Escreva um lembrete. Escrevendo uma carta lembrete
Um amigo ou parente emprestou uma quantia considerável de dinheiro. O tempo está se esgotando e o devedor parece ter esquecido suas obrigações... Não quero estragar o relacionamento nem perder meu próprio dinheiro. Como lembrar educadamente de uma dívida? Você terá que desempenhar o papel de diplomata e psicólogo!
Só calma: como lembrar de uma dívida sem briga
A atitude irresponsável do devedor é irritante. Mas seu objetivo é recuperar o dinheiro e não brigar para sempre. Portanto, siga a “regra dos três NÃO”.
- Não use agressão. Insultos, acusações, escândalos não irão acelerar o processo. Pelo contrário, a situação irá piorar. Para alguns inadimplentes, uma briga só os beneficiará - como um motivo para desaparecerem de sua vida junto com o dinheiro.
- Não se torture com culpa. Não é uma vergonha lembrar alguém do seu dever. O mutuário lhe pediu um favor, você fez uma boa ação. Mas a gentileza não deve se transformar em covardia.
- Não assedie o devedor com lembretes, ligações ou censuras diárias. A pressão psicológica é pior do que a agressão aberta. É claro que se uma pessoa não devolver o dinheiro, ela simplesmente não o possui.
Esta regra permite ao credor e ao devedor sair de uma situação desagradável mantendo a sua dignidade.
Como lembrar culturalmente do dever
A situação de dívidas não pagas exige paciência e compreensão. É importante manter um equilíbrio entre o desejo de restaurar a justiça e manter a amizade. O problema pode ser resolvido delicadamente. Os psicólogos oferecem os seguintes métodos.
- Pergunte com calma. À medida que o prazo de pagamento se aproxima, faça a um parente ou amigo uma pergunta simples, mas firme: “Quando você acha que pode me pagar de volta?”
- Reforce a importância dos retornos. Ao perguntar sobre uma dívida, acrescente um bom motivo pelo qual o pagamento em dia é importante para você. Por exemplo: “Preciso levar meu filho logo para um sanatório. Você poderia pagar a dívida até o final do mês?
- Pergunte por que a dívida foi contraída. Antes de perguntar sobre o pagamento, faça uma pergunta atenuante: “Então, como está sua nova TV, ela funciona bem?”
- Especifique prazos. Selecione uma data específica. Alguns dias antes da aproximação, reúna-se com o mutuário para conversar sobre o reembolso.
- Ofereça parcelamento. Pode acontecer que um amigo ou parente não consiga pagar a dívida integralmente. Precisamos encontrá-lo no meio do caminho e aliviar seu fardo. Diga: “Talvez você pague a dívida em partes? Que tal 3 mil por mês?
- Faça uma substituição. Ficou claro que o amigo não teria como devolver o dinheiro. Talvez ele tenha alguma propriedade valiosa? Ofereça você mesmo uma troca: “Seu avô deixou uma coleção maravilhosa de selos. Vamos, você vai me dar isso em vez da dívida? Um tom amigável e humor irão iluminar a situação.
Você precisa escolher um método de ação dependendo da personalidade do devedor e do seu relacionamento com ele.
Esta é uma carta oficial que informa a aproximação ou expiração de certas tarefas, obrigações ou eventos.
O lembrete deve certamente ser amigável e discreto: em nenhum caso se deve culpar o destinatário, pois o motivo do atraso ou da falta de pagamento, por exemplo, pode ser a situação financeira muito difícil em que se encontra.
O conteúdo da carta de lembrete depende principalmente se é a primeira, segunda ou terceira vez que você está lembrando seu parceiro de cumprir suas obrigações, caso não cumpra o prazo de pagamento das contas do Tosho. Se o cliente não responder aos seus lembretes, então, é claro, você será forçado a informá-lo de sua intenção de ir a tribunal e rescindir o contrato. Porém, mesmo neste caso, o estilo de escrita deve ser educado e contido.
Por exemplo:
. Querido!
. Deixe-me aproveitar esta oportunidade para lembrá-lo. Você, qual o prazo para pagar as contas? Seu pedido não.(data) expirou
. Vamos. Obrigado se você(data de). Você enviará a tradução. Sua dívida no valor
Desculpas por ter que incomodá-lo. você sobre isso
. Permanecemos com respeito
. Caro senhor!
