Programa de adaptação de funcionários na organização. Atividades e ferramentas de adaptação

A transferência para um novo emprego está sempre associada a grande ansiedade e estresse. Isso não depende da experiência, habilidades e qualificações da pessoa.
Como elaborar corretamente um projeto de onboarding de novos colaboradores e implementá-lo, sobre os objetivos do projeto e as características do desenvolvimento, leia o material abaixo.

Exemplo e características de um programa de adaptação de pessoal em uma organização

O programa de adaptação é um plano de indução. É necessário estabelecer um processo unificado de adaptação às novas condições em todas as empresas. Especialistas afirmam que um funcionário finalmente “se aclimata” somente após um ano de trabalho em um novo local.

O período mais difícil para um iniciante são os primeiros três meses. Muitas vezes este período coincide com o período probatório. Se o projeto for elaborado corretamente, o período de “aclimatação” do pessoal do empreendimento pode ser reduzido para seis meses.

O plano de implementação de um novo cargo deverá ter as seguintes características:

• Os papéis de todos os envolvidos no processo estão claramente definidos;
• O projeto é cuidadosamente planejado;
• Seu conteúdo é muito claro.

Estrutura do programa de onboarding para novos colaboradores

A integração de novos funcionários consiste em duas partes. Geral e individual.

uma parte comum - projetado para formular algo ideia geral sobre a organização, características, condições de trabalho, equipe, etc. Inclui familiarização com o local de trabalho, conhecimento pessoal de todos os funcionários da organização e conversa com a administração.

Parte individual - em regra, é elaborado pelo gestor direto, devendo ser acordado com o chefe do departamento e o chefe do departamento de pessoal. Inclui um plano de integração, um plano de avaliação para o cargo e a nomeação de um supervisor.

10 dias antes do final do período probatório, o relatório do colaborador sobre o trabalho realizado em todo o período é enviado ao departamento de RH. Além do mais, plano individual com avaliações e avaliações do curador e gerente.

Objetivo do programa

Principalmente, é necessário um projeto de adaptação de pessoal em uma organização para que haja um procedimento claramente estabelecido para contratação de novos funcionários. O objetivo mais importante é uma introdução simples e rápida ao negócio, familiarização com as novas responsabilidades, o estatuto da empresa e da equipa. Um plano bem elaborado minimiza erros, reduz o desconforto inicial e aumenta o nível de habilidade do colaborador já na primeira semana.

Características de desenvolvimento de um programa de adaptação

Não existe um algoritmo específico para compilar um programa. O documento deve ser focado nas especificidades da empresa. O que os une é apenas o conteúdo de diversas etapas e objetivos semelhantes.

Quem é o responsável pela preparação do programa?

O plano de integração de novos funcionários geralmente é elaborado pelo gestor contratante em conjunto com a direção, porém, em algumas empresas, isso é feito pelos próprios gestores. Muitas vezes eles apenas traçam um plano de integração de um novo funcionário; isso está mais relacionado à parte individual do programa.

O projeto envolve:

• Supervisor;
• Especialista em RH;
• Curador;
• Candidato a vaga.

O plano de adaptação no empreendimento deverá ser aplicado por:

• Chefe de departamentos;
• Chefe de direção;
• Departamento de Recursos Humanos;
• CEO;
• Curador.

resultados

Se o plano for traçado corretamente, o resultado não demorará a esperar.

• Os custos durante o período de introdução de um recém-chegado no processo de trabalho serão minimizados;
• A rotatividade de pessoal será reduzida em 20%;
• O novo colaborador desenvolverá um sentimento de satisfação com o processo de trabalho;
• O desperdício de tempo da administração e de outros especialistas também será minimizado.

Exemplo de programa de integração para novos funcionários

O processo de adaptação consiste em 4 etapas. Cada uma dessas etapas envolve a resolução de determinadas tarefas, cada uma delas atribuída a um participante específico. Um projeto de adaptação de pessoal em uma organização pode ser elaborado com base no exemplo abaixo.

É importante notar que o procedimento de adaptação de novos funcionários em uma empresa não é regulamentado pela legislação da Federação Russa.

