Despesas empresariais: maneiras de reduzir despesas empresariais. Como reduzir efetivamente custos em uma organização: um algoritmo universal

Devido à deterioração da situação financeira e económica das empresas, que se agravou devido à manifestação das tendências negativas da crise financeira global, que já se tornou uma crise económica, muitas empresas começam a entrar em pânico para reduzir os seus custos. A gestão da empresa vê a redução de custos como uma das principais receitas de sobrevivência durante uma crise. Portanto, na busca pela economia, até mesmo itens inteiros de custos começaram a ser “cortados” indiscriminadamente. É claro que as decisões precisam ser tomadas muito rapidamente, quase instantaneamente, em tais situações. E as decisões relativas a custos e despesas são algumas das decisões mais fáceis que a gestão terá de tomar, uma vez que se referem ao que a empresa realmente possui, dinheiro, em vez de tomar, por exemplo, decisões estratégicas, de marketing, de inovação, tomando as quais, devido à crescente incerteza, tornaram-se ainda mais complexos. Portanto, fica claro que a maneira mais fácil é “apertar os cintos” e “apertar as porcas”. No entanto, a redução impensada de despesas e o “aperto dos cintos” podem levar a consequências estratégicas negativas e perdas tácticas. Ao tomar decisões precipitadas para reduzir custos, muitas vezes também são negligenciadas categorias de despesas “boas” ou altamente produtivas que trazem um enorme efeito econômico multiplicador para a empresa. Portanto, aqui é correta a aplicação da sabedoria popular: “Meça sete vezes e corte uma vez”!

Este artigo não pretende ser uma revisão de todas as soluções para otimização de custos e despesas de todos os tipos, mas apenas visa chamar a atenção da gestão da empresa para o fato de que as despesas precisam ser tratadas com cuidado, sabedoria e não “indiscriminadamente”, riscando itens inteiros.

Precisamos lutar para reduzir não todos, mas apenas os custos improdutivos, ineficazes e irracionais. Você precisa se perguntar as seguintes perguntas:

• Como intensificar, aumentar o impacto e a eficiência dos custos que o empreendimento vai reduzir.
• Como a redução de um ou outro item de custo afetará a empresa em um, dois, três, cinco e dez anos?
• Que riscos estão associados a determinadas despesas e como é que a redução de despesas afetará a probabilidade de ocorrência desses riscos?
• O volume de um determinado item de custo tem “peso crítico”, quais são as tarefas e funções atribuídas a esses custos?
• Que soluções alternativas estão disponíveis? Como você pode compensar a redução de custos?

Reduzindo o custo de treinamento em seminários, cursos, treinamentos, participação em conferências e fóruns

A participação de colaboradores e gestores em programas de treinamento (seminários, treinamentos, cursos, estágios), eventos empresariais e profissionais (conferências, fóruns, mesas redondas, simpósios), com a devida organização do trabalho de um representante da organização, confere à empresa um enorme direto e efeito indireto, muitas vezes cobrindo os custos incorridos.

• São adquiridos novos conhecimentos tecnológicos, empresariais, industriais e profissionais importantes para o desenvolvimento do empreendimento.
• Existe uma troca de informações e experiências com colegas de outras empresas e indústrias.
• O participante recebe um forte impulso energético, permitindo-lhe aumentar significativamente a sua produtividade, eficiência e iniciativa.

• Tente reduzir o custo de participação no evento. Se você entrar em contato corretamente com os organizadores de um curso ou conferência, em 9 entre 10 casos a empresa receberá um desconto significativo ou terá a oportunidade de participar do evento para dois funcionários ao inscrever apenas um participante.
• Assumir uma postura ativa e proativa durante o evento, buscando extrair o máximo benefício para a empresa com a participação em um seminário ou fórum.
• Leve um gravador de voz com você para o evento para poder ouvir novamente os momentos mais valiosos e depois compartilhar informações úteis com outros funcionários.
• Com base nos resultados da participação em cada evento, cada colaborador é obrigado a apresentar todos os pontos aplicados e discutidos na conferência ou seminário na forma de propostas claras para implementação na empresa. Ao mesmo tempo, o funcionário não deve limitar-se apenas ao trabalho do seu departamento.

Estes são apenas exemplos de algumas recomendações para aumentar a eficácia da visita a fóruns empresariais e profissionais. E não podemos deixar de concordar que os programas de formação e eventos empresariais são uma fonte eficaz de ideias, conhecimentos, experiências, conexões e aspirações inovadoras tão necessárias para superar situações de crise.

