Instruções passo a passo de treinamento para uma secretária. Fundamentos do trabalho de secretariado Ética da comunicação empresarial no trabalho de uma secretária
Introdução
No longa-metragem “O Diário de um Diretor de Escola” há dois episódios interessantes que estão diretamente relacionados ao tema do meu trabalho.
Primeiro episódio. A esposa do diretor da escola pergunta ao marido se ele contratou um professor primário. Ele responde: “Não” e acrescenta: “Além disso, ela diz ‘tranvai’”.
Segundo episódio. O diretor da escola está conversando com um jovem professor que se candidatou a um emprego. Ele faz ao seu interlocutor, à primeira vista, uma pergunta completamente inofensiva: “Que transporte você usou para chegar à escola?” Ela responde: “De trólebus”. “Que outro meio de transporte posso chegar à escola?” - pergunta o diretor. “Vamos pegar o bonde”, foi a resposta. O diretor acenou com a cabeça satisfeito e disse: “Está tudo bem”. É significativo que, para um diretor de escola, a cultura da fala seja uma característica única de aptidão profissional.
Melhorar a cultura da fala do professor é um componente necessário para melhorar suas habilidades pedagógicas.
Mas deveriam apenas os professores ser fluentes na cultura da fala? Serão os professores os únicos interessados no sucesso do seu desempenho e no resultado positivo da comunicação? A cultura da fala é um indicador de idoneidade profissional para diplomatas, advogados, para apresentadores de diversos tipos de programas de televisão e rádio, para locutores, jornalistas, gestores de vários níveis e, claro, para secretárias - subgerentes. Portanto, o tema do meu trabalho é relevante e indiscutível.
Um indicador importante da cultura de comunicação do secretário-referente é a polidez, a correção e a boa vontade. O secretário deve controlar suas expressões faciais, entonações de voz e gestos. Delicadeza, atenção no relacionamento com visitantes e funcionários, um certo talento artístico - tudo isso garante trabalho bem sucedido secretário.
A secretária precisa conhecer as regras de saudação. Quando um visitante aparecer na recepção, a secretária deverá cumprimentá-lo e oferecer-lhe um assento. Na primeira reunião com o gerente, oficial do posto mais alto ou ao receber um convidado de honra, o secretário é obrigado a levantar-se e cumprimentá-lo. Se precisar apertar a mão, levante-se da mesa, vá até o visitante e ofereça sua mão (a mulher não pode apertar a mão se não quiser).
Caso o secretário veja o visitante pela primeira vez, ele deverá se identificar. Depois disso, a secretária pergunta qual é o nome do visitante e por que motivo ele veio. É necessário ter tato, usar apenas formas educadas de tratamento e ser amigável.
O respeito pelas pessoas deve tornar-se uma norma diária de comportamento e uma forma habitual de tratar os outros. Esta é a profissão de secretário-assistente.
Ao receber visitas, o secretário não deve manter conversas pessoais por telefone, devendo também abster-se de conversas que revelem segredos oficiais e não fofocas.
Quando chega um visitante, a secretária deve encerrar a linha datilografada ou a conversa telefônica. Você deve parar de ler qualquer documento e focar no visitante.
O secretário deve lembrar que a comunicação formal, quando há desejo de compreender e levar em conta as características da personalidade do interlocutor, quando se utiliza o habitual conjunto de “máscaras” (delicadeza fingida, severidade excessiva, ironia, superioridade, indiferença, etc.) , o visitante sente intensamente e, a partir de seus sentimentos, deixa uma impressão sobre a organização como um todo.
Uma importante forma de comunicação entre a secretária e os visitantes é a conversa.
A secretária deve conduzir uma conversa de negócios com pessoas de diferentes idades, classes sociais e tipos de sistema nervoso. A chave para uma conversa bem-sucedida é a competência, o tato, a boa vontade e o desejo de resolver rapidamente o problema ou fornecer assistência para resolvê-lo. O secretário deve avaliar o estado psicológico do interlocutor, ter uma ideia da essência do problema e dar ao visitante a oportunidade de falar. Quanto mais detalhada e completa for a questão, maior será a oportunidade de encontrar a solução certa.
É importante saber fazer perguntas ao visitante e principalmente ouvi-lo.
O tom da conversa deve ser neutro. Não se pode iniciar uma conversa com uma recusa e uma afirmação de que é impossível resolver o problema. Via de regra, isso provoca uma reação negativa e leva a uma situação de conflito. Mesmo que a resposta seja negativa, o secretário deve conduzir o interlocutor a esta conclusão com tato e gentileza, mostrando de forma convincente que uma solução positiva não é possível.
