O que significa o termo kpi? O que são KPIs e como trabalhar com eles

Andrei

Preâmbulo: “Escute, descobri uma coisa tão legal aqui! Vamos lançá-lo!" disse nosso fundador, retornando de mais uma viagem ao exterior para o fórum de distribuição.

Assim começou um épico de dois anos com a transição para novo sistema remunerações. Em 2010, o que é KPI Ninguém em nossa empresa sabia. Tive que ler muita literatura diferente, claro, os recursos da Internet foram estudados e anotados.

Por alguma razão, muitas fontes inicialmente interpretaram incorretamente a essência do sistema de indicadores-chave. Mesmo agora na Internet você pode ver frequentemente artigos onde, desde o início, o sistema é descrito como um sistema de avaliação de pessoal.

Lembro-me desses debates nas reuniões de planejamento - os chefes de departamento discutiam sobre como compreender e contar corretamente esses mesmos KPI. As fórmulas mais complexas foram construídas em Excel, onde os indicadores dos funcionários eram vinculados proporcionalmente aos indicadores dos gestores, etc. Como resultado, optou-se por fazer um treinamento em gestão.

Nós tivemos sorte. Como a empresa que encontramos era adequada e bem versada no seu negócio, depois do treinamento tudo se encaixou.

KPI (indicador chave de desempenho)— Indicadores-chave da empresa. Este é um indicador da situação no cumprimento de determinados objetivos. Pode-se dizer que KPIé um indicador quantitativamente mensurável dos resultados efetivamente alcançados. Esta é uma figura que mostra o perfil real (no momento) dos indicadores selecionados. O sistema de indicadores em si nada tem a ver com motivação e salário. Para russo KPI muitas vezes traduzido como “indicador-chave de desempenho”, o que também não é verdade. Eficiência é a relação entre resultados e custos, e com a ajuda KPI Você também pode exibir outros parâmetros. “Indicador-chave de desempenho” de uma empresa é uma tradução mais conveniente para mim.

Então o que é KPI, se você descobrir?

Cada empreendimento possui diversos indicadores, cada um dos quais deve ser monitorado constantemente por alguém, ou que simplesmente interessa a alguém. Por exemplo, o fundador de uma empresa provavelmente está interessado no lucro e no crescimento do valor da empresa. Diretores - volume de negócios, margens, custos. Chefe do Departamento de Vendas - Contas a Receber. Contador-chefe - documentos executados corretamente. Chefe do departamento de abastecimento - ativos ilíquidos, volume de negócios. E assim por diante.

Tudo isso é indicadores-chave empreendimentos. Cada empresa tem a sua. Todo mundo provavelmente já viu filmes estrangeiros, onde um alto executivo está sentado, fumando um charuto, olhando para uma grande tela na qual flutuam gráficos? Geralmente são corretores da bolsa de valores. Mas na minha imaginação posso ver a imagem de um diretor que também monitora todos os indicadores, como os resultados do trabalho dos processos de negócio do seu empreendimento, e quando os gráficos ficam “vermelhos”, ele nomeia um responsável, se envolvendo na correção do situação.

Além disso, eles são frequentemente confundidos KPI e BSC (Balanced Scorecard). KPI e o BSC estão, obviamente, relacionados de alguma forma, mas estão longe de ser a mesma coisa. O BSC é um corte transversal de “processos de negócios” onde os objetivos estão localizados. Os indicadores desses processos de negócios são frequentemente usados ​​como medidas do alcance desses objetivos - KPI. Um pouco caótico, mas o artigo não é sobre DSC e escrevi isso para que vocês não acreditem em tudo o que escrevem.

Voltemos ao nosso KPI. Por exemplo, agora implementamos o monitoramento de indicadores, com base no 1C Volgasoft (uma conversa separada sobre esse bug a partir de 2012, mas não encontramos uma melhor).

Digamos que temos uma taxa de “reclassificação de armazém” de 1% e isso é um problema (aliás, há bons métodos identificação de problemas da empresa), pois os clientes reclamam que o armazém não está funcionando bem. Como podemos melhorar a situação? É aqui que vem à mente que o sistema de indicadores pode ser tomado como base para um sistema de motivação. E graças a isso você poderá gerenciar os valores dos indicadores. Muitas pessoas aqui cometem o erro de definir um plano de acordo com KPI para reclassificar armazém =0. Em 2012, uma empresa - grande fabricante a pintura, na minha opinião, era muito inteligente com KPI no sistema de motivação, dificultando o entendimento e impossibilitando a implementação, com isso a equipe de vendas foi destruída, pois os funcionários não receberam bônus durante todo o ano. E, usando o mecanismo na construção de um sistema de bônus retro (motivação baseada em KPI para o comprador 🙂) ainda perdeu a fidelidade de muitos de seus grandes clientes.

Assim, o monitoramento configurado com base em indicadores permite influenciar esses indicadores. Mova-os gradativamente, permitindo que a equipe se acostume com eles, desde o fato existente até o máximo resultado possível. É importante entender que esta não é uma panacéia que garante 100% de atendimento. Essa é uma ferramenta com a qual os colaboradores passam a ficar atentos ao resultado de suas atividades, já que disso depende seu salário. E quando o plano se aproxima do valor fisicamente possível, o mesmo pessoal começa a procurar problemas que os impeçam de melhorar a situação, o que acaba por também dar um plus.

Por onde começar?

Primeiro, precisamos descrever todos os principais processos de negócios da empresa que queremos controlar. Encontre pontos de controle (tempo, quantidade) para cada processo.

Normalmente, os seguintes tipos de indicadores-chave são diferenciados:
KPI de Resultado – quantos e quais resultados foram produzidos;
KPI de custo – quais recursos foram necessários;
KPI de funcionamento - execução do BP (permite garantir que todos os algoritmos sejam executados sem falhas);
KPI de produtividade – geralmente tempo gasto em processos;
KPI de eficiência é a relação entre resultados e custos.

Ao desenvolver indicadores de processo, você deve seguir as seguintes regras:

• O conjunto de indicadores deve conter o número mínimo necessário para garantir a plena gestão do processo de negócio;
• Cada indicador deve ser mensurável;
• O custo da medição de um indicador não deve exceder o efeito de gestão da utilização deste indicador.

O KPI pode ser usado para monitorar atividades, elaborar planos empresariais e motivar a equipe. Além disso, a motivação construída nesse sistema dá consciência da responsabilidade de cada colaborador no desempenho de sua área de trabalho.

Na verdade, tudo fica claro com monitoramento e planos. Vou me alongar mais detalhadamente no sistema de motivação.

Os sistemas de motivação padrão geralmente incluem 1 indicador + sistema de penalidades. Por exemplo, o gestor tem % lucro + multas\bônus. E muitas vezes, muitos cargos não têm nenhuma motivação para resultados. Por exemplo, bônus de lojista = 10.000 + multas - falta.