Reduzindo custos de comunicação e Internet

Muitas grandes empresas industriais estão a reduzir os limites às chamadas telefónicas de longa distância e internacionais. Por um lado, isto pode ser correcto em relação a derrapagens de custos em departamentos cujas competências não incluem comunicações externas. Mas no que diz respeito aos limites de conversação telefónica para os departamentos de marketing, vendas e abastecimento, cuja eficácia depende em grande parte da intensidade das comunicações internacionais, a situação deveria ser exactamente oposta. Mas neste caso, para aumentar a eficiência e o retorno destes custos, a empresa deve desenvolver uma norma ou regulamento para conversas telefónicas internacionais, proporcionando aos colaboradores ferramentas claras e práticas para um trabalho eficaz.

Reduzir os custos da Internet reduzindo a largura de banda da conexão à Internet também não é totalmente razoável. Ao reconstruir a infraestrutura destruída por desastres naturais em Nova Orleans e outras regiões afetadas dos Estados Unidos, as autoridades primeiro restauraram a Internet sem fio de alta velocidade. E a Internet lá é gratuita. Isto promove o crescimento económico e o desenvolvimento. Os países mais progressistas compreenderam há muito tempo que a Internet é uma infra-estrutura tão necessária como as estradas ou a transmissão de televisão e rádio e um catalisador tão eficaz para o desenvolvimento como as incubadoras de empresas ou os parques de alta tecnologia. No nosso país, infelizmente, o custo dos serviços de Internet é um dos mais caros do mundo, apesar da simplicidade tecnológica de prestação destes serviços. Aliás, a World Wide Web é hoje uma fonte indispensável de recursos de informação, um fornecedor de serviços interactivos que permitem resolver muitos problemas de negócio e desenvolver processos de negócio, o que é especialmente importante durante uma crise.

• Esta é uma fonte de informações comerciais, de marketing, técnicas, de contato e de gerenciamento.
• Este é um meio de comunicação eficaz (e-mail, ICQ, Skype, fóruns, blogs, redes, chats, etc.), servindo como uma alternativa eficaz a todos os meios de comunicação tradicionais.
• Este é um forte canal de promoção (envio de propostas comerciais e comerciais, negociações na Internet, divulgação de informações sobre a empresa em diversos meios de comunicação na Internet, divulgação do site da empresa).

Outro ponto é aumentar novamente a eficiência do uso do tráfego da Internet para o desenvolvimento do empreendimento. Aqui podemos dizer com absoluta segurança o seguinte: nossas empresas manufatureiras nacionais praticamente não aproveitam as inúmeras oportunidades oferecidas hoje pelo espaço global de informação. Nem estamos falando da intensidade de uso; nossas empresas ainda precisam dominar a Internet de forma extensiva por muito tempo, para experimentar pelo menos metade dessas ferramentas da Internet, portadoras de possibilidades ilimitadas que hoje nos são fornecidas. Mais uma vez, o fator aprendizagem está na ordem do dia. Muitas vezes, as empresas e os colaboradores simplesmente não têm consciência das possibilidades ilimitadas de trabalhar na Internet, sem falar no facto de as empresas não possuírem sistemas, por exemplo, de marketing na Internet.

O mesmo se aplica aos custos de desenvolvimento e criação do site da empresa. Hoje em dia, uma empresa simplesmente não consegue viver sem um site. Hoje existe um axioma: “Não na Internet - não nos negócios”! Mas é possível desenvolver um recurso web que seja igualmente eficaz para 5.000-7.000 e 500-700 unidades convencionais. A hospedagem é muito mais barata se você fizer o pedido no exterior e pagar com cartão internacional ou dinheiro eletrônico. Assim, um rublo extra é liberado para você investir em desenvolvimento e promoção. E esta ordem de números está presente em todas as etapas da economia hoje, a única tarefa é estar atento e buscar novas soluções!

Redução de custos para viagens de negócios de longa distância e ao exterior

Qualquer diretor comercial confirmará que você pode escrever muitas cartas durante muito tempo, corresponder-se com potenciais parceiros, passar horas em conversas telefônicas e em poucos minutos resolver o problema cara a cara em uma reunião pessoal. As negociações durante viagens de negócios são uma das ferramentas mais eficazes para promover os produtos de uma empresa e estabelecer relações comerciais com parceiros. Por isso, principalmente quando ocorre uma crise, recomenda-se que o empreendimento intensifique o trabalho com viagens de negócios, envie mais gestores para terras distantes e por um período maior de tempo. Como a experiência do autor tem demonstrado, questões relacionadas com a venda de produtos podem ser eficazmente resolvidas em viagens de negócios não só pelos gestores dos departamentos de marketing e vendas, mas também pelos chefes dos serviços financeiros, económicos e de produção, fortalecendo assim o vetor de marketing da empresa. Portanto, é necessário não reduzir os gastos com viagens de negócios dos gestores, como muitas empresas estão fazendo agora, mas aumentar com ousadia o número de “incursões” ao mercado externo do nosso desembarque de marketing. E falando sobre a eficácia desses eventos, gostaria de fazer uma analogia com as questões militares. Quem eles estão jogando atrás das linhas inimigas? Isso mesmo, as forças especiais mais preparadas e experientes. Os gestores viajados também deveriam tornar-se esses “ases”, que devem realizar tarefas especiais das quais depende o destino de muitas pessoas hoje.