Durante uma conversa, você não deve interromper o visitante, envolver-se em assuntos estranhos ou interromper a conversa com conversas telefônicas. Se o telefone tocar, então, dependendo do tipo de conversa, a secretária atende o telefone e reagenda a ligação para um horário conveniente, ou pede desculpas ao visitante e conduz brevemente a conversa telefônica.
A comunicação empresarial do secretário adjunto não se limita ao contato com visitantes. O lugar mais importante em seu trabalho é ocupado pela relação entre o gerente e a secretária.
O sucesso do relacionamento conjunto depende de como se desenvolve o relacionamento entre o gerente e o secretário adjunto. atividade laboral, microclima psicológico, satisfação no trabalho.
Já foi dito acima que o secretário adjunto desempenha essencialmente as funções de primeiro assistente do gerente. O secretário tem a obrigação de conhecer bem a área de atuação do gestor, os problemas e tarefas que ele resolve, auxiliá-lo na execução oportuna das atividades planejadas, realizar operações técnicas auxiliares, preparar a correspondência e informações necessárias, regular as ligações telefônicas e fluxos de visitantes. O secretário deve ter uma ideia dos objetivos da instituição, dos principais rumos de suas atividades, de sua estrutura e composição de pessoal, bem como do caráter do líder, seu estilo de trabalho e hábitos.
Já no momento da contratação, o gestor deverá informar detalhadamente ao secretário adjunto sobre seus métodos de trabalho, rotina habitual e hábitos pessoais, além de formular os requisitos básicos que irá impor ao secretário. Não é possível estabelecer de imediato o contato comercial necessário entre o gerente e a secretária;
J. Harrison - cita as seguintes qualidades exigidas para uma secretária:
1. O secretário não deve cometer erros nos documentos e assim dispensar o gestor da necessidade de verificação de cada documento. O secretário deve realmente provar ao gestor que pode trabalhar de forma independente.
2. Ao falar ao telefone, o secretário deve ser capaz de responder a qualquer pergunta com tato, e o gestor deve confiar em sua secretária para resolver assuntos considerados confidenciais no escritório.
3. O secretário deve ser capaz de selecionar para o gestor os fatos mais importantes contidos em relatórios e diários, de forma a dispensá-lo da necessidade de estudar detalhadamente os materiais.
4. O secretário deve compreender que em caso de trabalho urgente deverá permanecer após o término da jornada de trabalho.
5. O secretário deve indicar claramente as suas responsabilidades e nível de competência na resolução independente de questões na ausência do gestor, e o gestor deve, por sua vez, estar confiante de que o secretário irá lidar com o trabalho que possa surgir na sua ausência.
6. O gestor deve informar constantemente o secretário sobre todos os seus assuntos para que este o possa ajudar na medida do possível.
7. Um líder deve ser capaz de admitir seus erros e pedir desculpas quando estiver errado.
8. O gestor deve confiar na pontualidade do secretário, e o secretário deve estar ciente de que o gestor às vezes pode não ser pontual.
9. Ambos os lados precisam de senso de humor.
10. O comportamento do secretário e a eficácia do seu trabalho são um exemplo para todos os colaboradores.
11. O secretário deve acompanhar os acontecimentos da vida pessoal do gestor, por exemplo, cuidar de flores para ocasiões especiais, cartões comemorativos e assim por diante.
Para que a relação entre o gestor e o secretário se desenvolva com sucesso, o trabalho conjunto deve ser coordenado e os regulamentos de trabalho estabelecidos. Neste caso, devem ser tidas em consideração as condições específicas de funcionamento da empresa, a identidade do gerente e do secretário: a hora de chegada ao trabalho, o relatório sobre a correspondência recebida e assuntos correntes, a hora pausa para almoço, recebendo visitantes, saindo do horário de trabalho.
Um bom secretário deve mostrar com tato atenção ao gerente e preocupação respeitosa por ele. O secretário deve ser fiel às deficiências do gestor e, se possível, compensá-las com seu trabalho.
Conseguir o melhor contato entre o secretário e o gerente requer certos esforços mútuos.
Os psicólogos acreditam que não só o líder forma qualidades de negócios seu assistente, mas o secretário adjunto, por sua vez, pode influenciar o comportamento e o caráter do líder.
Psicólogos americanos desenvolveram recomendações relevantes, que combinaram sob o título “Dez maneiras de gerenciar seu chefe”. Vamos trazê-los.
1. Você precisa saber claramente em que circunstâncias vocês entram em conflito, em que casos elogiam e quando precisam de ajuda.