A motivação baseada em KPIs é radicalmente diferente dos esquemas antigos. Nada pode mudar fundamentalmente. Ou seja, o percentual de lucro do gestor permanece o mesmo. Mas então o valor resultante é dividido em várias partes, cada uma das quais constitui a base para a avaliação dos padrões estabelecidos. Portanto, todo o bônus é de 100%. O prêmio pode ser fixo ou flutuante. Deixe-me dar um exemplo de motivação

Lojista:

1% Desvios nas remessas que chegam ao consumidor 30%
2 Conhecimento das mercadorias pelo lojista 15%
3 Uso de código de barras ou terminal 25%
4 Reclassificação em armazém 15%
5 Taxa de aceitação de mercadorias 15%

Lojista sênior:

1 Realização de inventários 15%
2 Perdas de produto durante o armazenamento 20%
3 Marcação de áreas de armazenamento de mercadorias 15%
4 armazém de folha de pagamento 40%
5 Velocidade de processamento das faltas detectadas 10%

Gerente:

1 Volume de vendas
2 Contas a receber10%
3 Lucro bruto 10%
4 Clientes de sucesso 20%
5 Vendas por grupos de produtos B2B 50%

A porcentagem é quanto do prêmio será avaliado. Ao defini-lo, ou reduzimos a importância do indicador no salário ou, pelo contrário, tornamo-lo significativo. É assim que se chama – “PESO”. Como você percebeu, diferentes cargos possuem diferentes indicadores divididos por responsabilidade. Ao desenvolver um sistema, é necessário levar em consideração uma série de fatores para atingir os seguintes indicadores:

• foram calculados automaticamente e não eram subjetivos.
• eram fáceis de serem compreendidos pelos funcionários, para que pudessem avaliar realisticamente seu trabalho.
• Os indicadores devem ser alcançáveis, mas ao mesmo tempo, os colaboradores precisam fazer alguns esforços para atingir o resultado planejado. Se o plano for muito alto, os funcionários, vendo a irrealidade dos planos, nem tentarão alcançá-lo. Se definirmos um plano inflacionado, devemos fornecer ferramentas para sua implementação - promoções, descontos, etc.
• Cada indicador deve carregar uma carga significativa e ser importante para a empresa. Por exemplo, o indicador “número de ligações” ou “número de vendas” é frequentemente encontrado. Como eles vão ajudar? Como podem ocorrer os KPIs, por exemplo, para calcular a carga de recursos, mas de motivação!? Eu, como gerente, poderia facilmente negociar com os clientes e fazer 10 faturas em vez de 1, enquanto o valor do frete e o lucro não mudariam.

Ao introduzir tal sistema, devemos estar cientes de que os funcionários desempenharão principalmente essas tarefas e direcionarão os seus esforços nas áreas das quais depende o seu salário. E se você exagerar, o resto simplesmente não será feito. Alguns indicadores particularmente importantes podem ser duplicados para diferentes cargos, mas eu não me deixaria levar por isso, pois reduz o número total de indicadores vinculados ao salário.

Também seria uma boa ideia motivar os funcionários a superar o plano. Aliás, vamos conversar sobre como está definido o plano?

Para começar, os padrões são estabelecidos. Antes de formá-los, você precisa coletar estatísticas do nível existente.

O que perguntamos aqui? O fato é que se um funcionário cumprir o plano em 84%, ele não receberá nada por esse indicador. se 90%, então prêmio de 60%. Se ele exceder esse limite, poderá receber um bônus adicional de 20%.

A seguir, o gestor insere os planos para cada indicador. O subordinado deverá ver a % concluída a qualquer momento. Ao final do período, os salários são calculados com base no peso, % do plano e no padrão estabelecido.

No final você deverá obter uma imagem como esta:

Realmente funciona, digo isso como uma pessoa que testou o sistema na prática.

Você vai aprender:

• Quais são os prós e os contras do sistema KPI?
• Quais funcionários não devem implementar KPIs?
• Quais KPIs o gestor deve definir?
• O que fazer se os funcionários sabotarem a implementação do KPI.
• Como revisar o sistema KPI.

O que é um sistema de KPI

KPI é um sistema especial de indicadores, através do qual os empregadores podem avaliar o desempenho dos subordinados. Ao mesmo tempo, os KPIs - os principais indicadores de cada funcionário - estão vinculados aos indicadores gerais do negócio (nível de rentabilidade, rentabilidade, capitalização).

Materiais para download:

Existem diferentes objetivos de KPI, mas o principal deles é criar uma situação na empresa em que funcionários de diferentes departamentos possam atuar em conjunto, sem que suas ações empresariais se contradigam. As atividades de um especialista não devem interferir ou retardar o trabalho de outro. Todos os colaboradores devem buscar um objetivo comum e trabalhar de forma eficaz, recebendo bônus por isso.

Existe a opinião de que os KPIs estão diretamente relacionados ao BSC (Balanced Scorecard), mas não é o caso. Os criadores do BSC não usaram o termo KPI. Eles usaram o conceito de “medida”, “medidor” ou medida.

KPI e BSC estão indiretamente relacionados entre si. O BSC tem uma perspectiva de processos de negócios com objetivos associados. Para medir até que ponto esses objetivos foram alcançados, os especialistas utilizam indicadores de processos de negócios KPI.

Materiais para download:

Então, o que é KPI em palavras simples? São alguns indicadores que facilitam muito a compreensão de quais ações devem ser tomadas para melhorar a eficiência. Ao mesmo tempo, a eficiência representa não apenas o número de manipulações realizadas durante um determinado período de tempo, mas também o benefício que a empresa recebeu do trabalho de um especialista individual.

Os KPIs da empresa são gerais. Porém, nos departamentos eles são divididos em pequenos, chamados pessoais. Não pode haver muitos deles. 3-5 indicadores claramente definidos e compreensíveis são suficientes. O principal requisito é a capacidade de medi-los de forma simples e rápida.

Aqui estão alguns exemplos de KPI . Os possíveis KPIs para um gestor de vendas são os seguintes: “O volume de vendas não é inferior a...”, “O número de novos clientes não é inferior a...”, “O valor médio do contrato de um cliente é aproximadamente. ..”, “O grau de proficiência em inglês não é inferior a...”.

Outro exemplo de KPI. Você é proprietário de uma grande loja de eletrodomésticos. Você tem 12 gerentes trabalhando para você. A eficácia do funcionamento de cada um deles durante o mês é avaliada com base nos seguintes indicadores:

• quantas pessoas com quem o gestor conversou compraram equipamentos (em percentual);
• valor médio do cheque;
• quanto o plano de vendas foi cumprido (por exemplo, o valor mínimo mensal é de 350 mil rublos; em remunerações o gestor será influenciado pelo nível de cumprimento excessivo do plano em percentagem).

Por exemplo, você precisa vender misturadores de uma determinada marca e fabricante. Neste caso, seria razoável definir um plano para cada gestor com um número mínimo de misturadores igual a 5. Se o gestor vender mais equipamentos do que a quantidade planeada, recebe 3% do custo de cada misturador “extra”. Esta é uma excelente motivação para especialistas deste tipo que lhes permitem vender produtos com sucesso. A experiência mostra que o número ideal de critérios de KPI para um especialista é de 5 a 8.

3 fatos interessantes sobre KPIs

• O sistema de Indicadores Chave de Desempenho tem sido usado no Ocidente há mais de 40 anos. Nos países da CEI e na Rússia, é utilizado há cerca de 15 anos.
• Em vários países (Coreia, Singapura, Hong Kong, Japão, Malásia, Alemanha e EUA), o sistema de Indicadores Chave de Desempenho é uma ideia nacional. KPI não é apenas um conceito, mas a base para o trabalho de todas as empresas.
• O presidente russo, Vladimir Putin, propôs a criação de um sistema de indicadores-chave de desempenho para avaliar como os funcionários trabalham.

Como evitar erros ao implementar KPIs

Os editores da revista General Director revisaram 6 erros comuns no sistema KPI e deram conselhos sobre como evitá-los.

Onde começa o desenvolvimento de KPI?

Os KPIs devem ser criados de cima para baixo, começando pelos objetivos de grande escala da empresa até as tarefas enfrentadas por um funcionário individual. Para resolver totalmente os problemas, é necessário que todo o pessoal esteja envolvido na preparação do sistema de KPI. Estamos falando de funcionários que trabalham em planejamento econômico, finanças e especialistas em gestão organizacional atividade laboral, a equipe dos departamentos de RH, vendas e tecnologia.

