Determinar o objetivo do projeto e sua estrutura. Tarefas e métodos de estruturação de projetos

Hoje a palavra “projeto” é ouvida com frequência na televisão e no rádio e literalmente não sai das páginas de diversas revistas e jornais. Junto com conceitos como " tecnologia da Informação", "sistema" ou "algoritmo", tornou-se firmemente estabelecido em nossa vida moderna.

Classificação

Podemos ouvir a palavra “projeto” em vários contextos. Este é um projeto televisivo ou presidencial, um projeto orçamentário ou um projeto, por exemplo, a construção de uma rodovia, etc. Todos os exemplos dados indicam que este conceito é muito amplo e é utilizado em diversas áreas da atividade humana. A atribuição a uma espécie ou outra depende da sua base. Neste sentido, os projetos são classificados por ramo de atividade e pela sua duração, complexidade, escala, etc.

Vejamos os principais. Assim, com base no ramo de atividade, os projetos podem ser organizacionais e técnicos, econômicos, sociais, etc. No entanto, na maioria das vezes eles são de tipo misto. Um exemplo disso seria um projeto envolvendo a construção de uma rodovia. Tal desenvolvimento não pode ser caracterizado apenas como técnico. O lado económico também participa ativamente aqui. Afinal, tal projeto visa resolver os problemas de desenvolvimento econômico de regiões inteiras. O mesmo pode ser dito sobre um projeto de televisão. Afinal, apesar do seu conteúdo social, permite ao canal resolver problemas económicos.

O próximo tipo de classificação do projeto é a duração do seu período. Neste sentido, destacam-se:

Desenvolvimento de curto prazo (até um ano);
- médio prazo (de um a dois anos);
- longo prazo (mais de 2 anos).

Um exemplo é um projeto internacional que examina questões de exploração de Marte. Claro, é de longo prazo, pois foi projetado para mais de uma década. E se você pegar um projeto como “Star Factory”, ele só poderá ser classificado como um projeto de curto prazo. Afinal, os autores o projetaram por apenas três meses.

Outra classificação dos projetos é baseada na sua complexidade. De acordo com esta característica, são simples, médios e complexos. Por exemplo, o nível de um projeto educacional criado por crianças em idade escolar não pode atingir o mesmo nível na escala de sua implementação que aquele que considera a exploração de Marte.

O que significa o termo “projeto”?

De um modo geral, este termo representa uma ideia nova que deve ser concretizada no processo de determinado trabalho. O resultado dessa atividade torna-se um produto (objeto) real. Além disso, pode referir-se não apenas à esfera material, mas também à esfera intelectual.

O produto final do projeto pode ser diversos serviços. Por exemplo, na concepção de instalações, educativas ou informativas e analíticas. O resultado do trabalho realizado pode ser valores materiais, edifícios, estradas, etc.

Implementação de planos

Para o surgimento de qualquer produto, será necessário não só realizar uma série de ações, mas também dotar todo o processo de sua criação com os recursos trabalhistas, materiais e financeiros necessários. Ao mesmo tempo, o sucesso do evento planeado dependerá certamente de um objetivo claramente definido. E nesta perspectiva também pode ser dada uma explicação do conceito de “projeto”. É considerado um evento direcionado com tempo e recursos limitados, focado na criação de um novo produto ou serviço exclusivo.

Para resolver com sucesso todas as tarefas atribuídas, qualquer projeto exigirá uma abordagem sistemática, que inclui:

Estrutura do projeto

Durante o período de planeamento, é importante considerar cuidadosamente todos os elementos do desenvolvimento do evento e as suas inter-relações. Afinal, todas as etapas da criação de um projeto não podem ser realizadas sem um entendimento claro da estrutura do documento. O que é ela?

A estrutura de um projeto nada mais é do que um conjunto de objetos de informação nele incluídos, que estão interligados por meio de determinadas relações. Em outras palavras, este é um tipo de modelo de informação. Afinal, é a estrutura que exibe as informações agrupadas e selecionadas. Em última análise, é ela quem conduz o projeto até o seu objetivo final.

Modelos de estrutura

A classificação da componente informativa do projeto baseia-se nos objetivos de desenvolvimento. Vejamos alguns modelos de estrutura:

1. Todas as etapas do trabalho do projeto são realizadas com o objetivo de criar um novo produto. Por exemplo, um novo modelo de PC. Para dar vida aos seus planos, é importante decidir sobre metas intermediárias. Sem alcançá-los é impossível obter o produto final. A estrutura de tal projeto deve refletir todos os seus vínculos semelhantes. Também é necessário indicar a interação entre eles e com a tarefa principal. Consequentemente, tal modelo de informação refletirá a estrutura de vários objetivos, cuja concretização nos permitirá obter um novo modelo de PC.

2. Todas as etapas do projeto visam a criação de um produto ou serviço intelectual, informativo e material. Pode ser uma nova tecnologia, uma escola renovada, etc. Para organizar adequadamente as pessoas que participarão deste evento, é importante entender claramente em quantos objetos (partes) é composto o produto pretendido. Com esta abordagem, as informações sobre todos os elementos constituintes do objeto final devem ser apresentadas na estrutura do projeto. Ao mesmo tempo, é importante fornecer um grau adequado de detalhe. Definitivamente será necessário para a conclusão bem-sucedida do trabalho. Por exemplo, há necessidade de informações sobre os componentes nova tecnologia ou sobre as instalações escolares que precisam ser reparadas. Neste caso, tal modelo refletirá a estrutura do produto.

E estes exemplos de classificação estão longe de ser exaustivos. Há uma grande variedade de estruturas de desenvolvimento que podem ser aplicadas em um caso ou outro. Tudo depende do ponto de vista do autor sobre quais devem ser as etapas do projeto em termos de conteúdo e o que devem refletir.

Para imaginar de forma mais completa a estrutura do documento que está sendo compilado, a exibição gráfica é frequentemente usada. Pode ser feito em forma de árvore ou diagrama hierárquico. Quanto ao detalhamento da estrutura, seu grau dependerá do rigor com que for especificado o desenvolvimento do projeto.