• Os colaboradores que sabem organizar eficazmente o seu trabalho devem ser enviados em dispendiosas viagens de negócios (visitando o máximo de empresas por dia e atingindo os objetivos definidos durante as negociações).
• A etapa de preparação séria para a viagem é importante (ligação, planejamento de visitas, agendamentos preliminares, mas flexíveis).
• Deve haver relatórios completos e claros sobre os resultados de todas as reuniões e negociações comerciais, estimulando o uso racional do tempo do funcionário e dos recursos da empresa durante uma viagem de negócios.
• A norma ou regulamento interno da empresa sobre o assunto auxilia muito os funcionários na preparação para uma viagem de negócios.
• É imprescindível tentar colocar em prática rapidamente todos os desenvolvimentos e resultados das viagens de negócios após a sua conclusão. Muitas vezes acontece que um gerente de negócios precisa recuperar o juízo e descansar após uma longa viagem. Neste momento, ninguém está lidando com questões urgentes e, uma semana depois, tarefas completamente diferentes estão sendo definidas.

Reduzir o custo de contratação de consultores externos e especialistas independentes

Olhar um problema de fora sempre permite obter informações muito mais objetivas e independentes necessárias para resolver esse problema. O envolvimento de consultores e especialistas independentes dá sempre um enorme impulso externo ao desenvolvimento empresarial. Isto é especialmente verdade em momentos críticos, quando é necessário agir de forma rápida e inteligente.

A empresa está pronta para desenvolver de forma independente um programa de desenvolvimento? Avaliar rapidamente a situação, pesar todos os pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades, desenvolver uma estratégia, desenvolver um plano de medidas eficazes? É claro que nem todas as empresas podem fazer isso. E para as empresas que conseguem fazer isso, nunca faria mal ter uma “infusão” de novas ideias, pensamentos inovadores e experiência progressiva em todos os setores. Os gerentes pensantes pagam muito dinheiro por isso e estão confiantes de que esses custos serão recuperados muitas vezes. Como disse o estrategista chinês Sun Zi, um líder que não busca comprar informações, um líder indeciso nunca terá sucesso. No entanto, apesar de todas as vantagens de uma empresa trabalhar com consultores externos, surge novamente a questão da eficácia deste trabalho. As empresas de consultoria foram prontamente as primeiras a preparar as suas propostas anti-crise, e cada uma delas oferece o seu próprio produto anti-crise. É ainda mais difícil escolher entre a variedade de propostas anticrise do que antes da crise. É claro que cada consultor maximizará e atualizará a importância para o empreendimento do problema em que se especializou, ou seja, possui as maiores competências profissionais. Portanto, é preciso tentar não perder nas propostas dos consultores aqueles momentos que eles às vezes tentam impor a uma empresa para vender seus serviços. E se uma empresa trabalha há muito tempo com um perito independente que assume uma posição imparcial e não pressiona a empresa por outros tipos de custos adicionais nos quais ele próprio possa estar direta ou indiretamente interessado, que acompanha as atividades e o desenvolvimento de esta empresa, então os custos desta obra não podem ser reduzidos em caso algum. Bons consultores agora valem seu peso em ouro, e muitas empresas de consultoria em Moscou, em vez das reduções generalizadas de pessoal que são comuns hoje em todos os lugares, não conseguem dar conta do trabalho, pelo contrário, estão ampliando seu quadro de funcionários. Portanto, ter uma empresa com um consultor externo imparcial e testado pelo tempo, com pensamento sistêmico e ferramentas progressivas de desenvolvimento de negócios é uma grande vantagem, especialmente durante uma crise. E em nenhum caso tal vantagem deve ser privada em momentos difíceis para o empreendimento.

Se a empresa não teve tempo para decidir sobre os consultores antes do início da crise, precisa de o fazer agora e rapidamente. Eficiência usando o exemplo da consultoria jurídica: o custo de uma auditoria abrangente do sistema jurídico de uma empresa custará entre 500 e 1.000 dólares, mas que tipo de custos isso pode ajudar a evitar no futuro.

Reduzindo custos de manutenção de estoque

A redução desta rubrica de despesas aumenta os riscos logísticos e de produção, que por sua vez aumentam durante uma crise. Este período está associado à suspensão e até ao encerramento de muitas empresas transformadoras. Se tais problemas ocorrerem nos fornecedores da empresa, poderão ocorrer falhas também nas transportadoras.