Primeiro, a organização precisa descobrir qual KPI é prioritário. Para isso, a empresa esclarece e verifica os objetivos estratégicos e operacionais. Idealmente, a formulação da meta deve ser tal que não indique claramente o componente financeiro como indicador principal. É melhor que o indicador financeiro siga a tarefa principal. Com essa abordagem, a empresa poderá se sentir confiante mesmo em tempos de crise.

É necessária uma conexão entre o objetivo e o ambiente de mercado e as mudanças no mercado. Por exemplo, uma empresa pode definir a meta de se tornar uma das TOP-3 do mercado para seus produtos ou assumir uma posição de liderança em um determinado território. Após a formulação do objetivo principal, os subobjetivos são identificados.

Depois de definir metas, você deve analisar a eficácia com que a empresa está operando atualmente e como ela resolve tarefas atuais. Ao mesmo tempo, é necessário determinar como serão calculados os salários dos funcionários.

Ao criar KPIs em uma empresa, é importante traçar um orçamento para custos de pessoal. Neste caso, é dividido por tipo de pagamento. Além disso, é preciso levar em consideração a indexação salarial e o crescimento na carreira dos especialistas.

Na fase final de desenvolvimento, são criados regulamentos, elaborados mapas de KPI, prescrita a metodologia de cálculo de cada indicador-chave e acordado o sistema com a gestão de todas as unidades independentes da empresa.

A declaração de KPI deve incluir informações sobre as metas e objetivos perseguidos pelo sistema:

• Melhorando resultados e aumentando a eficiência dos especialistas. Desenvolvimento e implementação da motivação dos colaboradores.
• Aumentando a lucratividade da empresa. Desenvolver metas e indicadores de desempenho para cada cargo nos departamentos e divisões da empresa.
• Criação de uma base de informações que lhe permitirá tomar as decisões de gestão corretas. Garantir a pronta coleta de informações e o controle do funcionamento do sistema.

Principais indicadores de desempenho e seus tipos

Os principais KPIs são:

• atrasado, refletindo o resultado do trabalho ao final do período. Estamos falando de KPIs financeiros que indicam o potencial da empresa. No entanto, tais coeficientes não podem mostrar a eficiência com que os departamentos e a organização como um todo operam;
• operacional (antecipatório), que permite gerenciar a situação durante o período do relatório, a fim de atingir seus objetivos após sua conclusão. Os indicadores de desempenho operacional ajudam a entender como está a situação na empresa e, ao mesmo tempo, demonstram Resultados financeiros avançar. Com base nos KPIs operacionais, também é possível avaliar o andamento dos processos, se os produtos são bons e o grau de satisfação dos clientes (consumidores) com eles.

Condições básicas - os indicadores devem contribuir para a implementação das metas intermediárias e finais, e todos os indicadores podem ser calculados de forma rápida e fácil. Os coeficientes podem ser diferentes - qualitativos (na forma de classificações ou pontos) e quantitativos (na forma de tempo, dinheiro, volume de produção, número de pessoas, etc.).

Exemplos de KPIs

KPI para funcionário suporte técnico. Um especialista deste perfil deve aconselhar quem é real comprador e ajudar potenciais clientes. O conjunto de KPIs neste caso é pequeno. O trabalho do colaborador é avaliado pela qualidade das consultas, em que quantidade e pela satisfação dos clientes com o atendimento.

Principais indicadores de desempenho para um gerente de vendas. O número de novos clientes não deve estar abaixo de um determinado nível, o volume de vendas não deve ser inferior ao limite estabelecido, o tamanho médio do contrato de um cliente deve estar dentro dos limites designados e a proficiência da língua inglesa em um nível ou outro .

Sistema de KPI consiste em uma série de indicadores, mas os universais são:

• Os de processo, indicando quais resultados o processo trouxe, como são processadas as solicitações dos consumidores, como novos produtos são criados e lançados no ambiente de mercado.
• Cliente: quão satisfeitos estão os clientes, como é feita a interação com os mercados de vendas, quantos compradores foram atraídos.
• Os financeiros permitem avaliar a situação económica externa de uma empresa. Estamos falando aqui do nível de rentabilidade, faturamento, valor de mercado dos produtos, fluxo financeiro.
• Os critérios de desenvolvimento mostram o quão dinamicamente a empresa está se desenvolvendo. Este é o grau de produtividade dos especialistas, o nível de rotatividade de pessoal, o custo de cada funcionário e a motivação dos funcionários.
• Indicadores do ambiente externo: como o preço flutua, qual é o nível de concorrência, o que política de preços No mercado. Estes indicadores certamente devem ser levados em consideração na criação de KPIs.

Como calcular KPI

Estágio 1. Selecionar três indicadores-chave do desempenho eficaz de um especialista:

• o número de usuários atraídos pelo site;
• número de pedidos repetidos de consumidores existentes;
• a quantidade de recomendações e avaliações positivas que surgiram após a compra de um produto ou solicitação de um serviço no site e nas redes sociais de uma organização comercial.

Etapa 2. Determinação do peso de cada indicador. O peso no valor total é igual a 1. Neste caso, a maior parcela pertence ao indicador prioritário. Como resultado:

• o número de novos clientes é atribuído a 0,5;
• número de pedidos repetidos – 0,25;
• avaliações – 0,25.

Etapa 3. Análise de dados estatísticos dos últimos seis meses para cada KPI e desenvolvimento de um plano:

Etapa 4. Cálculo de KPI. Um exemplo é apresentado nesta tabela:

Fórmula de cálculo de KPI: Índice KPI = Peso KPI * Fato/Meta

Nesse caso, o objetivo é o indicador planejado do profissional de marketing. Um fato é um resultado real.

Fica claro que o especialista não atingiu plenamente seus objetivos. No entanto, com base na pontuação global de 113,7%, é seguro dizer que o resultado real é bastante bom.

Etapa 5. Preparação de folha de pagamento.

No total, o profissional de marketing deve $ 800, dos quais $ 560 é uma parcela fixa e $ 240 é uma parcela variável. O salário integral do especialista é pago por um índice igual a 1 (ou 100%). Assim, o valor de 113,7% indica que o plano foi ultrapassado, o que significa que o feirante recebe um salário com bônus adicional.

Resultado:

560$ + 240$ + 32,88$ = 832,88$.

Se o índice KPI for inferior a 99%, o valor do bônus será reduzido.

Uma tabela como essa permite ver os problemas do trabalho de um profissional de marketing, as dificuldades que ele não consegue enfrentar. Possivelmente, resultados de desempenho insuficientemente bons podem ser causados ​​por uma estratégia incorreta para aumentar o nível de fidelização do cliente. Ao mesmo tempo, é possível que o próprio plano tenha sido inicialmente elaborado de forma analfabeta. De qualquer forma, a situação precisa ser controlada. Se as coisas não melhorarem ainda mais, reconsidere os requisitos do seu indicador de desempenho.

Se você aderir a esta política, aprenderá quais são os KPIs do processo de produção, vendas, etc. Você entenderá melhor quais indicadores devem ser calculados e o real processo de sua implementação.

O cálculo pode ser modificado tendo em conta os resultados planeados, complementados com novos valores: um indicador do número de tarefas resolvidas e não resolvidas, um sistema de multas por mau desempenho nos principais pontos do plano.

Assim, por cumprir o plano em menos de 70%, o funcionário pode não receber nenhum bônus.

