даалгавраар тодорхойлогддог хэл шинжлэлийн нэгжийн систем, тэдгээрийг сонгох, ашиглах аргууд гэж ойлгогддог.

Албан ёсны баримт бичигт хувь хүн эсвэл компанийн төлөөлөгч (хувийн эсвэл олон нийтийн), төрийн байгууллага эрх зүйн харилцааны субьект болж ажилладаг. Баримт бичгийн агуулга нь хуульд үндэслэсэн бөгөөд хууль зүйн шууд үнэлгээний объект байж болно. Албан ёсны баримт бичгийн эрх зүйн мөн чанар нь захидлын агуулгын шинж чанар, тэдгээрийн хэв маяг, хэлийг тодорхойлдог. Эрх зүйн харилцааны янз бүрийн салбарт тэдгээр нь өөрийн гэсэн онцлог, тодорхой стандарт, уламжлалтай байдаг (дипломат хэв маяг, хэл, зохион байгуулалт, захиргааны захидлын хэл гэх мэт). Энэхүү илтгэлийн хэв маягийг албан ёсны-логик гэж нэрлэдэг бөгөөд энэ нь хууль зүйн логикийг тодорхойлох зарчим юм. Энэ нөхцөл байдал нь албан ёсны баримт бичгийн хэв маяг, хэлэнд тусгай шаардлага тавьдаг: төвийг сахисан байдал, танилцуулгын хувь хүн хоорондын шинж чанар; ярианы хэрэгслийг нэгтгэх (хэлбэржүүлэх), төрөлжүүлэх, нэр томъёоны стандартчилал; ашигласан ярианы хэрэгслийн хүрээг багасгах; баримт бичгийн текстийн тодорхой хэсэгт хэл шинжлэлийн бие даасан хэлбэрүүдийн давтагдах байдал.

Албан бичиг баримтын хэл нь үг хэллэг, хэллэг, хэм хэмжээ юм гэдгийг хэл шинжлэлийн эрдэмтэд дуу нэгтэй хэлдэг. Баримт нь албан ёсны баримт бичгийн хөгжлийн орчин үеийн үе шатны онцлог нь тэдгээрийг нэгтгэх явдал юм. Энэ нь ижил мэдээлэл дамжуулах хэд хэдэн боломжит аргуудаас нэг хэлний сонголт гэж тооцогддог. Үгийн сангийн үүднээс авч үзвэл баримт бичгийн текстийг нэгтгэх хамгийн чухал тал бол хэлний томъёолол - олон жилийн туршлагын үр дүнд сонгосон тогтвортой хэллэг, хэллэг, өгүүлбэрийн загвар, нэр томьёо, хүлээн зөвшөөрөгдсөн товчлол, тэмдэг, улсын стандартад заасан хэмжилтийн нэгж.

Баримт бичгийн хэл дээр үг нь түүний хэв маягийн өнгө (тодорхой хэв маягт хамаарах) -ийг харгалзан ашиглах ёстой. Загварын өнгөний тухай ойлголт нь ихэвчлэн хэлний хэрэглээний аль нэг талбарт нэг эсвэл өөр үг хуваарилахтай холбоотой байдаг. функциональ хэв маяг. Дүрслэлээр хэлбэл, үг бүр өөрийн гэсэн "паспорт"-той байдаг бөгөөд энэ нь түүнийг хэрхэн, хаана, ямар хүрээнд хэрэглэхийг заадаг.

Тусгай үгсийн санг ашиглах.

"Тусгай толь бичиг" гэсэн ойлголт нь нэр томьёо, мэргэжлийн ур чадвар гэсэн хоёр ангиллын үгэнд хамаарна. Нэр томьёо гэдэг нь шинжлэх ухаан, технологи, урлаг болон тусгай үйл ажиллагааны бусад салбарт ашигладаг тодорхой ойлголтыг агуулсан үг эсвэл тогтвортой хэллэг юм. Нэр томъёог хатуу тодорхой утгаар ашиглах нь текстийг хоёрдмол утгагүй ойлгох боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь бизнесийн харилцаанд маш чухал юм.

Удирдлагын баримт бичигт ашигласан нэр томъёо нь нэгдүгээрт, тухайн баримт бичигт зориулагдсан сэдвийн агуулгыг тусгасан салбарын нэр томъёо; хоёрдугаарт, эдгээр нь захиргааны удирдлагын салбарт бий болсон тусгай үг хэллэгүүд юм.