Despesas com publicidade

A redução dos custos de publicidade não levará a perdas táticas e estratégicas apenas se a empresa encontrar outros métodos de publicidade, promoção e informação aos compradores, consumidores e parceiros, mais baratos e shareware, sobre as suas ofertas comerciais. Estes poderiam ser métodos de “marketing de guerrilha”, “publicidade sem publicidade” e assim por diante. A falta de recursos financeiros deve ser substituída pela engenhosidade, soluções criativas atípicas e trabalho criativo sério de toda a equipe da empresa. Em nenhum caso se deve recusar gastar em publicidade que “funciona bem”, naqueles canais comprovados de comunicação com os consumidores que comprovaram a sua eficácia. Os custos de publicidade e marketing, neste caso, precisam de ser redistribuídos em favor destas ferramentas eficazes.

Reduzindo custos de manutenção e reparos

A redução deste item de custo também aumenta os riscos de produção, colocando em xeque os próprios processos produtivos ao longo do tempo. Quanto uma empresa pode perder com paradas de linha ou reparos mais caros em equipamentos, economizando quantias insignificantes na forma de custos de manutenção. Você pode economizar um centavo, mas perder um rublo! Além disso, os equipamentos que funcionam sem reparações e que se desgastam durante uma crise podem deixar de estar operacionais no início de uma recuperação económica, o que certamente, mais cedo ou mais tarde, substituirá o período de crise. Quando a economia começar a crescer, a empresa não conseguirá aproveitar os benefícios e oportunidades do crescimento económico.

Custos reduzidos de controle de qualidade

Alguns especialistas fizeram as seguintes recomendações e conselhos: reduzir o custo dos produtos reduzindo a qualidade. Qual é a qualidade dos bens produzidos nas empresas nacionais? Existe alguma maneira de reduzi-lo? É possível competir efetivamente com tanta qualidade nos mercados mundiais? Ou esses produtos irão para o mercado interno, protegidos dos concorrentes estrangeiros? Não há lugar para reduzir a qualidade; basta aumentar ou não “transferir” recursos naturais. A primitivização não é aceitável!

Reduzindo custos com pessoal

Os custos com pessoal precisam de ser reduzidos principalmente nas indústrias em que, durante o boom económico que precedeu a crise, houve um hipercrescimento injustificado dos salários, não apoiado por um aumento na produtividade do trabalho e um aumento na eficiência da produção. A diminuição destas despesas deve-se principalmente à diminuição dos prémios e subsídios. No entanto, se não forem dadas outras alternativas em termos de incentivos materiais, poderá ocorrer uma queda acentuada na já baixa produtividade do trabalho: os trabalhadores apenas “vão trabalhar”. As alternativas aos incentivos salariais para funcionários-chave podem incluir a participação na propriedade da empresa, prémios para propostas de inovação, bónus por realizações especiais, medidas não financeiras, e assim por diante.

Quanto à redução do número de funcionários, os economistas do futuro tratarão muito provavelmente tal decisão como os médicos modernos hoje consideram o “sangramento” praticado com “sucesso” pelos médicos medievais. Aqui não abordaremos as consequências macroeconómicas das reduções massivas de pessoal, do desemprego, da queda da procura dos consumidores e dos processos que conduzem ao agravamento da crise. Hoje existem numerosos exemplos de grandes cortes, por exemplo, no negócio de TI. Quanto custou para encontrar e contratar até mesmo o programador mais comum? Quanto dinheiro foi investido em seu treinamento? Quanto esforço e dinheiro a empresa dedica à formação de equipes, motivação, desenvolvimento da cultura corporativa e aprimoramento profissional? E agora, junto com os funcionários, os investimentos em pessoal estão saindo da empresa, o know-how está saindo, a informação está saindo. E com o advento da era da tecnologia da informação, tudo isso se torna o principal fator de competitividade e fonte de inovação. Há aqui um segundo ponto: o que acontece com os funcionários que permanecem na empresa? As pessoas entendem que podem ser as próximas, deixam de confiar na gestão e o nível de lealdade vai a zero. Na próxima reunião corporativa, eles acreditarão nos discursos inflamados da alta administração sobre uma equipe amigável e unida? E o que valem então as declarações sobre a responsabilidade social das empresas?