2. Você sabe o que ele precisa e tenta antecipar suas necessidades. Nunca o critique em público ou o avalie
3. Viva de acordo com as leis do coletivo. Não se esqueça que o respeito é a base de uma cooperação bem-sucedida.
4. Crie uma atmosfera de confiança, demonstre confiança, fale sobre confiança.
5. Seja amigável e sociável. Não encare as críticas como um insulto profundamente pessoal.
6. Domine novos conhecimentos e ajude seu chefe nisso.
7. Discuta os problemas. Seja objetivo e profissional.
8. Tome a iniciativa. Analisar e oferecer soluções para problemas.
9. Chame seu chefe para ser seu mentor.
10. Demonstre que você entende e compartilha as políticas de gestão do seu chefe.
Uma das principais atribuições de um secretário é atuar como mediador entre o gestor e os funcionários. Ele deve fazer todos os esforços para criar relações comerciais favoráveis entre o gerente e outros funcionários. Conhecendo o horário de trabalho e o carácter do gestor, a secretária pode auxiliar os colaboradores na organização de uma recepção com o seu gestor, ajudar na elaboração deste ou daquele documento, satisfazer um pedido pessoal, etc.
Na prática de uma secretária, não é incomum que uma secretária tenha que amenizar os conflitos que surgem entre o gestor e os funcionários. Aqui depende muito da flexibilidade e do comportamento do secretário em situações difíceis e da capacidade de controlar as emoções.
A secretária às vezes tem que falar em nome do gerente. É muito importante poder dar as instruções necessárias de forma educada e clara e monitorar sua implementação. Ao mesmo tempo, não são aceitáveis relações familiares com os colaboradores, manifestações de arrogância, burocracia ou indiferença.
É importante que o secretário adjunto estabeleça bons contactos comerciais com os secretários divisões estruturais de sua empresa, bem como organizações superiores e subordinadas.
Os secretários são membros importantes de qualquer empresa ou organização. Para ser uma secretária de sucesso você precisa ter boas maneiras 
e as competências necessárias, bem como compreender as políticas da empresa. O âmbito e o conteúdo das funções do secretário dependem da posição oficial do chefe. Assim, o secretário do chefe da empresa terá maior responsabilidade do que o secretário do chefe do departamento. A etiqueta empresarial adequada no trabalho de secretária é a base do trabalho, principalmente para quem trabalha com clientes e outras pessoas importantes.
Responsabilidades do secretário
Etiqueta Empresarial A secretária exige que ele tenha uma atitude educada e de apoio com seu chefe. O secretário deve ser capaz de trabalhar em equipe com seu superior para desempenhar adequadamente suas funções. O secretário deve concordar com as preferências do chefe e com as políticas da empresa para a qual trabalha.
Nenhuma fofoca é permitida e o secretário não deve se envolver em atividades que nada tenham a ver com atividades comerciais empresas. Você não deve conhecer seu chefe e chamá-lo pelo nome, mesmo que ele seja seu antigo amigo de escola.
Na maioria das empresas, as secretárias ocupam cargos muito sérios. Freqüentemente, eles interagem com clientes e com a administração da empresa em nome de seu chefe. Por este motivo, o secretário deve vestir-se de acordo com a política da empresa. Se o código de vestimenta da empresa exigir roupas conservadoras 
, então a secretária deve ser um exemplo de como procurar todos os demais funcionários da empresa. Isso demonstra respeito pela empresa, por seus líderes e por quem com ela lida. Se a empresa não tiver um código de vestimenta especial, a secretária ainda deverá vir trabalhar arrumada e limpa.
Você não deve usar roupas justas ou muito reveladoras para trabalhar. Certifique-se de que suas roupas estejam sempre lavadas e passadas. Não use saias curtas para trabalhar 
, e seus sapatos devem ser adequados ao estilo empresarial. Na maioria das vezes, são sapatos clássicos com sola plana ou salto baixo. O principal é que você se sinta confortável trabalhando com esses sapatos. Quanto aos cosméticos, uma secretária não deve usar cores vivas para não parecer provocante. O mesmo vale para joias. A aparência da secretária deve ser o mais simples e profissional possível, sem frescuras.
Comportamento
A boa etiqueta empresarial exige que as secretárias sigam a regra de ouro no trabalho. O secretário deve dar o exemplo aos outros sobre como se comportar com os visitantes. A secretária deve mostrar atitude respeitosa trate a todos e nunca trate pior as pessoas de posição inferior. O secretário não deve interromper os outros com frequência e sempre pede desculpas se for necessário.
Comunicação
No trabalho de secretária, as boas maneiras durante uma conversa telefônica são muito importantes. Muitos clientes que ligam para uma empresa pela primeira vez têm a impressão dela a partir de uma conversa telefônica com a secretária. É melhor quando a secretária atende o telefone imediatamente, ou seja, antes que o telefone toque pela terceira vez. Durante uma conversa telefônica, o secretário deve ser o mais educado e atencioso possível com seu interlocutor. É inaceitável ser excessivamente emotivo e irritado ao trabalhar como secretária. A secretária deve atender todas as ligações telefônicas e solicitações dos clientes com educação e sorriso.
Organização
Uma das funções mais importantes no trabalho de uma secretária é a organização adequada. Seu ambiente de trabalho deve estar limpo e bem organizado. Não encha sua mesa de papéis. Se você trabalha em um local onde precisa pedir aos clientes ou outros visitantes da empresa que esperem para se encontrar com seu gerente, certifique-se de que sua área de trabalho tenha uma aparência decente. Não deve haver coisas desnecessárias nele. Todos os documentos importantes devem ser mantidos fora da vista dos visitantes.
Quanto às qualidades pessoais do secretário, ele deve ser responsável, sério, executivo, obrigatório, pontual, diplomático. Sem essas qualidades, toda etiqueta empresarial em seu trabalho pode simplesmente ser reduzida a zero.
A etiqueta empresarial de um secretário exige que ele monitore não apenas a ordem em seu próprio local de trabalho, mas também garanta que haja ordem no local de trabalho do gerente. A secretária deve garantir que a mesa do chefe não esteja cheia de documentos e outros papéis, que ele tenha sempre o material de escritório necessário e assim por diante.
Apesar de muitas pessoas considerarem que o trabalho de secretária é simples e não requer competências e habilidades especiais, nem todos podem ocupar esse cargo.
Tarefas:
CAPÍTULO 3. DESENVOLVIMENTO DE RECOMENDAÇÕES SOBRE A CULTURA DA FALA NA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL DO SECRETÁRIO
CONCLUSÃO ……………………………………………………….. …
A obra contém 1 arquivo
Ministério da Educação da República da Bielorrússia
Colégio Polotsk
EE "Universidade Estadual de Vitebsk em homenagem a P.M. Masherov"
CULTURA DE DISCURSO NA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL DO SECRETÁRIO
Trabalho do curso
na disciplina “Apoio documental à gestão”
Aluno do IV ano
grupo 41D
especialidade 2-260232
Kishkovich
Lyudmila Sergeyevna
Professor:
Zimnitskaya G.Yu.
Polotsk, 2009
INTRODUÇÃO………………………………………………………………..3
CAPÍTULO 1. CULTURA DE COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL DA SECRETÁRIA
1. 1 Definição de “cultura do discurso empresarial”………………………………...5
1.2 Vocabulário comunicação Empresarial ………………………………………………7
1.3 Regras básicas de conversação de negócios……………………………………11
1.4 Demonstração de etiqueta empresarial de uma secretária……………………………14
1.4.1 Cumprimento das regras de etiqueta empresarial ao receber visitantes .....14
1.4.2 Cumprimento das regras de etiqueta empresarial durante o atendimento telefônico……………………………………………………...18
CAPÍTULO 2. ANÁLISE DA CULTURA DO DISCURSO NA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL DO SECRETÁRIO
CONCLUSÃO ………………………………………………… …….. …
LISTA DE REFERÊNCIAS USADAS
INTRODUÇÃO
Em todos os momentos, a comunicação empresarial tem sido um dos componentes mais importantes de qualquer negócio, o principal meio de interação no seu quadro e uma poderosa alavanca de influência de alguns dos seus sujeitos sobre outros. São negociações comerciais conduzidas corretamente, um acordo bem elaborado ou uma justificativa hábil de uma proposta que, em última análise, determina o sucesso atividade empreendedora. Uma secretária que não conhece os fundamentos da comunicação empresarial não pode se considerar um especialista de pleno direito.
A profissão de secretário, secretário-assistente exige de quem a escolheu uma boa preparação, uma visão ampla e todo um conjunto de qualidades empresariais e pessoais relacionadas com as especificidades do trabalho de secretariado.
Recentemente, cada vez mais atenção tem sido dada à cultura do discurso na comunicação empresarial de uma secretária. Conclui-se que este tópico é relevante. E isso se deve principalmente ao fato de que o cumprimento das regras de comunicação empresarial de uma secretária é um dos principais critérios de avaliação do profissionalismo, pois funcionário individual e a organização como um todo.
No dia a dia do trabalho, a secretária deve conduzir uma conversa de negócios com o gerente, visitantes, funcionários e assinantes telefônicos. Cada tipo de conversa tem características próprias. Cada secretário deve conhecer e ser capaz de aplicar as regras básicas da conversação comercial.
Objetivo do trabalho: revelar as regras básicas da cultura de comunicação empresarial da secretária.
1) Descreva a essência do conceito de “cultura do discurso empresarial”.
2) Mostrar as regras básicas do vocabulário de comunicação empresarial.
3) Determine as regras básicas para conduzir uma conversa de negócios.
4) Descreva as regras para observar a etiqueta empresarial de uma secretária ao receber visitantes.
5) Identifique as regras para observar a etiqueta empresarial de uma secretária durante o atendimento telefônico.
CULTURA DE COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL DA SECRETÁRIA
1.1 Definição de “cultura do discurso empresarial”
A cultura da fala é o conhecimento e as habilidades práticas, a conformidade da fala com as normas de ortografia, uso e construção de palavras, quando o conteúdo é adequado à compreensão e finalidade das informações durante a comunicação.
O processo de trabalhar a cultura da fala não conhece limites e não se limita apenas à alfabetização escrita. Requer esforços conscientes a nível intelectual e cognitivo, constante “cultivo”, “processamento”.
O objetivo de alcançar a cultura do discurso de um secretário é a adequação da compreensão, quando não há divergência entre o que foi dito e o que se queria dizer, entre a palavra e o pensamento. Uma pessoa com competência linguística sentir-se-á confiante em qualquer sociedade. Isso contribui para seu crescimento profissional, imagem e, por fim, trabalha sua autoridade e constrói autoestima.
Em cada caso, é importante encontrar a forma de comunicação, o tom e os argumentos necessários. Um relatório ou apresentação lido de forma seca e sem emoção faz o ouvinte dormir. A entonação enfatiza e às vezes altera a essência das palavras e das informações semânticas. Uma palavra simples e sincera, argumentos bem escolhidos e coloração emocional são os meios que caracterizam o nível de cultura do discurso empresarial russo.
A eficácia da comunicação reside no fato de que a palavra “nós” deveria ser usada com mais frequência em vez do irritante “eu”. Às vezes é útil primeiro concordar com o outro lado para depois refutar em partes o ponto de vista expresso pelo oponente. “O que você diz é, em princípio, correto, mas aqui você deve ter em mente os seguintes pontos...” e gradualmente refutar seus argumentos. Neste caso, o consentimento prévio enfraquece o desejo do inimigo de se defender e, via de regra, as partes concordam mais rapidamente. Você não deve se rebaixar a discussões. Uma pergunta melhor a fazer é: “Você não concorda comigo, mas o que você acha que deveria ser feito?”
A sabedoria oriental diz: “A verdade não está nos lábios de quem fala, mas nos ouvidos de quem ouve”. A capacidade de ouvir é um dos elementos mais importantes e eficazes das boas maneiras e da etiqueta de fala. “Não ouvir”, escreveu Balzac, “não é apenas uma falta de educação, mas também um sinal de negligência... Nada compensa mais na comunicação com as pessoas do que a esmola de atenção...” Uma secretária que segue a etiqueta de fala, observa a cultura do discurso e respeita as opiniões dos outros , que não permite que as emoções pessoais o dominem, via de regra, evoca profunda simpatia entre os funcionários.
A capacidade de ouvir é um dos principais indicadores da cultura de um empresário. Toda pessoa deseja ver em seu interlocutor um ouvinte atento e amigável. A capacidade de ouvir é uma característica profissional da secretária.
O secretário muitas vezes tem que representar em diferentes organizações, falar em seminários, conferências, a cultura do seu discurso serve para julgar toda a organização, dizem que para um bom discurso um minuto requer 20 minutos de preparação. Preparar um plano de apresentação, selecionar materiais, palavras aladas, anedotas, elaboração de teses e todo o discurso é a chave do seu sucesso.
O público moderno não aceita um tom de mentoria; eles gostam de conversas entre pares. Você precisa chamar a atenção do público imediatamente. A apresentação deverá ser acompanhada de materiais comparativos, figuras e humor. Ao finalizá-lo, você pode voltar ao início, convocar as pessoas para participarem da solução de um problema e focar a atenção no problema.
Os clichês em um discurso nunca impressionarão o interlocutor, mas as habilidades de atuação do orador sem dúvida atrairão a atenção. Muitas pessoas acreditam que a fala apenas formaliza o pensamento e a experiência cotidiana de uma pessoa e é auxiliar no ambiente de comunicação empresarial. Mas estudos mostraram que não é assim. Os resultados das negociações comerciais e, em falar em público, o grau em que o público está convencido da correção de suas palavras dependem da cultura e da etiqueta da fala. As pessoas, via de regra, não percebem que até seu comportamento é programado pelas palavras que usam.
A riqueza da linguagem oferece à pessoa várias oportunidades de se descrever. Quanto mais rica a cultura da fala e quanto mais palavras e expressões na linguagem de uma pessoa se relacionam com seu mundo interior, com as peculiaridades de sua personalidade, mais essa linguagem permite que ela se compreenda, mais diferenças ela poderá notar entre ela e os outros. pessoas. O secretário deve conhecer as consequências do uso das palavras e escolher aquelas que funcionam para a criação e não para a destruição.
1.2 Vocabulário de comunicação empresarial
Informações gerais sobre a linguagem, estilo e vocabulário da comunicação empresarial.
Vocabulário é o vocabulário de uma língua, qualquer um de seu estilo, esfera, bem como as obras de alguém, uma obra separada.
De acordo com esta definição, devemos considerar o vocabulário da língua documentos oficiais. Para fazer isso, primeiro precisamos estipular que tipo de linguagem é usada na comunicação empresarial.
A linguagem da comunicação empresarial é o estilo oficial de negócios - um tipo funcional de linguagem destinada à comunicação na área de gestão. A variedade funcional da linguagem é entendida como um sistema de unidades linguísticas, métodos de sua seleção e utilização, determinados pelas tarefas sociais da comunicação verbal.
Num documento oficial, um particular ou um representante de uma empresa (privada ou pública), organização pública atuam como sujeitos de relações jurídicas. O conteúdo do documento baseia-se na lei e pode ser objeto de avaliação jurídica direta. A essência jurídica de um documento oficial determina a natureza do conteúdo das cartas, seu estilo e linguagem. Em diferentes áreas das relações jurídicas, eles têm características próprias e padrões e tradições específicas (estilo e linguagem diplomática, linguagem das cartas organizacionais e administrativas, etc.). Esse estilo de apresentação também é denominado lógico-formal, que é o princípio definidor da lógica jurídica. Esta circunstância impõe também requisitos especiais ao estilo e à linguagem dos documentos oficiais: neutralidade, carácter transpessoal da apresentação; unificação (stencilização), tipificação de meios de fala e padronização de termos; estreitar a gama de meios de fala utilizados; repetibilidade de formas linguísticas individuais em certas áreas de textos de documentos.
Os linguistas são unânimes em afirmar que a linguagem dos documentos oficiais é um conjunto de clichês, clichês e padrões. O fato é que uma característica do estágio moderno de desenvolvimento dos documentos oficiais é a sua unificação. É considerada a escolha de uma opção de idioma entre várias formas possíveis de transmitir a mesma informação. Do ponto de vista do vocabulário, o aspecto mais importante da unificação de textos de documentos é o uso de fórmulas linguísticas - frases estáveis, frases, modelos de frases selecionados como resultado de muitos anos de prática, termos, abreviações aceitas, símbolos, unidades de medida previstas pelas normas estaduais.
Na linguagem dos documentos, uma palavra deve ser utilizada levando em consideração seu colorido estilístico (pertencente a um determinado estilo). O conceito de coloração estilística geralmente está associado à atribuição de uma palavra a uma ou outra área de uso da linguagem, a uma ou outra estilo funcional. Falando figurativamente, cada palavra tem seu próprio “passaporte”, que indica como e onde é utilizada, qual a abrangência de sua utilização.
Uso de vocabulário especial.
O conceito de “vocabulário especial” refere-se a duas categorias de palavras: termos e profissionalismos. Prazo é uma palavra ou frase estável à qual é atribuído um determinado conceito, utilizada na ciência, tecnologia, arte e outras áreas de atividade especial. A utilização de termos com um significado estritamente fixo garante uma compreensão inequívoca do texto, o que é muito importante na comunicação empresarial.
Os termos utilizados na documentação de gestão são, em primeiro lugar, terminologia do setor, refletindo o conteúdo da área temática a que o documento se dedica; em segundo lugar, são palavras e expressões especiais que se desenvolveram no domínio da gestão administrativa.
A correção e estabilidade da terminologia são alcançadas através do uso na prática de dicionários e padrões terminológicos que estabelecem um sistema estritamente inequívoco de conceitos e ov e contribuem para a ordenação da terminologia.
Ao usar termos na documentação comercial, é necessário garantir que o termo seja compreensível tanto para o autor quanto para o destinatário. Caso o autor da carta tenha dúvidas sobre isso, é necessário revelar o conteúdo do termo, o que pode ser feito de diversas maneiras: dar uma definição oficial do termo; decifrá-lo usando vocabulário neutro; remova o termo e substitua-o por uma palavra ou expressão comumente compreendida.
A utilização de termos em textos de documentos muitas vezes causa dificuldades associadas, via de regra, ao desconhecimento de seus significados ou à distorção da estrutura do termo. As dificuldades na utilização dos termos também estão associadas ao facto de o sistema terminológico de qualquer área temática ou tipo de atividade estar em constante mudança: o conteúdo dos conceitos existentes muda conceitos, surgem novos, alguns conceitos ficam desatualizados e os termos que os denotam desaparecem de uso. Um mesmo termo pode adquirir um novo significado mantendo o antigo, o que provoca sua polissemia (polissemia).