Нэр томъёоны зөв, тогтвортой байдал нь практикт нэр томъёоны толь бичиг, стандартыг ашиглах замаар олж авдаг бөгөөд энэ нь ойлголт, ov гэсэн хоёрдмол утгагүй тогтолцоог бий болгож, нэр томъёоны дараалалд хувь нэмэр оруулдаг.

Бизнесийн баримт бичигт нэр томъёог ашиглахдаа тухайн нэр томъёо нь зохиогч болон хүлээн авагчийн аль алинд нь ойлгомжтой байх ёстой. Хэрэв захидлын зохиогч энэ талаар эргэлзэж байвал нэр томъёоны агуулгыг илчлэх шаардлагатай бөгөөд үүнийг хэд хэдэн аргаар хийж болно: нэр томъёоны албан ёсны тодорхойлолтыг өгөх; төвийг сахисан үгсийн санг ашиглан тайлах; нэр томьёог хасаад нийтлэг ойлгогдох үг, хэллэгээр солино.

Баримт бичгийн текстэд нэр томъёог ашиглах нь дүрмээр бол тэдгээрийн утгыг үл тоомсорлох эсвэл нэр томъёоны бүтцийг гажуудуулахтай холбоотой бэрхшээлийг үүсгэдэг. Нэр томьёог ашиглахад тулгарч буй бэрхшээл нь аливаа сэдэв, үйл ажиллагааны хэлбэрийн нэр томъёоны систем байнга өөрчлөгдөж байдагтай холбоотой байдаг: одоо байгаа ухагдахууны агуулга нь үзэл баримтлалыг өөрчилдөг, шинэ ойлголтууд гарч ирдэг, зарим ойлголтууд хуучирч, тэдгээрийг илэрхийлдэг нэр томъёо алга болдог. ашиглалтын. Нэг ижил нэр томъёо нь хуучин утгыг хадгалахын зэрэгцээ шинэ утгыг олж авах боломжтой бөгөөд энэ нь түүний полисемийг үүсгэдэг.

Полисемантик нэр томъёог ашиглахдаа тодорхой тохиолдол бүрт тэдгээрийг зөвхөн олон утгын аль нэгэнд ашигладаг гэдгийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Хэрэв ижил ойлголтыг хэд хэдэн нэр томъёогоор тэмдэглэвэл нэр томъёоны синоним үүсдэг. Ижил утгатай нэр томъёо нь өөр өөр дуу чимээтэй боловч ижил утгатай (жишээлбэл, "асуулга" ба "асуулга" гэсэн нэр томъёо). Тэдгээр нь бүрэн (үнэмлэхүй) эсвэл хэсэгчилсэн (харьцангуй) байж болно. Ижил утгатай нэр томъёог ашиглахдаа тухайн ойлголтын аль тал, шинж чанарыг контекстээр нь тодорхойлж, тодотгох шаардлагатайг анхаарах нь чухал. Жишээлбэл, "гэрээ", "гэрээ", "гэрээ" гэх мэт нэр томъёог бүрэн синоним гэж үзэж болохуйц тэдгээрийг ашиглах практикт ялгаатай байдаг: хөдөлмөрийн хууль тогтоомжид энэ нь хөдөлмөрийн даатгалын (гэрээ) тухай санаа юм; иргэний эрх зүйд хоёр болон олон талт хэлцлийг гэрээ гэж нэрлэдэг; гадаад хэлцэлд "гэрээ" гэсэн нэр томъёог ашиглах нь зүйтэй; мөн хэд хэдэн чиглэлийн хэлэлцээрийг гэрээнд ("тарифын гэрээ", "шинжлэх ухаан, техникийн хамтын ажиллагааны хэлэлцээр" гэх мэт) тусгасан болно.

Нэг буюу хэд хэдэн нэр томъёо нь дуу авианы хувьд давхцаж байгаа боловч утгаараа ялгаатай, өөрөөр хэлбэл өөр өөр ойлголтыг илэрхийлдэг нэр томьёоны ижил төстэй үзэгдэл байдаг. Гэсэн хэдий ч энэ үзэгдэл нэг нэр томъёоны системд ховор тохиолддог. Нэмж дурдахад, хуурамч чиглүүлэгч гэсэн ангилалд хамаарах нэр томъёо гарч ирж магадгүй бөгөөд энэ нь тэдний илэрхийлж буй ойлголтын мөн чанарт зөрчилддөг.