A fim de novo empregado para se tornar parte plena da equipe de forma rápida e eficaz, é necessário realizar determinadas ações e atividades. A melhor opção é criar um programa de adaptação de pessoal na organização. Inclui as etapas básicas que são executadas para envolver o funcionário no processo. Neste caso, a prioridade é colocada não apenas nas suas responsabilidades de trabalho e padrões de produção, mas também nas questões psicológicas e Aspecto social. Isto deve-se ao facto de a integração numa equipa ser uma parte importante, e por vezes decisiva, do desenvolvimento.

Como poderia ser um programa de adaptação de pessoal em uma empresa?

O programa de adaptação de pessoal na empresa é normalmente elaborado com base nos regulamentos pertinentes. Este último prescreve ordem geral atua e regulamenta os principais aspectos deste tema. O programa é criado para um caso à parte, ou seja, torna-se uma concretização prática da situação.

É possível que a empresa não tenha disposições sobre adaptação de pessoal. No entanto, isso não significa que não possa ser elaborado um documento adequado. Nesta situação é mais difícil compor do que se houver uma parte básica. Existem três aspectos principais a serem considerados na elaboração:

• estruturação e sequência de ações claras;
• linguagem clara para compreensão;
• definir os papéis e responsabilidades de cada participante.

Ou seja, para que o programa de adaptação de novos colaboradores de uma empresa seja eficaz e útil na prática, deve ser elaborado um programa adequado. Os especialistas indicam que tal documento é elaborado em duas partes.

O primeiro contém aspectos gerais e semelhante a a referida disposição. A segunda indica determinados planos que são executados para atingir os objetivos. No total, esse pedido é calculado para um período de vários meses.

Alguns argumentam que a integração total de um novo funcionário ocorre dentro de um ano. Indica-se que um planejamento bem elaborado ajuda a reduzir esse período para seis meses. Porém, na prática, apenas o período probatório é normalmente levado em consideração.

Programa social de adaptação de pessoal

Um programa de adaptação de pessoal está sendo desenvolvido com base em responsabilidades do trabalho novo empregado. Neste caso, leva-se em consideração sua integração primária ou secundária. No primeiro caso, trata-se de envolver o colaborador praticamente do zero.

No que diz respeito ao processo de trabalho, a principal prioridade da integração é atingir o índice de produção de um funcionário pleno. Para isso, é traçado um plano que envolve o aumento gradual dos indicadores atuais, bem como métodos de incentivo e motivação do colaborador.

Um aspecto à parte é o programa social de adaptação de pessoal na empresa. Estabelecer contatos e conexões com a equipe desempenha um papel importante. Como melhor funcionário sente no trabalho, menor será a probabilidade de ele abandoná-lo. Para socializar um funcionário, as seguintes etapas podem ser seguidas:

• um esquema de mentoria em que um funcionário é introduzido no sistema geral;
• assistência mútua e apoio do grupo ou curadores individuais;
• atribuição de determinadas tarefas associadas à equipe;
• realização de eventos conjuntos, dentro e fora do processo de trabalho.

Esses métodos visam criar condições de máximo conforto para o funcionário recém-chegado. Sua conquista não é menos prioritária do que o crescimento profissional do colaborador.

Programa especial de adaptação de pessoal

Um programa especial de adaptação de pessoal na empresa abrange o treinamento individual dos funcionários. Ou seja, depois de executado o plano geral, pode-se utilizar um especial. Na maioria das vezes, cobre os seguintes problemas:

• determinar a funcionalidade da unidade e do próprio colaborador para que este compreenda o seu papel no alcance dos objetivos comuns;
• uma indicação das normas e obrigações, bem como da responsabilidade que decorre da violação de determinados regulamentos;
• relatórios de acordo com a produção atual;
• regulamentos sociais e regras de comportamento em um determinado grupo.

Caso o programa de adaptação dos colaboradores seja concluído e os resultados não sejam totalmente alcançados, poderão ser necessárias medidas especiais. Geralmente, isso diz respeito à necessidade de melhorar um funcionário em determinadas questões - realizar treinamento adicional para melhorar o profissionalismo ou uma entrevista para superar o isolamento social.