Ao utilizar termos polissemânticos, deve-se levar em consideração que em cada caso específico eles são utilizados apenas em um dos muitos significados. Se o mesmo conceito for denotado por vários termos, surge uma sinonímia de termos. Termos sinônimos têm sons diferentes, mas o mesmo significado (por exemplo, os termos “questionário” e “questionário”). Eles podem ser completos (absolutos) ou parciais (relativos). Ao utilizar termos sinônimos, é importante atentar para quais lados ou propriedades do conceito precisam ser designados e destacados no contexto. Por exemplo, mesmo termos como “acordo”, “contrato”, “acordo”, que podem ser considerados sinônimos completos, diferem na prática de seu uso: na legislação trabalhista é a ideia de seguro trabalhista (contrato); no direito civil, as transações bilaterais e multilaterais são chamadas de acordos; nas transações com o exterior é apropriado utilizar o termo “contrato”; e acordos em diversas áreas são registrados em acordos (“acordo tarifário”, “acordo de cooperação científica e técnica”, etc.).
Existe também o fenômeno da homonímia de termos, quando um ou mais termos coincidem no som, mas diferem no significado, ou seja, significam conceitos diferentes. Este fenômeno, no entanto, é raro dentro de um sistema terminológico. Além disso, podem surgir termos que pertencem à categoria dos falsamente orientadores - contraditórios com a essência dos conceitos que denotam.
A secretária é a cara da empresa. Esta é a primeira pessoa que as pessoas encontram quando chegam a uma determinada organização. A impressão que o gerente assistente causa depende da impressão da empresa como um todo. Os colaboradores da empresa não devem ter vergonha da sua “cara”. Portanto, um gerente de escritório competente é um depósito de conhecimento, bem como a própria personificação da polidez, correção, boa vontade e estilo.
Talvez devêssemos começar com o que um secretário deve saber e ser capaz de fazer. Todas essas regras estão estabelecidas nas características de qualificação, cujo padrão consideraremos brevemente.
Não é segredo que o secretário é o “braço direito” do gestor, portanto, suas funções incluem desempenhar funções de atendimento ao chefe da empresa e auxiliar no planejamento da jornada de trabalho do gestor; Receba as informações necessárias ao gestor de departamentos ou executores, ligue para os funcionários conforme suas instruções. Organize conversas telefônicas com o gestor, registre as mensagens recebidas em sua ausência e leve seu conteúdo ao conhecimento do gestor. E cumpra outras instruções da administração.
É claro que o “braço direito” do diretor deve saber tudo o que está acontecendo na empresa, bem como o rumo das atividades da empresa, responsabilidades do trabalho e competências dos funcionários. Pois bem, como qualquer funcionário de escritório competente, o secretário precisa conhecer as regras de ortografia e pontuação, as regras de operação dos equipamentos de escritório, os padrões de um sistema unificado de documentação organizacional e administrativa, a língua estrangeira dos clientes e parceiros, a psicologia humana e as leis da comunicação eficaz, etiqueta no escritório e muito mais.
Um secretário competente é um celeiro de conhecimento, mas também a própria personificação da polidez, da correção e da boa vontade, pois a tarefa mais importante de um secretário é receber visitantes que, a partir de seu mundo externo e interno, causem uma impressão geral do empresa inteira.
Assim, para que os funcionários da empresa não tenham vergonha de sua “cara”, o secretário deve dominar suas expressões faciais, entonações de voz e gestos. Delicadeza, cortesia no relacionamento com visitantes e funcionários, um certo talento artístico - tudo isso garante o sucesso do trabalho de uma secretária.
Um visitante que entra na área de recepção do escritório ficará muito sabendo das palavras de saudação e do comportamento da secretária que o cumprimenta. Assim, quando um convidado aparecer na recepção, a secretária deverá se levantar para recebê-lo e ser a primeira a iniciar a conversa. Ao mesmo tempo, o discurso do secretário não deve incluir palavras como: “Como posso ser útil para você?”, “Como posso ajudá-lo?” Tais frases são mais adequadas para o pessoal de serviço (garçom, atendente de vestiário, porteiro, etc.), mas não para o rosto da empresa.
Ao receber um visitante, o secretário deve apresentar-se com gentileza: “Boa tarde, sou secretário do diretor Valentin Ivanov”. (Em nenhum caso Valya!) Você deve iniciar uma conversa com essas mesmas palavras ao atender um telefonema.
É preciso se interessar pelas pessoas que chegam ao escritório, e mais ainda pelas que estão esperando para receber a gestão, mas em nenhum caso você deve tentar interessar a todos que chegam com a sua personalidade - isso é mais do que importante para uma secretária .