A estrutura hierárquica deve ser considerada de cima para baixo. Primeiro, é determinado o objeto principal do evento planejado. Depois disso, os elementos constituintes são separados dele. Este método é chamado de decomposição estrutural. Este termo é formado pela negação de de e da palavra latina composição, que significa “composição”. Uma técnica semelhante é usada para criar a maioria das estruturas. Tal modelo de informação permite identificar os objetivos intermediários e a composição do produto, determinar o conteúdo do trabalho, bem como todas as etapas da gestão do projeto.

O objetivo final do desenvolvimento de frameworks é buscar respostas para as seguintes questões:

- "Para que?" - neste caso, é determinado o objetivo principal do projeto.
- "O que?" - a resposta a esta pergunta permite identificar o serviço, produto ou objeto que será criado como resultado do plano.
- "Quem?" - identifica os participantes do projeto, bem como o grau de responsabilidade que lhes é atribuído.
- "Quando e como?" - ao responder a esta pergunta, fica clara a duração da obra e sua composição.
- “Como controlar?” - determina métodos para avaliar os níveis de desempenho no trabalho.

Os marcos do projeto bem desenvolvidos devem ser cuidadosamente revistos e, se necessário, sujeitos a ajustes. Então, primeiro, são desenvolvidas estruturas aproximadas. Em seguida, eles são ajustados à medida que as tarefas e objetivos do projeto são esclarecidos.

Controle e análise

Estas são as principais etapas do projeto. Seu objetivo é garantir que o plano planejado seja executado.

Como será o controle neste caso? As diversas etapas do projeto devem ser cuidadosamente verificadas e comparadas com o plano. Se forem identificadas discrepâncias, será necessário tomar medidas apropriadas. Estas incluem, por exemplo, atrair recursos adicionais ou ajustar os prazos para conclusão de alguns trabalhos.

O monitoramento do andamento do projeto deve ser realizado de forma sistemática. Isso permitirá que você tome uma decisão oportuna para eliminar os indicadores planejados e reais. Além disso, a frequência de tais ações nos permitirá prever as datas finais de conclusão do projeto com a máxima precisão.

Os resultados do controle e posterior análise são levados à conclusão pretendida.

Desenvolvimentos inovadores

Esse tipo de projeto é muito caro. É compilado durante um longo período de tempo, o que requer custos materiais significativos.
As etapas de um projeto de inovação se desenvolvem desde a ideia inicial até o lançamento do produto final. Além disso, cada uma das fases de desenvolvimento deve ser apresentada em termos de determinadas metas e objectivos.

Vale dizer que a principal característica dos projetos inovadores é a sua incerteza. Além disso, é observado em todas as etapas. E mesmo um produto que conseguiu passar com sucesso na fase de testes e foi introduzido na produção pode não ser aceito pelo mercado. Isso leva à cessação de sua liberação.

As principais etapas do projeto de inovação são as seguintes:

Formação de uma ideia (plano inovador);
- pesquisa de possibilidades;
- criação de documentação de projeto;
- execução de obras de construção e instalação;
- operação do objeto criado;
- acompanhamento dos indicadores económicos obtidos.

Projeto de investimento

A essência deste desenvolvimento reside no facto de se destinar a implementar uma determinada ideia inovadora que já se concretizou em equipamentos ou nas mais recentes tecnologias. No entanto, o contratante não dispõe de recursos financeiros suficientes para concluir o plano. E essa limitação deixa sua marca negativa na possibilidade de novas vendas do produto. Nesses casos, são elaborados projetos de investimento. São uma espécie de publicidade de uma ideia com a sua descrição. Paralelamente, é apresentada uma proposta comercial a potenciais investidores e é feita a sua avaliação. eficiência econômica. O principal objetivo de quem deve aceitar esta oferta é maximizar o lucro do seu investimento.

As etapas do projeto de investimento incluem:

Criação de um resumo do projeto;
- escrever uma descrição do autor da ideia;
- descrição da essência do projeto;
- análise mercado existente para a produção de produtos ou serviços similares;
- consideração de rotas de marketing de produtos;
- análise de mercado trabalhadores, materiais e matérias-primas;
- plano de implementação do projeto;
- indicadores financeiros desenvolvimento;
- avaliação de risco.

Projeto criativo

A humanidade está sempre preocupada em resolver vários problemas. Por exemplo, muitas vezes as pessoas pensam em criar ou projetar um produto. Em busca de uma resposta para tais perguntas, uma pessoa procura informação necessária. Às vezes ele consulta pessoas mais experientes. O resultado de todas essas ações é a seleção da melhor ideia e depois a transição para pensar em como realizar as operações necessárias. É assim que nasce um projeto criativo. Trata-se de uma espécie de trabalho final, cuja qualidade depende dos conhecimentos e competências do seu autor.

Estágios projeto criativo são como segue:

Escolhendo um tema;
- determinação dos requisitos do produto final;
- pensar em diversas opções de algo ou serviço e escolher a melhor;
- desenvolvimento de sequência de trabalho;
- seleção dos materiais e ferramentas necessários;
- organização do local de trabalho;
- testar o produto resultante;
- análise do resultado final.

Estas são as principais etapas dos projetos mais desenvolvidos.

Criar um projeto ajuda você a resolver uma tarefa importante, concentrando-se apenas nela, sem se distrair com outras coisas. Segundo a investigação, quase metade de todas as atividades humanas intencionais é realizada através da implementação de iniciativas individuais. Até um quarto do orçamento mundial é gasto neste tipo de atividade. Abrir um projeto é o espírito da época, basta saber fazer um plano e fazê-lo corretamente.

O conceito do projeto e suas características

Um projeto é um tipo de atividade consciente (um conjunto de ações coordenadas) de uma pessoa, que visa a criação de um produto único, e tem caráter único e não recorrente. O conceito de projeto envolve atingir um objetivo específico em um determinado tempo sob condições de recursos básicos limitados (tempo, financeiros, trabalhistas, materiais).

Existem várias interpretações diferentes do conceito de “projeto”; um exemplo disso pode ser visto em várias normas internacionais, incl. e em GOST russo. Porém, quase sempre seus principais sinais são os seguintes fatores:

• o início do projeto tem uma data clara;
• a conclusão é fixada por data ou resultado final final;
• ter um objetivo claramente formulado;
• singularidade do produto acabado;
• limitação de recursos básicos;
• descartabilidade.