Programa de adaptação de pessoal a exemplo de uma empresa

O plano de integração adaptativo para um novo funcionário em uma empresa é melhor considerado usando um exemplo passo a passo:

• a primeira etapa é preparatória e antecede a ida do funcionário para o trabalho - o departamento de RH liga para ele e esclarece as dúvidas necessárias, prepara ambiente de trabalho, documentação relevante para revisão;
• na segunda etapa, o funcionário entra pela primeira vez no cargo - aqui ele conhece as condições básicas de trabalho, com seu superior imediato, a equipe, e são fornecidas informações completas sobre todos os assuntos;
• Durante a primeira semana ocorre a terceira fase de integração - durante este período é feita uma avaliação da competência do recém-chegado, um plano pessoal de formação profissional, são estabelecidos contatos básicos dentro do processo de trabalho;
• a quarta etapa pode ser considerada final - o funcionário é questionado, suas habilidades profissionais e socialização são avaliadas e, se necessário, são tomadas medidas adicionais para atingir os padrões.

Tal processo de integração exige uma atitude adequada de todos os seus participantes. Portanto, é necessária uma indicação clara da responsabilidade; sem ela, será difícil implementar o plano na prática de forma rápida e eficaz.

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Adaptação de pessoal em uma organização é a adaptação da empresa e do funcionário entre si. O funcionário se depara com novas tarefas, métodos de trabalho, está rodeado de colegas desconhecidos e precisa se acostumar com as novas condições. O processo de adaptação de pessoal em uma organização nem sempre é regulamentado. Nem todos os empregadores consideram necessário desenvolver um sistema, financiá-lo e derrubá-lo equipe experiente do trabalho para facilitar a chegada de um novo funcionário ao cargo. Porém, a adaptação de pessoal na organização deve ser cuidadosamente trabalhada, o que evitará custos associados a demissão, busca, seleção e contratação de pessoal

Tipos de adaptação

O processo de adaptação pode ser dos seguintes tipos:

Além disso, existem também outras formas de adaptação de pessoal, que se dividem de acordo com o foco da formação.

Formas básicas de adaptação

A organização do trabalho de adaptação do pessoal deve abranger não só atividade profissional funcionário. Inclui os seguintes formulários:

1. Adaptação social – Pressupõe a adaptação do indivíduo na sociedade. Esta modalidade consiste nas etapas de introdução em um determinado ambiente, estudo e aceitação das normas comportamentais da sociedade, bem como na interação de um determinado indivíduo com esta sociedade.
2. Produção adaptação– o processo de inclusão de um funcionário em um novo para ele setor de produção, sua assimilação condições de produção, normal atividade laboral, estabelecendo e ampliando relações entre o colaborador e o ambiente produtivo.
3. Adaptação profissional – dominar o processo de trabalho e suas nuances. Saída qualidades profissionais e habilidades.
4. Adaptação organizacional– Com base na familiarização do funcionário com descrição do trabalho e compreender o lugar de sua posição em estrutura organizacional empresas e funções no processo de produção.
5. Adaptação psicofisiológica – Neste caso, estamos a falar de stress mental e físico, bem como das condições de trabalho numa determinada empresa.
6. Adaptação sócio-psicológica – caracterizam-se pela entrada do especialista recém-chegado na equipe e pela sua rápida aceitação do ambiente social imediato.
7. Adaptação económica – Adaptação econômica significa a adaptação de um novo funcionário ao nível salarial e ao procedimento de cálculo, uma vez que cada organização possui um procedimento e características individuais de remuneração material.

Metas e objetivos de adaptação de pessoal

Os principais objetivos deste procedimento são os seguintes:

• Reduzindo os custos iniciais de material. O novo colaborador ainda não conheceu o seu local de trabalho e responsabilidades, pelo que nas fases iniciais não será suficientemente produtivo, o que inevitavelmente acarretará custos.
• Redução da rotatividade de pessoal. Em um novo local, um recém-chegado se sentirá desconfortável e desconfortável, portanto, a nomeação para um cargo pode ser seguida de demissão rápida.
• Reduzindo o tempo gasto pela gerência e outros funcionários, pois a adaptação e o trabalho realizado de acordo com um plano claramente definido economizam tempo.
• Formando uma atitude positiva em relação ao trabalho, sentimentos de satisfação com sua nova posição.