. Andando. Para atender você, prorrogamos o prazo de pagamento até(data) / executamos ao mesmo tempo. Seus novos pedidos. Se você não pagar o saldo até (data) e não enviar um cheque comprovando o pagamento, seremos forçados a suspender temporariamente todas as execuções. Seus vice-locutores são ovlen.
. Nós esperamos. Sua Resposta
. Sinceramente
. Caros senhores!
. Desculpe incomodá-lo novamente. Você, mas infelizmente não recebemos nenhuma resposta aos nossos lembretes anteriores, desculpe. A sua empresa tratou os nossos pedidos de forma tão descuidada, embora nós, da nossa parte, sempre cumprimos rigorosamente os termos do contrato e cumprimos todas as suas encomendas com elevada qualidade.
. Apesar dos repetidos lembretes e Medidas tomadas,. A sua dívida não só permanece pendente, mas continua a crescer, por isso achamos necessário reportá-la. Você sobre sua intenção de rescindir e o contrato.
. É uma pena, mas não vemos outra saída para esta situação infeliz.
. Caros senhores!
. Desculpe, por favor, mas precisamos lembrá-lo novamente. Conte-nos sobre a grande dívida com a nossa empresa, que continua a crescer. Sempre tentamos entender. Você está em dificuldades financeiras, mas desta vez a dívida supera todas as anteriores e o prazo de pagamento já passou.
. Esperamos. Você entende que não podemos mais descuidar dos interesses da empresa e, portanto, somos obrigados a entrar com uma ação judicial
. É uma pena que nossa cooperação não tenha tido sucesso
Rotatividade TÍPICA
Primeira menção
1 permitirei. lembrá-lo sobre
2. Aproveitando esta oportunidade, deixe-me lembrá-lo disso. Você está endividado
3. Por favor. converta você Atenção especial em que você. Você tem uma dívida no valor
4. Gostaríamos de lembrá-lo. Para você sobre
5. Nós lembramos você. Para você que o prazo para envio de relatórios expirou (data)
6. Consideramos necessário lembrar. Você que de acordo com o contrato a comissão deve ser paga até (data)
7. Somos forçados a lembrá-lo. Você informa o prazo para pagamento das faturas referentes à impressão solicitada. Impressão de produtos passados por você (data)
8. P. A propósito, lembramos você. Você aquela remessa. Você ainda não tem mercadorias no armazém (data)
9. Seria oportuno recordar que
10. Acreditamos que este não pagamento é apenas uma omissão e esperamos que sim. Você irá eliminá-lo dentro
11. Para. Você conseguiu navegar rapidamente pela situação, nós enviamos. Você receberá cópias de faturas que já expiraram
12. Nosso departamento de contabilidade informou isso. Você não pagou várias contas em dia
13. Esperamos que este não pagamento seja apenas um erro irritante que será corrigido em um futuro próximo
14. Desculpe (estamos ofendidos) por termos que incomodá-lo. você sobre isso
Repetir lembretes
1. É muito inconveniente para nós termos que lembrá-lo novamente. Para você sobre
2. Infelizmente, temos que lembrá-lo novamente. Para você de quem ainda não recebeu. Você pagou contas
3 estamos muito chateados por termos que lembrá-lo novamente sobre a presença de várias contas ainda não pagas
4. Atraso. O seu pagamento é contrário aos nossos acordos anteriores sobre os termos de comércio. Reservamo-nos o direito de prosseguir
5. Sua relutância em cumprir rigorosamente os prazos de pagamento é uma violação dos termos do contrato
6. É uma pena, mas temos que informar. Você sobre mudanças no sistema de pagamento de pedidos, que são causadas pelo fato disso. Você não pagou os anteriores em dia
7. Nunca nos incomodaríamos. Você com esses lembretes, se. Você cumpriu suas obrigações de pagamento dentro do prazo
8. Nós lembramos você. Você que. Você concordou com o pagamento dentro do prazo determinado por nós. O atraso no pagamento nos obriga a cobrar mensalmente. Sua conta% do valor pendente
9. Desculpe, mas já precisamos lembrá-lo uma vez. Você que a dívida é muito grande (significativa)
10 consideram seu dever (consideramos necessário) lembrar novamente. Para você sobre uma dívida que expirou em (data)
11 nas últimas semanas. Três lembretes oficiais foram enviados a você sobre a dívida significativa da nossa empresa. Infelizmente, não recebemos de. nenhuma resposta sua
12. É desagradável entrarmos em contato com você novamente. A este respeito, no entanto, todos os nossos lembretes sobre a necessidade de enviar as mercadorias para a nossa empresa ainda permaneceram sem resposta
13. Continuamos novamente. Você tem um prazo para pagar a fatura
14. Pague a dívida dentro de alguns dias
15. Há meses que esperamos que nossas contas sejam pagas. Por favor, transfira o valor apropriado para nossa conta bancária até o final desta semana
16. A nossa cooperação tem sido bastante frutífera e a sua continuação só será possível se a dívida for paga até (data)
17 Já lhe escrevemos diversas vezes (repetidamente) pedindo que explicasse o porquê. Você não pagará as faturas, mas, infelizmente, não recebeu resposta
18. Você já está com meses de atraso no envio do seu relatório anual, então somos forçados
19. A sua atitude desdenhosa em relação aos nossos pedidos prejudica a nossa cooperação, que já foi frutífera
Lembrete final e aviso sobre as seguintes ações legais
Se lembretes e exigências delicados não produzirem os resultados desejados, você será forçado a recorrer à Justiça ou rescindir o contrato. Você deve informar o destinatário sobre isso, mas fazer todo o possível para que o tom e o estilo da carta finalmente o convençam de que isso é extremamente desagradável para você, mas a única saída possível para a situação 34:
1. O atraso no pagamento de suas contas é uma violação grave de contrato e somos obrigados a encaminhar esse assunto ao nosso departamento jurídico
2. Porque. Você não respondeu aos nossos repetidos lembretes, encaminhamos o assunto ao nosso advogado
3 Lamentamos informar isso devido a uma grande dívida. Seu empréstimo está temporariamente fechado
4. Infelizmente, falta de pagamento de longo prazo. Suas contas nos forçaram a encaminhar esse assunto a um advogado.
5. Devido ao fato disso. Você, apesar do nosso pedido urgente de quitação da dívida, ainda não enviou o cheque comprovativo do pagamento, somos obrigados a suspender todas as execuções. Seus pedidos
63 dada a situação são forçados a tomar medidas drásticas
7. Sua dívida superou todas as anteriores e ainda está vencida (data). Não podemos mais descuidar dos interesses da empresa e somos obrigados a entrar com uma ação judicial
8. Considerando a situação atual, somos obrigados a anunciar a nossa intenção de rescindir o contrato. Você tem um contrato
9. Atraso. Seu pagamento de contas nos obrigou a ir a tribunal. Ficamos chateados. Sua atitude descuidada em relação aos nossos pedidos
10. Não podemos esperar mais pelo pagamento. Suas contas no final da semana são obrigadas a solicitar ao nosso departamento jurídico o pagamento da dívida
11. Devido a atrasos sistemáticos e longos na entrega das mercadorias, somos obrigados a rescindir o contrato. Você tem um contrato
12. Nós avisamos você. Você sobre sua intenção de rescindir o contrato
13. Todos os nossos pedidos de reembolso. Suas dívidas foram em vão, por isso somos obrigados a entrar com uma ação judicial. Acredite, estamos muito chateados, mas agora não vemos outra saída para esta situação
14. É uma pena que a nossa cooperação não tenha tido sucesso
De acordo com a Direct Marketing Association do Reino Unido, cada £1 gasto em email marketing em 2015 gerou £38 em retorno. Quer alcançar os mesmos resultados, mas não sabe como escrever uma carta para um cliente?Então use o melhorexemplos de cartas para clientes,que coletamos para você nesta análise.
Como escrever uma carta para um cliente corretamente
Você pensa nos seus clientes o tempo todo, mas isso não é mútuo. Para chamar a atenção deles e ficar à frente de seus concorrentes, você precisa se lembrar regularmente. Os e-mails fazem isso muito bem. Segundo os autores do blog do Pipedrive, existem vários truques que podem funcionar a seu favor:
- Paciência e mais paciência. Aproxime gradualmente o seu potencial comprador do negócio, enviando-lhe regularmente .
- Concordar com a estratégia no envio de cartas aos clientes junto ao departamento de marketing, para não ser muito intrusivo e não entupir a caixa de correio do cliente com informações repetidas.
- Use um sistema CRM. Simplificará o lado técnico da comunicação com os clientes e agilizará o trabalho com correio.
Um sistema CRM é um programa conveniente que ajuda a manter registros de clientes e transações, registra todas as chamadas e também ajuda a organizar de maneira conveniente a correspondência com o cliente. Por exemplo, o programa integra-se com o serviço de correio (é possível conectar um número ilimitado de caixas de correio) e permite salvar o histórico de correspondência diretamente no cartão da contraparte. Se um novo cliente escreveu para você, você pode criar um cartão de negociação diretamente a partir da carta recebida.
Cartas aos clientes: exemplos e amostras prontas
Compilamos uma seleçãocartas comerciais para clientes,que você pode tomar como amostra. Tudo que você precisa fazer é adicionar detalhes.
1. Você está escrevendo para um cliente potencial pela primeira vez? Envie esta breve mensagem:
Assunto da carta: Talvez você seja nosso novo cliente
Olá, [Nome].
Nós [breves informações sobre a empresa].
Se isto lhe interessa, estou pronto para discutir a possibilidade de cooperação. Informe-nos a que horas seria conveniente para você ligar.
[Assinatura]
2. Conte ao seu cliente potencial sobre sua experiência bem-sucedida de cooperação com seus concorrentes:
Assunto da carta: Acompanhe seus concorrentes
Olá, [Nome].
Trabalhamos com sucesso com [concorrente de X e Y] V [campo de atividade] já [tanto tempo] e juntos alcançamos bons resultados. Familiarizado com informação detalhada você pode ler sobre eles aqui [link para caso/revisão].
Ficaremos felizes se você se juntar a nós.
[Assinatura]
3. Se você recebeu contatos de potenciais clientes em um evento de negócios, envia-oscarta de ofertatalamostra:
Assunto da carta: Mais sobre nossa empresa
Olá, [Nome].
Espero que você tenha gostado também [evento] e gostaria de agradecer seu interesse em [Nome da empresa].
Anexei informações mais detalhadas sobre nossa empresa. Terei prazer em discutir todas as suas dúvidas por telefone.
[Assinatura]
Cartas de lembrete
4. Algum tempo após o envio cartas a clientes oferecendo serviços ou informações adicionais lembre-se de você:
Assunto da carta: Há algo que você deseja discutir?
Olá, [Nome].
Espero que você tenha tido a oportunidade de ler minha carta anterior e se familiarizar mais com [Informações adicionais].
Você tem alguma dúvida ou opinião sobre minha proposta? Terei prazer em discuti-los por telefone ou pessoalmente. Quando você terá tempo para isso?
[Assinatura]
5. Se você puder mostrar a eficácia de sua proposta com números, compartilhe-os cartas para clientes da empresa. Os fatos convencem melhor.
Assunto da carta: Alguns fatos que você talvez não conheça [Nome da empresa]
Olá, [Nome].
Recentemente, enviei-lhe uma carta sobre [Nome da empresa], e acho que poderíamos ser úteis [sua empresa].
Nossos clientes estão vendo crescimento [especificar indicadores] quando usado [nome do produto e serviço]. Nós também oferecemos [falar sobre promoções] E [mencionar outras ótimas ofertas].
Se desejar saber mais detalhes, informe-nos e agendaremos negociações por telefone ou pessoalmente.
Estou ansioso pela sua resposta.
[Assinatura]
6. Ofereça aos clientes um período de teste ou amostras grátis. Os compradores estão mais dispostos a fazer um acordo se testarem o produto primeiro.
Assunto da carta: Presente para sua empresa
Olá, [Nome].
Há alguns dias, enviei-lhe informações sobre [nome do produto] e agora proponho experimentá-lo em ação.
Criei/anexei alguns logins de convidados/amostras grátis/vouchers que podem ser usados para acessar/receber [produto ou serviço]. Compartilhe-os com seus colegas. Seria interessante ouvir a opinião deles.
Terei prazer em discutir tudo com mais detalhes por telefone ou pessoalmente. Tenho certeza de que podemos realmente ser úteis para você em [campo de atividade].
[Assinatura]
7. Se você não tiver certeza de que está se correspondendo com um funcionário autorizado a negociar, peça a ele para ajudar a chegar ao tomador de decisão:
Assunto da carta: Espero que você possa me direcionar para a pessoa certa
Olá, [Nome].
Há alguns dias, enviei-lhe uma carta sobre [empresa ou produto] e agora duvido que tenha chegado ao endereço certo.
É você quem toma decisões sobre o assunto que me interessa? Caso contrário, você poderia me ajudar a entrar em contato com a pessoa certa em sua empresa?
Esperando sua resposta.
8. Utilize este texto da carta ao cliente se, após encontrá-lo, quiser saber mais sobre seus planos futuros:
Assunto da carta: Seus planos
Olá, [Nome].
Obrigado pelo seu tempo. Agora eu gostaria de saber como vocês veem uma discussão mais aprofundada do nosso assunto.
Se você ainda estiver interessado, informe-nos sobre seus planos.
Esperando sua resposta.
[Assinatura]
9. Após reunião com o cliente, lembre-o das seguintes etapas da negociação:
Assunto da carta: Plano de ação para o futuro próximo
Olá, [Nome].
Obrigado por dedicar seu tempo - a reunião de hoje foi muito produtiva. Deixe-me lembrá-lo brevemente do que faremos a seguir:
[Data de]: Eu vou te enviar [contrato/conjunto completo de documentos].
[Data de]: Você transmitirá seus comentários e desejos para mim.
[Data de]: Faremos todas as alterações finais e assinaremos o acordo.
Se você precisar discutir alguma coisa antes desta data, por favor me avise.
10. Comportalcarta ao cliente, se durante a reunião desejasse receber informações adicionais:
Assunto da carta: Informações sobre sua solicitação
Olá, [Nome].
Tivemos o prazer de nos encontrar pessoalmente com representantes de sua organização. Prometi enviar-lhe informações adicionais sobre [pergunta]- estão no arquivo anexo.
Pronto para responder a quaisquer perguntas. Sinta-se à vontade para me ligar para [número] a qualquer momento ou escrever para este endereço.
[Assinatura]
Se o cliente não entrar em contato
11. Se o cliente não atender a ligação , use o seguinteexemplo de escrita de carta:
Assunto da carta: Não foi possível entrar em contato com você
Olá, [Nome].
Eu queria discutir com você [pergunta], mas provavelmente você está ocupado. Por favor, me ligue de volta em [número] ou me avise quando for conveniente para você para que eu possa ligar.
[Assinatura]
12. Não conseguiu falar com o cliente e deixou uma mensagem de voz para ele? Complete-o com a seguinte letra:
Assunto da carta: Não consegui chegar até você
Olá, [Nome].
Recentemente liguei para você para discutir [pergunta].
[Assinatura]
13. Se um cliente persistir em não responder em todos os canais, ele pode ter muito que fazer. Use este modelo - mesmo uma pessoa muito ocupada pode encontrar alguns segundos para responder:
Assunto da carta:É necessária uma resposta curta
Olá, [Nome].
Infelizmente, não consigo entrar em contato com você de forma alguma. Presumo que você esteja muito ocupado ou não esteja mais interessado em nossos serviços.
Por favor indique a resposta apropriada em sua resposta:
- Por favor, deixe-me só!
- Muito ocupado, escreva para mim novamente em um mês, por favor.
- Eu mesmo entrarei em contato com você.
[Assinatura]
14. Se você quiser se lembrar discretamente de si mesmo, compartilhe com o cliente informações que serão úteis para ele:
Assunto da carta: Informações úteis para o seu negócio
15. Se o cliente atrasar o pagamento, lembre-o disso:
Assunto da carta: Atraso no pagamento
Olá, [Nome].
[Data de] Te enviei uma fatura por e-mail. O pagamento ainda não foi recebido, então verifique se o seu Departamento financeiro nossa conta? Se necessário, reenviarei. Espero o pagamento de você dentro de uma semana.
Obrigado pela ajuda.
[Assinatura]
Esses modelos economizarão seu tempo para realmente se comunicar com os clientes. E para obter maior efeito, automatize a criação e distribuição de templates via . agora - é grátis e leva apenas alguns minutos.
» Como criar lembretes no seu computador?
Como criar lembretes no seu computador?
Você costuma se esquecer de uma consulta ou tomar medicamentos? Usando ferramentas padrão do sistema operacional, você pode criar um “lembrete” de forma independente em seu computador. Esta função está disponível em muitos. telefones celulares e Leia este manual para saber como ativar esta função em seu computador.
Para começar, pressione o atalho do teclado Ganhar + R(Win é a tecla de atalho no Windows) e na janela que aparece, digite o comando do bloco de notas.
Depois disso clique Digitar para iniciar o Bloco de Notas e inserir o texto na janela que aparece: Caixa de mensagens“Tome seu remédio” e pressione o atalho do teclado Ctrl+S para salvar as alterações feitas.
Dê ao arquivo o seguinte nome lembrete.vbs e selecione “Documentos de texto” na lista suspensa. Por fim, clique nos botões “Salvar” e “Fechar”.
No agendador de tarefas padrão, você precisa criar um cronograma de acordo com o qual o “lembrete” será lançado. Para fazer isso, no menu “Iniciar”, selecione “Todos os Programas”\”Acessórios”\”Ferramentas do Sistema”.
As próximas etapas são diferentes para Windows XP e WindowsVista, Windows 7.
janelas XP: Clique no item “Tarefas agendadas” e depois na janela que aparece no ícone “Adicionar tarefa”. Na janela “Assistente de Agendamento de Tarefas”, clique em “Avançar” e depois em “Navegar...”, selecionando a localização do arquivo criado no passo 1: lembrete.vbs. A seguir, indique com que frequência deseja executar o “lembrete”: diariamente, semanalmente ou mensalmente. Para confirmar suas ações, clique em “Avançar”. E a seguir selecione as configurações para iniciar o “lembrete”: horário, dias da semana e data de início. Em seguida, clique em “Avançar”, especificando a senha da conta que você está usando e clique em “Avançar” e “Concluir” sucessivamente.
Windows Vista e Windows 7: Clique em “Agendador de Tarefas” e na janela seguinte em “Criar uma tarefa simples...”, e a seguir dê um nome à tarefa, por exemplo Nome: Lembrete, e a seguir clique em “Avançar”. E depois disso, especifique a frequência da tarefa: diária, semanal ou mensal e clique novamente em “Avançar”. Defina o horário de início do “lembrete” e clique em “Avançar” duas vezes. Depois disso, clique no botão “Navegar…” e selecione o arquivo criado no passo 1: lembrete.vbs. Por fim, clique em “Avançar” e “Concluir”.
Se você deseja executar um “lembrete” a cada hora ou por um determinado período de tempo, clique com o botão direito na tarefa de lembrete criada e selecione “Propriedades” no menu de contexto. Na janela que aparece, vá até a aba “Agendar” e clique em “Avançado”. Configure os parâmetros de lançamento como desejar e clique em “Ok”. Você pode criar vários agendamentos marcando a caixa de seleção “Mostrar vários agendamentos”. Ao terminar, clique em “Ok”.
Na hora marcada, uma janela com um lembrete “Tome seu remédio” (ou o que você planejou) aparecerá na tela do PC. Quando a necessidade de lembretes não for mais necessária, abra o “Agendador de Tarefas”, selecione a tarefa apropriada. e clique em “Excluir”, na janela que aparecer, confirme as ações clicando em “Sim”.
Você pode criar um lembrete no serviço online se não trabalhar constantemente no mesmo computador. Para definir um lembrete na Internet, acesse o site desse serviço, por exemplo, o portal yandex.ru oferece suporte à função de lembrete. Cadastre-se no sistema caso ainda não possua uma conta Yandex. Clique no link Calendário para criar um lembrete de evento. Clique no botão “Criar Evento” e preencha os campos. Insira o nome do evento, descrição, local e horário. Indique também o horário em que você precisa ser avisado sobre isso. Acesse as configurações do seu calendário e selecione o tipo de notificação: por e-mail ou SMS.
Se você já foi entrevistado, provavelmente conhece a primeira situação. Você pode ter verificado sua caixa de entrada várias vezes ao dia, na esperança de receber notícias relacionadas ao trabalho. Sim, o silêncio mortal neste caso é deprimente.
O segundo cenário - quando você precisa urgentemente de uma resposta para alguma pergunta, mas eles não escrevem para você - também pode enfurecer você.