Exemplos de planos: desenvolvimento e lançamento de um tipo de produto fundamentalmente novo em uma empresa, abertura de seu próprio negócio, construção de uma casa ou equipamento social, desenvolvimento de uma ideia para uma nova revista ou Programas, pesquisa de mercado. Todos eles, dependendo de sua escala e foco, podem ser divididos em:

• pequeno (com um único coordenador de todos os processos, número limitado de participantes intercambiáveis ​​que percorrem todo o percurso do planejamento ao encerramento, cronograma de trabalho simples) e grande (com estrutura complexa e grandes volumes de trabalho);
• curto prazo (com duração de até 2 anos, com número mínimo de contratantes e relatórios, além de ajustes), médio prazo (até 5 anos) e longo prazo (acima de 5 anos).

Separadamente, podemos nos deter nos chamados megaprojetos, que são programas direcionados desenvolvimento de indústrias e áreas inteiras da economia. Incluem um grande número de programas de menor escala que se complementam e visam resolver um problema global. Para implementá-los e estabelecer um grande número de interações entre centenas de participantes responsáveis ​​​​por processos e tipos de trabalho individuais, são atraídos os gestores de topo mais profissionais.

Tais planos podem ser sectoriais, regionais, bem como inter-regionais, intersectoriais, nacionais ou internacionais. Geralmente são de longo prazo e operam com capital de dezenas e centenas de milhões de dólares. Para evitar erros dispendiosos, apenas o desenvolvimento de seus conceitos é alocado em uma fase separada do projeto.

Classificação das iniciativas implementadas

A classificação dos projetos pode ser realizada em função dos seguintes fundamentos:

• a direção do empreendimento, sua composição e estrutura;
• a área de atividade para a qual o projeto está sendo elaborado;
• a escala da ideia e o grau de sua influência no ambiente externo, o número de participantes;
• duração da sua implementação;
• grau de complexidade do ponto de vista tecnológico, organizacional e financeiro.

Podemos dizer que a classificação dos projetos é até certo ponto arbitrária, pois cada ideia é única. No entanto, é a classificação dos tipos de projetos que ajuda a encontrar neles características semelhantes que podem fornecer uma compreensão dos padrões gerais de desenvolvimento de determinadas áreas. Os tipos de projetos mais comuns são:

• organizacional;
• econômico;
• social;
• técnico;
• misturado.

Para entender as diferenças entre eles, vale a pena observar mais de perto os tipos e modalidades de projetos.

Organizacional. Destinam-se à reforma de uma estrutura existente ou à criação de uma nova, bem como à realização de eventos individuais. Caracterizado pelos seguintes recursos:

• as datas de início e término, bem como a duração total, são especificadas com precisão;
• o objetivo está claramente formulado, mas geralmente é difícil de medir porque visa a mudança organizacional;
• os recursos são alocados à medida que ficam disponíveis;
• os custos de tais iniciativas são frequentemente revistos e ajustados em termos da sua relação custo-eficácia.

Exemplos de projetos deste tipo são a modernização de um sistema de controle de planta ou organização orçamentária, organização e realização de conferências, concertos, competições desportivas.

Econômico. O objetivo é a privatização, reorganização ou reestruturação de uma empresa, modernização das regras gerais do jogo na esfera económica (legislação fiscal ou aduaneira). Seus sinais:

• as tarefas atribuídas são frequentemente ajustadas durante o processo de trabalho;
• os prazos não podem ser definidos com precisão, pois dependem de muitos fatores externos e podem mudar independentemente da equipe que implementa o plano;
• as despesas são calculadas aproximadamente, mas são rigorosamente controladas.

Social. Seu significado é uma solução problemas sociais, melhorando a qualidade de vida de determinados grupos populacionais, pelo que dizem respeito a um grande número de pessoas. O foco das iniciativas sociais pode ser muito diferente, mas existem características que são características de todos os empreendimentos deste tipo:

• o calendário e a duração global são de natureza probabilística, uma vez que é impossível calculá-los com clareza; estas são as iniciativas mais incertas;
• Inicialmente, os objetivos podem ser gerais e bastante vagos, mas no processo de execução do trabalho e de cumprimento de determinados marcos eles são esclarecidos e especificados;
• Muitas vezes é difícil fazer uma avaliação quantitativa e qualitativa das mudanças em curso, pelo que são utilizados outros métodos para determinar a eficácia;
• o financiamento dessas iniciativas é realizado mediante disponibilidade de recursos gratuitos.

Técnico. Visa desenvolver e lançar um novo tipo de produto no mercado. Exemplos de tais planos incluem o trabalho das fábricas de automóveis e dos seus gabinetes de design relativamente à actualização regular gama de modelos produzido Veículo. Características distintivas das iniciativas técnicas:

• o objetivo desejado é formulado com precisão e ligeiramente ajustado durante o processo de trabalho;
• os prazos são definidos de forma bastante clara, não são permitidas mudanças significativas, uma vez que estão vinculadas às condições de mercado;
• todos os custos são claramente planeados de acordo com as normas e regulamentos existentes;
• as limitações às possibilidades de implementação de um plano podem ser limitadas pela capacidade de produção ou por factores externos, por exemplo, o impacto no ambiente.

Muitas vezes, em publicações empresariais ou científicas, há uma classificação de projetos ligeiramente diferente, baseada nos mesmos princípios acima. As intenções nele são divididas da seguinte forma:

• socioeconómicos, que prevêem a criação de infra-estruturas para a melhoria da qualidade de vida da população e a realização de eventos de massa de diversos tipos;
• iniciativas empresariais que envolvam a criação e introdução de novas tecnologias e produtos no mercado;
• cliente, visando atender às necessidades de um cliente externo por uma empresa específica.

Toda variedade ideias fora do padrão pode ser considerado no âmbito destas classificações, o que permite uma análise qualitativa do projeto e a compreensão das suas perspetivas.

Estruturando o plano

Para implementar um plano, sua estrutura organizacional deve ser determinada. A estrutura do projeto é sua decomposição hierárquica em partes interligadas para planejamento e controle de alta qualidade na execução dos processos. Pretende-se designar o produto final, que é o resultado de todo o plano, para quebrar todo o processo em elementos menores e conectá-los entre si.