Tarefas de adaptação para novo emprego realizado por uma unidade especial ou especialista individual. Para que um funcionário se torne membro pleno da força de trabalho o mais rápido possível, o seguinte deve ser realizado:

• Vários cursos e seminários são realizados. Estes eventos abordam questões complexas e controversas da dependência em nova posição e na nova equipe;
• Conversa entre o gestor e mentor e o funcionário. Pode ser realizado individualmente com o colaborador, onde serão considerados todos os assuntos de interesse.
• São oferecidos cursos de curta duração para cargos de gestão;
• Aumento da complexidade das tarefas devido ao crescimento das competências profissionais;
• Para uma melhor adaptação, um novo funcionário pode receber diversas tarefas sociais de natureza única.

Métodos básicos de adaptação de pessoal

Vejamos os principais métodos em forma de tabela:

Todos os métodos podem ser usados ​​em combinação e separadamente para obter resultados mais produtivos.

O programa de adaptação é um conjunto de ações específicas que precisam ser executadas pelo funcionário responsável pela adaptação.

Gerir o processo de adaptação é influenciar os factores que predeterminam o seu progresso, timing e reduzir as consequências adversas. Em vários livros didáticos existem diferentes sinônimos para programas de adaptação - também são chamados de programas de orientação ou simplesmente orientação. A essência desses fenômenos é aproximadamente a mesma. Neste trabalho de pesquisa, o termo “programa de integração” será utilizado porque a integração é um processo básico e abrangente que abrange a indução e a orientação para a organização. O programa de adaptação costuma ser dividido em geral e especial. Abaixo estão suas breves descrições;

O programa geral cobre toda a organização como um todo. As seguintes questões são abordadas aqui:

1. Ideia geral da empresa: história, objetivos, prioridades, problemas, tradições, normas, padrões, ritos, lemas, slogans, produtos e trazê-los ao consumidor, estrutura organizacional, relações externas da empresa e comunicações internas, informações sobre gestores;

2. Política de pessoal da organização: princípios da política de pessoal; princípios de seleção de pessoal; áreas de formação profissional e formação avançada, regras de utilização dos diversos horários de trabalho, regras de proteção de segredos comerciais e documentação técnica;

3. Remuneração: normas e formas de remuneração e classificação dos trabalhadores, pagamento de folgas, horas extras;

4. Benefícios adicionais: seguros, registo de experiência profissional, apoio em caso de despedimento ou reforma, oportunidades de formação em exercício, disponibilização de cantina e buffets;

5. Proteção do trabalho e cumprimento das normas de segurança: (locais de primeiros socorros, precauções, normas de segurança contra incêndio; planta de construção;

6. O trabalhador e a sua relação com o sindicato: termos e condições de contratação, nomeação, relocalização, promoção, período probatório, informações sobre falhas no trabalho e atrasos no trabalho, direitos e responsabilidades do trabalhador, direitos do supervisor imediato, gestão e avaliação de desempenho do trabalho, disciplina e cobranças, apresentação de reclamações, comunicação;

7. Assegurar a normalidade da vida e do funcionamento: restauração, disponibilidade de entradas de serviço, condições de estacionamento de automóveis particulares;

8. Fatores econômicos: custo da mão de obra, custo das ferramentas e equipamentos de mão de obra da organização como um todo, danos por absenteísmo, atrasos, acidentes.