Existe também o seguinte esquema de cálculo da parte do bônus do salário de um especialista que cumpriu o plano de vendas:

Implementação de KPIs na empresa

Tanto funcionários quanto consultores terceirizados podem ser responsáveis ​​pelo processo de implantação do sistema de KPI criado na empresa. Ao mesmo tempo, deve-se levar em consideração quais são as especificidades da empresa, como nela ocorrem os processos de negócio, quais metas e objetivos a empresa se propõe. É necessário que o pessoal comum compreenda como o sistema salarial mudará. Deixe claro aos colaboradores que o principal indicador será o seu nível de desempenho. Ao implementar um sistema de KPI, os especialistas devem ser treinados. Os funcionários devem compreender que a mudança é principalmente benéfica para eles. A implementação do sistema envolve o desenvolvimento de documentação especial: contratos de trabalho, mesa de pessoal, acordo coletivo e outros papéis relacionados ao pagamento das atividades dos funcionários.

Antes de introduzir um sistema de KPI, teste-o através de um projeto piloto. Pegue um ou dois departamentos e teste novos processos e formação de folha de pagamento neles. A proporção dos componentes fixos e bônus do pagamento pode ser ajustada em tempo real, levando em consideração indicadores-alvo para grupos específicos de pessoal.

Quando nova ordem testado e totalmente corrigido na empresa, você pode apresentá-lo a outros departamentos. Lembre-se que é melhor não implementar um sistema de KPI sem testar. No âmbito do projeto piloto, será possível compreender claramente quais as dificuldades que o sistema causa ao pessoal, conhecer possíveis deficiências e eliminá-las rapidamente. Todos os especialistas da empresa devem trabalhar para atingir um objetivo comum. Caso contrário, os funcionários sentirão apenas desconforto e todas as ações e aspirações serão em vão.

No processo de introdução de KPIs na empresa, certifique-se de que os indicadores podem ser ajustados caso seja necessário. Graças ao monitoramento constante dos indicadores, será possível adaptar-se oportunamente às mudanças no ambiente de mercado e editar a estratégia de trabalho. Além disso, a cada ano o modelo de geração de bônus deverá ser aprimorado, ou seja, otimizado. No âmbito da otimização, os indicadores avaliados são alterados para outros mais relevantes para determinados colaboradores e departamentos.

Quais KPIs definir para o gerente

Os KPIs de pessoal e gestão devem estar relacionados aos principais objetivos do empreendimento. Você precisa saber exatamente o que deseja alcançar após um determinado período. Você pode se esforçar para ficar à frente das empresas concorrentes e se tornar um líder em seu setor. Outra opção é que o chefe da empresa queira vender o negócio por preço favorável. O KPI para o primeiro caso é o aumento da base de clientes e do volume de vendas; para o segundo, é o aumento do capital da empresa e o alcance do valor máximo de vendas;

O principal objetivo em obrigatórioé preciso anotar e formalizar, para depois dividir em subobjetivos. Quando os especialistas completam com êxito os subobjetivos, eles se aproximam da solução da tarefa principal da empresa.

Se estamos falando de uma grande organização ou holding, é necessário o KPI do diretor para cada divisão e filial. Se o proprietário de uma grande empresa planeja comparar indicadores de desempenho Diretores Gerais, geograficamente distantes uns dos outros, é necessário o desenvolvimento de um sistema de avaliação unificado. É preciso lembrar que os KPIs fáceis de alcançar em grandes regiões nem sempre são fáceis de alcançar em regiões pequenas. Nesse sentido, o sistema pode ser formulado aproximadamente da mesma forma, mas os números dos indicadores devem ser diferentes para gestores de diferentes regiões.

Ao preparar KPIs, tente definir indicadores em quantidades ideais para que o funcionário possa acompanhar facilmente o desempenho no trabalho. Seria melhor se houvesse cinco KPIs. Ao instalar mais indicadores, o diretor pode não prestar atenção aos principais e focar nos menores.

Ao criar um sistema de KPI para gestão, uma combinação de indicadores gerais e pessoais é ideal. Os indicadores gerais são os resultados de desempenho de um departamento subordinado a um especialista. Com base em indicadores gerais, fica claro como a equipe funciona e o interesse do gestor em resolver as tarefas atribuídas. Os indicadores pessoais referem-se a metas e resultados de desempenho alcançados individualmente.

Se o sistema de KPI for criado com alta qualidade, os coeficientes mostram como cada um dos gestores trabalha, e essas informações são úteis para a empresa.

Indicadores-chave de desempenho KPI: o que são, exemplos de tais sistemas, como uma das ferramentas para aumentar a rentabilidade dos negócios, estão se tornando cada vez mais populares na esfera da informação dedicada ao empreendedorismo.

O KPI resolve o problema de transferir a avaliação do desempenho de uma empresa da esfera das avaliações subjetivas para o mundo da realidade e da objetividade, permite identificar fragilidades e gargalos de um negócio e otimizar atividades visando obter a maior rentabilidade possível.

O KPI é utilizado como parte de um sistema estratégico de Balanced Scorecard, que desempenha a tarefa de estabelecer relações de causa e efeito entre indicadores e metas, identifica fatores de influência mútua e padrões de negócios por meio da dependência de alguns resultados de desempenho de outros (sistema BSC)

O que significa KPI?

Esta abreviatura veio do inglês para o idioma russo (Key Performance Indicators), geralmente traduzido como “indicadores-chave de desempenho”. “Eficiência” na definição não corresponde ligeiramente ao significado completo da palavra “Desempenho” na ciência de gestão inglesa, onde esse conceito chegou até nós. O significado completo está descrito na norma ISO 9000:2008. Aceita 2 valores:

• eficácia, segundo a norma corresponde ao grau de alcance dos resultados planejados;
• eficiência, esse conceito determina a correlação entre os recursos despendidos e os resultados alcançados com sua utilização.

Assim, o termo KPI é melhor entendido de forma mais ampla - como “um (principal) indicador de desempenho”.

A compreensão do termo KPI nesta interpretação deixa claro que ele só pode ser utilizado para avaliar as atividades da empresa em relação ao conteúdo do objetivo, seu conteúdo. Portanto, foi o KPI que formou a base conceito moderno gestão “Gestão por objetivos”. E o próprio KPI é utilizado para monitorar a atividade empresarial dos colaboradores, divisões da empresa e o sucesso de suas atividades em geral.

Vantagens do sistema KPI

O sistema de KPI sofreu muitas mudanças desde a época de Peter Drucker e, no esforço de atender às realidades em constante mudança do mundo dos negócios, incorporou diversos conceitos de gestão que desenvolvem de forma criativa o principal deles - “Gestão por Objetivos”.

A vantagem do sistema KPI em comparação com outros que visam resolver os mesmos problemas é, em primeiro lugar, que o KPI fornece uma ligação inextricável entre componentes de negócio como plano, execução, resultados, motivação. Hoje, o KPI permite, através dos dados que gera, não só avaliar a eficácia dos colaboradores, dos departamentos e da empresa como um todo, mas também construir um mecanismo motivacional perfeito para estimular os colaboradores.

Nem todos os indicadores podem ser considerados fundamentais. Isso inclui apenas os indicadores relacionados ao objetivo do negócio e para os quais são estabelecidas metas e padrões para os colaboradores. Por exemplo, é analfabeto incluir relatórios contábeis apresentados dentro do prazo como indicadores de KPI, uma vez que não tem nada a ver diretamente com as especificidades das atividades do departamento.