Quanto mais corretamente for elaborada a estrutura do projeto, mais gerenciável ela será. Os principais objetivos da estruturação são:

• dividir o plano em blocos gerenciáveis ​​separados;
• delegação de responsabilidade por cada bloco entre o pessoal de acordo com a estrutura e capacidade de recursos;
• o cálculo mais preciso de materiais, tempo e custos financeiros;
• desenvolvimento de mecanismos de planeamento, controlo e reporte;
• vincular a contabilidade ao trabalho executado;
• são colocados objetivos específicos na frente de cada unidade.

Do ponto de vista organizacional, a estrutura do projeto possui três tipos principais:

• Funcional. A gestão cabe ao superior hierárquico, a quem reportam os chefes dos departamentos especializados. Ao aplicar tal modelo, há necessidade de introduzir um ou mais coordenadores, cuja função é conectar diferentes unidades funcionais entre si.
• Matriz. Para implementar uma iniciativa separada, são criados grupos temporários entre funcionários em tempo integral com pessoas responsáveis, que conduzem a ideia desde a fase de design até o final. Os líderes interagem com os membros do seu grupo horizontalmente; não há subordinação formal. Isto, quando sobreposto às relações hierárquicas tradicionais, cria uma matriz de interação. Exemplos de projetos do tipo matriz indicam que a força de tal estrutura depende em grande parte das condições em que se encontra o líder do empreendimento. Ele pode realizar esse trabalho nas horas vagas de suas funções principais, ser temporariamente dispensado delas ou liderar um grupo de especialistas especialmente criado.
• Projeto. Um gestor é responsável por cada iniciativa, gerenciando pessoal especialmente selecionado. Um exemplo de projeto com tal modelo de gestão pressupõe escala significativa, duração, alta complexidade da ideia, uso de novas tecnologias e mudanças nas condições de implementação.

A estruturação das tarefas pode ocorrer de cima para baixo (do geral para o específico) ou na ordem inversa. Métodos como árvore de decisões, objetivos ou trabalho, modelo de rede, matriz de responsabilidade, estrutura de valor, despesas ou recursos podem ser tomados como modelo.

A introdução de métodos de trabalho para iniciativas individuais únicas permite abrir novos horizontes, motivar os colaboradores, mudar abordagens estabelecidas de gestão empresarial, utilizar métodos inovadores e abordar racionalmente a utilização dos recursos. Esta abordagem permite responder de forma flexível e rápida às necessidades do mercado e satisfazer a procura emergente. Hoje, esse método de gestão prevalece no exterior e é ativamente promovido na Rússia.

Estrutura do projeto.

As estruturas do projeto são decomposições hierárquicas do projeto em partes componentes (elementos, módulos) necessárias e suficientes para a implementação eficaz do processo de gerenciamento de projetos no interesse de seus diversos participantes.
Compreender o projeto como um objeto (informacional) estruturado, sujeito a julgamentos lógicos e regras formais, é a base métodos profissionais gerenciamento de projetos. Para identificar e compreender os objetivos, composição e conteúdo do projeto, organizar o planejamento e controlar os processos de implementação do projeto, é necessário determinar e construir a estrutura do trabalho do projeto por meio de métodos de decomposição.
Estrutura analítica do trabalho do projeto(EAP) é uma concretização gráfica do projeto e é um conjunto de elementos do projeto inter-relacionados com vários graus de detalhe.
Uma estrutura analítica do projeto é uma ferramenta central para identificar o trabalho a ser executado em um projeto. A descrição do trabalho (pacotes de trabalho) deve incluir: o conteúdo do trabalho, os resultados esperados, a capacidade de medir e avaliar o grau de sua implementação. Existem dois tipos de SDR mais comumente usados:
Decomposição de acordo com o princípio funcional(produto do projeto e seus componentes). Abaixo, como exemplo, está a decomposição de um projeto de integração de sistemas. O principal produto do projeto é Sistema de informação, que inclui produtos intermediários: rede local, estações de trabalho e servidores, SGBD, software de sistema e aplicativo.
Decomposição de acordo com o princípio cronológico(ciclo de vida do projeto).
Ao gerenciar um projeto ao longo de seu ciclo de vida, são utilizados outros modelos estruturais de projetos, muitos dos quais baseados na EAP. Os mais significativos deles são:
Árvore de metas e resultados- o primeiro modelo estrutural de decomposição do objetivo do projeto nas suas partes componentes em termos de desenvolvimento. A árvore de metas pode ser construída de acordo com a estrutura do projeto. No topo da árvore, uma meta comum (geral) é definida; nas camadas subsequentes dos ramos, as metas decompostas do nível correspondente são localizadas em uma subordinação hierárquica, até as metas do nível correspondente. nível mais baixo, correspondendo às atividades e ações elementares do projeto.
Árvore de tarefas- desenvolvimento de um modelo estrutural do projeto para decompor as tarefas do projeto em partes componentes. A composição das tarefas do projeto é determinada a partir dos objetivos do projeto, do resultado final e do estado pré-projeto do componente temático do projeto - um produto, função comercial ou serviço. A abordagem sistemática para definir os objetivos do projeto é semelhante à abordagem para definir metas usando tecnologias de decomposição hierárquica na forma de uma árvore. No topo da “árvore” está a supertarefa do projeto, na base estão as tarefas elementares (trabalho, atividades) do nível inferior. Tais técnicas - dividir o projeto em tarefas menores - permitem apresentá-lo na forma de componentes completamente gerenciáveis.
Uma das principais tarefas da EAP é determinar e verificar o que está incluído ou não no escopo do projeto, ou seja, fixação dos limites do projeto.
Quanto mais detalhadas as tarefas de nível inferior forem refletidas na EAP, maior será a transparência do projeto. Elaborada detalhadamente e transferida para execução real, a EAP é ferramenta eficaz sobre gerenciamento de projetos. Ao mesmo tempo, gestores experientes Atenção especial atentar para o registro de atividades que transferem os resultados da tarefa (tarefas) anterior para o input da próxima (subsequente), o que é realizado por meio de marcos que fixam as condições de transferência de resultados, alcance das metas atuais e dos documentos necessários para isso caso. Uma definição clara e sistemática de marcos na EAP garante feedback de alta qualidade na gestão do projeto e no controle de sua implementação, uma vez que a parte principal dos marcos contém requisitos para relatórios sobre o status das tarefas. Esta técnica permite levar em conta efetivamente os desvios dos parâmetros planejados das tarefas e gerenciar as alterações do projeto.