Нарийн бичгийн дарга бол компанийн нүүр царай юм. Энэ бол хүмүүс тодорхой байгууллагад ирэхэд хамгийн түрүүнд тулгардаг хүн юм. Менежерийн туслахын үлдээсэн сэтгэгдэл нь компанийн нийт сэтгэгдэлээс хамаарна. Компанийн ажилчид "нүүр царайнаасаа" ичиж болохгүй. Тиймээс чадварлаг оффисын менежер бол мэдлэгийн агуулах бөгөөд эелдэг байдал, зөв, сайхан сэтгэл, хэв маягийн илэрхийлэл юм.

Нарийн бичгийн дарга юу мэддэг, чаддаг байх ёстойгоос эхлэх хэрэгтэй болов уу. Эдгээр бүх дүрмийг мэргэшлийн шинж чанарт тусгасан бөгөөд стандартыг бид товч авч үзэх болно.

Нарийн бичгийн дарга бол менежерийн "баруун гар" гэдэг нь нууц биш бөгөөд түүний үүрэг бол аж ахуйн нэгжийн даргын ажилд үйлчлэх, менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөхөд туслах явдал юм. Менежерээс шаардлагатай мэдээллийг хэлтэс, ажилчдаас хүлээн авах, түүний зааврын дагуу ажилчдыг дуудах. Менежертэй утсаар ярих, түүнийг эзгүйд хүлээн авсан мессежийг бичиж, тэдгээрийн агуулгыг менежерийн анхааралд хүргэх. Мөн удирдлагын бусад зааврыг биелүүлэх.

Мэдээжийн хэрэг захирлын "баруун гар" нь компанид болж буй бүх зүйлийн талаар, мөн компанийн үйл ажиллагааны чиглэлийг мэддэг байх ёстой. ажлын хариуцлагаболон ажилчдын ур чадвар. Ямар ч чадварлаг оффисын ажилтны нэгэн адил нарийн бичгийн дарга нь зөв бичгийн дүрэм, цэг таслал, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийг ажиллуулах дүрэм, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн тогтолцооны стандарт, үйлчлүүлэгч, түншүүдийн гадаад хэл, хүний ​​сэтгэл зүй, мэдлэгтэй байх ёстой. үр дүнтэй харилцааны хууль тогтоомж, албан тасалгааны ёс зүй гэх мэт.

Чадварлаг нарийн бичгийн дарга бол мэдлэгийн агуулах бөгөөд эелдэг байдал, зөв, сайн санааны илэрхийлэл юм, учир нь нарийн бичгийн даргын хамгийн чухал үүрэг бол гадаад, дотоод ертөнц дээр үндэслэн ерөнхий сэтгэгдэл төрүүлдэг зочдыг хүлээн авах явдал юм. бүхэл бүтэн компани.

Тиймээс компанийн ажилчид "царайнаасаа" ичихгүй байхын тулд нарийн бичгийн дарга нь нүүрний хувирал, дуу хоолойны өнгө аяс, дохио зангааг сайн эзэмшсэн байх ёстой. Амттан, зочин, ажилчидтай харилцахдаа эелдэг байдал, тодорхой хэмжээний уран чадвар - энэ бүхэн нарийн бичгийн даргын амжилттай ажлыг баталгаажуулдаг.

Оффисын хүлээн авалтын хэсэгт орж ирж буй зочинд мэндчилгээний үг, угтаж буй нарийн бичгийн даргын биеэ авч яваа байдал зөндөө л хэлнэ. Тиймээс хүлээн авалтын хэсэгт зочин гарч ирэхэд нарийн бичгийн дарга босч уулзаж, хамгийн түрүүнд яриа эхлүүлэх хэрэгтэй. Үүний зэрэгцээ, нарийн бичгийн даргын хэлсэн үгэнд "Би чамд яаж туслах вэ?", "Би чамд яаж туслах вэ?" гэх мэт үгсийг оруулах ёсгүй. Ийм хэллэг нь үйлчилгээний ажилтнуудад (зөөгч, хувцасны жижүүр, хаалгач гэх мэт) илүү тохиромжтой, гэхдээ компанийн нүүр царай биш юм.

Зочинтой уулзахдаа нарийн бичгийн дарга өөрийгөө "Өдрийн мэнд, би захирал Валентин Ивановын нарийн бичгийн дарга байна" гэж аятайхан танилцуулах ёстой. (Ямар ч тохиолдолд Валя тийм биш!) Та утасны дуудлагад хариулахдаа эдгээр үгсээр яриагаа эхлэх хэрэгтэй.

Оффист ирж буй хүмүүсийг, тэр ч байтугай удирдлага хүлээн авахыг хүлээж байгаа хүмүүсийг сонирхож байх шаардлагатай, гэхдээ ямар ч тохиолдолд та өөрийн хувийн шинж чанартай ирсэн бүх хүмүүсийг сонирхож болохгүй - энэ нь нарийн бичгийн даргын хувьд чухал зүйл юм. .

Нарийн бичгийн дарга нь өөрийнхөө тухай ярихдаа саад болохгүй, харин тухайн хүн (зочин эсвэл менежер) хариулахад таатай байх шаардлагатай асуултуудыг асуудаг сайн сонсогч байх ёстой.

Нарийн бичгийн дарга өчүүхэн зүйлд бухимдах ёсгүй. Сэтгэцийн чадвар нь хүмүүсийн хооронд жигд хуваагддаггүй нь мэдэгдэж байна. Ялангуяа үүнээс болж хамт ажиллагсад, компанид зочлогчдыг өчүүхэн ч гэсэн шүүмжлэлд өртөх шаардлагагүй болно. Энэ талаар шүүмжлэх нь ихэвчлэн гомдоох шалтгаан болдог тул ашиггүй. Бусдыг өрөвдөх сэтгэл, хүлээцтэй байдал, эелдэг байдал нь ажилтнуудад өндөр үнэлэгдэх чанарууд юм.

Зургийн чухал хэсэг бол яриа юм. Тэр бол бидний оюун ухааны үзүүлэлт юм. Бидний ярьж буй үг сониуч сонсогчдод бидний амьдарч буй нийгмийн тухай өгүүлж, бидний боловсрол, соёлын түвшинг илтгэдэг.

Мэдээжийн хэрэг, компанийн нүүр царайны хувьд та хийх ёстой Онцгой анхааралгадаад төрх байдалд анхаарлаа хандуулаарай. Та тайван, итгэлтэйгээр хөдөлж байх ёстой. Айсан, боол харагдахгүйн тулд яарах шаардлагагүй. Яаралтай байдал нь зүгээр л сандарч байгаагаас илүүг илтгэнэ. Нарийн бичгийн даргын чадвар, статусын талаар эргэлзээ төрж байна. Хөдөлгөөн нь тухайн хүн өөртөө болон дамжуулахыг зорьж буй мэдээлэлдээ итгэлтэй байгааг илтгэх ёстой.

Нарийн бичгийн даргын дүр төрх нь тухайн байгууллагын үзэл бодлыг бүхэлд нь бүрдүүлдэг. Нарийн бичгийн даргын гадаад төрхийг сайтар бодож, орчин үеийн, цэвэрхэн байх ёстой.

Бизнесийн мэргэжилтнүүд сул хантаазыг илүүд үздэг боловч өмсдөггүй. Мөн богино хүрэм таны дүрийг илүү өндөр, нарийхан болгодог бол урт хүрэм таны өндрийг богиносгодог гэдгийг санаарай. Ханцуйны урт нь дөрөвний гурваас багагүй байна. Хүзүүвч, энгэрийн сонголт нь нүүрний хэлбэрээс шалтгаална: дугуй хэлбэртэй хүзүүвч, хүзүүвч нь жин нэмдэг бол үзүүртэй хүзүүвч нь нүүрний дугуйрсан байдлыг нуудаг. Шулуун банзал нь хамгийн тохиромжтой гэж тооцогддог нарийн банзал нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй; Хагархайг хориглодоггүй, гэхдээ тэдгээр нь хувцаслалтанд сээтэгнэх байдлыг нэмсэн ч карьерын шат руу авирахад үргэлж тусалдаггүй. Банзалны уртыг бие даан тодорхойлдог боловч охин сууж байх үед зах нь өвдөгний дундаас өндөр байх ёсгүй.