Após a implementação do programa geral, é necessário passar para um programa especial, que abrange questões relacionadas especificamente com qualquer departamento ou local de trabalho e é implementado na forma de conversas especiais com funcionários do departamento para onde o recém-chegado veio, também como na forma de entrevistas com o gestor. Inclui:

1. Funções da unidade: objetivos e prioridades, organização e estrutura, áreas de atuação, relacionamento com outras unidades, relacionamento dentro da unidade;

2. Deveres e responsabilidades do trabalho: uma descrição detalhada do trabalho e dos resultados esperados, uma explicação do que é necessário Este trabalho, a descrição da sua importância, os padrões de qualidade do desempenho do trabalho e a base de avaliação do seu desempenho, a duração da jornada de trabalho e o horário dos intervalos;

3. Relatórios exigidos: tipos de assistência prestada pela organização, em que casos e como solicitá-la, relações com as inspeções locais e nacionais;

4. Procedimentos, normas, regulamentos: regras que caracterizam esta unidade, comunicação de acidentes e perigos, normas de higiene, segurança e problemas associados a furtos, regras de conduta no local de trabalho, controlo de violações de disciplina (procedimentos laborais e administrativos), pausas (para necessidades pessoais, pausas para fumar, almoço, higiene), utilização de equipamentos;

5. Representação dos colaboradores do departamento.

Esses programas são usados ​​para adaptação primária e secundária. A adaptação dos colaboradores que não possuem experiência profissional difere na medida em que consiste não só na assimilação de informações sobre a organização, mas também na formação no próprio trabalho, pelo que o programa de adaptação deve necessariamente incluir formação. Um programa de integração de força de trabalho bem-sucedido cria uma força de trabalho mais capaz e altamente motivada para enfrentar os desafios da organização. Naturalmente, isso leva ao aumento da produtividade.

O processo de adaptação pode ser dividido em quatro etapas, sua descrição é apresentada a seguir.

Etapa 1: “avaliar o nível de preparação do iniciante”. Esta fase é uma condição necessária para a adaptação, pois é nesta fase que se desenvolve um programa de adaptação eficaz. Se o colaborador possuir não só formação especial, mas também experiência de trabalho em departamentos semelhantes de outras empresas, o seu período de adaptação será mais curto. Mas as organizações são diferentes umas das outras e podem ter maneiras diferentes de resolver o mesmo problema, o que é incomum para um novo funcionário. A estrutura organizacional depende de uma série de parâmetros (tecnologia de atividade, infraestrutura externa e pessoal); em qualquer caso, um recém-chegado se encontra em uma situação desconhecida em uma nova organização.

Etapa 2: “orientação” - conhecimento prático do novo colaborador das suas responsabilidades e requisitos que lhe são impostos pela organização.

Etapa 3: “adaptação eficaz”. Esta fase consiste na adaptação do recém-chegado ao seu estatuto e é em grande parte determinada pela sua inclusão nas relações interpessoais com os colegas. Nesta etapa, é necessário dar ao recém-chegado a oportunidade de atuar ativamente em diversas áreas, testando-se e testando os conhecimentos adquiridos sobre a organização. É importante dar o máximo apoio ao novo colaborador, avaliando regularmente a eficácia das atividades e as características de interação com os colegas.

Etapa 4: “funcionamento”. A fase de finalização do processo de adaptação é caracterizada pela superação gradativa dos problemas produtivos e interpessoais e pela transição para um trabalho estável. Se o programa não estiver preparado, a adaptação ocorre após 1-1,5 anos de trabalho. Se o processo for regulamentado, poderá ocorrer dentro de alguns meses.

Com base no exposto, podem-se tirar as seguintes conclusões: um programa de adaptação é um conjunto de ações específicas que devem ser realizadas pelo funcionário responsável pela adaptação. O programa de integração deve incluir uma parte geral e outra especializada que cobrirá todos os aspectos da organização. Em cada uma das etapas listadas, é necessário um sistema de gestão de adaptação bem pensado, pois reduz o tempo necessário para a adaptação dos funcionários. A necessidade de gerir a adaptação está associada a grandes riscos e potenciais danos tanto para a produção como para os trabalhadores. A adaptação dos colaboradores que não possuem experiência profissional difere na medida em que consiste não só na assimilação de informações sobre a organização, mas também na formação no próprio trabalho, pelo que o programa de adaptação deve necessariamente incluir formação.