Modelo estrutural do projeto por fases do ciclo de vida
Abordagens básicas para construir um modelo estrutural de um projeto:
Um modelo estrutural de uma organização de projeto (ou escritório de projeto), representando uma decomposição hierárquica da estrutura organizacional e de produção do projeto.
Uma matriz de responsabilidade e distribuição do trabalho entre os executores, que é construída com base em modelos estruturais de trabalho de projeto e organização de projetos.
Um modelo de rede de projeto, ou um sistema hierárquico de modelos de rede de projeto, com um determinado nível de detalhamento de trabalho que atende aos requisitos dos diversos níveis de gestão e participantes do projeto, que é construído com base em uma EAP, uma árvore de objetivos, uma estrutura de organização do projeto e uma matriz de responsabilidades.
Árvore de recursos – uma decomposição estrutural dos recursos necessários para concluir o projeto.
A árvore de custos é uma decomposição estrutural dos indicadores de custos do projeto, construída com base na EAP, na árvore de recursos e nos dados de custo dos elementos do projeto.
Decomposição estrutural de contratos de trabalho de projeto.
Árvore de distribuição de riscos do projeto.
Com base na composição várias estruturas Com base nos modelos de dados e informação, é possível construir outros modelos estruturais composicionais adicionais necessários à resolução dos problemas de gestão de projetos pelos seus diversos participantes.
A estrutura adotada do projeto com a hierarquia de elementos estáveis ​​nela destacada constitui a base da linguagem de informação do projeto, na qual todos os participantes do projeto se comunicam e a documentação é realizada. Portanto, a estrutura adotada, e somente ela, deverá ser utilizada durante todo o ciclo de vida do projeto, embora a própria estrutura possa sofrer alterações no decorrer do projeto. Neste caso, as alterações relacionadas devem ser feitas em toda a documentação do projeto.

Material de origem: Abdikeev N.M. Gestão de informações. Livro didático. Editora: Infra-M. 2010, - 400 rublos.

| O projeto e as principais etapas do seu desenvolvimento

Lição 59
O projeto e as principais etapas do seu desenvolvimento

Depois de estudar este tópico, você aprenderá:

O que é um projeto;
- que tipos de projetos existem;
- principais etapas de desenvolvimento do projeto e sua finalidade;
- o que é decomposição estrutural
- e como ele é usado ao trabalhar em um projeto.

O que é um projeto?

O uso da palavra “projeto” junto com palavras e frases como “algoritmo”, “sistema”, “tecnologia da informação”, etc., tornou-se um sinal da vida moderna. Essa palavra é constantemente ouvida no rádio e na televisão e não sai das páginas dos jornais e revistas.

Por exemplo, você pode ter ouvido a palavra “projeto” neste contexto:

♦ projeto de construção da rodovia Moscou - São Petersburgo;
♦ projeto suporte social cidadãos de baixa renda;
♦ projeto presidencial de reorganização da vertical do poder;
♦ projeto televisivo (“O Último Herói”, “Artista do Povo”);
♦ projecto de orçamento.

Dos exemplos listados podemos concluir que existem diferentes tipos de projetos. A definição do tipo depende da base na qual os projetos são classificados. Tal base pode ser o ramo de atividade das pessoas, a duração do projeto, a complexidade, a escala (significância e quantidade de recursos de mão de obra empregados), etc.

Por ramo de atividade, os projetos são divididos em organizacionais, técnicos, sociais, econômicos, etc. (Fig. 6.1). Na maioria das vezes, o projeto é do tipo misto. Por exemplo, um projeto de construção de uma rodovia não é apenas técnico, mas também econômico, pois resolve os problemas de desenvolvimento econômico de regiões inteiras. Um projecto televisivo pode ser social em conteúdo e ao mesmo tempo económico, uma vez que resolve os problemas económicos do canal.

Arroz. 6.1. Tipos de projetos por área de atuação

De acordo com a duração do período de implementação, os projetos podem ser de curto prazo - até um ano, médio prazo - de um ano a dois anos e longo prazo - mais de dois anos (Fig. 6.2). Por exemplo, o projeto internacional de exploração de Marte é de longo prazo, durará décadas, e o projeto “Star Factory” é de curto prazo, pois está projetado para apenas três meses.

Arroz. 6.2. Tipos de projetos por duração

Com base na complexidade e escala, distinguem-se projetos simples, médios e complexos (Fig. 6.3). Por exemplo, a complexidade e a escala do projecto educativo desenvolvido pelas crianças em idade escolar, mesmo que seja internacional, como o projecto “Europa na Escola”, é incomensurável com a escala do projecto internacional de exploração de Marte.

Arroz. 6.3. Tipos de projetos por complexidade e escala

O que significa a palavra “projeto”?

No sentido mais geral, um projeto é uma espécie de nova ideia, que como resultado certas atividades ganha vida na forma de um produto (objeto) real, material ou intelectual. O produto pode ser vários tipos de serviços, por exemplo, serviços de decoração e design de instalações, serviços de informação e analíticos, serviços educacionais. Para que qualquer produto apareça é necessário realizar determinadas ações, bem como dotar todo o processo de sua criação com os recursos necessários: monetários, materiais, trabalhistas.

É importante ressaltar que para que um projeto seja bem-sucedido é necessário um objetivo claro.

Um projeto é um evento proposital, com tempo e recursos limitados, que visa criar um produto ou serviço exclusivo.

Uma abordagem sistemática às atividades do projeto permite:

♦ estabelecer metas e garantir a sua implementação;
♦ tomar as decisões certas para Gerenciamento efetivo qualquer processo;
♦ organizar as atividades corretamente;
♦ prever resultados de trabalho.

Principais etapas do desenvolvimento do projeto

Conceito de projeto

A primeira etapa no caminho para a criação de um novo produto é sempre a geração e compreensão de uma ideia. O sucesso de sua implementação dependerá do cuidado com que a ideia do projeto for pensada. A ideia de um projeto pode surgir tanto de uma pessoa quanto de um grupo de pessoas cujas atividades ocorrem em um determinado ambiente social. Um projeto, tal como a sua ideia, também surge e existe num ambiente apropriado, num determinado ambiente.

Ao desenvolver um projeto, é necessário levar em consideração as características de um ambiente social específico: política, economia, leis, ecologia e outros fatores que o influenciam.

Portanto, ao decidir iniciar um projeto, é necessário entender se a implementação do plano é possível neste ambiente específico. Se a resposta a esta pergunta for positiva, você poderá começar a desenvolver o projeto. Existem duas etapas importantes neste caminho:

♦ planejamento de atividades;
♦ controle e análise de resultados.

Planejamento

Qualquer trabalho, por mais difícil que pareça, pode ser concluído com sucesso e dentro do prazo se você primeiro desenvolver um plano para sua implementação. Esta afirmação também é verdadeira para um projeto, que é um conjunto de obras de complexidade variada. Nesta fase, é preciso pensar bem qual trabalho será executado e quais recursos serão necessários para isso: trabalhistas, financeiros, materiais.

Ao planejar as atividades do projeto, é necessário pensar em sua estrutura: em que elementos ele consiste e como eles se relacionam.

A estrutura de um projeto é um conjunto de objetos de informação que o compõem, interligados por determinadas relações.

Assim, a estrutura nada mais é do que um modelo de informação, pois apresenta informações especialmente selecionadas e agrupadas. A seleção e apresentação da informação é efetuada de acordo com a finalidade declarada. Ao observar um projeto de diferentes pontos de vista, você pode obter diferentes modelos (estruturas) de informação.

Vejamos alguns objetivos que as estruturas correspondentes devem exibir.

1. Como resultado do projeto, seu objetivo principal deve ser alcançado - a criação de um novo produto, por exemplo, um novo modelo de computador. Para que esse objetivo se concretize, é necessário entender quais objetivos intermediários devem ser alcançados. Uma estrutura de projeto apropriada deve refletir todos os objetivos intermediários identificados, suas relações entre si e com o objetivo principal. Isso significa que o objetivo da criação de tal modelo de informação é apresentar a estrutura dos objetivos do projeto.

2. Como resultado do projeto, deverá ser criado um produto (material, informativo, intelectual) ou serviço, por exemplo, um novo modelo de computador, uma nova tecnologia, uma escola reformada, etc. pessoas que participam do projeto, você precisa entender em que partes (objetos) consiste este produto? Deste ponto de vista, a estrutura do projeto deve apresentar informações sobre os elementos constituintes daquele produto, com o grau de detalhamento necessário para a conclusão bem-sucedida do projeto. Por exemplo, você precisa ter uma boa ideia de em que consiste um computador, o que está incluído em uma nova tecnologia, o que precisa ser consertado na escola, etc. exibir a estrutura do produto.

É importante notar que as estruturas do projeto são modelos de informação diferentes do projeto. Pode haver muitas estruturas e depende de quais pontos de vista do projeto (objetivo) você deseja exibir com essas estruturas.

Para uma representação mais visual da estrutura do projeto, em muitos casos é utilizada uma imagem gráfica. A maioria das estruturas pode ser representada na forma de um diagrama hierárquico ou árvore (Fig. 6.4).

O grau de detalhamento da estrutura depende da precisão especificada do projeto.

A criação de estruturas hierárquicas de projetos é feita de cima para baixo. Primeiro, o objeto principal de uma determinada estrutura é determinado e, em seguida, inicia-se o processo de identificação de seus objetos constituintes. Este método de dividir o objeto principal em componentes é chamado de decomposição estrutural (da negação de de e da copposição latina - composição). Isso é feito no desenvolvimento da maioria das estruturas do projeto: para identificar os objetivos intermediários e a composição do produto, determinar o conteúdo do trabalho do projeto e organizar o controle sobre a implementação do projeto.

Arroz. 6.4. Visão geral da estrutura hierárquica

O objetivo final do desenvolvimento de modelos de informação na forma de estruturas é o desejo de obter respostas às questões necessárias para o sucesso da implementação do projeto:

♦ Por quê? - o objetivo do projeto é determinado;
♦ O quê? - é determinado o objeto, produto ou serviço criado no projeto;
♦ Quem? - são determinados os participantes do projeto e o grau de sua responsabilidade;
♦ Como e quando? - é determinada a composição e duração do trabalho no projeto;
♦ Como controlar? - são determinados métodos de avaliação do grau de conclusão do trabalho.

Deve-se entender que a criação de estruturas de projetos é um processo iterativo (do latim iteratio - repetição). Primeiro, são desenvolvidas estruturas aproximadas. Depois, à medida que as metas e objetivos do projeto são esclarecidos, essas estruturas são gradualmente ajustadas. Mesmo que a decisão de iniciar o projecto já tenha sido tomada, são aceitáveis ​​ajustes contínuos em qualquer estrutura, dependendo da situação actual. Assim, os diagramas estruturais podem ser alterados e melhorados muitas vezes à medida que o projeto avança.

Controle e análise

O principal objetivo da fase de controle e análise das atividades do projeto é garantir a implementação do plano.

O acompanhamento da implementação do projeto consiste em apurar os resultados nas etapas selecionadas, que são posteriormente comparados com o plano. Se, como resultado da comparação, forem identificadas discrepâncias, são delineadas medidas para eliminá-las. Tais medidas podem incluir, por exemplo, a captação de recursos adicionais ou a alteração dos prazos de conclusão de algumas obras.

O monitoramento do projeto deve ser realizado periodicamente. É importante tomar uma decisão oportuna para eliminar quaisquer discrepâncias entre os indicadores reais e planejados. Além disso, com o monitoramento periódico é possível prever com maior precisão o real timing do projeto.

Os resultados do monitoramento e análise devem ser levados ao conhecimento dos responsáveis ​​pelo projeto.