O secretário deve ser um bom ouvinte, que não interromperá para falar sobre si mesmo, mas fará perguntas relevantes que a pessoa (visitante ou gestor) terá prazer em responder.
O secretário não deve ficar irritado com ninharias. Sabe-se que as habilidades mentais não são divididas igualmente entre as pessoas. E principalmente por isso, não há necessidade de submeter colegas e visitantes da empresa às menores críticas. A crítica a este respeito é inútil porque muitas vezes causa ofensa. Compaixão pelos outros, tolerância e gentileza são qualidades que serão muito valorizadas pelos colaboradores.
Uma parte importante da imagem é a fala. É ela quem é um indicador da nossa inteligência. As palavras que pronunciamos informam ao ouvinte perspicaz sobre a sociedade em que nos movemos e indicam o nível da nossa educação e cultura.
Claro, para a cara da empresa você deve Atenção especial preste atenção à aparência. Você deve se mover com calma e confiança. Não há necessidade de pressa para não parecer assustado e servil. A pressa indica mais do que apenas nervosismo. Surgem dúvidas sobre a competência e o status do secretário. Os movimentos devem indicar que a pessoa está confiante em si mesma e nas informações que pretende transmitir.
A aparência do secretário molda a opinião da instituição como um todo. A aparência da secretária deve ser cuidadosamente pensada, moderna e elegante.
Os profissionais de negócios preferem jaquetas largas, mas não justas. Lembre-se também de que uma jaqueta curta torna sua figura mais alta e mais magra, enquanto uma jaqueta longa diminui sua altura. O comprimento das mangas não é inferior a três quartos. A escolha da gola e das lapelas depende do formato do rosto: decotes e golas arredondadas acrescentam peso, enquanto os decotes pontiagudos escondem a redondeza do rosto. Uma saia reta é considerada a mais adequada; saias estreitas são inaceitáveis; As fendas não são proibidas, mas, embora acrescentem um pouco de flerte ao traje, nem sempre ajudam você a subir na carreira. O comprimento da saia é determinado de forma independente, mas a bainha quando a menina está sentada não deve ultrapassar o meio do joelho.
Muitas secretárias preferem ternos pretos, que realmente criam uma impressão de solidez e formalidade. Mas o preto é uma cor muito perigosa: além de ter um efeito deprimente na psique, é muito intenso e, portanto, abafa toda a imagem.
Cores vivas, assim como o marrom, também não são recomendadas para ternos de escritório (isso se deve às tradições do mundo dos negócios). Além disso, os especialistas aconselham abandonar as blusas brancas e dar preferência às cores pastéis (lunar, pérola, graxa, creme, limão claro, champanhe, tons frios de azul).
A imagem empresarial da secretária é complementada por meias cor de pele (meias pretas só são aceitáveis na vida social), sapatos com salto de 4 a 5 cm são proibidos no escritório. As “leis do gênero” também exigem que a cor dos sapatos seja sempre mais escura que a da saia; Sapatos brancos estão completamente excluídos.
O penteado deve ser elegante e discreto. Penteados no estilo “garota fugindo de uma tempestade”, cabelos soltos abaixo dos ombros são adequados apenas para a vida social, e no escritório o penteado deve ter contorno fechado. Apenas cores de cabelo naturais são aceitáveis, e não cores divertidas adequadas para discotecas e festas juvenis.
Claro que maquiagem pesada é inaceitável no escritório, pois apenas distrai a atenção e diminui a expressividade dos olhos. Um componente igualmente importante da sua imagem são as mãos bem cuidadas. O melhor formato de unha é um oval natural. Esmaltes coloridos podem ser usados por empresárias do ramo de modelagem e cosméticos. As “proibições” também incluem joias com pedras brilhantes, representando símbolos e emblemas (cruzes, signos do zodíaco, corações).
O local de trabalho da secretária deve atender a todos os requisitos para garantir a máxima comodidade no trabalho, custos mínimos esforço e tempo para movimentos improdutivos. Um dos principais requisitos que uma secretária deve cumprir rigorosamente é a ordem e a limpeza excepcionais, tanto no local de trabalho como na área de recepção.
A função da secretária é fazer tudo o que for necessário para que o visitante se sinta confortável na área de recepção. A secretária não deve sobrecarregar as passagens da área de recepção com pertences pessoais e colocar as coisas em locais visíveis. Se houver necessidade de decorar uma parede, então para isso é preferível utilizar uma pintura ou gravura que complemente o interior. É permitida a colocação de estandes de informação ou mesas nas paredes com indicação do horário de recepção dos visitantes, calendário, etc.
Concluindo, vale dizer que um bom secretário deve buscar constantemente o aprimoramento, ter ideais, modelos e segui-los - isso dará confiança, aumentará a autoestima e garantirá seu status na empresa.
