Δείγμα επιστολής από φυσικό πρόσωπο προς νομικό πρόσωπο. Πώς να γράψετε μια επίσημη επιστολή σε έναν οργανισμό; Επιστολή από άτομο σε οργανισμό

Επί του παρόντος, για να εγγραφείτε νέα οργάνωση, πρέπει να το προσδιορίσετε νόμιμη διεύθυνση, το οποίο στη συνέχεια θα ενταχθεί στο Ενιαίο Κρατικό Μητρώοοικονομικών φορέων.

Αναφορά.Με βάση την παρεχόμενη νομική διεύθυνση, ο νεοσύστατος οργανισμός ανατίθεται σε συγκεκριμένο εφορία. Επιπλέον, όλη η επίσημη αλληλογραφία θα αποστέλλεται επίσης σε αυτή τη διεύθυνση.

Ετσι, Απαραίτητη η υποβολή εγγυητικής επιστολής στην εφορία σχετικά με την παροχή νόμιμης διεύθυνσης, σκοπός του οποίου είναι ο εξής:

Έτσι, μπορούμε να διακρίνουμε δύο καταστάσεις όταν υπάρχει ανάγκη παροχής ενός τέτοιου εγγράφου:

1. Σε περίπτωση δημιουργίας νέου οργανισμού.
2. Κατά την αλλαγή της νομικής διεύθυνσης μιας ήδη υπάρχουσας επιχειρηματικής οντότητας.

Παρά το γεγονός ότι η νομοθεσία στον τομέα της κρατικής εγγραφής δεν περιέχει σαφείς οδηγίες σχετικά με την ανάγκη παροχής τέτοιου εγγράφου, ωστόσο, η απουσία του μπορεί να συνεπάγεται άρνηση εγγραφής νέας επιχειρηματικής οντότητας.

Μιλήσαμε λεπτομερέστερα για το τι είναι η εγγυητική επιστολή για την παροχή νομικής διεύθυνσης και πώς να συντάξετε μια τέτοια επιστολή από τον ιδιοκτήτη, διαβάστε.

Χαρακτηριστικά του εγγράφου

Δεν υπάρχουν σημαντικές διαφορές στο περιεχόμενο της εγγυητικής επιστολής που συντάσσεται από φυσικό και νομικό πρόσωπο. Ωστόσο Μπορούμε να επισημάνουμε ορισμένα χαρακτηριστικά που είναι εγγενή σε ένα έγγραφο που έχει συνταχθεί από ιδιώτη:

• το έγγραφο συντάσσεται σε κανονικό χαρτί Α4 (μια νομική οντότητα συνήθως χρησιμοποιεί επιστολόχαρτο).
• τα στοιχεία αναφέρουν μόνο το πλήρες όνομα του εκμισθωτή·
• Δεν υπάρχει σφραγίδα στο τέλος του εγγράφου.

Τι περιλαμβάνεται στο περιεχόμενο;

Σε μια σημείωση.Το περιεχόμενο ενός εγγράφου που παρέχει μια νομική διεύθυνση που συντάσσεται από ένα άτομο είναι συνήθως αυθαίρετο.

Ταυτόχρονα, πρέπει να αντικατοπτρίζονται τα ακόλουθα σημεία:

• κεφαλίδα εγγράφου?
• όνομα του χαρτιού·
• κύριο περιεχόμενο (αυτό το σημείο θα περιγραφεί λεπτομερέστερα παρακάτω).
• εφαρμογή;
• την υπογραφή του ιδιοκτήτη, καθώς και τον αριθμό επικοινωνίας του.

Πώς να τακτοποιήσετε κάθε αντικείμενο;

Παρακάτω είναι αναλυτικές οδηγίεςσχετικά με τη διαδικασία για ένα άτομο να γράψει ένα έγγραφο για να δώσει μια νομική διεύθυνση:

Σπουδαίος!Δεν χρειάζεται να οριστεί ημερομηνία σύνταξης, καθώς η ισχύουσα νομοθεσία δεν περιορίζει την περίοδο ισχύος του εγγράφου για την παροχή νομικής διεύθυνσης.

Επιπλέον, πρέπει να σημειωθεί ότι Κατά τη σύνταξη ενός τέτοιου εγγράφου, πρέπει να τηρείτε τους ακόλουθους κανόνες:

1. το κείμενο πρέπει να παρουσιάζεται καθαρά και χωρίς λάθη·
2. όταν γράφετε, πρέπει να χρησιμοποιείτε αποκλειστικά επιχειρηματικό στυλ γραφής.
3. Στο τέλος της επιστολής πρέπει να υπάρχει η υπογραφή του ιδιοκτήτη του χώρου και να επισυναφθεί έγγραφο ιδιοκτησίας του ακινήτου.

Σε ποιον αποστέλλεται και πώς;

Αυτό το χαρτί συντάσσεται από τον ιδιοκτήτη κατόπιν αιτήματος του ενοικιαστή. Στη συνέχεια, πρέπει να σταλεί στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία.

Σε αυτή την περίπτωση, ο ιδιοκτήτης των χώρων πρέπει να ενημερώνεται ότι πρέπει να είναι συνεχώς σε επαφή στον καθορισμένο αριθμό.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αποστολής εγγράφων στις φορολογικές αρχές:

1. με προσωπική επίσκεψη?
2. με τη μεταφορά εγγράφων μέσω επίσημου αντιπροσώπου που διαθέτει πληρεξούσιο επικυρωμένο από συμβολαιογράφο.
3. με συστημένη επιστολή·
4. μέσω υπηρεσιών ταχείας παράδοσης·
5. μέσω της υπηρεσίας "Feed" ηλεκτρονικά έγγραφαγια κρατική εγγραφή».

Συνοψίζοντας, μπορεί να σημειωθεί ότι ένα άτομο που είναι ιδιοκτήτης κτιρίου (κτιριακών εγκαταστάσεων) έχει το δικαίωμα παροχής.

Δεν βρήκατε την απάντηση στην ερώτησή σας; Βρίσκω, πώς να λύσετε ακριβώς το πρόβλημά σας - καλέστε αμέσως:

GOST 7.0.8-2013 «Σύστημα προτύπων για πληροφορίες, βιβλιοθήκη και εκδόσεις. Τήρηση αρχείων και αρχειοθέτηση. Όροι και Ορισμοί» ενοποίησε τις βασικές έννοιες των εννοιών που θα χρησιμοποιήσουμε περαιτέρω:

• προορισμός- στοιχεία που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη του εγγράφου·
• λεπτομέρειες εγγράφου– στοιχείο σχεδιασμού εγγράφου.

Επιπλέον, πρέπει να δώσετε προσοχή στον νέο όρο Χαρακτηριστικό, το οποίο χρησιμοποιείται ενεργά κατά την εργασία με ηλεκτρονική επιστημονική και τεχνική τεκμηρίωση και θεωρείται ως υποχρεωτικό στοιχείο των στηρίξεωνέγγραφο. Οι κανόνες για το σχεδιασμό της απαίτησης "αποδέκτη", που θεσπίστηκαν από το GOST R 6.30-2003, προβλέπουν διάφορες επιλογές για το σχεδιασμό του - τα κύρια χαρακτηριστικά του απαιτούμενου "παραλήπτη" επισημοποιούνται ή δεν επισημοποιούνται με διαφορετικούς τρόπους.

Και τέλος, ο όρος προορισμόςπρέπει να διακρίνεται από την ξεπερασμένη έννοια αποδέκτης, το οποίο ωστόσο αναφέρεται στο παράρτημα των Κανόνων για εργασία γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές (που εγκρίθηκε με διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 15ης Ιουνίου 2009 αριθ. 477) με την έννοια συγγραφέας, δηλ. αποστολέα του εγγράφου(και πανω απ'ολα επιστολές).

Δεδομένου ότι η αλληλογραφία συνήθως καταλαμβάνει περισσότερο από το 80% της ροής εγγράφων των οργανισμών, θα εξετάσουμε τους κανόνες για την καταχώριση των στοιχείων του «αποδέκτη» χρησιμοποιώντας το παράδειγμα επίσημων επίσημων επιστολών, οι οποίες συντάσσονται σε έντυπη μορφή και αποστέλλονται στον παραλήπτη κυρίως από ταχυδρομείο.