Tal como o “derramamento de sangue” durante a redução de pessoal, em primeiro lugar, a empresa perde recursos valiosos e, em segundo lugar, a empresa “enfraquece o seu corpo”. EW Deming, o autor do milagre japonês, provou que a eficiência, a produtividade e a eficácia de todo o negócio e de cada funcionário dependem apenas da gestão, do sistema de gestão construído na empresa, e não dos próprios funcionários. Qualquer funcionário, mesmo o mais atrasado, pode ser “colocado” em um sistema onde demonstrará os melhores resultados. A equipe precisa ser treinada! E como diz o provérbio: “Não existem maus alunos, apenas maus professores”! Claro, nada disso é fácil. Para preservar a equipe, é preciso pensar em categorias e princípios intensivos, fundamentais, profundos e sistêmicos, e durante o período de boom econômico que antecedeu a crise, nos acostumamos apenas ao pensamento superficial e extenso. Não só a gestão, mas também os próprios funcionários precisam de pensar, tomar iniciativas e procurar saídas para a crise. É imperativo levar em conta que muitas pessoas se esqueceram de como pensar, forçar o cérebro, lutar pela eficiência e trabalhar duro como Stakhanov. Em muitas indústrias, as pessoas habituaram-se a ganhar muito dinheiro rápido, fácil e sem medir a sua própria contribuição para obter esse dinheiro, criando valor real para o cliente e para a sociedade. Num futuro próximo, muitos trabalhadores terão de voltar à terra em relação às suas exigências financeiras e materiais e trabalhar muito mais e por muito menos dinheiro do que antes.

Uma das recomendações mais eficazes: maximizar e utilizar intensivamente o potencial intelectual e criativo (muitas vezes) adormecido do pessoal, para estimular o empreendedorismo, a racionalização e a inovação em todos os níveis da organização.

Deve também ser lembrado que os custos com pessoal não se limitam apenas ao pagamento de salários e pagamentos sociais e fiscais relacionados. Calcule, por exemplo, quanto custa alugar um espaço de trabalho e o lucro perdido com o aluguel desse espaço. Existe uma boa solução: transferir pelo menos parte do pessoal do escritório para pessoal “virtual” ou “doméstico”, que já encontrou ampla aplicação no Ocidente e da qual muitos já aproveitaram. Graças ao desenvolvimento das modernas tecnologias de informação, é possível organizar o trabalho dos trabalhadores intelectuais de forma que todo o pessoal trabalhe a partir de casa e a gestão e as comunicações sejam realizadas através da Internet. Este tipo de organização do trabalho apresenta muitas vantagens, tanto para os colaboradores como para a empresa. Entre as deficiências óbvias: disciplina. Porém, se um funcionário não for disciplinado e organizado, ele trabalhará de forma eficaz no próprio escritório da empresa?

Despesas que deveriam ser reduzidas

Despesas “universais” que podem ser reduzidas com segurança sem perdas significativas no longo e curto prazo.

• Eliminação de perdas na produção: economia de combustível, energia elétrica, matéria-prima. A introdução de tecnologias de “produção enxuta” é uma palavra muito alta para muitas empresas com a nossa cultura ainda soviética. No entanto, precisamos de lutar por isso; a crise está a empurrar-nos para isso.
• Reduzir os custos de “manter um status elevado”. Isso também pode significar mudar para um escritório de menos prestígio e menos caro. “Condensação” de serviços, departamentos, pessoal em locais ocupados, abandono de espaços excedentes e arrendamento, sublocação, etc. Isto também pode representar uma redução no custo dos veículos da empresa, se estiver equipado com carros de classe executiva caros e pouco económicos (consumo de combustível, custos de manutenção), graças à transição para “carros pequenos”, à redução dos veículos da empresa
• Recusa de pagamento de dividendos aos fundadores e acionistas em favor do fortalecimento da posição financeira, criando um fundo de estabilização para a empresa, para a sobrevivência da empresa durante um período de crise. Isto também inclui a recusa de pagamentos “indiscriminados” de bónus e subsídios. No entanto, os fundos poupados devido a estas medidas devem ser investidos no desenvolvimento e não “desperdiçados”.
• Toda uma secção dos chamados “custos ocultos ou implícitos” que todos esquecem. Estes são os custos de lucros perdidos ou perdidos. Estes custos não são refletidos em nenhum relatório, por isso ninguém os combate. Ao mesmo tempo, se formos a qualquer grande empresa industrial, veremos que cada metro quadrado de espaço e cada máquina são utilizados de forma eficaz e eficiente? E se você alugar coisas desnecessárias ou organizar grupos de produção, cooperativas, equipes de pessoas “extras” da empresa e ajudá-las a desenvolver novas áreas de trabalho, você poderá não apenas economizar dinheiro, mas também ganhar dinheiro.
• Material de papelaria e despesas de escritório não são grandes itens, mas, como se costuma dizer: “Um centavo economiza um rublo”! Nosso pessoal conhece bem a economia de papel imprimindo em rascunhos, a economia de cartuchos ao mudar as impressoras para modos de impressão de economia de energia, que era o que todo mundo fazia há 10 anos. Isto também inclui a frugalidade básica em relação à electricidade, água, calor, e assim por diante.
• Despesas com componentes e materiais adquiridos pela empresa. Um mecanismo geralmente aceito em todo o mundo civilizado é considerado uma redução gradual e sistemática no custo dos mecanismos de unidades e componentes de modelos produzidos há muito tempo. Todas as empresas japonesas aprovam cronogramas e planos de redução de preços para melhorar a qualidade da produção dos produtos adquiridos com seus fornecedores. Assim, as nossas empresas podem celebrar não só contratos e acordos de fornecimento com fornecedores, mas também acordos de longo prazo sobre a qualidade dos bens fornecidos (controlo e desenvolvimento) e calendários para a redução gradual do custo de aquisição de componentes.
• É claro que isto também inclui gastos em áreas que surgiram na sequência do anterior boom económico e do hipercrescimento do sector B2B. Hoje, provavelmente, nenhum diretor terá dúvidas: “Devo pagar dezenas e centenas de milhares de dólares a uma agência criativa pelo logotipo e slogan de uma subsidiária ou devo trabalhar nessa tarefa sozinho?”