Perguntas e tarefas do teste

Tarefas

1. Cite várias frases da vida moderna que contenham a palavra “projeto”.

2. Dê exemplos de projetos dos seguintes tipos: técnicos, sociais, ambientais, educacionais, econômicos.

3. Dê exemplos de projetos simples e complexos.

4. Dê exemplos de projetos de curto e longo prazo.

5. Dê exemplos de diferentes ideias que poderiam ser traduzidas num projeto.

Perguntas de controle

1. O que é um projeto?

2. Qual é o principal em qualquer projeto?

3. Quais bases de classificação de projetos você conhece?

4. Que tipos de projetos você conhece?

5. Que tipo de projeto pode ser atribuído à transformação de São Petersburgo em centro turístico do Noroeste?

6. De que tipo (em termos de actividade humana) é o projecto de construção de uma ponte sobre o rio ligando duas áreas?

7. Que tipo de projeto pode ser considerado para melhorar o padrão de vida dos russos?

8. Que tipo de projeto pode ser classificado como estudo do estado ecológico de pequenos rios da sua região?

9. Cite as principais etapas do desenvolvimento do projeto.

10. Qual é o objetivo da fase de planejamento do projeto?

11. O que é uma estrutura de projeto e para que serve?

12. O que significa a palavra “decomposição”?

13. Por que cada estrutura de projeto é um modelo de informação?

14. Qual é a essência da etapa de controle e análise?

Quando o projeto começa após o início bem-sucedido, o estatuto é aprovado e assinado, os objetivos e limites da tarefa do projeto são estabelecidos, chega a virada de uma nova etapa no âmbito dos processos de planejamento. A estrutura do projeto é desenvolvida como um determinado conjunto de documentos que definem a imagem integral do sistema de gestão. Normalmente a primeira coisa que vem à mente é a estrutura organizacional. Isso está correto, mas o aspecto organizacional não reflete totalmente a essência da estruturação das atividades do projeto.

Metodologia de estruturação de projetos

O que são estruturas? Por que eles são necessários no gerenciamento e especificamente no gerenciamento de projetos? O principal princípio da gestão é uma abordagem sistemática, ou seja, o objeto gerenciado é considerado um sistema ou um determinado conjunto de elementos interligados. Isto se aplica plenamente ao gerenciamento de projetos, onde o objeto é único, gerenciado sob restrições, mas com objetivos específicos. Portanto, para apresentar um projeto como objeto de gestão sistêmica é necessário desmembrá-lo em componentes ou, em outras palavras, decompor e estruturá-lo. A questão toda é como fazer isso corretamente?

A definição filosófica de estrutura está mais próxima da definição gerencial. É entendido como um conjunto hierárquico de relações entre partes de um objeto inteiro. Se avaliarmos a gestão de forma direta, então sua essência reside unicamente na definição de tarefas. Vamos imaginar que a direção da empresa encontrou um candidato a gerente de projetos e lhe atribuiu a tarefa de atingir o resultado de um evento de investimento dentro do prazo. Mas como você pode estabelecer e ter certeza de que o recurso responsável, na pessoa do PM, irá lidar com a situação? É muito simples – submeter o projeto à estruturação.

Paradoxalmente, este procedimento por si só aumenta enormemente as chances de sucesso de um projeto de investimento. Tendo em conta este fenómeno, são formulados princípios e objectivos método estrutural. As principais tarefas são estruturar a dinâmica das etapas do projeto, responsabilidade e produto. Neste caso, o produto do projeto de investimento estrutura-se como parâmetro técnico, tecnológico e do sistema financeiro e económico. A seguir, apresentamos a sua atenção os princípios básicos da estruturação de projetos.

1. Princípios de decomposição. A metodologia e os princípios correspondentes são desenvolvidos em um artigo sobre o tema dedicado.
2. O princípio da prioridade do objeto de controle sobre o sujeito. O objeto determina o conteúdo do elemento estrutural, não o sujeito. Por exemplo, não importa em que departamento é realizado o trabalho do projeto, desde que o resultado seja de alta qualidade e entregue no prazo.
3. O princípio da adaptabilidade às mudanças no ambiente externo.
4. O princípio da autonomia e integridade dos elementos estruturais.

O diagrama abaixo mostra métodos para formar diversas estruturas que são aplicadas de forma consistente na fase de planejamento de um projeto de investimento.

Ferramentas metodológicas básicas para estruturação de projetos

Algoritmo para aplicação de modelos de estruturação

Quase todos os elementos do diagrama apresentado no final da seção anterior do nosso site são dedicados ou planejados em um artigo separado. Prestaremos atenção à estrutura organizacional neste material. Mas antes disso, vejamos a sequência típica de utilização de ferramentas estruturantes em processos de planejamento.

1. Um dos resultados do planejamento de metas e limites do projeto é uma árvore de metas. Nesta hierarquia, são formados os resultados desejados de vários níveis de aninhamento. A conexão entre os objetivos de nível superior e os de nível inferior é construída logicamente em um nível qualitativo.
2. Determinando a profundidade dos detalhes. Nem todos os métodos de estruturação são necessários em todos os projetos. Depende dos objetivos, escala e complexidade do problema de investimento a ser resolvido.
3. A árvore de metas é especificada no nível de outra hierarquia - a árvore de tarefas. Estas ferramentas de gestão diferem dos objetivos por serem categorias de gestão baseadas em critérios, estritamente definidas ao nível de “tarefa - não tarefa”. Só a presença e o cumprimento formal de critérios, dos quais o principal é um resultado digitalizado e inequivocamente compreendido, permite-nos construir uma decomposição especial. Nele, os resultados das tarefas de nível inferior levam automaticamente ao resultado de uma tarefa de nível superior.
4. Com base na árvore de tarefas, é construída uma estrutura hierárquica de trabalho e, se necessário, modelos de rede. Se metas e objetivos são categorias estáticas, sejam eles adequados para compreender se foram alcançados ou não, então o trabalho é uma categoria dinâmica.
5. Construção diagramas de blocos. Em primeiro lugar, é analisada a estrutura dos processos do projeto e as etapas do seu ciclo de vida. Como resultado, um documento é formado - um plano de marcos. Em seguida é realizada uma análise organizacional e construída a estrutura organizacional do projeto. A seguir é realizada uma análise dos produtos do projeto, levando em consideração a estrutura dos recursos por eles consumidos. Por fim, é realizada uma análise da arquitetura orçamentária e do sistema contábil do projeto. Como resultado, surge uma estrutura orçamentária com blocos dedicados de receitas e despesas, entradas e saídas de recursos orçamentários e um balanço patrimonial.
6. Elaboração de uma estrutura consolidada de projetos, incluindo estruturas organizacionais, de processos e financeiras.
7. Desenvolvimento de uma matriz de distribuição de responsabilidades e de um plano diretor.
8. Estruturação de contratos externos e distribuição de riscos.