Mas o pior é quando você tem que esperar por um projeto atrasado ou por notícias do seu chefe sobre um assunto crítico. Tais situações exigem uma abordagem ligeiramente diferente. Lembretes amigáveis sobre você não funcionarão mais.
Se precisar de um lembrete e uma resposta urgente a uma pergunta, use estas quatro dicas.
Não se desculpe
"Eu não gostaria de incomodar você." “Desculpe por inundar você com cartas.” "Desculpe interrompê-lo novamente."
Frases familiares? Provavelmente é aqui que você normalmente inicia seu e-mail de lembrete. Esta é uma ótima abertura para uma carta a um funcionário de RH, mas e se você estiver lembrando à pessoa que ela é obrigada a responder à sua pergunta?
Nesse caso, você não precisa mais se desculpar. Você precisa de uma resposta para continuar trabalhando e não há nada pelo que se desculpar. Você não está fazendo nada de errado.
Portanto, resista à tentação de começar sua carta com um pedido de desculpas – você não precisa de um.
Escreva de forma mais simples
Se você estiver escrevendo uma carta lembrete, significa que já entrou em contato com essa pessoa. Isso significa que suas mensagens anteriores já continham todas as informações necessárias.
É claro que o contexto não faz mal - o destinatário deve entender a essência do assunto em uma carta, para não ter que examinar toda a correspondência. Mas lembre-se: você só precisa indicar os pontos principais da questão.
Se você realmente precisa de uma resposta, tente redigir a carta da forma mais simples possível – o que significa evitar palavras desnecessárias e ir direto ao ponto.
Você não deve incluir o “Lembrete” padrão na linha de assunto do seu e-mail. É melhor escrever a essência da questão aí. Tente dividir a carta em parágrafos, use frases curtas e listas com marcadores - isso tornará mais fácil a compreensão.
O que mais? Adicione no final o prazo exato até o qual você precisa receber uma resposta - de preferência em negrito. Quanto mais fácil for a leitura da sua mensagem, maiores serão as chances de ela ser respondida e de você conseguir o que deseja.
Aqui está um exemplo de uma carta curta:
Boa tarde,
Gostaria de lembrar que ainda não tenho os gráficos de vocês para o relatório mensal. Por favor, envie:
- Gráfico de crescimento do cliente
- Cronograma de produção
Experimente outros métodos
Stills do filme "Harry Potter e a Pedra Filosofal"
Todos nós tendemos a confiar no e-mail – e por boas razões. Esta é uma maneira conveniente e fácil de se comunicar.
Mas às vezes nossa correspondência fica tão inundada que algumas cartas simplesmente se perdem. A pessoa leu sua mensagem e decidiu respondê-la mais tarde - só que “mais tarde” nunca chega.
Se você simplesmente deseja obter uma resposta (de um empregador, por exemplo), é melhor continuar confiando no e-mail. Mas se você precisar resolver o problema com urgência, é melhor sair do computador e tentar outros métodos para entrar em contato com a pessoa certa.
Ligue para ele, vá ao local de trabalho (se for seu colega) ou lembre-o de seus negócios na hora do almoço. Sim, isso pode fazer você parecer agressivo. Mas em momentos de desespero é preciso recorrer a métodos desesperados.
Descreva seus próximos passos
Se nada der certo para você, vale indicar na carta o que você fará caso não receba resposta. Acontece que nenhum método funciona e você não é atendido. E isso não significa que você tenha que desistir. Você precisa se adaptar à situação atual e seguir em frente.
Normalmente você entende que esta é a última carta de lembrete e a última chance de fazer a pessoa responder a você. Termine esta mensagem dizendo o que acontecerá se você não conseguir o que deseja.
Sim, parece um pouco ameaçador. Mas é importante transmitir a essência ao destinatário. Adicione linhas como esta no final da carta:
“Se eu não receber os cronogramas no prazo, terei que terminar o relatório sem eles e informar que nunca os recebi de vocês.”
Parece mais áspero do que você está acostumado a escrever? Claro. Mas funciona.
O silêncio mortal em resposta às suas cartas é muito irritante - mas é ainda mais irritante quando você precisa urgentemente de uma resposta, mas ainda não há resposta. Neste caso, você terá que abandonar a iguaria habitual.
Use essas dicas e suas chances de obter a resposta que você esperava aumentarão. Mas e se eles não ajudassem? Bem, pelo menos você tentou o seu melhor.