Despesas que a empresa terá que aumentar

Custos que é apropriado que uma empresa incorra para minimizar riscos e reduzir custos que a empresa poderia incorrer no futuro.

• Despesas relacionadas com a segurança econômica do empreendimento. É necessário realizar um conjunto de medidas preventivas para eliminar muitos riscos, cuja probabilidade aumenta em períodos de crise. Recomenda-se fortalecer o sistema de gestão de riscos, o sistema jurídico, o sistema de segurança, o sistema de relações públicas anti-crise da empresa e assim por diante. Conduzir procedimentos de auditoria legal de todos os aspectos das atividades da empresa. Realizar uma auditoria anticrise do sistema de segurança da informação.
• Despesas ou investimentos em recursos humanos. São despesas principalmente para manter o moral (ideologia corporativa, relações públicas internas anticrise), pois por mais que uma empresa reduza custos, a crise não pode ser superada sem o apoio e o brilho nos olhos dos colaboradores. E a crise oferece excelentes oportunidades para a formação de equipes. Isto também inclui os custos de reciclagem e reciclagem de pessoal, que também não podem ser evitados. Muitas empresas europeias que enviaram os seus funcionários em licença sem vencimento de 1 a 2 meses organizaram para este período programas corporativos de formação de pessoal, reafectação, reciclagem e reconversão noutras áreas e áreas de actividade para preparar as pessoas para realizar outros trabalhos e resolver outros problemas.
• Despesas com marketing, realização de pesquisas científicas e de marketing, desenvolvimento de novos produtos, design e introdução na produção de novos tipos de produtos, despesas com formação de rede de distribuição própria independente de injeções de crédito externas. Tudo isto é extremamente necessário para as empresas que planeiam operar durante e após a crise, e não restringir os seus negócios num futuro próximo.
• Despesas com o desenvolvimento da empresa sob a forma de remunerações e pagamentos por propostas de inovação, com a introdução de novas tecnologias menos intensivas e economizadoras de recursos, com a otimização dos processos de negócio que permitem aumentar a eficiência da produção e do negócio da empresa .
• Custos necessários para a reorganização e renovação empresarial, inovação e desenvolvimento empresarial. A economia e os negócios depois da crise não permanecerão os mesmos de antes do “colapso”. O mundo dos negócios vai mudar muito, como sempre acontece, haverá novamente uma redistribuição de recursos: financeiros, produtivos, intelectuais, haverá mudanças no equilíbrio de poder no mercado e na política. Quase todos os analistas de negócios e gestores de topo de grandes empresas estão a tentar encontrar um novo caminho e até mesmo um novo paradigma de negócios. Portanto, cada empreendimento terá que percorrer seu próprio caminho de mudanças na estrutura organizacional, na cultura corporativa e na construção de relacionamentos em diversos níveis, o que, por sua vez, exigirá investimentos.
• Despesas com integração empresarial, organização e financiamento de sindicatos, associações, clubes empresariais e industriais. Mesmo empresas grandes e muito fortes rapidamente se encontrarão numa situação difícil, em que será mais fácil resolver muitos problemas em cooperação com os seus antigos concorrentes, coordenando toda a indústria. Muitas coisas podem agora ser resolvidas de forma muito mais eficaz se agirmos em conjunto, pensando no efeito em toda a indústria, no sistema económico regional e geral. Coordenação de ações, interesses comuns, resolução conjunta de questões complexas em órgãos governamentais, associação para aquisição conjunta de matérias-primas e materiais, fornecimento, produção, cooperação comercial e economias de escala darão às empresas uma série de vantagens adicionais durante este período. No entanto, isso é impossível sem o trabalho pleno e activo do aparelho, órgão de coordenação de tal sindicato ou associação, que necessita de um orçamento adequado.

A gestão de custos de uma empresa durante uma crise não deve ser orçamentária ou automática, quando os itens são destacados e os limites são definidos, mas “manual”, quando se estuda a viabilidade de cada pagamento e a eficácia de todos os custos separadamente. A gestão de custos deve equilibrar as necessidades táticas e os objetivos estratégicos, encontrando um meio-termo entre eles.