Opções de estrutura organizacional

Usando métodos de estruturação, devemos distinguir a estrutura organizacional de um projeto da estrutura de uma empresa. É claro que a estrutura do projeto está integrada, de uma forma ou de outra, na estrutura organizacional da empresa-mãe, embora seja possível que uma forma jurídica ou entidade separada seja criada para o projeto. atividade econômica. Ao mesmo tempo, do ponto de vista da gestão, se a controladora participar sozinha do evento, a subsidiária pode ser considerada sua divisão interna.

Existem tipos de conexões verticais, horizontais e diagonais entre cargos seniores e seus subordinados. Conexões horizontais e diagonais começaram a complementar a arquitetura nas últimas décadas gerenciamento de projetos inovações. Surgiram métodos que permitem e até prescrevem um tipo de estruturação horizontal ou mista. Os princípios de estrutura devem, em alguns casos, levar em conta o sistema de relações entre os participantes do evento. Deste ponto de vista, são de interesse os padrões de interação entre a estrutura do projeto e as estruturas organizacionais das empresas-mãe participantes. Dentre esses tipos de esquemas a seguir, consideraremos as seguintes estruturas organizacionais:

• dedicada;
• construídas em;
• tipo de projeto;
• dual;
• complexo.

Estrutura organizacional dedicada para gerenciamento de projetos

Estrutura organizacional de um projeto inserido em uma estrutura corporativa

Estrutura organizacional de uma empresa do tipo projeto

Estrutura organizacional dupla de gerenciamento de projetos

Um exemplo de estrutura organizacional complexa de gerenciamento de projetos

Do ponto de vista da estrutura organizacional interna, as estruturas são divididas em modo funcional-administrativo e modo projeto-alvo. Os primeiros estão focados na construção vertical da estrutura, e os segundos – na horizontal. Os princípios da abordagem funcional-administrativa são considerados clássicos. O papel do gestor funcional coincide com o papel do coordenador do projeto. A abordagem do projeto pode vir em vários formatos.

1. Organização puramente de gerenciamento de projetos. É mais típico do tipo de negócio de projeto na área de construção de capital, consultoria, desenvolvimento de TI, etc.
2. Organização matricial do gerenciamento de projetos. Com base na relação entre os poderes do PM e dos gestores funcionais, distingue-se uma matriz fraca, equilibrada ou forte.
3. Uma abordagem funcional da organização com um projeto destacado na estrutura.

Um exemplo de abordagem de projeto para a estrutura organizacional de uma empresa

Um exemplo de abordagem matricial para um modelo organizacional

Estrutura organizacional funcional da empresa com projeto dedicado

Vimos na série anterior de diagramas que a variabilidade das estruturas organizacionais que incluem elementos de uma organização de projeto é diversa. Abaixo estão exemplos de uma abordagem funcional para organizar a estrutura de uma empresa e uma abordagem funcional com alocação de equipes. Uma série de estruturas raras da organização de design foram negligenciadas.

Abordagem funcional para estruturar o gerenciamento de projetos

Um exemplo de abordagem funcional com alocação de equipes de projeto

Escolhendo uma Estrutura Organizacional

Os principais métodos de organização de projetos utilizam três abordagens estruturais básicas: funcional, de projeto e matricial. Todas as outras opções estão associadas a diversas formas de combinar esses métodos ou são construídas em conjunto com as empresas-mãe participantes do projeto. A seguir apresentamos a sua atenção uma matriz de distribuição da organização do projeto por nível e conteúdo de estruturação. Leva em consideração não só o tipo de ligações, mas também o tipo de estrutura (mecanística ou orgânica).

Matriz de tipos de organização estrutural dos projetos

A abordagem funcional é boa para projetos padrão tendo repetibilidade suficiente. Também é adequado para projetos não prioritários executados em segundo plano, quando nem sempre são alocados orçamentos motivacionais. Nestes casos, a gestão engana-se um pouco, “escondendo” o orçamento no fundo de pagamentos do departamento, mas a execução sai mais barata. Além disso, a campanha não dá origem a conflitos de poder desnecessários. Porém, entre as desvantagens podemos notar:

• baixo nível de coordenação e prioridades;
• baixa eficiência dos recursos executivos;
• resolver problemas após o fato;
• longos canais de comunicação através da alta administração.

Numa abordagem matricial, os executores não estão reservados para nenhum projeto. Eles são redistribuídos de forma flexível entre diferentes empregos. O empreiteiro pode trabalhar simultaneamente em 2 ou até 3 projetos, executando a obra por sua vez. Ao mesmo tempo, ele pode estar subordinado ao seu gerente funcional e reportar-lhe vários cargos. O esquema não é isento de falhas; a subordinação a vários gestores complica a organização. Alto potencial para conflitos de interesse. A saída é possível para mais alto nível formalização, mas não vi precedentes para o sucesso deste modelo.

A abordagem de separar o projeto da estrutura funcional geral faz sentido para ser implementada em projetos complexos, grandes e importantes. Esta é uma opção cara, mas se o resultado for significativo, a questão do preço fica em segundo plano. O gerente de projeto nesta abordagem tem poder direto, vê toda a tarefa e pode responder rapidamente às dificuldades. O projeto tem a melhor chance de ser concluído no prazo. Os princípios para a escolha de uma estrutura organizacional com a integração de uma abordagem de projeto são apresentados em forma de tabela a seguir.

Princípios para escolher uma estrutura organizacional incluindo um projeto

Neste artigo examinamos a questão da estruturação das atividades do projeto. A estrutura do projeto inclui em seu conceito diversos aspectos da percepção sistêmica do evento de investimento, incluindo aspectos organizacionais, tarefa-alvo e vários outros aspectos. Tudo isso, de uma forma ou de outra, permite definir e resolver problemas únicos de forma mais confiável, implementar processos de planejamento e alcançar os resultados de gestão desejados.