Κατά τη διαδικασία διεξαγωγής αλληλογραφίας, οι διευθυντές, οι υπάλληλοι και η υπηρεσία διαχείρισης αρχείων του οργανισμού θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους ακόλουθους παράγοντες:

• τεχνολογικός, πράγμα που σημαίνει ότι ο οργανισμός θα στείλει την επιστολή του μέσω ταχυδρομικών γραφείων ή χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες εταιρειών που παραδίδουν αλληλογραφία. Αυτές οι εταιρείες και τα Russian Post ενεργούν ως ανεξάρτητα τρίτα μέρη κατά τη διαδικασία παράδοσης. Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής, πρέπει να λάβετε υπόψη πώς θα σταλεί, θα συσκευαστεί, ότι η σειρά και η σειρά καταχώρισης των χαρακτηριστικών της ταχυδρομικής διεύθυνσης καθορίζονται από τους Κανόνες για την παροχή ταχυδρομικών υπηρεσιών, οι οποίοι εγκρίνονται με ψηφίσματα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας και ενημερώνονται περιοδικά·
• διαχειριστικός, επειδή Η επιστολή μπορεί να περιέχει:
  • ειδικός απόφαση της διοίκησης, πρόταση, αναφορά ή αξίωση - μπορεί να απευθύνεται σε ανώτερο οργανισμό ή ισότιμο εταίρο, πελάτη.
  • υποχρεωτική διαταγή ή κανονιστική νομική πράξη, το οποίο αποστέλλεται σε υφιστάμενους οργανισμούς για εκτέλεση ή ενημέρωση.
    Δηλαδή, ο σκοπός δημιουργίας και το περιεχόμενο του εγγράφου, η θέση της οργάνωσης του συγγραφέα στο σύστημα διαχείρισης και η σχέση με τον παραλήπτη της επιστολής επηρεάζουν τον σχεδιασμό του απαιτούμενου «αποδέκτη». Επιπλέον, η επιστολή πρέπει να αποσταλεί σε αυτό το σημείο (οργανισμός, υπάλληλος, ειδικός, διαρθρωτική υποδιαίρεση), όπου υπάρχει η αρμοδιότητα επίλυσης του ζητήματος που εκτίθεται στο έγγραφο, οριστικά και επί της ουσίας. Εάν έχετε πολλές ερωτήσεις/προτάσεις για έναν δεδομένο οργανισμό που δεν σχετίζονται μεταξύ τους και η λύση των οποίων εμπίπτει στην αρμοδιότητα διαφορετικών προσώπων, τότε είναι προτιμότερο να γράψετε ξεχωριστή επιστολή σε κάθε «τελικό παραλήπτη». Και αν δεν ξέρετε σε ποιον θα ανατεθεί να επεξεργαστεί τις ερωτήσεις σας, μπορείτε να τις βάλετε σε μια επιστολή που απευθύνεται στον γενικός διευθυντήςή να το απευθύνετε γενικά στον οργανισμό.
• παράγοντας εθιμοτυπίας– την ανάγκη συμμόρφωσης με αποδεκτούς κανόνες ευγένειας, λαμβάνοντας υπόψη την ειδική κατάσταση της επαγγελματικής επικοινωνίας, την κατάσταση και τη θέση του παραλήπτη (νομικός ή φυσικός, ανώτερος ή υποδεέστερη οργάνωση, η επιστολή αποστέλλεται για πρώτη φορά ή σε τακτικό ανταποκριτή κ.λπ.).

Έντυπο επιστολής οργάνωσης

Για τη διεξαγωγή αλληλογραφίας, σχεδόν κάθε οργανισμός αναπτύσσει και εγκρίνει το δικό του έντυπο επιστολής. Η σύνθεση των λεπτομερειών του και τα παραδείγματα σχεδιασμού μπορούν να βρεθούν:

• στο GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων» (Εικόνες Β.2 - Β.4) και
• Εγκρίθηκαν μεθοδολογικές συστάσεις για την ανάπτυξη οδηγιών για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές. με διαταγή του Rosarkhiv με ημερομηνία 23 Δεκεμβρίου 2009 Νο. 76 (ρήτρα 3.3.1 με παραρτήματα).
  Οι οργανισμοί δίνουν μεγάλη προσοχή στην ανάπτυξη μιας φόρμας επιστολής και μάλιστα τη συμπεριλαμβάνουν σε ένα βιβλίο «εταιρικού» στυλ, κάτι που είναι απολύτως δίκαιο, γιατί είναι το "πρόσωπο" νομική οντότητα, σχηματίζει την εικόνα του συγγραφέα της επιστολής και την εντύπωση του. Αλλά δεν αφορά μόνο την ποιότητα του χαρτιού και τα χρώματα του χρώματος που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή της φόρμας. Το έντυπο υποδεικνύει το πλήρες και συντομευμένο όνομα του οργανισμού, την οργανωτική και νομική μορφή και την υποταγή. Το πιο σημαντικό πράγμα είναι να διασφαλίσετε ότι οι πληροφορίες σχετικά με τον συγγραφέα που αναφέρονται σε αυτό είναι σωστά μορφοποιημένες, παραθέτοντας όλους τους τρόπους επικοινωνίας με τον συγγραφέα. Αυτό μεταφέρει στο εξωτερικό περιβάλλον σημάδια σταθερότητας, ετοιμότητας για επαφές, ανοιχτότητας και «καλής θέλησης» του οργανισμού.

Η θέση των στοιχείων στη φόρμα μπορεί να είναι:

• γεωγραφικού μήκους(όπως στο Παράδειγμα 1) ή
• γωνία:
  • κεντραρισμένος(όπως στο Παράδειγμα 2) ή
  • σημαία(τα χαρακτηριστικά βρίσκονται στην ίδια πλευρική ζώνη, αλλά το κείμενο κάθε γραμμής ξεκινά από το αριστερό περίγραμμα του περιθωρίου).

Η διαμήκης και η γωνιακή φόρμα έχουν διαφορετική θέση για το χαρακτηριστικό «αποδέκτης»· υποδεικνύεται με ένα πορτοκαλί γέμισμα (συγκρίνετε τα Παραδείγματα 1 και 2).

Χαρακτηριστικά του χαρακτηριστικού «αποδέκτης».

Επιπλέον, η απάντηση στην ερώτηση «Πού;», δηλ. σχεδίαση χαρακτηριστικών " ταχυδρομική διεύθυνση», η GOST θεωρεί προαιρετική. Εάν ταιριάζει, τότε τα στοιχεία του γράφονται με τη σειρά που προβλέπεται από τους Κανόνες για την παροχή ταχυδρομικών υπηρεσιών (αυτό καθορίζεται από τις Μεθοδολογικές Συστάσεις για την ανάπτυξη οδηγιών για εργασία γραφείου στις ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές, Παράρτημα Αρ. 11) . Η ένδειξη της ταχυδρομικής διεύθυνσης στην ίδια την επιστολή γίνεται βολική όταν χρησιμοποιείτε έναν φάκελο με παράθυρο, στον οποίο θα είναι ορατά όλα τα δεδομένα σχετικά με τον παραλήπτη (σε ποιον και πού πρέπει να παραδοθεί η επιστολή), τότε αυτές οι πληροφορίες δεν χρειάζεται να είναι αντιγράφεται στον φάκελο χειροκίνητα ή κολλώντας μια «ετικέτα». Με μεγάλους όγκους αλληλογραφίας, αυτή η προσέγγιση εξοικονομεί σημαντικά χρόνο και χρήμα.

Εάν η επιστολή απευθύνεται κρατικό όργανο, όργανο τοπικής αυτοδιοίκησης, ανώτατη αρχή, ανώτερος οργανισμός, τότε το χαρακτηριστικό "mailing address" εξακολουθεί να μην εκδίδεται (αναγράφεται μόνο στον φάκελο). Δείτε τα παραδείγματα 3 και 4.

Αν η επιστολή σταλεί στον πρώτο ο επικεφαλής αυτής της «ανώτερης οργάνωσης», τότε το όνομα του οργανισμού περιλαμβάνεται στη θέση, βλ. Παραδείγματα 5 και 6. Τόσο η θέση όσο και το πλήρες όνομα γράφονται στη δοτική κεφαλαία.

Παράδειγμα 1

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 2

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 3

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 4

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 5

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 6

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Αν το γράμμα που απευθύνεται σε τρίτο ομότιμο οργανισμό ή οργανισμό downline, τότε ο «αποδέκτης» της επιστολής μπορεί να περιλαμβάνει μια ταχυδρομική διεύθυνση, η οποία είναι καλύτερα να διαχωρίζεται από το όνομα του οργανισμού με διάστιχο 1,5–2 και αρχίζει με ένα μικρό γράμμα όπως ορίζεται από το GOST R 6.30-2003 (για παράδειγμα, « οδός» ή «πρ.»):

Παράδειγμα 7

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Εάν η επιστολή απευθύνεται στον διαχειριστήοργάνωση, τότε η θέση περιλαμβάνει το πλήρες όνομα του οργανισμού που υποδεικνύει την οργανωτική και νομική μορφή:

Παράδειγμα 8

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Εάν η επιστολή απευθύνεται στον επικεφαλής ενός οργανισμού με τον οποίο δεν πραγματοποιείται επικοινωνία για πρώτη φορά, τότε είναι προτιμότερο να μην αναφέρετε την ταχυδρομική διεύθυνση.

Εάν η επιστολή απευθύνεται αναπληρωτής διευθυντής ή άλλος υπάλληλος (και όχι ο πρώτος διευθυντής), τότε επιτρέπονται επιλογές (με ή χωρίς προσθήκη ταχυδρομικής διεύθυνσης) και θα πρέπει να προσέχετε τις θήκες και το διάστιχο. Η απεύθυνση σε έναν υπάλληλο γίνεται πάντα στη δοτική περίπτωση. εάν το όνομα του οργανισμού διαχωρίζεται από τη θέση του, τότε γράφεται στην ονομαστική περίπτωση:

Παράδειγμα 9

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 10

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Εάν η επιστολή απευθύνεται δομική μονάδα του οργανισμού, στη συνέχεια στο χαρακτηριστικό "αποδέκτης", υποδείξτε πρώτα το όνομα του οργανισμού (επιτρέπονται οι καθιερωμένες συντομογραφίες) και μόνο τότε - αυτή η δομική μονάδα στην ονομαστική περίπτωση.

Συνιστάται να κάνετε διάστιχο στα Παραδείγματα 7, 10 και 11 για να διαχωρίσετε τα χαρακτηριστικά του χαρακτηριστικού «αποδέκτης» για να επιταχύνετε την αντίληψη και την απομόνωση των πληροφοριών από τον παραλήπτη, αλλά αυτό δεν είναι αυστηρή απαίτηση.

Παράδειγμα 11

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 12

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Εάν η επιστολή απευθύνεται στον επικεφαλής μιας διαρθρωτικής μονάδας, τότε το όνομα του οργανισμού (στην ονομαστική περίπτωση) περιλαμβάνεται στο χαρακτηριστικό «αποδέκτης» και το όνομα της μονάδας περιλαμβάνεται στο πλήρες όνομα της θέσης στο η δοτική περίπτωση:

Παράδειγμα 13

Σύμπτυξη Εμφάνιση

GOST R 6.30-2003 θεσπίζει μια μέθοδος γενικευμένου σχεδιασμού των παραληπτών κατά την αποστολή επιστολών σε αρκετούς ομοιογενείς οργανισμούςή αρκετές διαρθρωτικών τμημάτωνένας οργανισμός. Αυτή η μέθοδος παρέχει:

• στην ίδια την επιστολή, το σχέδιο του γενικευμένου ονόματος των παραληπτών.
• πρόσθετη σύνταξη χωριστού καταλόγου για ταχυδρομικές επιστολές, η οποία περιλαμβάνει τα συγκεκριμένα ονόματα και τις ταχυδρομικές τους διευθύνσεις.

Παράδειγμα 14

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 15

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Δείτε το άρθρο "Δημιουργία φακέλων στο MS Word" για να μάθετε πώς να προσαρμόζετε τη διεύθυνση αποστολέα σας, να δημιουργείτε γρήγορα πολλούς φακέλους σύμφωνα με ένα δεδομένο πρότυπο και λίστα αλληλογραφίας, να τους διακοσμείτε με φόντο ή σχέδιο (ιδέες για τη διακόσμηση ενός φακέλου για τις 23 Φεβρουαρίου και Μαρτίου 8 προτείνονται

Λίστα αλληλογραφίας ή Λίστα αλληλογραφίαςδημιουργείται από τον εκτελεστή της επιστολής με βάση τον ταξινομητή των οργανισμών και τις διευθύνσεις τους, ο οποίος συνήθως συσσωρεύεται στην υπηρεσία διαχείρισης γραφείου ως αποτέλεσμα λειτουργιών εγγραφής εγγράφων (στο EDMS ή στους πίνακες Word, Excel). Σε κάθε φάκελο στον οποίο είναι σφραγισμένο κάθε αντίγραφο της επιστολής, αναγράφεται το συγκεκριμένο όνομα και η διεύθυνση του οργανισμού σύμφωνα με τη λίστα αλληλογραφίας. Με βάση αυτήν τη λίστα, η εκτύπωση πληροφοριών σε φακέλους μπορεί να διαμορφωθεί αυτόματα ακόμη και μέσω του Word.

Είναι απαραίτητο να σημειωθεί ότι αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται συνήθως από έναν ανώτερο οργανισμό κατά την αποστολή επιστολών στους υφιστάμενους φορείς του.

Ωστόσο εάν δεν υπάρχουν περισσότεροι από 4 παραλήπτες ενός γράμματος, τότε όλοι οι παραλήπτες εγγράφονται στο ίδιο το έγγραφο, τότε μπορείτε να το κάνετε χωρίς λίστα αλληλογραφίας (η λέξη "Αντιγραφή" δεν εμφανίζεται πριν από τον 2ο, 3ο και 4ο παραλήπτη). Αυτός ο περιορισμός στον αριθμό των αποδεκτών σε μία επιστολή καθορίζεται από το GOST R 6.30-2003 και την κοινή λογική. Σε αυτήν την περίπτωση, η διεύθυνση συντάσσεται στην επάνω δεξιά γωνία ως λίστα με τα στοιχεία «αποδέκτη» για κάθε φορέα/οργανισμό, αλλά όλα τα αντίγραφα μιας τέτοιας επιστολής υπογράφονται ως πρωτότυπα και κάθε αντίγραφο σφραγίζεται σε ξεχωριστό φάκελο. επί της οποίας εκδίδεται η αντίστοιχη συγκεκριμένη ταχυδρομική διεύθυνση.

Αυτή η μέθοδος διευθυνσιοδότησης είναι βολική για χρήση όταν χρειάζεται να ειδοποιήσετε για παραβιάσεις ή σημαντικά συμβάντα, κυρίως σε ανώτερες, εποπτικές και ρυθμιστικές αρχές. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι οι παραλήπτες θα δουν σε ποιον άλλον στάλθηκε αυτή η επιστολή.

Παράδειγμα 16

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Εάν μια επιστολή του ίδιου περιεχομένου (μια επιστολή προσφοράς, για παράδειγμα) πρέπει να σταλεί σε πολλούς «ανεξάρτητους» οργανισμούς, τότε είναι προτιμότερο να εκδίδεται κάθε επιστολή ως πρωτότυπο, δηλ. Σε καθεμία, υποδείξτε έναν μεμονωμένο παραλήπτη. Ωστόσο, οι αριθμοί εγγραφής για αυτά τα γράμματα θα είναι διαφορετικοί.

Καταχώριση των στοιχείων του «παραλήπτη» κατά τη συντήρηση αλληλογραφία με άτομαέχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Το πρώτο χαρακτηριστικό είναι το επώνυμο στη δοτική περίπτωση, μετά τα αρχικά και μετά η ταχυδρομική διεύθυνση:

Παράδειγμα 17

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Όταν απευθύνεται επιστολή σε υπάλληλο που αναφέρει τη θέση του, γράφονται τα αρχικά πρινεπώνυμο (βλ. Παραδείγματα 9, 10, 13), δεδομένου ότι η κύρια ταυτότητα του παραλήπτη είναι ανά τίτλο θέσης εργασίας. Όταν απευθύνεται επιστολή σε ιδιώτη, αναγράφονται τα αρχικά του πίσωεπώνυμο (Παράδειγμα 17), αφού η ταύτισή μας ως πολίτες πραγματοποιείται κυρίως με το επώνυμο. Κατά την καταχώρηση επωνύμου και αρχικών, χωρίζονται με κενό· τα αρχικά δεν χωρίζονται με κενό, δηλ. «Ι.Ι. Ιβάνοφ», αλλά όχι «Ι. Ι. Ιβάνοφ».

Πώς να σωστά επαγγελματική αλληλογραφίασυντομευμένα διπλά ονόματα και διπλά πατρώνυμα του παραλήπτη, γραμμένα με παύλα, για παράδειγμα, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna; Δείτε την απάντηση στην ερώτηση «Ποιος είναι ο σωστός τρόπος συντομογραφίας διπλών ονομάτων και διπλών μεσαίων ονομάτων του παραλήπτη, γραμμένα με παύλα, στην επαγγελματική αλληλογραφία; »

Για να μην κάνετε λάθη κατά τη διεύθυνση, στους ιστότοπους των οργανισμών είναι απαραίτητο να μάθετε τις ακριβείς ταχυδρομικές διευθύνσεις, τα πλήρη ονόματα και τους τίτλους εργασίας των διευθυντών και άλλες πληροφορίες που θα βοηθήσουν στην καλύτερη επικοινωνία στο πρώτο στάδιο της αντίληψης εγγράφων . Μπορείτε να προσπαθήσετε να λάβετε παρόμοιες πληροφορίες από τη γραμματέα ή να τις συγκεντρώσετε από έγγραφα που έχετε λάβει από αυτόν τον οργανισμό.

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στη χρήση κεφαλαίων και πεζών γραμμάτων στα ονόματα οργανισμών και θέσεων. Οι κανόνες της ρωσικής γλώσσας προτείνουν τη σύνταξη μιας θέσης με πεζό (μικρό) γράμμα, αλλά μια συγκεκριμένη υψηλή θέση μπορεί να γραφτεί με κεφαλαίο γράμμα, αν προβλέπεται συστατικών εγγράφωνκαι τους τοπικούς κανονισμούς του οργανισμού αποδέκτη. Δώστε προσοχή σε αυτές τις λεπτότητες.

Παράγοντας εθιμοτυπίας

Εφεση– μια συμβατική φράση εθιμοτυπίας, μια φόρμουλα ομιλίας που εκφράζει σεβασμό και μια φιλική, ευγενική στάση απέναντι στον παραλήπτη. Συνιστάται να το τερματίσετε θαυμαστικό, τονίζοντας τη σημασία τόσο της ερώτησης όσο και της έκκλησης προς αυτό το άτομο.

Συχνότερα επικοινωνούν με όνομα και πατρώνυμο(Παράδειγμα 18), πολύ λιγότερο συχνά - κατά θέση(Παράδειγμα 20). Η δεύτερη επιλογή έχει αυστηρά επιχειρηματικό χαρακτήρα και χρησιμοποιείται όταν απευθύνεται σε άτομο που κατέχει υψηλή επίσημη θέση σε κρατικούς και δημοτικούς φορείς ή σε μεγάλο οργανισμό. Ακόμα λιγότερο συχνά επικοινωνούν με επίθετο χωρίς αρχικά(Παράδειγμα 19) - αυτό τονίζει την «απόσταση», την τυπικότητα της σχέσης μεταξύ του συγγραφέα και του παραλήπτη, μάλλον τυπική για αλληλογραφία με ιδιώτη.

Παράδειγμα 18

Διεύθυνση με όνομα και πατρώνυμο

Σύμπτυξη 20

Άλλος τρόπος ειδικά σεβαστική στάσηστον παραλήπτη εμφανίζεται στο "πλαίσιο εθιμοτυπίας": "Αγαπητός..." – «Με βαθύ σεβασμό», το οποίο χρησιμοποιείται όταν απευθύνεται σε υψηλόβαθμο πρόσωπο (πρόεδρο διοικητικού συμβουλίου, επικεφαλής ανώτερης αρχής ή διοικητικού οργάνου κ.λπ.), καθώς και σε περίπτωση έκδοσης συγχαρητηρίων, για παράδειγμα, για επέτειο.

Εφεση "Ακριβός..."ακόμη και στην περίπτωση των συγχαρητηρίων προς τον παραλήπτη, θα πρέπει να χρησιμοποιείται με προσοχή, γιατί Στις επίσημες σχέσεις, θα πρέπει να τηρηθεί κάποια διευθυντική απόσταση.

Εφεση "Αγαπητός"θεωρείται επί του παρόντος ξεπερασμένο, περιττό - δεν αντιστοιχεί στους κανόνες του σύγχρονου επιχειρηματικού στυλ της ρωσικής λογοτεχνικής γλώσσας.

Σταδιακά προέκυψαν ειδικοί κανόνες χειρισμού όταν εργάζεστε με εκκλήσεις πολιτών. Σε απάντηση των επιστολών τους "καλύτερες πρακτικές"Οι κρατικοί φορείς και οι τοπικές κυβερνήσεις συνιστούν τους ακόλουθους τύπους ομιλίας:

Παράδειγμα 22

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Αλλά ανεξάρτητα από το ζήτημα που τίθεται στην προσφυγή του πολίτη, ανεξάρτητα από την κατάσταση (σύγκρουση, καταγγελία ή προσφυγή για προσωπικό ζήτημα, για πρώτη φορά ή επαναλαμβανόμενη κ.λπ.), εξακολουθεί να είναι μια καθολική φόρμουλα απευθυνόμενης στους πολίτεςαπευθύνεται ονομαστικά και πατρώνυμο (όπως στο Παράδειγμα 18).

Οι εμπορικοί οργανισμοί, όταν αλληλογραφούν με πελάτες και εξετάζουν τα παράπονά τους, μπορούν να καθοδηγούνται από τις ίδιες συστάσεις.

Αναπόσπαστο μέρος της επιχειρηματικής ροής εργασιών μιας εταιρείας είναι η προετοιμασία και η λήψη επίσημων επιστολών.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι αυτών των εγγράφων, που συντάσσονται σύμφωνα με ορισμένες απαιτήσεις, οι οποίες θα συζητηθούν σε αυτό το άρθρο.

Ένας από τους τρόπους ανταλλαγής επιχειρηματικών πληροφοριών είναι η έκδοση επίσημης επιστολής. Αυτά τα έγγραφα αποτελούν ουσιαστικό μέρος της εισερχόμενης και εξερχόμενης τεκμηρίωσης οποιασδήποτε εταιρείας ή οργανισμού.

Υπάρχουν 3 είδη γραμμάτων:

• προσωπικός;
• ημι-επίσημο (συνήθως για ένα αίτημα για ορισμένες πληροφορίες)?
• επιχείρηση (με άλλα λόγια, επίσημη).

Ο τελευταίος τύπος είναι ο πιο κοινός και διαφορετικός. Το κείμενο της επίσημης επιστολής πρέπει να συντάσσεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις δεοντολογία επιχείρησης.

Τέτοια έγγραφα εκφράζουν χαιρετισμούς σε μια ειδική περίσταση, συγχαρητήρια, ευχές, μεταφέρουν οποιαδήποτε πληροφορία που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις κ.λπ. Ευχαριστίες επιστολέςσυμβάλλει στην ενίσχυση των συνεργασιών μεταξύ επιχειρήσεων ή των εργαζομένων τους.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι επίσημων επιστολών:

• διαφήμιση;
• συνοδευτικά;
• ενημερωτικό?
• εγγύηση;
• διδακτικός;
• αξιώσεις;
• εμπορικός;
• επιστολές κοινοποίησης·
• επιστολές επιβεβαίωσης?
• επιστολές που περιέχουν αίτημα, απάντηση, αίτημα ή υπενθύμιση κάποιου γεγονότος.

Το έγγραφο πρέπει να συντάσσεται σε φύλλο χαρτιού Α4 ή σε ειδικό εταιρικό επιστολόχαρτο. Στην πρώτη περίπτωση απαιτούνται τα στοιχεία του οργανισμού που έστειλε την επιστολή.

Η χρήση χαρτιού Α5 επιτρέπεται, αλλά το επίσημο επιστολόχαρτο της επιχείρησης χαίρει μεγάλης εμπιστοσύνης από πελάτες και αντισυμβαλλόμενους.

• "καπέλο" (στοιχεία εταιρείας).
• ημερομηνία γραφής·
• σκοπός της προσφυγής (η κύρια ουσία της επιστολής)·
• συμπέρασμα (σύντομη περίληψη, ζήτηση, προσδοκία απάντησης σε ερώτηση κ.λπ.)
• πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα και τη μέθοδο ανατροφοδότησης·
• εφαρμογές.

Όταν γράφετε επαγγελματική αλληλογραφία, είναι σημαντικό να ακολουθείτε ορισμένους κανόνες και στυλ επικοινωνίας, τα οποία θα συζητηθούν παρακάτω.

Προϋποθέσεις

Εάν η αίτηση υποβάλλεται σε επιστολόχαρτο της εταιρείας, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε ξανά τα στοιχεία. Ο αποστολέας έχει το δικαίωμα να προσθέσει τον ιστότοπο του οργανισμού, το πλήρες όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου του επίσημοςπου ετοίμασε το κείμενο του εγγράφου.

Λεπτομέρειες που συνήθως υποδεικνύονται με γράμματα:

• Ονομα εταιρείας;
• Κωδικός OKPO ή/και OKUD.
• λογότυπο του οργανισμού (εάν η επιχείρηση είναι κρατική ή δημοτική, υποδεικνύεται το κρατικό έμβλημα).
• ταχυδρομική, ηλεκτρονική και νομική διεύθυνση·
• αριθμούς τηλεφώνου και φαξ·
• Στοιχεία τράπεζας;
• πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη·
• υπογραφή του αποστολέα.

Εάν η επιστολή είναι απάντηση σε έκκληση ενός πολίτη ή οργανισμού, η επικεφαλίδα της πρέπει να περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο στο οποίο τέθηκε η ερώτηση και την ημερομηνία σύνταξης. Επιπλέον, μετά τις λεπτομέρειες στο κέντρο πρέπει να γράψετε το όνομα της επιστολής (για παράδειγμα, "Απόφαση", "Ειδοποίηση" κ.λπ.).

Ένα έγγραφο θεωρείται έγκυρο εάν αναφέρει την πραγματική ημερομηνία της εκτέλεσής του και την επακόλουθη αποστολή στον παραλήπτη.

Στόχος του αιτήματος

Σε αυτό το μέρος του κειμένου, πρέπει να αναφέρετε τους λόγους επικοινωνίας με την εταιρεία. Εάν ο λόγος ήταν οποιοδήποτε γεγονός (για παράδειγμα, δικαστική απόφαση ή αγορά προϊόντος χαμηλής ποιότητας), το έγγραφο πρέπει να αναφέρεται σε αυτόν τον παράγοντα και να τεκμηριώνει τη θέση του με τη βοήθεια αποδεικτικών στοιχείων.

Εάν είναι απαραίτητο, ο αποστολέας επισυνάπτει αποδεικτικά έγγραφα της θέσης του στην κύρια επιστολή.

συμπέρασμα

Σε αυτό το μέρος, το άτομο που επικοινώνησε με την οργάνωση με τη βοήθεια επαγγελματική επιστολή, παραθέτει τα συμπεράσματα που έχει βγάλει με βάση τις παρατηρήσεις που περιγράφηκαν παραπάνω, διατυπώνει αιτήματα ή προτάσεις, θέτει μια ερώτηση κ.λπ.

Στην πράξη, οι επίσημες επιστολές μπορούν να περιλαμβάνουν μόνο το τελευταίο μέρος.

Πληροφορίες αποστολέα

Συνήθως, τα προσωπικά στοιχεία για τον αποστολέα υποδεικνύονται στην κεφαλίδα του εγγράφου. Η υπογραφή του αιτούντος πρέπει να εμφανίζεται στο τέλος της επαγγελματικής επιστολής. Συνήθως, αυτή η ευθύνη πέφτει στους ώμους του επικεφαλής της επιχείρησης και, σε περίπτωση απουσίας του, ενός εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου (για παράδειγμα, ενός αναπληρωτή).

Εάν η προσφυγή αποσταλεί με πρωτοβουλία πολίτη ή μεμονωμένου επιχειρηματία, τοποθετείται προσωπική υπογραφή στο έγγραφο άτομοκαι το πλήρες όνομά του.

Εφαρμογές

Δεν αποτελούν υποχρεωτική προσθήκη στην επιστολή, αλλά εάν είναι απαραίτητο επισυνάπτονται στο έγγραφο σε ξεχωριστά φύλλα.

Τα περιεχόμενα του εγγράφου περιγράφονται με απλή και κατανοητή γλώσσα, χωρίς τη χρήση αγενών ή ακαλλιέργητων εκφράσεων. Συνιστάται η σύνταξη του κειμένου σε τόμο που δεν υπερβαίνει τη μία σελίδα ή φύλλο (εάν είναι συμπληρωμένο και στις δύο πλευρές).

Τα κύρια χαρακτηριστικά τέτοιων επιστολών:

• περιεχόμενο πληροφοριών·
• συντομία.

Συνεχίζουμε να μιλάμε για αξιώσεις. Εδώ - περίπου πώς να γράψετε μια καταγγελίαστον αγοραστή (πελάτη) στο όνομα του πωλητή. Αυτή η δυσάρεστη ανάγκη μπορεί να προκύψει για τον καθένα μας. Θα καταλάβουμε πώς να γράψουμε σωστά ένα παράπονο και θα το στείλουμε στον παραλήπτη ώστε να εισακουστούν τα αιτήματά μας.

Ας θυμηθούμε τους κύριους κανόνες κάθε αξίωσης.

Πρώτα, ο παραλήπτης πρέπει να παραβιάζει κάτι (συμφωνία, εντολή, νόμο κ.λπ.). Αυτό είναι πολύ σημαντικό, ειδικά σε σχέση με αξιώσεις από ιδιώτες. Νιώστε τη διαφορά: ένα παράπονο ότι ο σερβιτόρος έγραψε λάθος τον λογαριασμό με επισυναπτόμενη απόδειξη και ένα παράπονο επειδή ο ίδιος σερβιτόρος ήταν αγενής.

κατα δευτερον, η αξίωση πρέπει να συνοδεύεται από έγγραφα που επιβεβαιώνουν την παραβίαση των δικαιωμάτων σας: επιταγές, αντίγραφα συμβολαίων και κάρτες εγγύησης κ.λπ. Όσο περισσότερα στοιχεία παραβίασης, τόσο μεγαλύτερες είναι οι πιθανότητες να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις.

Τρίτος, απαιτήσεις. Θα έπρεπε να έχουν αξίωση. Φαίνεται ότι αυτό είναι προφανές, αλλά συχνά συναντάμε καταγγελίες που είτε απλώς δηλώνουν την παράβαση είτε περιέχουν τη φράση «Παρακαλώ αναλάβετε δράση». Παρακαλούμε αναφέρετε πλήρως τα μέτρα που πιστεύετε ότι πρέπει να ληφθούν.

Πώς να περιγράψετε σωστά τις απαιτήσεις σας;Τις περισσότερες φορές, όταν συντάσσει μια επιστολή καταγγελίας, ο αγοραστής καθοδηγείται από τον Νόμο για την Προστασία των Δικαιωμάτων των Καταναλωτών (Νόμος της RF της 02/07/1992 Αρ. 2300-1 «Για την Προστασία των Δικαιωμάτων των Καταναλωτών»), δηλαδή το άρθρο 18 της, που καλείται «Δικαιώματα καταναλωτή όταν εντοπίζονται ελαττώματα σε ένα προϊόν». Ο αγοραστής μπορεί:

«- ζήτηση αντικατάστασης με προϊόν της ίδιας μάρκας (ίδιο μοντέλο και (ή) αντικείμενο).

- ζήτηση αντικατάστασης με το ίδιο προϊόν άλλης μάρκας (μοντέλο, είδος) με αντίστοιχο επανυπολογισμό της τιμής αγοράς.

- να απαιτήσει ανάλογη μείωση της τιμής αγοράς·

- να απαιτήσει άμεση, δωρεάν εξάλειψη ελαττωμάτων στα αγαθά ή επιστροφή των εξόδων για τη διόρθωσή τους από τον καταναλωτή ή τρίτο μέρος.

- αρνούνται να εκπληρώσουν τη συμφωνία αγοραπωλησίας και απαιτούν επιστροφή του ποσού που καταβλήθηκε για τα αγαθά. Κατόπιν αιτήματος του πωλητή και με δικά του έξοδα, ο καταναλωτής πρέπει να επιστρέψει το ελαττωματικό προϊόν.

Στην περίπτωση αυτή, ο καταναλωτής έχει επίσης το δικαίωμα να απαιτήσει πλήρη αποζημίωση για τις ζημίες που του προκλήθηκαν ως αποτέλεσμα της πώλησης αγαθών ανεπαρκούς ποιότητας. Οι ζημίες αποζημιώνονται εντός των προθεσμιών που ορίζονται από τον παρόντα Νόμο για την ικανοποίηση των σχετικών απαιτήσεων των καταναλωτών.»

Σημείωση - μόνο μία από τις αναφερόμενες απαιτήσεις μπορεί να αναφέρεται στην αξίωση. Δεν μπορείτε να απαιτήσετε ταυτόχρονα, ας πούμε, επισκευή ενός προϊόντος και το ποσό που καταβλήθηκε για αυτό.

Τώρα άμεσα για πώς να γράψετε μια καταγγελία. Ενιαία μορφήόχι για αυτήν, που σημαίνει ότι είναι γραμμένο σε σχετικά ελεύθερη μορφή. Μια επιστολή καταγγελίας μπορεί να πληκτρολογηθεί σε υπολογιστή ή μπορεί να γραφτεί στο χέρι· αυτό δεν είναι σημαντικό και δεν υπάρχει ειδικός κανόνας για αυτό.

Στην επάνω δεξιά γωνία του φύλλου αναγράφεται προορισμός: πρώτα η θέση του, μετά η οργάνωσή του, στο τέλος - αρχικά και επώνυμο στη δοτική πτώση. Εδώ, μετά τη λέξη «από», στο γενικό γράφουμε τα δεδομένα σου: πλήρες όνομα, επώνυμο και πατρώνυμο, διεύθυνση και τηλέφωνα επικοινωνίας. Θυμόμαστε ότι ο παραλήπτης έχει το δικαίωμα να μην αποδέχεται ανώνυμες αξιώσεις, καθώς και επιστολές χωρίς τα στοιχεία επικοινωνίας του αποστολέα.

Γενικός Διευθυντής Tissue Store LLC

I.V. Ρομάνοβα

από τη Svetlana Arkadyevna Mikhailova,

ταχυδρομείο διεύθυνση 123456, Izhevsk, st. Dubravskaya, 24, διάτ. 7,

τηλ. όχλος. 8-123-321-45-67

Μετά ακολουθεί τίτλος: ΑΠΑΙΤΗΣΗ. Συνιστώ να πληκτρολογήσετε (γράψετε) αυτή τη λέξη με κεφαλαία γράμματα.

Μετά από αυτό προχωράμε στο κύριο μέροςκαι αναφέρετε τα γεγονότα: τι συνέβη, πότε, πώς μπορείτε να επιβεβαιώσετε την παραβίαση των δικαιωμάτων σας. Είναι απαραίτητο να αναφερθούμε στους κανόνες που παραβιάστηκαν από τον αποδέκτη της αξίωσης. Σημειώστε ότι είναι φυσιολογικό Οι αγοραστές δεν υποχρεούνται να γνωρίζουν το ακριβές άρθρο του νόμου ή να ζητήσουν νομική συμβουλή.Επομένως, αρκεί να αναφερθούμε Δίκαιο για τα δικαιώματα των καταναλωτώνΉ άλλο κανονιστική πράξη, η οποία παραβιάστηκε, χωρίς προδιαγραφή. Εάν η σύμβαση, αντίγραφο της οποίας βρίσκεται στα χέρια σας, έχει παραβιαστεί, αναφέρονται οι ρήτρες. Μην ξεχνάτε αυτό που ειπώθηκε παραπάνω: φροντίστε να αναφέρετε τις απαιτήσεις σας στην καταγγελία.

Για παράδειγμα:

Στις 25 Σεπτεμβρίου 2011, στο κατάστημα "Υγεία", αγόρασα ένα σετ καλλυντικών για περιποίηση μαλλιών "Beauty" αξίας 500,00 ρούβλια (επισυνάπτω την απόδειξη μετρητών αριθ. 01/0034 με ημερομηνία 25 Σεπτεμβρίου 2011). Στο σπίτι, όταν άνοιξα το σετ, ανακάλυψα ότι όλα τα καλλυντικά που περιλαμβάνονται σε αυτό ήταν ληγμένα: η ημερομηνία λήξης τους έληξε την 1η Σεπτεμβρίου 2011. Στις 26 Σεπτεμβρίου, η Elena Sokolova, ανώτερη πωλήτρια στο κατάστημα Zdorovye, αρνήθηκε να επιστρέψει τα χρήματά μου για ελαττωματικά εμπορεύματαΧωρίς να εξηγήσω τον λόγο. Αυτές οι ενέργειες αποτελούν παραβίαση του νόμου περί δικαιωμάτων των καταναλωτών. Απαιτώ να επιστρέψω το ποσό των 500 ρούβλια που καταβλήθηκε για αυτό το σετ, διαφορετικά θα αναγκαστώ να επικοινωνήσω με το Τμήμα Προστασίας Δικαιωμάτων των Καταναλωτών.

Στις 16 Αυγούστου παρήγγειλα από το κατάστημα " Τα καλύτερα έπιπλα", που βρίσκεται στο Ulyanovsk, Pioneer Avenue, 4, καναπές-κρεβάτι. Ο διευθυντής του καταστήματος Evgeniy Perov συνήψε μαζί μου μια συμφωνία αγοραπωλησίας Νο. 456. Έκανα μια προπληρωμή 100% στο ποσό των 20.500,00 ρούβλια (επιταγή με ημερομηνία 16/08/2011 αρ. 5). Σύμφωνα με την παράγραφο 3.3. συμβόλαιο, τα έπιπλα έπρεπε να παραδοθούν στο σπίτι μου στις 20 Αυγούστου. Ωστόσο, αυτό δεν έχει συμβεί ακόμη, κάτι που αποτελεί παραβίαση της σύμβασης. Σύμφωνα με το άρθρο 23.1. Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 02/07/1992 Αρ. 2300-1 «Σχετικά με την Προστασία των Δικαιωμάτων των Καταναλωτών» Απαιτώ τη μεταφορά των προπληρωμένων αγαθών σε εμένα το αργότερο στις 12 Σεπτεμβρίου. Διαφορετικά, θα αναγκαστώ να πάω στα δικαστήρια.

Ένα υποχρεωτικό μέρος της επιστολής αξίωσης είναι. Παραθέτουμε προσεκτικά εδώ όλα τα αντίγραφα των εγγράφων που επισυνάπτονται στην επιστολή. Σημείωση - επισυνάψτε αντίγραφα! Ποιος ξέρει αν η σύγκρουσή σας θα καταλήξει στο δικαστήριο και μετά θα χρειαστείτε τα πρωτότυπα.

Εφαρμογές:

1. Αντιγραφή απόδειξη 34-3453 ημερομηνίας 15 Σεπτεμβρίου 2011 για 1 λτ. σε 1 αντίγραφο.

2. Αντίγραφο υπ’ αριθμ. 1234-Π σύμβασης προμήθειας 15 Σεπτεμβρίου 2011, 5 σελ. σε 1 αντίγραφο.

3. Φωτογραφίες κατεστραμμένων εμπορευμάτων για 8 φύλλα. σε 1 αντίγραφο.

Μετά τις εφαρμογές, οπισθοχωρώντας λίγο, βάζουμε αριθμός, μια ακόμη γραμμή παρακάτω - δική σας υπογραφήκαι αυτή αντίγραφο:

Viktorova / M.D. Βικτόροβα

Η συμπληρωμένη αξίωση πρέπει να διαβιβαστεί στον παραλήπτη και να ληφθεί επιβεβαίωση ότι έγινε αποδεκτή. Εάν μπορείτε να φτάσετε στο γραφείο αυτοπροσώπως, κάντε το. Δώστε την επιστολή στη γραμματεία ή στο γραφείο και βεβαιωθείτε ότι αναγράφεται η ημερομηνία παραλαβής. Εάν ο παραλήπτης βρίσκεται μακριά ή αμφιβάλλετε ότι η αξίωσή σας θα γίνει αποδεκτή, χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες: στείλτε μια συστημένη επιστολή με μια λίστα με τα περιεχόμενα και ειδοποίηση.

Πρέπει να απαντήσετε εντός 30 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής της επιστολής αξίωσης.

Ολοκληρώνουμε τη σειρά "And That's All About Hen" με ένα άρθρο για δηλώσεις. Αυτός είναι ένας συγκεκριμένος τύπος εγγράφου, το περιεχόμενο, οι κανόνες προετοιμασίας και η ροή εγγράφων του οποίου εξαρτώνται από το ποιος απευθύνεται σε ποιον.

Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε τρεις κύριους τύπους δηλώσεων:

• μια επιχειρηματική επιστολή αίτησης που αποστέλλεται από έναν οργανισμό σε έναν άλλο·
• μια αίτηση που αποστέλλεται από ένα άτομο σε έναν οργανισμό·
• δήλωση υπαλλήλου που αποστέλλεται στον εργοδότη.

Δεν θίγουμε άλλου τύπου δηλώσεις - ισχυρισμούς - γιατί η γραμματέας δεν συνεργάζεται μαζί τους.

Και οι τρεις αναφερόμενοι τύποι δηλώσεων έχουν τα δικά τους χαρακτηριστικά όχι μόνο στην προετοιμασία και την προετοιμασία, αλλά και στην εργασία γραφείου.

Επιστολή αίτησης για επιχειρήσεις

Ο σκοπός μιας επιχειρηματικής επιστολής-αίτησης, την οποία ένας οργανισμός απευθύνει σε έναν άλλο, είναι να υποδείξει τη θέση του οργανισμού αποστολής, να εκφράσει τη στάση του για το ζήτημα και να προσφέρει μια λογική και διαδικασία για την επίλυση της κατάστασης. Η δήλωση δεν θέτει ερωτήσεις· περιέχει ένα όραμα της κατάστασης ενός από τα μέρη.

Από την προηγούμενη παράγραφο είναι σαφές ότι οι επιστολές δήλωσης «σε καιρό ειρήνης» συνήθως δεν γράφονται· καταφεύγουν μόνο στο κατώφλι σύγκρουσης συμφερόντων ή ακόμη και σύγκρουσης μεταξύ δύο εταιρειών, προκειμένου να τεκμηριωθεί και να ενημερωθεί το άλλο μέρος για στάση απέναντι στο πρόβλημα.

Τι τύπο γράμματος να επιλέξω;

Υπάρχει μια λεπτή γραμμή μεταξύ μιας επιστολής αίτησης, μιας επιστολής αίτησης ή μιας επιστολής αίτησης. Για να είμαστε σίγουροι κάνοντας τη σωστή επιλογήτύπος επιστολής, πρέπει να καταλάβετε: θα είναι δηλώνωγια κάτι ή θα συμβεί ακόμα αίτησηνα κάνω κάτι στον παραλήπτη;

Μια επιχειρησιακή επιστολή αίτησης συντάσσεται σε επιστολόχαρτο και έχει ένα τυπικό σύνολο λεπτομερειών για μια επαγγελματική επιστολή.

Σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για εγγραφή εγγράφων» το έντυπο επιστολής περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:

• λογότυπο του οργανισμού ή εμπορικό σήμα(σήμα υπηρεσίας), κρατικό έμβλημα Ρωσική Ομοσπονδίαή το εθνόσημο μιας συνιστώσας οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, εάν το ίδρυμα έχει το δικαίωμα να τοποθετήσει αυτές τις πινακίδες στα επιστολόχαρτά του·
• κωδικός οργάνωσης·
• κύριος αριθμός μητρώου κράτους (OGRN) της νομικής οντότητας·
• όνομα εταιρείας;
• πληροφορίες αναφοράς για τον οργανισμό.

Κατά την προετοιμασία μιας αίτησης ως τύπου επιχειρηματικής επιστολής, συντάσσονται οι ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

• ημερομηνία εγγράφου·
• αριθμός εγγραφής εγγράφου·
• προορισμός;
• τίτλος του κειμένου·
• κείμενο εγγράφου·
• υπογραφή;
• σημάδι για τον ερμηνευτή.
• σημείωμα σχετικά με την εκτέλεση του εγγράφου και την αποστολή του στο αρχείο (εκδίδεται στο αντίγραφο της θεώρησης της επιστολής).

Εκδίδεται σημείωμα που δηλώνει την παρουσία της αίτησης εάν είναι διαθέσιμη.

Οι υπογραφές που εγκρίνουν το έγγραφο συντάσσονται στο αντίγραφο της θεώρησης της επιστολής, εάν εσωτερικούς κανόνεςΥπάρχει διαδικασία πιστοποίησης προσχεδίων επιστολών.

Μια επιχειρησιακή επιστολή αίτησης εμφανίζεται στο Παράδειγμα 1.

Σε αντίθεση με μια συνηθισμένη επαγγελματική επιστολή, το κείμενο της αίτησης δεν ξεκινά με μια διεύθυνση προς τον υπάλληλο - τον παραλήπτη, αλλά με το όνομα του τύπου της επιστολής. Αυτό τονίζει ότι το έγγραφο δεν μεταφέρει απλώς πληροφορίες, αλλά εκφράζει τη θέση αρχών του συντάκτη του.

Η γραφειοκρατία των επιστολών επιχειρηματικής αίτησης πραγματοποιείται με τυποποιημένο τρόπο, σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανόνες του οργανισμού αποστολής και του οργανισμού παραλήπτη.

Είναι άγνωστο σε τι θα οδηγήσει η σύγκρουση συμφερόντων των εταιρειών: θα είναι δυνατή η επίλυση του θέματος μέσω διαπραγματεύσεων ή θα χρειαστεί να εμπλακούν δικηγόροι και να εμπλακούν σε δίκη, αλλά σε κάθε περίπτωση, η αποδοχή από έναν οργανισμό επιστολής αίτησης από άλλον ισοδυναμεί με το γεγονός ότι η πρώτη εταιρεία ενημερώνεται για τη θέση της δεύτερης.

Αίτηση σε οργανισμό από άτομο

Ας δούμε αυτό το έγγραφο από τη σκοπιά του παραλήπτη.

Τα έγγραφα των αιτήσεων από ιδιώτες θα πρέπει να δίνονται Ιδιαίτερη προσοχή. Προστασία των συμφερόντων των αιτούντων είναι ο ομοσπονδιακός νόμος της 2ας Μαΐου 2006 αριθ. 59-FZ).

Είναι λάθος να πιστεύουμε ότι η επίδρασή του ισχύει μόνο για κρατικούς φορείς, τοπικές κυβερνήσεις και δημοσιονομικών οργανισμών. Αυτό δεν συμβαίνει εδώ και πολύ καιρό. Το 2013, αυτή η λίστα συμπληρώθηκε από οργανισμούς στους οποίους «ανατέθηκε η υλοποίηση δημοσίως σημαντικών λειτουργιών». Δεν υπάρχει πουθενά σαφής ορισμός για το ποιες είναι αυτές οι λειτουργίες, αλλά από τη διατύπωση είναι σαφές ότι αυτή η έννοια είναι αρκετά ευρεία και θεωρητικά οποιοσδήποτε οργανισμός του οποίου οι πελάτες είναι ιδιώτες μπορεί να «πέσει κάτω από αυτήν».

Σε αντίθεση με μια επιχειρηματική επιστολή αίτησης, μια δήλωση από ένα άτομο μπορεί να είναι ένα αίτημα, ένα αίτημα ή μια αξίωση. Ας δούμε τον ορισμό της λέξης "δήλωση":

Το λεξικό μας

Δήλωση - αίτημα ενός πολίτη για βοήθεια στην εφαρμογή των συνταγματικών δικαιωμάτων και ελευθεριών του ή των συνταγματικών δικαιωμάτων και ελευθεριών άλλων προσώπων ή μήνυμα για παραβιάσεις νόμων και άλλων κανονιστικών νομικών πράξεων, ελλείψεις στο έργο κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και υπαλλήλων, ή κριτική των δραστηριοτήτων αυτών των οργάνων και υπαλλήλων προσώπων

Μια εταιρεία μπορεί να αναπτύξει τη δική της, βολική μορφή μιας τυπικής εφαρμογής από ένα άτομο και να τη διαθέσει στο κοινό. Αλλά είναι αδύνατο να γίνει αυτό το έντυπο υποχρεωτικό και να μην γίνει αποδεκτή μια αίτηση μόνο και μόνο επειδή δεν έχει συνταχθεί όπως "υποτίθεται ότι είναι". Οι άνθρωποι δεν υποχρεούνται να γνωρίζουν για την ύπαρξη της φόρμας αίτησης που έχει αναπτύξει η εταιρεία, ούτε απαιτείται να χρησιμοποιούν το Διαδίκτυο, όπου μπορεί να γίνει λήψη αυτής της φόρμας. Ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 59-FZ ορίζει το ελάχιστο σύνολο μπλοκ πληροφοριών σε κυκλοφορία:

Εξαγωγή

από τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 59-FZ

Άρθρο 7. Απαιτήσεις για γραπτή αίτηση

1. Πολίτης σε έγγραφη έκκλησή του προς επιτακτικόςδηλώνει είτε το όνομα του κρατικού οργάνου ή του φορέα τοπικής αυτοδιοίκησης στον οποίο αποστέλλεται η έγγραφη προσφυγή είτε το επώνυμο, το όνομα, το πατρώνυμο του οικείου υπαλλήλου ή η θέση του οικείου προσώπου, καθώς και το επώνυμο, το ονοματεπώνυμό του, πατρώνυμο (το τελευταίο - εάν υπάρχει), ταχυδρομική διεύθυνση, σύμφωνα με την οποία θα πρέπει να σταλεί η απάντηση, η ειδοποίηση αποστολής της προσφυγής, καθορίζει την ουσία της πρότασης, δήλωσης ή καταγγελίας, θέτει προσωπική υπογραφή και ημερομηνία.

Όπως μπορείτε να δείτε, το σετ είναι ελάχιστο και δεν μπορούμε να υποχρεώσουμε τους αιτούντες μας να τους υποδείξουν Κινητά τηλέφωνα. Μπορεί να συνιστάται μόνο η συμπερίληψη μεθόδων επιχειρησιακής επικοινωνίας σε δηλώσεις.

"Είσαι ελεύθερος να επιλέξεις..."

Ένα άτομο μπορεί να συμπληρώσει μια αίτηση όπως θέλει:

με το χέρι ή έντυπη μορφή;

να το ονομάσουμε «δήλωση», «έκκληση», «απαίτηση» ή να μην το αποκαλούμε καθόλου.

γράψτε εν συντομία και επί της ουσίας ή παρέχετε τη δική σας λεπτομερή αυτοβιογραφία.

και επίσης στείλτε το έγγραφο ταχυδρομικώς ή φέρτε το αυτοπροσώπως.

Ο οργανισμός υποχρεούται να αποδεχθεί την αίτηση εάν περιέχει τις απαιτούμενες ελάχιστες πληροφορίες.

Η αίτηση ενός ατόμου, η οποία υποβλήθηκε σε αρχική επεξεργασία στο γραφείο της αποδέκτριας εταιρείας, φαίνεται στο Παράδειγμα 2.

Ο οργανισμός αποφασίζει μόνος του εάν θα διαχωρίσει τις αιτήσεις πολιτών σε χωριστή διαχείριση αρχείων. Συνιστούμε να το κάνετε αυτό εάν:

• εφαρμογές άνω του 10% του συνολικού όγκου της εισερχόμενης ροής τεκμηρίωσης·
• εργάζονται σε αυτά ειδικά εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι (κέντρο εξυπηρέτησης πελατών, τμήμα αξιώσεων κ.λπ.)
• Με βάση τις αιτήσεις από άτομα, ο οργανισμός διεξάγει τις βασικές του δραστηριότητες.

Εάν ένας οργανισμός έχει συνηθίσει να εργάζεται σύμφωνα με τους κανόνες της παραδοσιακής εργασίας γραφείου, τότε δεν χρειάζεται να ανησυχεί πολύ για την εκπλήρωση των απαιτήσεων του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 59-FZ. Υπό τυπικές συνθήκες, τα αιτήματα περνούν από την ίδια διαδρομή με άλλα εισερχόμενα έγγραφα. Οι κανόνες για την εργασία μαζί τους πρακτικά δεν διαφέρουν από τους γενικά αποδεκτούς και επιτρέπουν ακόμη και ορισμένες ελευθερίες στον χειρισμό της αίτησης, ειδικότερα, μπορούν να περάσουν τρεις ημέρες μεταξύ της αποδοχής και της στιγμής της καταχώρισής της από το νόμο. Η προθεσμία απάντησης δίνεται 30 ημέρες από την ημερομηνία εγγραφής του γραπτού αιτήματος.

Εφαρμογή στη διαχείριση αρχείων προσωπικού

Ένα ειδικό επίπεδο δηλώσεων είναι οι δηλώσεις προσωπικού. Σκοπός αυτών των εγγράφων είναι να εκφράσουν το αίτημα ή τη βούληση του εργαζόμενου στον εργοδότη.

Το έντυπο αίτησης HR είναι σχετικά δωρεάν. Κανείς δεν απαιτεί από τους υπαλλήλους να γνωρίζουν τις αποχρώσεις των στοιχείων εγγραφής, επομένως αρκεί να συμμορφωθούν με το απαιτούμενο ελάχιστο.

Κατά τη γνώμη μας, οι αιτήσεις προσωπικού θα πρέπει να συντάσσονται αποκλειστικά με το χέρι από τους ίδιους τους εργαζόμενους. Δεν υπάρχουν υποχρεώσεις από την εργατική νομοθεσία ως προς αυτό. Αλλά είναι πολύ πιο δύσκολο να αμφισβητήσει κανείς στο δικαστήριο μια δήλωση γραμμένη με το χέρι του από μια δακτυλογραφημένη σε υπολογιστή (η χειρόγραφη υπογραφή είναι μόνο η υπογραφή του συγγραφέα). Στην τελευταία περίπτωση, ο εργαζόμενος μπορεί να ισχυριστεί ότι αναγκάστηκε να υπογράψει έτοιμο κείμενο.

• Σε ποιον από ποιον.Ο αποδέκτης της αίτησης προσωπικού είναι ο εργοδότης - το πρώτο άτομο στον οργανισμό στον οποίο εργάζεται ο συντάκτης της αίτησης. Ήταν αυτός που προσέλαβε τον συγγραφέα και όχι τον επικεφαλής του τμήματος HR, επομένως η αίτηση θα γραφτεί στο όνομα του επικεφαλής (γενικός διευθυντής, διευθυντής, πρόεδρος κ.λπ.) της εταιρείας. Το επώνυμο, τα αρχικά και η θέση του διευθυντή αναγράφονται στο επάνω μέρος του φύλλου αίτησης, πιο κοντά στο δεξί περιθώριο, στη δοτική πτώση.

Δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι δεν έχουν τη δική τους φόρμα για επιστολές, πρέπει να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με τον συντάκτη της αίτησης. Θα πρέπει να γράψετε το επώνυμό σας, το όνομα, το πατρώνυμο και τη δομική σας ενότητα πλήρως. Εάν ο υπάλληλος γνωρίζει τον αριθμό του προσωπικού του, αυτό είναι καλό, αλλά αυτό δεν είναι υποχρεωτική πληροφορία.

Κάτω από αυτές τις πληροφορίες, στο κέντρο της γραμμής, γράφεται το όνομα του τύπου του εγγράφου - μια δήλωση, στη συνέχεια σε μια νέα γραμμή αναφέρεται το κείμενο της δήλωσης - το αίτημα ή η έκφραση της βούλησης του υπαλλήλου. Η αίτηση συμπληρώνεται με την προσωπική υπογραφή του υπαλλήλου και την ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου.

Ερώτηση για το θέμα

Πώς να γράψετε σωστά τη λέξη "δήλωση";

Υπάρχουν δύο μορφές γραφής του ονόματος ενός τύπου εγγράφου: με κεφαλαίο γράμμα χωρίς τελεία στο τέλος (όπως στο Παράδειγμα 3) και με πεζό γράμμα με τελεία στο τέλος.

Η νομική ισχύς της δήλωσης δεν επηρεάζεται σε καμία περίπτωση από τη μορφή με την οποία είναι γραμμένη η λέξη. Η δεύτερη επιλογή θεωρείται ξεπερασμένη, αλλά έχει κάθε δικαίωμα να υπάρχει.

Πότε πρέπει ένας υπάλληλος να δηλώσει αίτημα σε δήλωση και πότε αρκεί μια προφορική έκκληση στο τμήμα HR;

Αν Κώδικας Εργασίαςμιλάει απευθείας για μια "γραπτή δήλωση από τον υπάλληλο", τότε αυτό το ερώτημα δεν τίθεται. Σε άλλες περιπτώσεις ρυθμίζεται είτε από τους εσωτερικούς κανόνες του οργανισμού είτε από σκοπιμότητα. Για παράδειγμα, είναι καλύτερο για μια εργαζόμενη να υποβάλει γραπτώς το αίτημά της για αλλαγές σε έγγραφα σε σχέση με αλλαγή ονόματος, παρά το γεγονός ότι η εργατική νομοθεσία δεν προβλέπει ειδικές διατάξεις σχετικά με αυτό. Τέτοιες αλλαγές ξεκινούν με εντολή του εργοδότη και μια χειρόγραφη δήλωση του εργαζομένου συνοδευόμενη από αντίγραφο του πιστοποιητικού γάμου θα αποτελέσει τη βάση για την έκδοση εντολής.

Σε μεγάλους οργανισμούς, όπου υπάρχουν αρκετές δεκάδες ή και εκατοντάδες άτομα ανά υπάλληλο του τμήματος HR, το αίτημα του υπαλλήλου γίνεται δεκτό με τη μορφή αίτησης μόνο έτσι ώστε ο υπάλληλος HR απλά να μην το ξεχνά.

ΣΕ μικρές εταιρείες, εάν ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν απαιτεί γραπτή δήλωση, μπορείτε να περάσετε με προφορικό αίτημα ή συνομιλία απευθείας με τον επικεφαλής του οργανισμού, ο οποίος μπορεί να δώσει οδηγίες εργαζόμενος προσωπικούγια την επίλυση του ζητήματος.

• Ροή εγγράφων των αιτήσεων προσωπικού.Οι υπάλληλοι του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού χρειάζονται πρωτότυπα αντίγραφα των δηλώσεων εργαζομένων. Στη συνέχεια, όπως ήδη αναφέρθηκε, πολλά από αυτά θα αποτελέσουν τη βάση για παραγγελίες σχετικά με το προσωπικό. Αλλά ο εργαζόμενος έχει επίσης κάθε δικαίωμα να παρακολουθεί την τύχη της αίτησής του και να λάβει επιβεβαίωση από τον εργοδότη ότι το έγγραφο έχει γίνει δεκτό από αυτόν.

Σπουδαίος!

Είναι αδύνατο να καταχωρήσετε την αίτηση ενός υπαλλήλου ως εισερχόμενο έγγραφο. Αυτό γίνεται συχνά απλώς και μόνο επειδή δεν ξέρουν πώς αλλιώς να επιβεβαιώσουν τη λήψη του.

Εν τω μεταξύ υπάρχουν δύο τρόποι για να καταχωρήσετε μια αίτησησωστά.

Η επιβεβαίωση ότι ο εργοδότης έχει αποδεχθεί την αίτηση του εργαζόμενου μπορεί να είναι:

• εγγραφή της αίτησης σε ειδική βάση δεδομένων.Επίσης, δεν συνιστάται η τοποθέτηση αίτησης προσωπικού στο μητρώο εσωτερικών εγγράφων: είναι πολύ εύκολο να παραβιαστεί η νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα. Είναι καλύτερο για τη γραμματέα να έχει μια ειδική ηλεκτρονικό περιοδικόεγγραφή για αιτήσεις προσωπικού, επίσημες και επεξηγηματικές σημειώσεις και παρόμοια έγγραφα.

Ο αριθμός μητρώου της αίτησης επικολλάται στο αντίγραφό της. Αντίγραφο μαζί με τον αριθμό δίνεται στον εργαζόμενο. Εάν ένας υπάλληλος φέρει δύο αντίγραφα των αιτήσεων, πριν γράψει τον αριθμό, ο γραμματέας πρέπει να τα συγκρίνει (βεβαιωθείτε ότι είναι πανομοιότυπα).

• πρακτικό αποδοχής της αίτησης που γίνεται από τον γραμματέα σε αντίγραφο.Εάν δεν υπάρχει αρχείο καταγραφής εγγραφής και ο υπάλληλος επιμένει στην επιβεβαίωση της αποδοχής, ο γραμματέας μπορεί να κάνει την ακόλουθη εγγραφή σε αντίγραφο της αίτησης:

Η καταχώρηση αναφέρει:

• το γεγονός της αποδοχής του εγγράφου·
• απαιτείται ημερομηνία!);
• θέση, προσωπική υπογραφή και πρακτικό της υπογραφής του υπαλλήλου που δέχεται.

Η αίτηση του υπαλλήλου υποβάλλεται απευθείας στον επικεφαλής του οργανισμού, ο οποίος την εξετάζει και αποφασίζει, για παράδειγμα:

Στο τμήμα HR. Ετοιμάστε μια παραγγελία.

Davydov 17/09/2015

Περίληψη

1. Μια αίτηση είναι ένα έγγραφο, του οποίου η μορφή και οι κανόνες ροής εγγράφων εξαρτώνται από τον παραλήπτη και τον παραλήπτη του.
2. Μια επαγγελματική επιστολή-αίτηση προορίζεται να εκφράσει τη θέση του οργανισμού αποστολής σε ένα αμφιλεγόμενο ζήτημα.
3. Μια αίτηση που αποστέλλεται σε έναν οργανισμό από ένα άτομο συνιστάται να υποβληθεί σε επεξεργασία σύμφωνα με Ομοσπονδιακός νόμοςΝο. 59-FZ.
4. Οι δηλώσεις στη διαχείριση αρχείων προσωπικού αποτελούν τη γραπτή έκφραση της βούλησης του εργαζομένου και συχνά χρησιμεύουν ως βάση για την έκδοση εντολών σχετικά με το προσωπικό.