Tipos de KPIs

Os KPIs são divididos em vários tipos:

• Resultado KPI – quais resultados foram alcançados e sua expressão quantitativa;
• KPI de custo – quantos recursos necessários foram utilizados;
• KPI de funcionamento - determina a implementação dos processos de negócio atuais, avalia a sua conformidade com o algoritmo de execução exigido;
• KPIs de desempenho são indicadores derivados que caracterizam a relação entre o tempo gasto para alcançar o resultado planejado e o valor do próprio resultado;
• Os KPIs de eficiência são indicadores derivados que servem para avaliar a relação entre os custos dos recursos e os resultados alcançados com a sua ajuda.

Por sua vez, os KPIs de eficiência são divididos em:

1. Atrasado isto é, aqueles que refletirão os resultados do trabalho ao longo de algum tempo;
2. Principal(outro nome é operacional) - são aqueles que permitem à gestão gerir o trabalho durante o período de relatório selecionado, destinado à obtenção de resultados específicos após o seu término.

Atrasado- isso é antes de tudo indicadores financeiros. Visam demonstrar a ligação entre o desejo da administração e a capacidade da empresa de gerar fluxos de caixa. A desvantagem é que devido ao atraso na manifestação da eficiência, não é possível descrever a eficiência da empresa como um todo e de suas divisões no momento atual.

Principais indicadores são utilizados, se necessário, para analisar o trabalho da empresa no momento, dar uma avaliação objetiva da qualidade das atividades atuais, o grau de satisfação das necessidades dos clientes, quão satisfeitos estão com a cooperação, identificar a possibilidade de aumentar fluxos de caixa para o futuro e avaliar a qualidade dos produtos.

O que seguir ao desenvolver KPIs

Ao desenvolver indicadores, as seguintes regras devem ser seguidas:

• esforçar-se para minimizar o conjunto de indicadores necessários para gerenciar o processo de negócios;
• cada indicador deve ser tal que possa ser expresso como um indicador numérico mensurável;
• o custo dos recursos que precisam ser gastos para medir o indicador não deve exceder o valor monetário do lucro resultante de sua utilização.

Algoritmo de desenvolvimento de KPI

Este trabalho é realizado em várias etapas.

• Trabalho de pré-projeto. Esta etapa consiste em:

1. obter aprovação de um gerente sênior e descobrir como interagir com ele;
2. iniciação e planejamento do projeto;
3. criação de uma equipe de projeto;
4. trabalhar na condução de pesquisas pré-projeto.

• Desenvolvimento de metodologia KPI. Nesta fase execute:

1. otimização estrutura organizacional;
2. desenvolver um modelo metodológico;
3. desenvolver um processo de gestão da empresa utilizando KPIs;
4. desenvolver regulamentos (um sistema de documentos normativos e metodológicos).

• Estágio de desenvolvimento sistema de informação KPI. Inclui:

1. desenvolvimento termos de referencia configurar o sistema de informação e sua configuração;
2. treinamento de usuário;
3. realizando operação experimental.

Ao desenvolver uma metodologia de KPI, a atenção deve estar focada em:

1. desenvolvimento de KPIs como uma estratégia de desenvolvimento holística;
2. disponibilidade de explicação dos benefícios do KPI para o pessoal;
3. identificação e registro claro dos principais fatores de sucesso corporativo;
4. criar relatórios compreensíveis para todos os níveis;
5. formas de esclarecer os KPIs para manter a sua relevância quando as condições comerciais existentes mudam;
6. desenvolvimento de coordenação e aplicação de KPIs decisivos.

• Etapa de conclusão do projeto. Colocar a metodologia do sistema KPI em uso prático.

Características de KPIs eficazes

Os principais indicadores de desempenho serão eficazes se atenderem às seguintes características:

1. Afiliação de endereço. Isso significa que cada KPI deve estar associado a um executor direto (isso pode ser algo como funcionário individual, então subdivisão estrutural), que são responsáveis ​​pelos resultados das atividades da sua área de responsabilidade;
2. Orientação correta- KPIs devem responder projetos principais desenvolvimento, objetivos estratégicos da empresa, principais processos de negócios;
3. Acessibilidade- a implementação dos KPIs deve manter um equilíbrio entre os esforços necessários para alcançá-los e a probabilidade da sua implementação, devendo estar entre 70% e 80%;
4. Abertura para ação- Os KPIs devem ser definidos de forma que haja possibilidade de intervenção nos processos para melhorá-los;
5. Fornecendo previsões- deve ser possível avaliar factores que determinam directamente os resultados planeados e têm impacto directo no valor do próprio negócio;
6. Limitação- Os KPIs devem ser orientados de tal forma que os executores se concentrem na conclusão de tarefas prioritárias e não desperdicem os seus esforços na conclusão de tarefas sem importância;
7. Facilidade de percepção- Os KPIs devem ser acessíveis à compreensão dos executores;
8. Equilíbrio e interconectividade- os principais indicadores de desempenho não devem estar na zona de conflito mútuo, devem complementar-se;
9. Iniciando mudança- As medições de KPI devem provocar mudanças positivas na empresa como uma reação em cadeia, ou seja, a implementação de alguns provoca um processo natural de melhoria de outros;
10. Fácil de medir- Os KPI devem ser deixados de forma que os utilizadores possam quantificar o progresso de forma independente;
11. Reforço- Os KPIs devem motivar os colaboradores, ou seja, ser apoiados por incentivos materiais individuais;
12. Relevância- como com o tempo a influência e a eficácia dos KPIs criados profissionalmente podem enfraquecer significativamente, eles precisam ser atualizados periodicamente;
13. Comparabilidade- Os KPIs devem proporcionar a possibilidade de comparação em tais situações, por exemplo, seria incorreto utilizar o rácio da receita média por dia para formato único pontos de venda, mas com localizações tão diferentes como um centro regional e uma pequena cidade regional;
14. Razoabilidade- cada indicador deve proporcionar a capacidade de realizar análises com base nele e carregar uma carga semântica. Como exemplo negativo de falta de sentido, pode-se citar esse indicador-chave de desempenho, que é calculado como todas as despesas de manutenção do aparato administrativo até o valor do lucro (total). Tal indicador atenderá às características acima, mas na realidade não terá sentido.

Princípios e regras gerais para implementação de KPIs

Para completar com sucesso as tarefas que o sistema pretende resolver, você deve seguir certas regras.

1. Regra "10/80/10" esta regra define o número de indicadores-chave no sistema. Afirma que uma empresa deve ter dez indicadores-chave de desempenho, não mais do que oitenta indicadores-chave de produção e dez indicadores-chave de desempenho. Essa proporção evita a sobrecarga dos gestores, bem como reduz significativamente o tempo que a gestão gasta discutindo a implementação do programa.
2. A regra de cumprimento do princípio da controlabilidade e controlabilidade. Afirma que cada departamento responsável por determinado indicador deve ser dotado dos recursos necessários para implementação e gestão, e o resultado deve ser monitorado.
3. Regra do princípio da parceria. No desenvolvimento e mesmo na implementação, deve-se levar em consideração o aspecto imperativo do estabelecimento de uma parceria eficaz entre todos os elementos do sistema, os colaboradores e uma compreensão clara da necessidade de mudança.
4. O princípio de concentrar esforços na direção principal. Este princípio estabelece a necessidade de analisar a actividade dos colaboradores de forma a identificar a possibilidade de alargar as suas competências, identificando aqueles que necessitam de formação avançada, determinando que formação os colaboradores necessitam, atribuindo-lhes a responsabilidade pelo desenvolvimento dos seus próprios KPIs, estabelecendo ligações de comunicação eficazes (ambos verticalmente e horizontalmente).
5. Princípios para integrar processos de melhoria de desempenho, relatórios e medição de desempenho.É importante reflectir e implementar sistemas de elaboração de relatórios e de avaliação que tenham como objectivo estimular ações concretas e compreensão de sua responsabilidade. Deve também ser estabelecido um calendário rigoroso para as reuniões de apresentação de relatórios.
6. O princípio da consistência entre a estratégia global e os indicadores de produção. Este princípio exige a ligação dos principais indicadores de desempenho aos actuais factores críticos de sucesso e a inclusão no Balanced Scorecard global e na estratégia da empresa.

Variabilidade das opções de seleção de KPI

KPI- são indicadores que orientam as ações dos colaboradores e são os principais indicadores com base nos quais se pode avaliar a eficácia do seu trabalho

Por exemplo, você deseja que um gerente de vendas traga algum lucro para a empresa. como ele pode fazer isto?

1. Faça um grande negócio com um cliente muito rico. Mas existem poucos clientes assim e há uma luta ativa por eles.
2. Portanto, ele deve trabalhar com uma grande variedade de clientes menores. Para conseguir esse pool de potenciais clientes, o gestor terá que fazer um grande número de ligações telefônicas, enviar propostas comerciais, fazer bom trabalho para criar links de comunicação com clientes potenciais.

Para um gestor, ao construir um sistema de indicadores, o KPI é escolha certa indicadores que influenciarão de forma mais eficaz o cumprimento da meta definida, por exemplo, o lucro da empresa.

Como o sistema KPI é construído

Anotamos os indicadores que, na sua opinião, levarão aos resultados pretendidos. Por exemplo:

• volume de vendas;
• percentual de atendimento da base de clientes;
• quantidade de mercadorias vendidas x e y;
• custo extra.

Erros ao criar KPIs

Como exemplo, podemos ver a criação de um sistema de KPI para uma empresa que produz e vende os seus próprios produtos.

Estruturalmente, tal empresa pode ser representada como composta por:

• o departamento que compra os materiais necessários;
• divisão envolvida na produção;
• divisão que fornece vendas;
• divisão financeira.

O departamento de compras está focado na redução de custos na compra de materiais. Naturalmente, para cumprir o KPI planejado, você precisa criar um sistema para receber descontos sustentáveis, bônus e assim por diante.

Para um departamento de produção, o principal KPI é a utilização dos equipamentos (deve estar acima de 80%). Por exemplo, se você produz dois tipos de produtos, precisa ter um esquema eficaz para redirecionar a operação do equipamento para que ele não fique ocioso.

Vejamos agora os erros que inevitavelmente ocorrerão se os KPIs forem implementados mecanicamente, sem levar em conta as atividades estratégicas da empresa.

Alcançar a meta do departamento de compras na forma de redução do custo dos materiais adquiridos inclui oportunidades para reduzir seu custo por meio de:

• compras em grandes quantidades, o que, no caso de excesso de materiais para a unidade produtiva, acarretará custos adicionais de armazenagem e congelamento de dinheiro em estoques;
• compras de materiais de qualidade inferior – isso pode causar falha no equipamento;
• compras com pré-pagamento - isso implica o congelamento de fundos.

O segundo erro é introduzir KPIs sem levar em conta a motivação dos funcionários. Para funcionar de forma eficaz, é necessário garantir a ligação entre os KPIs e o sistema de bónus e multas, ou seja, ao sistema de motivação material.

O terceiro erro é substituir os indicadores KPI por indicadores de resultados, por exemplo, receita, lucro, Lucro marginal. Os indicadores KPI são correlacionados com as atividades do colaborador para atingir tal resultado que deve ser cumprido especificamente hoje, amanhã, depois de amanhã, ou seja, os indicadores antecedentes descritos acima. Se considerarmos um gerente de vendas será:

• número de clientes a atender;
• quantos contratos celebrar;
• quantas ligações fazer;
• quantos clientes potenciais encontrar.

O quarto erro é a falta de um sistema de planejamento e contabilidade de KPI. Esses indicadores podem ser retirados do sistema de contabilidade operacional e do sistema de controle de pessoal gerencial. Planejar significa definir valores-alvo para um determinado período.

A utilização do sistema de KPI para fins motivacionais como um indicador que influencia um aumento no salário base deve ser feita com muito cuidado e com competência jurídica. Se esta parte variável for inserida em contrato de trabalho, então o tribunal considerará os pagamentos feitos antes de o caso ser considerado em tribunal como salários. Em caso de conflito trabalhista, o funcionário, mesmo que tenha feito mal o seu trabalho, poderá receber dinheiro adicional da empresa. Portanto, é melhor aplicar ao principal contrato de emprego contrato de produção adicional ou contrato de desempenho. que exibe a parte variável dos salários.

Para que o KPI se torne não apenas uma inovação da moda, uma espécie de marcador da gestão da empresa tentando acompanhar os tempos, mas uma ferramenta verdadeiramente eficaz para aumentar a rentabilidade da empresa, três pontos devem ser observados:

• introdução de uma norma- este é o KPI que um funcionário pode alcançar durante o trabalho normal, não é um indicador que muda dinamicamente, mas sim estático, por exemplo, para receber um salário regular, um gestor deve concluir um mínimo de 10 e um máximo de 10; quinze contratos. A norma exclui o fator acaso, bem como o fator sorte;
• introdução do conceito de propósito- é o dinheiro que um funcionário pode receber se obtiver resultados excelentes, por exemplo, com base no descrito acima, o funcionário celebrará de 15 a vinte contratos;
• introdução do conceito de “Desafio”- é o dinheiro que pode ser recebido ao atingir resultados significativamente superiores à média da empresa, por exemplo, não treze contratos celebrados por mês, mas quarenta.

Como avaliar o desempenho de um funcionário

O primeiro indicador é o resultado, ou seja, algo mensurável (metros quadrados de telhas colocadas, número de contratos celebrados, etc.).

O segundo fator pelo qual é possível avaliar as atividades dos colaboradores é o fator tempo, ou seja, a rapidez com que o processo de negócio é concluído. Por exemplo, o tempo que os serviços de TI levam para corrigir um erro em um call center. Esse tempo, independente do tipo de negócio, pode ser normalizado e inserido no KPI.

O terceiro fator é o fator de qualidade, ou seja, ausência de devoluções, reclamações, reclamações e assim por diante. Além disso, ao introduzir tal indicador de desempenho, é necessário levar em consideração que se o funcionário tiver alcançado um resultado planejado satisfatório durante um período planejado, a qualidade pode ser considerada satisfatória.

Você também pode medir a eficiência estimando a quantidade de recursos que devem ser gastos na execução de um processo de negócios.

Como desenvolver KPIs para um departamento específico, exemplos

Embora o desenvolvimento competente de coeficientes de eficiência seja um processo individual, realizado tendo em conta todas as especificidades da empresa ou produção, ainda é possível dar exemplos de desenvolvimentos típicos. Isto é especialmente aplicável a serviços com funcionalidade padrão, por exemplo, contabilidade. Abaixo estão alguns exemplos. Deve-se levar em consideração que os sistemas de KPI devidamente criados também levam em consideração o fator de carga de trabalho, se for superior a 100% - o funcionário é recompensado, e se cair abaixo de 70% - o gestor é multado por não ter conseguido fornecer funcionários com trabalho.

Você pode aprender mais sobre KPI, seu desenvolvimento, implementação e uso assistindo à gravação do webinar.

Principais indicadores de desempenho = KPI = Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) é um sistema de medição de metas definidas, que se baseia na matemática usual de cálculo do “Plano/Ato” para atingir uma meta em porcentagem. Numa determinada situação, os principais indicadores de desempenho (KPIs) definem marcos no processo de atingir objetivos de vários estágios.

Indicadores Chave de Desempenho (KPI) pode ser traduzido para o russo em diferentes fontes de diferentes maneiras, por exemplo: “indicadores-chave de desempenho”, “indicadores-chave de desempenho”, “indicadores-chave de desempenho”.

Costuma-se dizer que um indicador é um KPI se mede o cumprimento de uma meta. A tecnologia de definir, monitorar e revisar as metas de trabalho dos funcionários e dos departamentos como um todo é uma tarefa sistema moderno gerenciamento. Um dos conceitos populares de gerenciamento de KPI é chamado "Gerenciamento por objetivos".

Automação do cálculo de Indicadores Chave de Desempenho (KPI) é tarefa para soluções de nível Inteligência de Negócios (BI)

Gestão por Objetivos = MBO = Gerenciamento por objetivos é um processo de coordenação de objetivos dentro de uma organização, no qual a direção e os colaboradores da empresa, estabelecendo metas, via de regra, “de cima para baixo”, entendem a existência de uma hierarquia de objetivos dentro da empresa.

Simplificando, Gestão por Objetivos (MBO) significa que todos os gestores, desde os gestores de topo até ao nível de linha, e todos os funcionários da organização devem ter KPIs claros que garantam que os KPIs dos gestores de nível superior sejam cumpridos.

Nesse caso KPI (indicadores-chave de desempenho) são indicadores-chave de desempenho que medem o cumprimento das metas pelos funcionários em todos os níveis da organização.

Gerenciamento por objetivos– esta é principalmente a tarefa da gestão da empresa, que inclui trabalhar:

• formulando metas
• de acordo com a definição de KPI
• na comunicação de metas e KPIs aos funcionários
• para fornecer às metas os recursos necessários
• monitorar o cumprimento das metas estabelecidas

Idealmente, a meta em si, que é medida por meio de KPI, deve responder Conceitos SMART, ou seja ter:

• S – específico/Especificidade (para ser específico, para ter um resultado específico)
• M – mensurável/Mensurabilidade (para ser mensurável, para ter uma medida de realização, ou seja, KPI)
• A – alcançável/Atingibilidade (ter os recursos necessários para alcançar)
• R – relevante/Significância (para ser relevante, esta tarefa deve ser concluída agora)
• T - com limite de tempo/Limitado no tempo (ter prazo, certeza no tempo)

Aplicação da abordagem na organização Gestão por Objetivos (MBO) permite sistematizar o processo de definição de metas e avaliação de desempenho da equipe, definindo indicadores KPI pessoais por funcionários.

Na prática tudo Indicadores Chave de Desempenho (KPI) funcionário são refletidos nos chamados "Matriz de Indicadores MBO" ou outros nomes comuns: “Ficha de Avaliação de Desempenho”— (ficha otorrinolaringológica) ou simplesmente "Arquivo pessoal do funcionário".

Os resultados da implementação de KPI são usados ​​em empresas "Sistema de motivação de pessoal", por exemplo, no cálculo da parcela de bônus (bônus) dos funcionários.

Metodologia "Gerenciamento por objetivos"é ferramenta eficaz para definir e monitorar a implementação de tarefas no nível de gestão tática. Ao mesmo tempo, de acordo com os requisitos dos sistemas de gestão da qualidade na empresa (ISO 9001), as tarefas no nível de gestão tática devem ser consistentes (seguir) das tarefas definidas no nível estratégico, onde a ferramenta de gestão mais eficaz é “Balanced Scorecard” (BSS).

Balanced Scorecard = BSC = Balanced Scorecard (BSS) - uma das poderosas ferramentas de gestão estratégica, que permite formalizar os objetivos estratégicos da empresa e decompô-los ainda mais ao nível das atividades operacionais e dos principais processos de negócio. Os seguintes grupos de indicadores são geralmente identificados como níveis-chave de decomposição::

• Finanças (indicadores financeiros)
• Clientes e Produtos (números de vendas)
• Processos de negócios (indicadores de eficiência de processos)
• Pessoal (indicadores de treinamento e desenvolvimento de pessoal)

Controle em todos os níveis Balanced Scorecard (BSC) realizado através do chamado Indicador-chave de desempenho (KPI)- Indicadores Chave de Performance.

A relação de todos os KPIs em grupos é mostrada em "Mapa Estratégico BSC".

Deve-se notar que neste caso KPI são medidas do cumprimento dos objetivos estratégicos, bem como características da eficácia dos processos de negócio, e não do trabalho de cada colaborador individualmente.

No contexto dos funcionários KPI utilizado em modelos de gestão de gestão tática, por exemplo, no conceito "Gerenciamento por objetivos", do qual, via de regra, segue "Sistema de motivação de pessoal", com base na obtenção de KPIs pessoais.

Esquematicamente, tudo isso pode ser conectado assim:

Diagrama de relacionamento BSC -> MBO -> KPI -> Processos de negócios*
(Estratégia -> Metas -> Planejar/Agir -> Ações*)

Mas isso é tudo teoria...

Na prática, o cálculo do KPI se resume à seguinte lógica matemática:

Composição de KPI

KPI consiste em:

• Plano de KPI (valor de KPI planejado a ser alcançado)
• KPI de fato (valor de KPI real que foi alcançado)

Tipos de KPIs

Os KPIs são:

• Absoluto (numérico)
• Relativo (percentagens/coeficientes)

Cálculo de KPI

Fórmula de cálculo de KPI:

• KPI real/KPI do plano = Cumprimento de KPI(Fato/Plano = se o resultado for maior que o planejado - bom)
• Planejar KPI/Fato KPI = Cumprimento do KPI (Plano/Fato = se o resultado for maior que o planejado - ruim)

Exemplos de KPIs

Darei vários exemplos de indicadores-chave de desempenho em áreas de análise que são fornecidas por padrão em nosso soluções prontas de Business Intelligence (BI) .

KPIs absolutos (numéricos)

KPI de vendas:

• Volume de vendas em rublos
• Volume de vendas em unidades de medida
• Preço médio de venda
• Marcação em rublos
• Margem em rublos
• Desconto em rublos
• Número de clientes em vendas
• Número de marcas em vendas
• Número de produtos em vendas
• Número de fábricas em vendas
• Número de fornecedores em vendas
• Número de pedidos em vendas

KPIs de aquisição:

• Volume de compras em rublos
• Volume de compras em unidades de medida
• Preço médio em compras
• Número de marcas em compras
• Número de mercadorias em compras
• Número de plantas em aquisição
• Número de fornecedores em compras
• Número de pedidos em compras

KPIs de inventário:

KPI para contas a receber:

• Via de regra, KPIs absolutos não são usados

KPI para o credor:

• Via de regra, KPIs absolutos não são usados

KPIs de pagamento:

• Via de regra, KPIs absolutos não são usados

KPIs relativos (porcentagens/proporções)

KPI de vendas:

• Crescimento das vendas em rublos
• Crescimento das vendas em unidades de medida
• Marcação em porcentagem
• Margem em porcentagem
• Desconto percentual

KPIs de aquisição:

• Aumento nas compras em rublos
• Aumento de compras em unidades de medida

KPIs de inventário:

• Prazo de validade restante como porcentagem

KPI para contas a receber:

• Percentual de contas a receber vencidas (PDR/ODR,%)

KPI para o credor:

• Porcentagem de contas a pagar vencidas (PKZ/OKZ,%)

KPIs de pagamento:

• Porcentagem de pagamento do documento
• Porcentagem de distribuição de pagamento
• Margem como porcentagem sobre pagamentos
• Margem percentual conforme documentos

Este foi um exemplo KPIs naturais, que estão localizados dentro de módulos analíticos (cubos OLAP) e possuem detalhes completos para todas as dimensões (diretórios) da análise do cubo OLAP.

Também na prática existem KPIs artificiais, o cálculo do Plano de KPI e do Fato de KPI é mais complexo e muitas vezes envolve apenas um certo nível de detalhe, por exemplo, apenas para funcionários. Como regra, esses KPIs geralmente são colocados em um módulo separado, que contém análises apenas para KPIs.

Para tal, temos um módulo de nível pronto Inteligência de Negócios (BI), que é chamado de “ANÁLISE DE KPI”. Este módulo permite automatizar o cálculo de KPI Planejado/Real de qualquer complexidade.

Neste artigo, diremos o que são indicadores-chave de desempenho (KPIs) e como os KPIs são calculados. Fornecemos um algoritmo passo a passo detalhado para implementação de KPIs. Diremos como usar esse indicador para motivar a equipe. Bônus - mesa com Exemplos de KPI para o oficial de pessoal.

Neste artigo você aprenderá:

★ Motivação da equipe

O que é KPI

A decodificação de KPI significa na tradução do inglês (Key Performance Indicators) - “indicadores-chave de desempenho”. Às vezes, os KPIs são traduzidos como “indicadores-chave de desempenho”, mas essa variante é menos comum. O sistema KPI é utilizado por grandes corporações com uma rede desenvolvida de filiais e um grande quadro de funcionários.

KPI é uma ferramenta importante e eficaz para um gestor de RH que lhe permitirá:

1. Avalie o desempenho da equipe.
2. Monitorar a manutenção da eficiência durante o processo de trabalho.
3. Gerencie o fluxo de trabalho.
4. Estabeleça metas específicas para a equipe.

Explicar à gerência e aos funcionários o que é KPI em palavras simples irá ajudá-lo Alla Piskunova, diretora de RH da empresa de logística LGK:

Exemplo de indicadores-chave de desempenho (kpi)

Uma grande loja de eletrodomésticos tem 12 vendedores em sua equipe. O gerente de RH da loja avalia o desempenho dos vendedores com base nos seguintes critérios:

Critério nº 1- a relação entre o número de compradores com os quais o vendedor se comunicou e o número daqueles que posteriormente efetuaram uma compra (em percentagem);

Critério nº 2- fatura média do cliente;

Critério nº 3- porcentagem de superação do plano.

Este conjunto mínimo de critérios já permite calcular o KPI (indicadores-chave) do vendedor e avaliar a sua eficácia. O gestor de RH pode monitorar a implementação dos indicadores KPI e manter a eficiência ao longo do dia ou mês. Especialistas da revista HR Director dirão a você

Por definição, o KPI permite gerenciar o processo de trabalho e definir tarefas específicas para a equipe. Como isso acontece na prática:

No nosso exemplo, o conjunto mínimo de critérios para cálculo de KPIs. Na prática, o número médio de critérios de KPI é de 5 a 8.

Exemplos de KPIs para um especialista em gerenciamento de documentos de RH

Tipos de indicadores-chave de desempenho

Os principais indicadores de desempenho são simples e derivados.

Exemplos de KPIs simples:

• Resultado KPI (indicadores de resultados expressos quantitativa ou qualitativamente);
• KPI de custo (indicadores de quantidade de custo).

Exemplos de indicadores KPI derivados:

• KPI de desempenho - relação entre resultados e tempo gasto;
• KPI de eficiência - relação entre o resultado e os recursos gastos.

Especialistas da revista HR Director dirão a você

e entenda se você cometeu um erro ao definir KPIs para eles.

3 princípios principaisDesenvolvimento de KPIs

Princípio nº 1.Indicadores KPIdeve ser simples e facilmente mensurável.

Isto permitirá a comparação e evitará informações erradas.

Princípio nº 2. O custo da medição deve ser inferior ao benefício daImplementação de KPI.

Um procedimento muito complexo e caro para medir indicadores anulará todas as vantagens de mudar para KPIs.

Princípio nº 3. Os resultados da medição devem ser utilizados no trabalho.

Se você medir os indicadores apenas para o relatório e não tomar nenhuma medida adicional, as medições não terão sentido.

Especialistas do Sistema Personnel irão ensiná-lo com competência

Prós e contras dos KPIs

os funcionários trabalham de 20 a 30% com mais eficiência; os funcionários entendem quais tarefas executar primeiro; o funcionário ajusta o trabalho de acordo com o indicador defasado; os problemas podem ser detectados na fase de sua ocorrência; cálculo justo dos salários; sistema eficaz de motivação material.	nem todos os indicadores de desempenho podem ser medidos quantitativamente (por exemplo, na educação, na medicina); a implementação de um sistema de KPI é um procedimento caro, demorado e trabalhoso. cada indicador deve ser medido e descrito detalhadamente; A princípio, os funcionários serão hostis ao novo sistema. Levará muito tempo para explicar, convencer e treinar novamente.

Comocalcular KPI: algoritmo e exemplo

AlgoritmoCálculo de KPI

Passo 1. Selecionamos de 3 a 5 indicadores de desempenho.

Por exemplo, indicadores para um vendedor de loja online:

1. Novos clientes.
2. Compradores que fizeram um pedido repetido.
3. Recomendações positivas.

Passo 2. Determinamos o peso de cada indicador. O peso total dos indicadores é 1, e peso mais pesado- no mais importante.

1. Novos clientes - 0,5.
2. Compradores que repetiram o pedido - 0,25.
3. Recomendações positivas - 0,25.

Etapa 3. Coletamos e analisamos dados sobre indicadores selecionados ao longo do mês.

Passo 4. Calculamos o KPI usando a fórmula:

Índice KPI = Peso do indicador*Fato/Plano

Fato - resultado real

Um plano é um resultado planejado.

Etapa 5. Calculamos os salários levando em consideração o índice KPI.

Exemplo de cálculo de KPI

Este sistema de pagamento motiva os vendedores a atrair novos clientes e trabalhar com os antigos.

Utilize os materiais do Sistema de Pessoal:

Matriz de KPI do especialista em vendas

Matriz de KPI do driver de entrega

Implementação de KPIs na empresa: 7 etapas

Estágio 1. Vamos descobrir quais indicadores afetam o lucro. Determinamos quem na empresa influencia esses indicadores.

Etapa 2. Selecionamos indicadores-chave, ou seja, indicadores que têm maior impacto no lucro. Nomeamos um funcionário responsável por eles. Para cada departamento atribuímos 2 a 3 KPIs claros.

Etapa 3. Explicamos aos funcionários como o alcance dos indicadores-chave afeta os salários (motivamo-los financeiramente).

Etapa 4. Monitoramos se o colaborador consegue atingir os indicadores-alvo. Se sim, vamos direto para Etapa 6. Se não - para Etapa 5.

Etapa 5. Vamos descobrir o motivo. Se a culpa não for do funcionário, alteramos as condições. Se um funcionário não consegue lidar com a situação, nós o substituímos por outro.

Etapa 6. Ajustamos constantemente o sistema de KPI - removemos indicadores desatualizados e adicionamos novos.

Etapa 7. Ajustamos o sistema de motivação: explicamos quais parâmetros e como eles afetarão os salários.

KPIs são indicadores-chave do desempenho dos funcionários. O sistema KPI é utilizado por grandes corporações com uma rede desenvolvida de filiais.

KPI é uma ferramenta para um gestor de RH que permitirá avaliar o desempenho da equipe, gerenciar o processo de trabalho e definir metas específicas para a equipe.