Олон нарийн бичгийн дарга нар хар костюмыг илүүд үздэг бөгөөд энэ нь үнэхээр хатуу, албан ёсны сэтгэгдэл төрүүлдэг. Гэхдээ хар бол маш аюултай өнгө: энэ нь зөвхөн сэтгэл зүйд дарамт учруулдаг төдийгүй маш хүчтэй, тиймээс бүхэл бүтэн дүр төрхийг живүүлдэг.

Оффисын костюманд тод өнгө, хүрэн өнгийг хэрэглэхийг зөвлөдөггүй (энэ нь бизнесийн ертөнцийн уламжлалтай холбоотой). Үүнээс гадна шинжээчид цагаан цамцнаас татгалзаж, пастелийн өнгө (сарны, сувд, тос, тос, цайвар нимбэг, шампанск, цэнхэр өнгийн хүйтэн сүүдэр) -ийг илүүд үзэхийг зөвлөж байна.

Нарийн бичгийн даргын бизнесийн дүр төрх нь махан өнгийн оймс (хар оймсыг зөвхөн нийгмийн амьдралд хүлээн зөвшөөрдөг), 4-5 см-ийн өсгийтэй гутал, гутал, шаахай зэргийг албан тасалгаанд оруулахыг хориглодог. Мөн "төрлийн хуулиуд" нь гутлын өнгө нь банзалаас үргэлж бараан өнгөтэй байхыг шаарддаг; Цагаан гутал бүрэн хасагдсан.

Үс засалт нь дэгжин, болгоомжтой байх ёстой. "Аадар борооноос гүйж буй охин" загварын үс засалт, мөрний доорх сул үс нь зөвхөн нийгмийн амьдралд тохиромжтой бөгөөд оффисын хувьд үс засалт нь хаалттай контуртай байх ёстой. Зөвхөн байгалийн үсний өнгийг зөвшөөрдөг бөгөөд диско болон залуучуудын үдэшлэгт тохиромжтой хөгжилтэй өнгө биш юм.

Мэдээжийн хэрэг, хүнд будалт нь албан тасалгаанд хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй, учир нь энэ нь зөвхөн анхаарлыг сарниулж, нүдний илэрхий байдлыг бууруулдаг. Таны дүрсний нэгэн адил чухал бүрэлдэхүүн хэсэг бол сайн арчилсан гар юм. Хумсны хамгийн сайн хэлбэр бол байгалийн зууван юм. Өнгөт хумсны будгийг загвар өмсөгч, гоо сайхны бизнес эрхэлдэг бизнес эрхлэгчид хэрэглэж болно. Мөн "хориглох" зүйлд гялалзсан чулуутай үнэт эдлэл, тэмдэг, бэлгэ тэмдгийг (загалмай, зурхай, зүрх) дүрсэлсэн байдаг.

Нарийн бичгийн даргын ажлын байр нь ажлын тав тухыг дээд зэргээр хангах бүх шаардлагыг хангасан байх ёстой. хамгийн бага зардалбүтээмжгүй хөдөлгөөнд зориулсан хүчин чармайлт, цаг хугацаа. Нарийн бичгийн даргын заавал биелүүлэх ёстой гол шаардлагуудын нэг бол ажлын байр болон хүлээн авалтын талбайн онцгой дэг журам, цэвэр ариун байдал юм.

Нарийн бичгийн даргын үүрэг бол зочдыг хүлээн авах хэсэгт тав тухтай байлгахын тулд шаардлагатай бүх зүйлийг хийх явдал юм. Нарийн бичгийн дарга нь хүлээн авах хэсгийн хэсгүүдийг хувийн эд зүйлээр дүүргэж, харагдахуйц газар байрлуулах ёсгүй. Хэрэв ханыг чимэглэх шаардлагатай бол энэ зорилгоор дотоод засал чимэглэлд тохирсон зураг эсвэл хэвлэхийг ашиглах нь дээр. Ханан дээр зочдыг хүлээн авах цаг, хуанли гэх мэт мэдээллийн тавиур эсвэл ширээ байрлуулахыг зөвшөөрнө.

Эцэст нь хэлэхэд, сайн нарийн бичгийн дарга байнга сайжруулахын төлөө хичээж, үзэл баримтлал, үлгэр дуурайлтай байж, тэдгээрийг дагаж мөрдөх ёстой гэдгийг хэлэх нь зүйтэй - энэ нь өөртөө итгэх итгэлийг өгч, өөрийгөө үнэлэх үнэлэмжийг бий болгож, компанид байр сууриа баталгаажуулна.