Uma crise e uma redução de despesas numa empresa proporcionam aos funcionários e gestores de departamento uma boa oportunidade para explicar as suas omissões e o fracasso no cumprimento dos seus objetivos. Para evitar que isso aconteça, você pode usar a abordagem de gestão praticada em muitas empresas japonesas: isto é, trabalhar com pares de opostos. Ao estabelecer metas, devem ser estabelecidas metas duplas, às vezes até mutuamente exclusivas: reduzir custos e melhorar a qualidade, reduzir peso e aumentar a estabilidade, e assim por diante. Isto não dará às pessoas a oportunidade de descartar todas as suas deficiências como poupanças de custos. E, além disso, isto também ajuda os japoneses a encontrar soluções fundamentalmente novas que estão além desses pares de opostos que limitam o campo mental.

É importante encontrar soluções sábias caracterizadas como um “meio-termo”. Como disse Henry Ford há 100 anos, a gestão de custos não deve ser nem gananciosa nem desperdiçadora. Ambos os extremos levam a gastos excessivos, causando imediatamente ou após algum tempo novos problemas e custos ainda maiores para resolvê-los.

Gostaria também de alertar os gestores que “apertar os parafusos” e “apertar os cintos” não é suficiente para a empresa sair da crise. Esta é apenas uma direção em que devemos avançar hoje. Para a sobrevivência de uma empresa, é necessário todo um sistema de medidas:

• Reduzir custos, reduzir custos irracionais, ou seja, “apertar os parafusos”.
• Aumentar a eficiência económica e o retorno de todos os custos, recursos e investimentos.
• Aumentar a componente de receitas do negócio, intensificando as atividades de marketing.
• Procurar soluções alternativas que permitam substituir soluções dispendiosas por opções “sem custo” e “de baixo custo”.
• Desenvolvimento de sistemas de negócio (produção, marketing, logística, RH, I&D, etc.), atividades de racionalização, otimização de processos de negócio.
• Procura e adoção de soluções fundamentais fundamentalmente novas para a organização e condução da atividade económica, até à mudança do paradigma empresarial.

Neste momento, estão a ser feitas tentativas aos níveis global, nacional, regional, industrial e empresarial para neutralizar as consequências negativas da crise financeira global. No entanto, a todos estes níveis são utilizadas medidas e tomadas decisões que são as causas da situação actual, ou seja, que conduziu gradualmente à crise. E se a ênfase no apoio ao sistema bancário e no estímulo ao consumo puder dar um resultado positivo no curto prazo (para elementos individuais do sistema, e não para todo o sistema), então isso não durará muito. Como disse Albert Einstein: “Não se pode resolver um problema no mesmo nível em que ele surgiu. Precisamos superar esse problema, passando para o próximo nível.” E se não forem encontradas soluções fundamentalmente novas que mudem radicalmente o modelo económico e os sistemas de gestão económica, então a crise evoluirá da categoria de uma crise económica global para a categoria de uma crise global da civilização. Além disso, crises desta escala e profundidade conduzem sempre à descoberta de novas soluções técnicas, novas tecnologias, novas fontes de energia, novos sistemas de organização do trabalho e à renovação em muitas áreas, sectores e ramos da economia. E mesmo que nós próprios não apresentemos abordagens de trabalho fundamentalmente novas, pelo menos não devemos perder a mudança no paradigma empresarial e não nos encontrarmos novamente além dos limites das oportunidades e perspectivas.

O período em que entramos não é fácil, mas por isso imagine como aprenderemos a gerir os custos e a eficiência das nossas empresas! Quantas soluções progressistas serão encontradas neste período que nem estaríamos procurando se não fosse a crise! E olharemos para os períodos passados ​​como tempos de negócios ineficazes e oportunidades perdidas e perguntar-nos-emos por que anteriormente pensávamos tão pouco sobre eficiência e desenvolvimento.

As principais formas de reduzir custos incluem: · melhorar o design e as características tecnológicas dos produtos de engenharia mecânica para reduzir a sua intensidade de capital, intensidade de materiais e intensidade de trabalho; · melhorar a utilização de ativos fixos e capital de giro; · crescimento da produtividade do trabalho; · melhorar a organização da produção e do trabalho. A escolha das formas de redução de custos baseia-se na classificação das reservas e no conhecimento dos fatores que proporcionam condições para a redução dos diversos tipos de custos e dos custos em geral. As reservas para redução do custo dos produtos de engenharia são uma oportunidade objetiva para reduzi-lo nas empresas (associações) e na indústria. A comparação do custo de produção com seus indicadores nas empresas líderes dá uma ideia do tamanho dessas reservas.

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Reduzindo custos de produção. Custo é a soma de todos os custos gastos na produção e promoção de um produto no mercado.
O custo é sempre expresso em forma monetária, contém uma estimativa do custo de uma unidade de produto e refere-se aos custos do empreendimento.
Qualquer manual sobre a economia mundial apresentará uma longa lista de medidas para reduzir os custos de produção: aumentar a produtividade do trabalho; introdução de tecnologia moderna, automação de todos os processos de trabalho; expansão da especialização; cooperação, consolidação de empresas; cumprimento do regime económico em todas as áreas; economizando matérias-primas, materiais, combustível, energia; a escolha certa de parceiros, transportadores, fornecedores de matérias-primas; melhoria da tecnologia; redução do custo de manutenção do aparato administrativo; redução das perdas do casamento; pesquisas regulares de mercado, métodos modernos de promoção de produtos.

Como reduzir despesas comerciais

Em alguns casos é útil aumentá-los.

• “Regra de eficiência” - cada unidade de custo deve trazer resultados máximos, ou - para alcançar resultados, os custos devem ser reduzidos ao mínimo.
• Os custos surgem tanto com qualquer ação quanto com a inação.
• Você não precisa ser maximalista.
  Mesmo uma redução mínima nos custos ou mantê-los no mesmo nível é um bom resultado.
• Não há pequenas coisas que impeçam a otimização de custos.
  Aceite que você será chamado de chato e paranóico.

  Exija que os funcionários economizem papel, eletricidade, água, etc.

  Acostumados a economizar em pequenas coisas, os subordinados começarão a ter cuidado com despesas em grande escala.

• Os custos não podem ser reduzidos sem gastar um centavo.

Artigo 264. outras despesas associadas à produção e (ou) vendas

Os custos de materiais, como se sabe, na maioria das indústrias ocupam uma parcela significativa na estrutura de custos dos produtos, portanto, mesmo uma ligeira economia de matérias-primas, materiais, combustível e energia na produção de cada unidade de produção para toda a empresa tem um impacto significativo efeito.

A empresa tem a oportunidade de influenciar o valor dos custos dos recursos materiais, começando pela sua aquisição.

As matérias-primas e materiais estão incluídos no preço de custo pelo seu preço de compra, tendo em conta os custos de transporte, pelo que a escolha correta dos fornecedores de materiais afeta o custo de produção.
É importante garantir o fornecimento de materiais de fornecedores localizados a curta distância do empreendimento, bem como transportar as mercadorias pelo meio de transporte mais barato.

Outras despesas contábeis são...

Se você administrar apenas pagamentos, a empresa logo enfrentará uma escassez crônica de fundos e, se os empréstimos forem ativamente atraídos, a falência não estará longe. A eficácia da redução de custos depende de como as despesas e receitas são contabilizadas. Além disso, ambos os artigos precisam ser planejados com antecedência. É aconselhável que o gestor tenha sempre diante dos olhos os valores planejados de receitas e despesas discriminados por meses, trimestres e anos.

Alguns projectos de investimento podem parecer dispendiosos a curto prazo, mas muito lucrativos a longo prazo.

Controle O gestor deve ter informações objetivas e não embelezadas sobre seu empreendimento.

A capacidade de controlar os custos surge a partir do momento em que estes começam a ser tidos em conta.

• Existem despesas úteis que podem protegê-lo de grandes perdas (seguros, segurança, melhoria de qualidade).
• A análise e otimização de custos é uma corrida sem linha de chegada. Esse trabalho não tem data para acabar, é diário, sistemático, rotineiro.
• Todos os funcionários devem combater os custos, mas cada um deve receber uma tarefa individual de “combate”.
• Ao entrar em guerra com despesas desnecessárias, arme-se com lápis, papel, calculadora e um grão de sal. Qualquer ineficiência percebida ou uma ideia para eliminá-la que passou pela sua cabeça não deve ser armazenada na memória, mas no papel. Não confie em funcionários que não respaldam suas palavras com números e, se o fizerem, os números precisam ser verificados. Os paranóicos vencem a luta contra custos desnecessários.

Reservas económicas nacionais (estabelecimento de proporções económicas nacionais mais progressivas na estrutura da produção industrial, no desenvolvimento da ciência e da tecnologia; colocação racional de empresas de construção de máquinas; redução do custo do transporte de mercadorias e redução do contra-tráfego). Fatores que reduzem o custo dos produtos de engenharia são entendidos como fatores que permitem a utilização de reservas. Estão divididos em econômicos nacionais, setoriais e intraindustriais.

Os factores económicos e industriais nacionais incluem: 1) melhorar a utilização dos recursos naturais; 2) mudanças na composição e qualidade das matérias-primas naturais; 3) comissionamento e desenvolvimento de novos empreendimentos e produção; 4) preparação e desenvolvimento da produção nas empresas existentes; mudança no local de produção.

Os seguintes fatores são considerados internos: