Como conduzir eficazmente uma reunião e um conselho de administração: passando de conversas inúteis para ações e resultados. Regulamentos passo a passo

Durante a reunião, o gestor deve transmitir informações úteis aos seus subordinados e desafiá-los objetivos claros. Se tudo for feito corretamente, a eficiência do trabalho aumentará; caso contrário, o procedimento para a realização de reuniões deverá ser reconsiderado;

Você costuma realizar reuniões? Seus funcionários costumam obter algo útil deles? Eles entendem as metas e objetivos que você lhes deu?

A eficiência do trabalho aumenta após reuniões de planejamento? Você está recebendo feedback adequado? Se você respondeu “não” a pelo menos uma pergunta, então você precisa aprender como conduzir reuniões e sessões de planejamento eficazes para perder o mínimo de tempo com elas e obter o máximo benefício.

Reunião eficaz

Com a ajuda de reuniões, a comunicação é mantida entre os diferentes departamentos e dentro dos próprios departamentos, as decisões tomadas são implementadas e a motivação para realizar o trabalho aumenta. funcionários individuais. Mas só uma reunião eficaz pode resolver estes problemas, por isso verifique se as suas reuniões cumprem os seguintes critérios:

1. Conformidade de formato. Existem vários tipos de reuniões: reunião, reunião de planejamento e reunião operacional. Cada uma dessas reuniões tem seus próprios propósitos e, portanto, dura um tempo diferente. A operativa foi projetada para resolver o problema que acabou de surgir.

Geralmente dura de 5 a 10 minutos e reúne pessoas diretamente relacionadas ao problema. A reunião de planejamento geralmente acontece todos os dias pela manhã e dura de 25 a 30 minutos. Durante esse período, o gestor precisa definir as tarefas do dia, receber feedback sobre os resultados do dia anterior e ajustar os planos se necessário.

A reunião visa encontrar uma solução problema mundial, crie uma nova oferta para o seu mercado, desenvolva um novo programa de motivação, etc.

Muitas vezes as reuniões são divididas em duas etapas - a primeira é realizada à noite, durante a qual são definidos os objetivos da reunião e delineados os problemas que serão discutidos. Pela manhã começa a segunda etapa, que pode durar até duas horas. Uma reunião completa é criatividade em sua forma mais pura.

2. Especificação de tarefas. Cada reunião deve ter objetivos claramente definidos e anunciados antecipadamente aos participantes. O desvio da agenda é altamente indesejável.

3. Regulamentos rigorosos. Uma reunião deve ter um horário de início e de término, independentemente de todos os convidados terem comparecido. Estabeleça limites de tempo claros, como terminar o item 1 da agenda em 25 minutos.

Para cada palestrante, reserve um certo tempo - 5 minutos são suficientes, isso vai ensinar as pessoas a falar direto ao ponto. Se você ouvir conversas estranhas ou desvios do assunto, interrompa essas tentativas e economize seu tempo.

4. Composição ideal. As pessoas interessadas devem estar presentes na reunião. Apenas sente e ouça, não convide ninguém. Deixe que cada um cuide da sua vida.

5. Palavra para todos. Cada participante da reunião deve ter a oportunidade de expressar sua opinião sobre um determinado assunto. Não interfira e, principalmente, não interrompa a fala do colaborador, mesmo que vá contra o seu ponto de vista. Você precisa de feedback adequado?

6. Manutenção de registros. A agenda não é o único documento obrigatório da reunião. A ata, que registra todos os pontos principais, os colaboradores que falaram por ordem de prioridade, a sua opinião sobre um determinado assunto e, o mais importante, o resultado da reunião, é um documento muito útil.

Não deixe de enviar uma newsletter aos participantes da reunião para que eles tenham sempre em mãos para esclarecer quaisquer pontos. Isto tornará mais cómodo acompanhar a execução das tarefas atribuídas e analisar os resultados obtidos. É o esquema “tarefa - resultados - controle - tarefa” que permite tornar as reuniões mais eficientes e concisas.

7. Planejamento da reunião. Cada funcionário deve saber quando será o próximo convidado para a sala de reuniões. A rapidez não ajuda na organização de reuniões; os participantes não têm tempo para se preparar ou nem comparecem por falta ao escritório.

Se algum problema surgiu repentinamente e você decidiu convocar uma força-tarefa para resolvê-lo, prepare-se para as respostas “não sei”, “preciso verificar” e “depois lhe darei um relatório”.

Como preparar e conduzir uma reunião eficaz?

Para ter uma reunião eficaz, primeiro você deve se preparar para ela. Antes do início da reunião, o líder deverá esclarecer as seguintes questões:

• quais objetivos a reunião persegue e quais tarefas ela resolve.
• qual é o formato da reunião, quais são as funções dos participantes da reunião. As funções dos colaboradores são atribuídas previamente: deve haver um presidente e um secretário. Determine também o horário exato de início e término da reunião.
• qual é a estrutura da reunião? Estrutura típica do seguinte modo:
• saudações;
• anúncio das metas, objetivos e formato da reunião;
• discussão e análise dos problemas existentes;
• receber feedback dos artistas;
• análise de resultados e definição de tarefas para o futuro próximo;
• resumindo.
• quais são as regras da reunião? Determine o tempo exato para trabalhar em cada item da pauta, reserve um tempo para uma pausa caso a reunião envolva muito tempo.
• quais documentos serão necessários. Prepare todas as informações necessárias que serão do interesse dos participantes, envie materiais para que sejam estudados com antecedência.
• Uma reunião é necessária? Antes de enviar convites para uma reunião, verifique se é realmente necessário.

Responda a estas perguntas você mesmo:

• As tarefas que você definiu precisam ser resolvidas hoje?
• O que os participantes devem tirar da reunião?
• Como o trabalho deles deve mudar após a reunião?
• Isso é tudo informação necessária coletado? Você receberá uma resposta “não sei” para alguma pergunta?
• Existe outra maneira de resolver o problema sem realizar uma reunião?

Lembre-se das regras simples para reuniões eficazes, mantenha a atenção do público no objetivo principal, dê à discussão um tom positivo ou neutro e incentive-os a expressar as suas próprias opiniões.

Assim você obterá um aumento na eficiência de seus funcionários e ao mesmo tempo reduzirá o tempo perdido.

A superabundância de reuniões é resultado do planejamento ineficaz do trabalho e da gestão burocrática das empresas. Acima de tudo, são realizadas porque permitem que os gestores se sintam importantes. O exemplo do ex-CEO do Yahoo virou assunto na cidade. Marissa Mayer, que realizava até 70 reuniões por semana e sempre se atrasava, deixando os funcionários esperando. Longas reuniões não salvaram o Yahoo! desde sua aquisição pela Verizon Communications em maio de 2017.

Em muitas outras empresas, as reuniões são simplesmente um tributo impensado à tradição. Pesquisadores da consultoria internacional Bain & Company descobriram que uma das descrições mais comuns de metas assembleias gerais em calendários eletrônicos - apenas porque (“simplesmente porque”). Este facto aponta para um dos principais problemas das reuniões – a falta de preparação adequada para as mesmas: 63% das reuniões não têm agenda pré-planeada. Como resultado, mais da metade do tempo nas reuniões de trabalho acaba sendo dedicado não a assuntos urgentes, mas a conversas vazias - discutir notícias e eventos esportivos, recontar piadas. E embora dezenas de livros sejam dedicados à negociação adequada, não é costume ensinar como conduzir adequadamente as reuniões de planejamento: acredita-se que os gestores já sabem fazer isso.

Reuniões em números

Antes 300 mil horas por ano que funcionários de grandes empresas gastam em reuniões

2-3 reuniões em massa por semana conduzido pelo diretor médio

US$ 37 bilhões perde negócios nos EUA devido a reuniões improdutivas

31 horas por mês funcionário gasta em conversas improdutivas com superiores

10-18 minutos pessoa média pode perceber informações auditivamente

Fonte: ThinkGrowth.org

Não estúpido, mas duas pizzas

A frustração com a eficácia das reuniões leva a administração de muitas empresas a limitar as reuniões tanto pelo tempo quanto pelo número de participantes. Gary Vaynerchuk, investidor e consultor de empresas como Uber, Snapchat, Facebook, Twitter, Tumblr, limita as reuniões a 15, ou melhor, de três a cinco minutos: “Se você tiver uma reunião de 30 minutos, vai gastar muito tempo. tempo tentando discutir o Super Bowl de futebol americano que aconteceu ontem à noite com uma caneca de café.” E se a mesma reunião for limitada a 15 minutos, nem todos terão tempo para se distrair com conversas.

Pesquisadores da Bain and Company citam o exemplo de uma grande empresa industrial que conseguiu economizar o equivalente a 200 salários médios de funcionários reduzindo a duração das reuniões de 60 para 30 minutos e limitando o número máximo de participantes a sete. A economia foi alcançada porque os funcionários passaram a produzir mais e a empresa não precisou contratar novas pessoas.

Limitar o número de participantes nas reuniões é uma medida a que tanto as empresas estrangeiras como as russas recorrem frequentemente. O CEO da Amazon, Jeff Bezos, aplica a “regra das duas pizzas”: deve haver participantes suficientes em qualquer reunião para que possam receber apenas duas pizzas, ou seja, menos de oito pessoas, segundo Bezos. E o cofundador do agregador de propostas de agências de viagens Kayak, Paul English, está completamente convencido de que não são necessárias mais de três pessoas para tomar qualquer decisão adequada.

“O formato da reunião é uma das formas mais ineficazes de utilizar o tempo de trabalho: não envolve, ativa ou envolve todos os participantes”, afirma Roman Tyshkovsky, gerente da filial de Moscou da empresa de consultoria Odgers Berndtson. — Mantivemos o número de reuniões de massa ao mínimo. Algo precisa ser decidido por votação - fazemos isso por meio de um mensageiro corporativo. Precisamos de chegar a alguma coisa – reunimo-nos como um grupo de projeto, dois ou três de nós, envolvendo apenas aqueles que realmente precisam de resolver este problema, e não tomar tempo de um grande grupo de pessoas não envolvidas.”

Foto: Alexander Kolbasov/TASS

Outro princípio frequentemente utilizado para limitar o número de participantes nas reuniões de planeamento é a “regra de duas pernas”: cada reunião deve ser assistida por aqueles que as organizaram, trazendo à discussão um problema que lhes diga respeito, ou por aqueles que possam colher informações. informações pessoalmente úteis lá. Não há reuniões gerais de planejamento onde toda a equipe sai do local de trabalho e vai para uma sala de reuniões fingindo interesse. A pioneira na aplicação desta regra há 30 anos foi a empresa americana de engenharia Semco, que fornece sistemas eletrônicos para o Pentágono. Seus dirigentes tornaram todas as reuniões gratuitas: se tiver interesse, venha, se perdeu informação necessária- ele mesmo é um idiota.

Algumas empresas tentam abordar as reuniões de planejamento em termos de significado, em vez de tempo ou número de participantes. Por exemplo, na Intel é proibido realizar reuniões de planejamento, a menos que um objetivo claro seja formulado com antecedência, e na Lenovo, mesmo os funcionários comuns têm o direito de interromper a reunião se os participantes começarem a pular de um tópico para outro. Ken Norton, sócio do Google Ventures, aconselha todas as empresas a eliminarem de uma vez por todas as reuniões semanais de planejamento: quaisquer reuniões devem ser realizadas por um motivo específico, e não para conversas do tipo “o que fazer” com os funcionários.

Por fim, há empresas que estão tentando mudar o próprio formato das reuniões de planejamento. Por exemplo, desde o início da década de 2010, muitos empresários tecnológicos famosos dos EUA (entre eles o fundador do Facebook, Mark Zuckerberg, e o fundador do Twitter, Jack Dorsey) preferem realizar reuniões em pé ou mesmo a caminhar, como o filósofo Platão fez uma vez com os seus alunos. Há verdade nas pernas: psicólogos da Universidade de Washington, em St. Louis, descobriram que as reuniões em pé são muito mais eficazes do que as reuniões regulares: quando as pessoas ficam de pé ou andam, elas geram ideias mais frutíferas e são mais propensas a se sentirem como uma equipe unida, e o mais importante, essas reuniões terminam mais rapidamente.

Comunicação impessoal

E as reuniões são necessárias no mundo dos mensageiros instantâneos e dos planejadores eletrônicos de tarefas? “As reuniões eram essenciais na era pré-digital. Com o desenvolvimento da Internet e dos sistemas de gerenciamento de projetos, a prática de reuniões tornou-se um fardo para negócio moderno, porque qualquer reunião tira o que há de mais valioso: o tempo”, afirma Alexander Pershikov, presidente do conselho de administração do fundo de investimento Key Group.

Os meios de comunicação modernos permitem eliminar quase completamente as reuniões pessoais. “Em 2017, abandonamos completamente as reuniões e até eliminamos as reuniões semanais de planejamento”, diz Evgeny Lvov, CEO do agregador de táxis Vezet. “Parecia que era uma perda de tempo.” Em primeiro lugar, não há necessidade de discutir estas questões específicas neste momento específico. Por exemplo, alguns problemas técnicos não urgentes não precisam ser resolvidos na terça-feira às 10h, afastando as pessoas do trabalho.” Nem toda a agenda é necessária ou de interesse de todos os presentes: como a empresa é uma empresa de tecnologia, a maior parte dos assuntos diz respeito a processos técnicos, que são completamente sem importância para parte da gestão.

“Vezet” substituiu as reuniões pessoais por teleconferências, nas quais participam apenas os envolvidos em um problema específico. Como resultado, cada funcionário gasta de três a quatro horas a menos por semana discutindo rotatividade, calculou Evgeniy Lvov.

Serviços online e programas especiais oferecem uma variedade de oportunidades. “Costumávamos realizar um grande número de reuniões - por departamento, com gerentes, anuais, trimestrais”, lembra Alexey Bannikov, diretor geral da rede de lojas de equipamentos digitais Fotosklad.ru. “Muitos deles duraram três ou quatro horas.” Mas há vários anos, Bannikov chegou à conclusão de que esta prática é falha: é claro que as decisões são tomadas, mas é gasto muito tempo a preparar reuniões e a falar diretamente.

O empresário resolveu o problema de forma radical: a empresa proibiu completamente as reuniões offline e passou a reportar em um portal corporativo feito na plataforma online Bitrix. Ali também são realizadas reuniões de vídeo e voz, bem como discussões na forma de conferências e chats online. O processo de adaptação ao novo esquema de trabalho demorou vários meses. “No final, isso dá resultados muito melhores: todas as tarefas são formuladas com clareza, todos comentam o mérito. Na sala de conferências comum, todos estavam sentados em silêncio com blocos de notas, e agora os funcionários estão discutindo ativamente questões em seus locais de trabalho. Acontece que isso é mais conveniente tanto para o funcionário quanto para o gestor.”

A empresa Mango Telecom também se esforça para migrar a comunicação dos funcionários para mensageiros instantâneos. “O texto é uma comunicação fundamentalmente diferente. Pessoas ao vivo podem atuar por 10 minutos e não dizer nada. É mais difícil fazer isso no texto, então a discussão se torna mais específica, substantiva e de alta qualidade. Além disso, é quase desprovido de emoções desnecessárias que muitas vezes surgem em reuniões de negócios”, afirma Andrey Kozlovsky, chefe do departamento de marketing da Mango Telecom.

Vídeo: RBC

As empresas com uma parte significativa dos seus colaboradores a trabalhar remotamente estão, de certa forma, condenadas a realizar reuniões de planeamento online. Muitos deles, por exemplo, utilizam quadros Trello (um sistema online de gerenciamento de projetos) ou serviços similares. “Cada funcionário do departamento tem seu próprio “quadro”, onde todas as tarefas do dia, da semana, do mês são claramente planejadas”, descreve Maxim Sundalov, chefe da escola online Englishdom. — Qualquer funcionário pode visitar “virtualmente” um colega e ver o que ele está fazendo no momento. É muito conveniente para controle e colaboração.” Em cada cartão do Trello, os gerentes descrevem passo a passo o curso de ação com responsabilidades e prazos, e os funcionários simplesmente arrastam as partes necessárias da tarefa para seus perfis e começam a trabalhar. Todas as tarefas e relatórios são primeiro coletados dos chefes de departamento, depois transferidos para os chefes de departamento e, em seguida, para CEO. Tarefas, notícias e quaisquer informações da gestão seguem na ordem inversa. “Aqui não há opção de passar por um colega no caminho para tomar um café e dar-lhe um problema inesperado. E não há possibilidade de esquecer ou perder sua tarefa: ficam rastros eletrônicos de tudo”, afirma Sundalov.

Existe outra saída. Em 2013, programadores do Instituto de Tecnologia de Massachusetts provaram que algoritmos de computador, ao analisar as frases trocadas entre os participantes da reunião, podem entender se uma decisão importante está sendo tomada no momento ou apenas uma conversa comum. É possível que a melhor maneira de acabar com conversas inúteis seja confiar a organização das reuniões a robôs. Protótipos dessas soluções já estão sendo desenvolvidos.

Como conduzir uma boa reunião

(Conselho de Ken Norton, parceiro do Google Ventures)

1. Reúna-se para resolver um problema específico. Esqueça as reuniões semanais de planejamento: você pode distribuir tarefas e coletar relatórios sobre sua execução sem reuniões gerais. Somente questões verdadeiramente importantes devem ser levadas às reuniões.

2. Cada reunião deverá ter um “anfitrião”. Os participantes devem ser reunidos por um gestor específico que define a pauta da reunião e é responsável pelos resultados.

3. A reunião não deve durar mais de 30 minutos. Utilize um cronômetro: se a discussão ultrapassar os limites pretendidos, interrompa a reunião.

4. Ligue apenas para quem você precisa. Os participantes da reunião devem ser apenas aqueles que estão envolvidos no problema específico. O número ideal de participantes não é superior a cinco.

5. Siga o plano escrito. Defina uma agenda de reunião com antecedência e cumpra-a, não importa o que aconteça.

6. Não tenha medo de intensificar a conversa. Uma atmosfera calma e amigável às vezes indica que todos os presentes não se importam com o problema.

7. Venha sem gadgets. Smartphones e tablets são a melhor maneira de os funcionários se esconderem das discussões, fingindo ser profissionais.

Uma das funções sagradas do secretário é a preparação de reuniões, conferências e sessões iniciadas por gestores de diversos níveis. Na maioria dos casos, o secretário também mantém atas desses eventos. Neste artigo, mostraremos como tornar esses processos mais eficientes.

Para começar a falar sobre protocolo, o primeiro passo é falar sobre a preparação da reunião. Antes de tal evento, é importante pensar na agenda, determinar a composição dos participantes e familiarizar-se com os relatórios de todos os palestrantes e outros materiais. Tudo isso exigirá um esforço adicional, mas como resultado, será muito mais fácil manter o protocolo.

COMO ECONOMIZAR TEMPO?

Segundo diversos estudos, de 10 a 50% do tempo de trabalho do chefe da organização e demais funcionários pode ser gasto em reuniões. Para reduzir o tempo gasto, os iniciadores, organizadores e participantes das reuniões precisam se lembrar das seguintes regras:

Discuta na reunião apenas questões que não podem ser resolvidas no trabalho.

Limite o número de participantes nas reuniões. É diretamente proporcional à duração do evento. Se a duração de uma reunião com 5 funcionários for de 1 hora, então com o número de participantes 10 ou mais, provavelmente durará 2 horas ou mais.

Prepare materiais informativos para a reunião com antecedência. Cálculos, relatórios analíticos, tabelas, gráficos, relatórios, materiais fotográficos e de vídeo, apresentações, amostras de produtos, pareceres especializados devem ser fornecidos por especialistas especializados. Já o secretário da reunião é responsável por verificar a disponibilidade dos materiais. Portanto, um ou dois dias antes do evento você deve:

a) com a ajuda pessoas responsáveis quem fará as apresentações, compilará uma lista de todos os materiais informativos;

b) receber dos responsáveis ​​materiais confeccionados em em formato eletrônico(por exemplo, apresentações, notas explicativas, etc.);

c) receber resumos impressos e textos de relatórios dos responsáveis.

Para cada questão, indique um funcionário responsável, mesmo quando um grupo de pessoas deva realizar a tarefa.

Não perca tempo expondo os culpados. lembre-se disso a tarefa principal cada reunião - discuta a agenda e tome decisões sobre ela.

AGENDA

Esta é uma lista de questões que estão planejadas para serem discutidas na reunião. Eles são determinados pelo presidente da reunião. Porém, o secretário também pode participar desse processo.

Use as seguintes diretrizes ao desenvolver sua agenda:

• Divida os tópicos da reunião que são muito amplos em vários subtópicos. Se necessário, os responsáveis ​​podem realizar reuniões preparatórias para cada subtema.

Por exemplo, uma reunião agendada para o final do mês sobre o tema “Sobre a implementação dos indicadores planeados pelas principais oficinas de produção” deverá ser precedida de uma série de pequenas reuniões nas oficinas: “Sobre a implementação do plano pelas principais oficinas de produção” fundição”, “Sobre a implementação do plano pela oficina de compras”, “Sobre a implementação do plano pela oficina mecânica”, “Sobre a implementação do plano pela oficina de montagem”. Ou uma reunião sobre o tema “Sobre a implementação de um sistema ERP numa empresa” deverá ser precedida de várias reuniões: “Sobre os problemas de implementação de um sistema ERP na produção”, “Sobre a garantia da comunicação entre o sistema ERP e 1C na contabilidade ”, “Sobre o suporte técnico do sistema ERP e transferência de dados”, etc.

• Colocar na agenda assuntos de igual importância, unidos por um tema comum.. Por exemplo, fornecimento de transporte, procedimento de entrega no armazém, envio e retirada produtos finalizados do território da empresa.

Uma gama mais ampla de problemas interligados também pode ser incluída na agenda. Por exemplo, estes podem incluir:

Compra de uma nova linha de produção;

Preparação tecnológica da produção;

Fazer alterações no projeto e na documentação tecnológica em conexão com a aquisição de novos equipamentos;

Modernização de edifícios de produção e desenvolvimento de acessórios de máquinas;

Apoio logístico à produção.

Ao mesmo tempo, a reconstrução do posto de controle da fábrica ou a organização de pagamentos eletrônicos para passes na cantina da fábrica claramente não vale a pena discutir nesta reunião.

É claro que o secretário nem sempre pode influenciar o conteúdo da agenda. A reunião é convocada pelo líder, que também traça a gama de assuntos. E se o gestor incluir na agenda de uma reunião a compra de uma nova linha de produção para fundição e a organização de um dia de limpeza de primavera para limpar o território, talvez não seja possível convencê-lo. Mas, por sua vez, você pode propor trazer a discussão sobre a organização de uma limpeza para outra reunião, por exemplo, combinando-a com a questão da pintura da fachada de um prédio ou da realização de comemorações por ocasião do aniversário da organização.

• Elaborar uma agenda apenas a partir dos assuntos que sejam da competência e área de responsabilidade dos participantes da reunião. Por exemplo, será inútil discutir questões de abastecimento na ausência do chefe do serviço de abastecimento.
• Limite o número de tópicos e itens na agenda. Deve haver tantos deles quantos possam ser efetivamente discutidos e resolvidos dentro do período de tempo previsto. Por exemplo, em 1 hora de reunião, você pode discutir de 1 a 5 assuntos, dependendo da escala dos temas discutidos e da qualidade da preparação da reunião.
• Incluir na agenda um relatório sobre tarefas e instruções dadas na última reunião, se as reuniões estiverem unidas por um tema comum e composição de participantes. Esteja preparado para o fato de que, mesmo que não exista tal item na ordem do dia, o presidente poderá apresentá-lo com sua autoridade. Portanto, é melhor imprimir a lista de instruções com antecedência - o presidente, o responsável e o secretário devem tê-la.

PARTICIPANTES DO ENCONTRO

Requisitos gerais para participantes do evento:

Competência e interesse pelos assuntos em pauta;

Uma posição alta o suficiente para tomar decisões e dar instruções aos subordinados com base nos resultados da reunião.

A composição dos participantes poderá sofrer alterações durante o evento. Se a agenda incluir tópicos que afetam todos os participantes da reunião e questões que se aplicam apenas a alguns deles, então as questões gerais deverão ser discutidas primeiro. Ao final desta parte da reunião, os funcionários não envolvidos em discussões adicionais poderão ser liberados.

Como notificar a todos

Informar todos os participantes da reunião sobre a data, hora, local, tema do evento.

Você pode relatar uma reunião por telefone, mensagem SMS, e-mail (com notificação de entrega e leitura) ou visita pessoal.

Caso um dos participantes se ausentar do local de trabalho por motivos diversos (férias anuais, invalidez temporária, viagem de negócios, etc.), é necessário apurar o motivo da ausência e lembrar ao funcionário que está substituindo o ausente de acordo com o esquema de substituição que ele deve estar presente na reunião.

Também pode ser útil colocar um aviso pop-up no calendário do seu computador, como “lembre seu vice de participar da reunião”.

Informações sobre quem é notificado da reunião e quando podem ser inseridas em uma tabela (Exemplo 1).

EXEMPLO 1

Notificando os participantes da reunião

A reunião acontecerá no dia 24 de junho de 2017, às 11h, no escritório do diretor de compras.

Tema: Celebração de contratos com fornecedores para o segundo semestre de 2017.

Disposição dos assentos para os participantes da reunião

Certifique-se de preparar uma tabela de assentos para os participantes da reunião se os seguintes estiverem presentes:

Funcionários superiores (cidade, região, território, república, federação);

Proprietários de empresas e holdings transnacionais, etc.;

Representantes de organizações parceiras.

Se possível, é atribuído ao secretário um lugar numa mesa separada, ao lado da mesa do presidente (Exemplo 2).

Exemplo 2

Mapa de assentos

Cartões de visita

Nas mesas opostas aos locais apropriados, é necessário colocar cartões com o cargo e (ou) nome completo. cada participante. A opção mais simples é uma folha de papel dobrada em forma de “casa” (Fig. 1)

Arroz. 1. Cartão de identificação do participante da reunião

Distintivos

Em casos especialmente críticos, é necessária a preparação de crachás (cartões de peito), nos quais deverá indicar:

NOME COMPLETO. participantes;

Suas posições;

O nome da organização que cada participante representa;

A localidade em que a organização especificada está localizada.

O selo também pode incluir:

Logotipo da organização que o participante representa;

Logotipo (emblema) do evento (reuniões, conferências, etc.).

Você pode usar crachás com cordão ou prendedor de roupa. Eles são vendidos em papelarias e lojas de materiais de escritório.

Você mesmo pode criar inserções com texto, depois imprimi-las em uma impressora, cortá-las com uma tesoura e colocá-las em crachás (Fig. 2).

Arroz. 2. Inserção de crachá projetada internamente

Se tiverem sido alocados fundos suficientes para a preparação, os cartões inseridos podem ser encomendados a uma organização que fornece serviços de impressão. E para reuniões internas regulares, os crachás não serão necessários.

DURAÇÃO DA REUNIÃO

Diferentes tipos de reuniões têm diferentes períodos de tempo. Por exemplo, uma reunião de planeamento matinal pode demorar cerca de meia hora, mas uma reunião inter-regional sobre um assunto específico pode demorar o dia inteiro.

A duração da reunião deve ser planejada com antecedência. Todos os participantes devem saber os horários de início e término do evento. Isso o ajudará a trabalhar com rapidez e eficiência, para que não precise ficar até tarde.

Rompe

Se a duração do encontro ultrapassar uma hora astronômica (60 minutos), será necessário fazer pausas após cada hora letiva (45 minutos).

Em eventos especialmente longos, poderão ser previstas pausas durante as quais serão oferecidos aos participantes lanches (sanduíches, frutas, doces) e bebidas (chá, café, sucos, água mineral etc.).

Quando o nível da reunião não é elevado, e junto à sala onde decorre a reunião existe uma geleira, máquina de café e talheres descartáveis para os visitantes do escritório, os participantes da reunião poderão servir-se de café, chá ou água.

Garrafas de água e copos podem ser colocados com antecedência nas mesas onde os participantes da reunião estão sentados - assim eles poderão matar a sede não só no intervalo, mas a qualquer momento. É melhor não colocar comida na mesa. Será estranho se um dos participantes deixar cair um sanduíche em papéis comerciais ou derramar café.

É melhor pôr a mesa com lanches e bebidas em uma sala separada. Isso geralmente é feito pelo secretário, mas somente se ele não lavrar atas. Quando o secretário não puder sair da sala durante uma reunião, outro funcionário designado como responsável deverá organizar um intervalo. Ou, alternativamente, a secretária prepara tudo para os coffee breaks antes do início da reunião. Via de regra, é impossível prescindir de assistentes em reuniões prolongadas.

Prazo

A duração do evento deve ser regulamentada. O presidente da reunião fiscaliza o cumprimento desta regra.

Ao planejar sua reunião, considere o tempo necessário para cada palestrante falar e cada assunto a ser discutido.

Verifique com o presidente as regras de cada discurso.

Programe pausas, se necessário.

Some todos os períodos de tempo na calculadora e some ao valor resultante

O presidente deve ser informado sobre quanto tempo a reunião poderá durar. Caso concorde com este valor, o regulamento deverá ser levado ao conhecimento de todos os participantes; caso contrário, deverão ser feitos ajustes e comunicados novamente ao presidente;

Após acordo, a agenda com restrições de horário é enviada a todos os participantes da reunião (Exemplo 3).

EXEMPLO 3

Agenda com prazos

MINUTOS DE REUNIÃO: 5 PASSOS BÁSICOS

Protocolo documentar tanto as atividades dos órgãos colegiados permanentes (comissões, comitês, conselhos, etc.) quanto dos órgãos colegiados temporários - reuniões diversas, conferências, seminários e conferências.

Os seguintes tipos de protocolos são diferenciados:

. Breve protocolo- um documento no qual está registrado o nome completo. e posições dos participantes da reunião, seu tema, principais assuntos, resumo dos relatórios, decisões tomadas, lista de tarefas de cada responsável. Essas atas geralmente são mantidas em reuniões operacionais.

. Protocolo completo, além de tudo isso, inclui registros detalhados de todos os discursos, pareceres, emendas e outras nuances da discussão. Este documento permite restaurar uma imagem detalhada da reunião.

A forma de lavratura da ata é escolhida pelo presidente da mesa ou pelo responsável da empresa.

Os textos das palestras e demais materiais preparados para o encontro são elaborados em forma de apêndices. Devem ser referenciados no texto do protocolo.

O secretário é responsável pela precisão e integridade do registro do andamento da reunião. Esta responsabilidade não pode ser subestimada, pois o protocolo é o único documento que reflete todos os discursos, discussões, comentários e decisões tomadas que devem ser executadas. Durante a reunião, os participantes podem não ouvir algo ou não ter tempo para anotar. Isso será fácil de restaurar consultando o protocolo.

Etapa 1: preparar o local de trabalho

Para facilitar a elaboração da ata, antes do início da reunião:

. Escolha seu assento no corredor onde o evento acontecerá. Deve ser visível para todos os participantes pessoalmente, os discursos do presidente, dos oradores e as “réplicas da sala” devem ser claramente audíveis (ver tabela de assentos no Exemplo 2).

. Coloque em sua mesa uma lista dos participantes da reunião indicando seus nomes completos. e posições, bem como uma tabela de assentos. Antes do início da reunião, seria uma boa ideia estudar cuidadosamente quem está sentado e onde e depois observar o diagrama conforme necessário.

. Abasteça-se de material de escritório. Leve 2 a 3 canetas, 2 lápis e 2 borrachas.

. Verifique se o equipamento de escritório e outros dispositivos estão funcionando: relógio, gravador de voz, câmera de vídeo (se disponível). Não se esqueça do cabo de alimentação e das baterias sobressalentes ou recarregáveis.

Antes da reunião, refresque a memória com os principais pontos de todos os relatórios.

Etapa 2: registrar o andamento da reunião

Além dos materiais elaborados para a reunião (textos de relatórios, discursos, referências, projetos de decisão, agenda, listas de participantes, etc.), as atas são elaboradas com base em gravações sonoras, gravações de vídeo, transcrições ou notas manuscritas. que são mantidos durante a reunião.

Como manter notas aproximadas?

1. Preparar planilhas para o projeto de protocolo- o seu número depende do tamanho da agenda. Na primeira folha escreva a data da reunião, seu tema, número da ata, lista de participantes, agenda (Exemplo 4).

EXEMPLO 4

Minuta da ata da reunião. Folha nº 1

Escreva as questões levantadas para discussão em separado lençóis limpos, deixando espaço suficiente para entradas:

Folha nº 2: “Sobre o estado dos trabalhos de celebração de contratos de fornecimento de metais não ferrosos e ferrosos.” Relatório de Prokhorov P.D.;

Folha nº 3

Folha nº 4: “Sobre apoio ao transporte de suprimentos.” Relatório de Medvedev V.Yu.;

Folha nº 5: ... (a preencher durante a reunião);

Folha nº 6: “Sobre a situação das liquidações de contratos celebrados e executados de compra de matérias-primas e insumos.” Relatório de Fomina KD;

Folha nº 7: ... (a preencher durante a reunião);

Folha nº 8: “Na celebração de acordos com a Amethyst LLC sobre o fornecimento de aço e ligas para ESPZ OJSC.” Sugestões de Telegin I.I.;

Folha nº 9: ... (a preencher durante a reunião).

2. Verifique se todos os participantes da reunião estão presentes. Risque com um lápis os ausentes no projeto de protocolo - talvez estejam atrasados. Descubra os motivos das faltas e atrasos após a reunião.

Registre o horário de chegada dos atrasados ​​diretamente no texto do protocolo entre colchetes:

Nesse caso, saber-se-á exatamente quem entre os presentes e o que exatamente faltou durante a reunião.

3. Preencha o item “OUVIDO”. Na primeira folha da minuta e nas folhas com os títulos correspondentes dos relatórios, registre de forma consistente seu nome completo. e posições dos palestrantes, temas dos discursos e seu resumo. Você só precisa registrar informações básicas: datas, números, fatos. Posteriormente, compare as notas com os textos dos discursos (tese) fornecidos. Se você encontrar alguma discrepância, notifique o presidente da reunião.

4. Insira o item “EXECUTADO”(se necessário). Este item é preenchido quando o andamento dos palestrantes é interrompido por comentários, dúvidas e objeções de outros participantes. Em protocolo completo Cada observação deve ser registrada imediatamente, especialmente se for acompanhada da frase: “Por favor, coloque-a no protocolo”. Por exemplo:

O fato é que qualquer declaração pode mudar o rumo da reunião e, posteriormente, pode ser necessário destacar o momento e por que isso aconteceu.

Em um breve protocolo

Os negócios modernos são impossíveis sem vários tipos de negociações. As reuniões de negócios são uma oportunidade para a gestão transmitir as principais metas e objetivos a todos ao mesmo tempo divisões estruturais, receber feedback e, com base nos dados recebidos, ajustar o plano de ação da empresa.

As reuniões são uma espécie de ferramenta de gestão empresarial que precisa constantemente avaliar a eficácia e analisar os resultados alcançados.

Comunicação empresarial, conversas de negócios, reuniões, negociações, discussões: como forma de comunicação empresarial

A comunicação empresarial deve ser diferenciada da comunicação comum, pois a primeira persegue um objetivo específico e possui uma ética de comportamento rígida, enquanto a segunda pode não ter qualquer fundamento ou razão.

Existem muitas formas de comunicação empresarial, as principais incluem:

• conversas de negócios - representam a troca (ou transferência unilateral) de informações sobre questões específicas do funcionamento dos negócios. Pode ser comunicação direta ou indireta (usando tecnologias de Internet, telefonia). Este tipo de comunicação envolve a sua continuação na forma de negociações ou reuniões;
• as reuniões são uma forma mais ampla de comunicação, na qual, via de regra, os funcionários da empresa (geralmente chefes de divisões estruturais) são envolvidos para resolver questões estratégicas para o desenvolvimento do negócio;
• negociações – têm um objetivo específico e visam discutir assuntos importantes, celebrar acordos, contratos, assinar documentos importantes para ambas as partes;
• discussões - discussão aberta sobre questões importantes da empresa, cuja principal ferramenta é o brainstorming (geração de ideias por todas as partes), podendo surgir abordagens atípicas para a resolução de problemas.

Além dos formulários listados, existe uma grande variedade deles: entrevistas de negócios, disputas, reuniões, correspondência, apresentações, conferências. Todos eles têm especificidades próprias, mas obedecem às mesmas regras de ética empresarial.

Reuniões de negócios: tarefas, objetivos, tópicos

As reuniões de negócios são realizadas para chegar a uma decisão específica problema real ou tarefas. Além disso, nas reuniões, os colaboradores do departamento podem compartilhar com a gestão suas ideias sobre possíveis soluções para eventuais problemas. Esta forma de comunicação permite ver de forma abrangente a situação da empresa, seus pontos fracos e fortes, contribui para a entrada de novas pessoas na equipe, seu conhecimento da cultura corporativa e das normas adotadas na organização.

As principais metas e objetivos das reuniões são:

• manter a política da empresa, bem como o seu desenvolvimento e comunicação a todos os colaboradores;
• integração das ações de todos os serviços e divisões de acordo com o objetivo estratégico da empresa;
• identificar novas tarefas e avaliar a eficácia das campanhas já implementadas;
• resolver problemas emergentes.

Os temas presentes nas reuniões podem ser completamente diferentes.

Na prática russa, é costume realizar reuniões de planejamento pelo menos uma vez por semana. Assim, os chefes de departamento reportam o trabalho realizado durante a semana e definem planos para a próxima (ou recebem tarefas para implementar na próxima semana de trabalho).

O motivo ou tópico para uma reunião não programada pode ser uma série de questões que surgem em conexão com o ambiente externo dinâmico e em mudança em que as empresas têm de operar.

Tipos, tipos e classificação de reuniões de negócios

As reuniões de negócios podem variar em forma, tema e pessoas presentes.

Sua classificação principal é apresentada a seguir:

• por pertencer a uma área específica: reuniões administrativas (para resolver questões problemáticas), científicas (conferências, simpósios, seminários organizados e realizados para resolver questões urgentes em campo científico), políticos (congressos e reuniões de membros de determinados movimentos políticos) e mistos;
• por escala e número de participantes: internacionais (com envolvimento de parceiros estrangeiros, especialistas, especialistas em determinada área), nacionais, regionais, municipais;
• no local do evento: reuniões externas e locais;
• de acordo com a regularidade da realização: reuniões periódicas e permanentes.

Além da classificação apresentada, as reuniões podem ser divididas em problematizadoras, operacionais e instrutivas.

As reuniões de problemas têm como objetivo encontrar soluções ideais para os problemas em um curto espaço de tempo.

As operacionais (ou também chamadas de salas de controle) têm como objetivo a obtenção de dados sobre a situação atual da empresa. Todas as informações dos subordinados são acumuladas pelos chefes de departamento e depois transferidas para o executivo-chefe da organização. São dados sobre até que ponto os planos foram implementados, as metas foram alcançadas e as tarefas foram resolvidas. A principal diferença entre essas reuniões e todas as outras é a sua regularidade, a constância da lista de participantes e a possível ausência de agenda da reunião (ou seja, seu plano detalhado).

As reuniões instrucionais têm a ordem inversa em contraste com as salas de controle - todas as informações em formato diretivo descem do gerente para os subordinados diretos e são então transmitidas ao longo da estrutura vertical de poder na organização para executores específicos de determinadas tarefas. Essas informações incluem ordens de gestão que podem afetar o progresso atual da organização, novas regras, normas de comportamento e prazos para conclusão de tarefas específicas.

Preparação, organização e realização de reuniões de negócios

Para que a reunião seja eficaz, é necessário considerar cuidadosamente os seus pontos principais: o objetivo da reunião, as principais tarefas, as etapas do evento. Somente nessas condições você poderá se beneficiar da reunião.

Infelizmente, muitos deles são realizados apenas porque são habituais no ambiente de negócios. Reuniões regulares e reuniões no início da semana com a administração em muitas empresas tornaram-se comuns e perderam o sentido.

No entanto grandes empresas que se esforçam para desenvolver e conquistar grandes quotas de mercado abordam esta questão com grande escrupulosidade:

• a lista de participantes da reunião é determinada;
• sua agenda é desenvolvida por um longo período, na qual são feitos ajustes ao longo do tempo;
• continua a ser dada prioridade aos objectivos estratégicos, sobre os quais os chefes de departamento reportam.

Etapas e tecnologias para a realização de uma reunião de negócios

Cada reunião tem duas etapas principais: preparação e realização propriamente dita.

Numa primeira fase, é determinada a relevância do evento, definidas as suas metas e objetivos, formada a lista de participantes, elaborados relatórios e apresentações de acordo com a agenda.

Na segunda fase, os assuntos em que todos os presentes podem participar são abordados diretamente de acordo com a agenda existente. Via de regra, a administração da empresa é a presidente da reunião e dá o tom, dá o direito de falar e interrompe a discussão se ela ultrapassar o âmbito da discussão construtiva.

Além das etapas principais, uma reunião pode incluir uma etapa de tomada de decisão se envolver a resolução de um problema. Isso pode acontecer por meio de discussão ou votação.

Exemplo de plano de reunião de negócios

Tendo em mãos plano detalhado reunião, você pode ter certeza de que será eficaz.

Esse plano pode incluir:

• discurso de boas-vindas do gestor - resumo dos resultados de um determinado período (trimestre, mês, semana);
• cobertura do problema, justificativa de sua relevância para a empresa;
• organizar uma sessão de brainstorming para resolvê-lo;
• avaliação de todas as opções disponíveis;
• acúmulo de opções para solução do problema;
• votação ou outra opção de tomada de decisão sobre a utilização de ferramentas específicas para resolver o problema;
• determinação dos limites da resolução do problema: prazos, responsáveis, métodos.

Durante a reunião, é importante registrar seus principais pontos para poder voltar a um determinado assunto e considerá-lo mais detalhadamente.

Reuniões de negócios em feiras e congressos do Expocentre

Um dos meios eficazes de promoção dos produtos é a realização de reuniões de negócios no âmbito de exposições e congressos realizados no Recinto de Feiras Expocentre. As reuniões de negócios deste formato são um pouco diferentes das outras. Se a equipe de gestão de uma empresa se reunir em reuniões regulares, durante a exposição qualquer fabricante terá uma oportunidade única de resolver de forma abrangente os problemas da empresa e convidar todos os fornecedores e distribuidores de produtos.

Salas especialmente equipadas para negociações comerciais, as salas de congressos do Recinto de Feiras Expocentre são projetadas para diferentes números de pessoas. Portanto, não há problemas em acomodar todos os participantes. Usando o sistema MatchMaking, você pode combinar o horário da reunião com antecedência. A tecnologia de apresentação tornará a reunião mais agitada e completa.

Marcos Fedin, Presidente da consultoria de gestão BCG

As reuniões são essenciais se você decidir não fazer nada.

John Kenneth Galbraith

Entre Vários tipos As atividades de um gestor consomem maior quantidade de tempo, e isoladamente do restante de seu trabalho, em reuniões. Pesquisas mostram que os gestores, dependendo do seu nível de gestão, passam até 80% do seu tempo em conferências e reuniões. Dificilmente existe outro tipo de atividade que desperdice tanto tempo de tantas pessoas ao mesmo tempo como durante as reuniões!

A razão pela qual tanto tempo e dinheiro são desperdiçados nestas “reuniões” é simplesmente porque muitas das reuniões são mal preparadas e organizadas, mal conduzidas e mal resumidas. Na maioria dos casos, as reuniões duram muito tempo e muitas vezes são essencialmente desnecessárias.

Espero que este material o ajude a preparar e conduzir racionalmente uma reunião e a resumir seus resultados.

Tipos e finalidades das reuniões

Existem vários tipos principais de reuniões e cada uma tem uma finalidade diferente. É claro que as reuniões podem ter mais de um propósito. Uma reunião de pessoal, por exemplo, muitas vezes serve tanto para trocar informações como para resolver problemas menores. Mas independentemente de haver um motivo ou vários, há um motivo pelo qual a reunião foi convocada.

Durante uma reunião destinada a solução, os participantes primeiro identificam um problema e depois desenvolvem uma solução para ele. Numa reunião marcada para tomando uma decisão o grupo seleciona uma solução a ser implementada. Para que a reunião seja bem-sucedida, o grupo deve chegar a acordo sobre o processo de tomada de decisão: a decisão será unânime, será tomada por votação ou será baseada na opinião de indivíduos? Há também reuniões para troca de opiniões, relatórios, feedback. O status da reunião é importante para a equipe se preparar para ela.

Você pode convocar uma reunião, Quando:

você precisa de informações ou conselhos que o grupo possa lhe fornecer;


deseja que a equipe participe da tomada de decisão ou da discussão de um problema;


você está lidando com um problema que requer consideração de diferentes pontos de vista;


acreditam que as responsabilidades para resolver um problema ou questão precisam ser claramente explicadas;


Você acha que o grupo precisa de tal reunião?

É melhor NÃO convocar uma reunião, Se:

você não tem tempo para se preparar;


você acha que seria melhor usar outro método, como um bilhete, e-mail, telefone;


o problema já foi resolvido;


a questão não é tão importante a ponto de perder tempo com ela;


o grupo precisa de tempo para descobrir a fonte do conflito ou da frustração.

Anuncie que a reunião começará às 14h e só começará às 14h10. Agende uma reunião para 10h13 e os funcionários o interpretarão literalmente.

Cyrel Northcote Parkinson

Preparando-se para a reunião

Comece sua preparação definindo os objetivos da reunião. Podem ser informações, definições de problemas, novas ideias, direções de ação, definições de responsabilidade ou uma combinação desses fatores. Com base em seus objetivos específicos, determine quem você convidará para a reunião e como a conduzirá.

Convide pessoas para uma reunião, qual:

tomar decisões importantes sobre questões que serão levantadas na reunião;


pode ser útil; participará na resolução de questões que serão levantadas durante a reunião;


pela natureza de suas atividades, deverão estar familiarizados com as informações que você fornecerá durante a reunião;


implementará as decisões tomadas.

Convide para a reunião apenas as pessoas que o ajudarão a atingir seus objetivos, mas certifique-se de fornecer pontos de vista diferentes. Você pode aumentar suas chances de sucesso convidando jogadores importantes. Para fazer isso, convide-os pessoalmente ou agende uma reunião de acordo com sua programação. Dê-lhes um papel ativo na reunião ou enfatize a importância de sua participação.

Somente separando os impedimentos reais dos perigos potenciais você poderá orientar adequadamente sua equipe. Para grupos de mais de quatro pessoas o nível de estrutura deverá ser maior. Se quiser que todos participem do processo, divida a grande reunião em subgrupos em intervalos de tempo específicos.

Se possível, defina a agenda antes da reunião. Use a seguinte lista para isso:

o objetivo final da reunião;


resultado desejado;


data, hora e local da reunião;


quem convoca a reunião;


qual equipe será convocada, os nomes dos participantes;


papéis dos participantes;


há algo incomum no formato da reunião;


existem participantes externos, seus nomes e funções;


a pessoa responsável por alocar tempo e cumprir os itens da agenda;


duração da reunião;


preparação necessária.

Inclua apenas os pontos de discussão que possam realmente ser abordados no período determinado. É melhor subestimar do que superestimar o número de questões que um grupo pode considerar. Procure também organizar os itens do dia em uma sequência que garanta o movimento da reunião. As perguntas devem fluir umas das outras. Separe o compartilhamento de informações da tomada de decisões e da resolução de problemas. Comece com perguntas mais fáceis e depois passe para as difíceis, mas não evite perguntas difíceis. Tenha o cuidado de reservar tempo suficiente para as questões mais importantes. Durante reuniões longas, tente abordar questões difíceis antes que os participantes fiquem cansados. Divida as perguntas difíceis em pedaços.

Quanto tempo deve durar a reunião? Depende dos objetivos e da agenda. Em média, a duração de uma reunião é de trinta minutos a duas horas, normalmente quanto mais curta melhor.

Cumprir metas também ajuda a determinar quarto e mobília. Pergunte a si mesmo:

Qual deve ser o tamanho da sala e de quais equipamentos você precisa para atingir seus objetivos? Por exemplo, você deseja trocar informações livremente em um ambiente informal e para isso precisa de móveis adequados.


De quais equipamentos – telefones, projetores, quadros brancos, etc. você precisa?

Ao se preparar para uma reunião, certifique-se de atribuir funções e responsabilidades. Uma pessoa pode desempenhar vários papéis durante uma reunião. Os papéis principais são: líder- poderá ou não conduzir a reunião, mas determinará o seu objetivo, as dificuldades encontradas e a área de competência, e também assumirá a responsabilidade de resumir os resultados. Mediador conduz uma discussão – as etapas de definição do problema e tomada de decisão. Pode assumir a responsabilidade pela logística antes e depois das reuniões. secretário define pontos chave, ideias e decisões que resultam da reunião. Ele também faz anotações durante e após a reunião. Assistentes– participantes que apresentam ideias ativamente e não permitem que a discussão se desvie do caminho certo. Especialista atua nesta capacidade, se necessário. Se este não for um membro regular da equipe, ele não poderá participar de outros aspectos da reunião. Falando em especialistas. Defina o papel deles e deixe claro o que você espera deles. Deixe-os saber que não poderão participar de outros aspectos da reunião. Depois de determinar o objetivo da reunião e quem será convidado, considere o local e a duração da reunião, atribua funções, responsabilidades e desenvolva uma agenda.

Como você deve se preparar para uma reunião? Coletar Documentos exigidos e dados. Converse com os participantes, peça a opinião deles, identifique os objetivos que gostariam de alcançar, diga-lhes que você está interessado nas ideias deles. Deixe claro que os participantes também devem se preparar para a reunião. Desenvolva uma agenda, incluindo uma meta, uma lista de resultados desejados e o tempo esperado para discutir cada item. Compartilhe informações, especialmente se isso ajudar a encurtar a reunião.

Como os grupos desenvolvem uma solução. Alguns grupos tomam decisões votando. Outros exigem consenso: todos os participantes da reunião apoiam uma decisão, mesmo que discordem dela. Em alguns grupos, o líder toma a decisão. Cada abordagem tem suas próprias vantagens e desvantagens.

Consenso significa que todos compreendem e podem apoiar e ajudar a implementar a decisão, mas alguns participantes da reunião podem sentir que algumas questões não foram abordadas. O consenso sincero é alcançado quando todos os participantes chegam à mesma opinião. Quais são suas características distintivas? Os comentários a seguir são um exemplo. “Tive minha própria opinião sobre a questão A, mas acho que esta é a melhor opção.” “Não concordei imediatamente com a formulação “A”, mas acho que servirá para tudo.” “Não creio que a formulação “A” atenda cem por cento aos nossos critérios, mas estou pronto para ajudar na sua implementação. ." Tal decisão é difícil de alcançar, leva tempo, mas mesmo assim é recomendável se mudanças necessárias requer a compreensão de todas as partes, ou se o grupo tem experiência suficiente na tomada deste tipo de decisão.

As pessoas estão mais dispostas a aceitar decisões tomadas por consenso. Mas o processo exige muitas vezes uma posição de recurso – uma alternativa se o consenso não for alcançado dentro de um determinado prazo. Assim, o consenso não é típico de situações em que é necessária uma decisão urgente ou em casos em que apenas o líder é responsável pela decisão.

Decisão tomada pelo líder- Esta é a forma mais eficaz em um período de tempo limitado. Um exemplo seria um líder anunciando uma decisão e encerrando uma reunião. É importante que todos os participantes sintam que as suas opiniões são ouvidas. Se o tempo permitir a consulta a outros, o líder poderá considerar opiniões individuais – o método mais apropriado se for necessária a opinião de especialistas ou se um grupo seleto representar as opiniões dos acionistas. O líder também pode convocar uma reunião para colher opiniões – é recomendado quando a decisão é importante para muitas pessoas, quando é possível criar atividades conjuntas e um quadro geral para a implementação.

A duração de um debate é inversamente proporcional à complexidade do assunto em discussão. Se o assunto for simples e compreensível para todos, o debate pode durar quase indefinidamente.

Roberto Knowles

Realizando uma reunião

Dicas simples podem ajudá-lo a evitar problemas comuns que tornam as reuniões um pesadelo. E será um reconhecimento de suas habilidades em reuniões. Comece a reunião na hora certa. Faça uma breve discussão introdutória para garantir que o grupo tenha clareza sobre a agenda, os objetivos e os resultados desejados - faça os ajustes necessários. Se você não tiver uma agenda preparada, crie uma à medida que avança.

Como criar uma agenda se ela não for preparada com antecedência. Peça aos participantes que sugiram perguntas que exijam discussão. Quais são os resultados desejados da discussão e quanto tempo levará? Crie uma agenda a partir dos temas propostos. Se precisar encurtar a agenda, pergunte quais itens podem esperar até a próxima reunião. Revise as regras básicas, os princípios para conduzir uma reunião construtiva, com os quais todos os participantes concordarão.

O que as regras básicas devem incluir?

Manter um horário específico.


Acordo sobre quem pode contribuir para a agenda.


Acordo sobre como as decisões serão tomadas.


Prazo para tomar uma decisão. Caso queira aumentar esse limite durante a discussão, deverá pedir o consentimento do grupo.


Definição clara das limitações existentes em cada questão. Por exemplo, decisões de gestores seniores ou restrições impostas pelas políticas ou orçamentos da empresa que podem limitar a escolha de alternativas.

Determinar a pessoa para cada questão que tomará a decisão.


Por favor, esteja mais aberto a ideias. Para garantir que todos os pontos de vista sejam considerados, tenha alguém presente e defenda o seu ponto de vista. Pergunte: “O que pode estar faltando? Quem não falou? Se o grupo for grande, divida-o em duas ou três pessoas e peça-lhes que relatem. Não tenha pressa para votar e tomar uma decisão. Circule pela sala e peça a opinião de todos. Todos os pontos de vista são importantes, mas não igualmente importantes. Quanto tempo um participante sênior deve ter para falar? Depende do objetivo da reunião. Talvez ele devesse falar primeiro e estabelecer metas e direção. Ou, se aqueles cujas opiniões são necessárias já se manifestaram e os membros juniores da equipe estão em silêncio, você pode pedir-lhes que falem. Mesmo que você esteja interessado na opinião de todos, não deve deixar a discussão ser desviada. Para fazer isso, forneça resumos frequentes usando a agenda e as ideias escritas no quadro, e também anuncie a transição de um item da agenda para outro.


Acordo sobre como resolver conflitos.


Acordo sobre como resumir.

As regras básicas acordadas ajudam a incentivar a participação na discussão. Você atua como líder e como facilitador que dá voz às pessoas. Esteja ciente de como você participa da discussão e certifique-se de não estar dominando. Dê aos indecisos e tímidos a oportunidade de falar. Certifique-se de que ninguém interrompa o orador ou domine a discussão. Mantenha uma atitude positiva em relação aos pontos de vista expressos. Intervenha se um participante começar a criticar o ponto de vista de outro. Enfatize o que já foi acordado, não permita que questões já resolvidas sejam revisitadas.

Faça anotações no quadro, anote as sugestões feitas. Isso o ajudará a se concentrar nas questões principais. Salve as anotações que você fizer para a reunião interna. Durante uma sessão de brainstorming, aceite quaisquer ideias. Em seguida, marque aqueles que o grupo aprovou, aceitou como prioritários e discuta soluções. Escreva separadamente as questões que você considerará após a reunião.

Se você tem uma opinião forte sobre um assunto, ouça atentamente todas as opiniões. Confirme com um olhar, um aceno de cabeça ou palavras que você está ouvindo: “Vamos ouvir primeiro Anna Viktorovna, depois Denis Stanislavovich e depois Marina Vasilievna”.

Uma discussão prolongada significa que ambos os lados estão errados.

Voltaire

Coisas ruins acontecem mesmo em boas reuniões.

Mesmo se você seguir as recomendações acima, inevitavelmente surgirão problemas. Em pontos críticos o grupo ficará preso e em silêncio. Infelizmente, às vezes ocorrem conflitos abertos. Não há necessidade de perder a calma - especialmente se você estiver armado com técnicas especiais. Mas mesmo que você intervenha no conflito, é preciso determinar sua causa, para isso é preciso ouvir com atenção.

Ao ouvir outro participante, preste atenção às seguintes questões: O que ele está descrevendo? Como ele se sente? O que ele enfatiza? O que lhe interessa? Que palavras, metáforas e imagens ele usa? Como é a sua linguagem corporal? Dependendo dos resultados de suas observações, você resolverá o conflito usando técnicas especiais.

Se o grupo estiver confuso. Pergunte o que está acontecendo. Lembre qual item da agenda você está considerando e com que propósito (aponte para o quadro). Remova o obstáculo, se possível. Se o grupo estiver perdido por falta de informação ou por uma tarefa pouco clara, ajude-os. Pergunte ao grupo se há necessidade de avançar ou se há algum aspecto que ficou intocado. Faça uma pequena pausa, coloque o assunto na ordem do dia ou discuta-o em outra reunião.

Se o grupo estiver em silêncio. Deixe-me ficar em silêncio por um minuto. Tente entender o que está acontecendo, o que as pessoas estão pensando. Pergunte se alguma coisa precisa de esclarecimento. Talvez alguma questão importante não esteja clara e isso tenha gerado confusão. Não se apresse em preencher a lacuna. Certifique-se de que seu comportamento não seja o problema. Divida em pequenos grupos.

Se o grupo não abordar uma questão diretamente ou discuti-la às custas dos outros, talvez os participantes estejam evitando algum problema. No entanto, deve pedir aos participantes que descrevam o problema com mais precisão e esclareçam as suas consequências. Lembre-se de ser grato por pontos de vista diferentes dos seus. Deixe o grupo saber o quanto é importante considerar todas as alternativas, dúvidas e questões sobre as quais você não deseja falar. Deixe claro que você incentivará a primeira pessoa a falar. Cumpra sua promessa, caso contrário eles não confiarão mais em você.

Se o grupo retornar aos pontos já discutidos. Aponte a sequência da discussão no quadro. Certifique-se de entender a ideia apresentada corretamente. Pergunte apontando para o quadro "Você tem algo a acrescentar?"

Se surgir uma situação de conflito. Acabe com a briga. Deixe claro que é melhor deixar seu temperamento acontecer fora da sala de reuniões. Lembre-os dos padrões de comportamento previamente acordados. Concentre-se na essência da ideia ou opinião, não no comportamento dos participantes. Peça aos participantes que permaneçam positivos e prestem mais atenção ao conteúdo da pergunta. Peça para não fazer julgamentos rápidos. Se você notar que um participante é excessivamente sensível às sugestões do outro, observe: "Não estamos avaliando ideias neste momento. Vou anotá-las para discutir mais tarde." Use perguntas investigativas para tirar os participantes de situações perigosas.

Silenciar uma pessoa não convence você.

João Morit

Funções Adicionais de Liderança

Além de sua função, o líder também possui funções adicionais. Observar- ele deve garantir que a agenda seja seguida, que não haja domínio e que todos tenham a oportunidade de falar. Defenda seu ponto de vista– ele deve evitar o consenso se acreditar que uma decisão é prematura. Construir consenso- indicar pontos já acordados. Fornecer suporte- elogie sinceramente os participantes merecedores. Desarmar a situação- aliviar a tensão e lembrá-lo de seus objetivos.

Como encerrar uma reunião

Saber quando e como encerrar as reuniões ajudará os membros da equipe a realizar as tarefas.

Quando terminar. Sinais de alerta: Os participantes estão tendo dificuldades para discutir o último item ou estão começando a sair da reunião.

Esses dois sinais indicam que você excedeu o limite de tempo. Estas dicas o ajudarão a evitar esse perigo e a conquistar a gratidão de seus colegas: Prometa a si mesmo que terminará no prazo. Acompanhe o tempo ou peça a um dos participantes para fazê-lo. Lembre ao grupo quanto tempo resta e quantas questões ainda precisam ser resolvidas. Se o tempo estiver acabando, escolha tarefas prioritárias e reserve o restante. Se um item exigir uma consideração mais cuidadosa, pergunte se o grupo concorda em ultrapassar o limite de tempo ou agende outra reunião.

Se não houver sinais de alerta óbvios, o ponto final da reunião poderá ser quando todos os objetivos tiverem sido alcançados, as tentativas para alcançá-los tiverem sido esgotadas ou o tempo tiver esgotado.

O que fazer para encerrar a reunião. Resuma conquistas, marcos, decisões e explique como eles serão apresentados aos acionistas. Esclareça os próximos passos e enfatize sua importância. Enfatize a importância de todos os pontos de vista expressos. Se necessário, agende outra reunião. Peça ao grupo para avaliar a reunião e dar ideias sobre o que poderia ser melhorado. Obrigado pela sua participação.

Resumindo após a reunião. A opinião de que o resumo após uma reunião pode ser adiado é o erro mais comum. Isto é especialmente inconveniente para os acionistas que estão ausentes da assembleia. Reuniões sem a etapa final de criação de um plano de ação e troca de informações não têm sentido.

Um plano de ação e comunicação cria uma sensação de conclusão. Ele também apresenta decisões importantes aos acionistas e ajuda a garantir que todos recebam as informações da mesma forma. O plano deve ter três elementos principais: o quê, quem e quando.

Qual as decisões foram o resultado da reunião e quais tarefas devem ser concluídas como resultado da reunião?


Quemé responsável por essas tarefas? Se os participantes se voluntariarem para realizá-las, é mais provável que concluam a tarefa.


Quando as tarefas devem ser concluídas? Deixe claro que os participantes devem levar o cronograma a sério e concluir as tarefas no prazo.

Após a reunião, elaborado o plano de ação e troca de informações correspondente, envie-o aos participantes da reunião. Em seguida, distribua aos funcionários que não estiveram presentes na reunião, mas que precisam ser informados. O plano de acção e a comunicação serão executados de forma mais eficaz se todos tiverem uma compreensão clara das suas responsabilidades.

O que está incluído no aviso final?É melhor que seja baseado nas anotações que você fez durante a reunião no quadro e nas anotações pessoais. Deve ser escrito de forma que possa ser compreendido por alguém que não participou da reunião. Inclui participantes, objetivos alcançados, principais pontos de discussão, principais decisões, plano de ação, data para a próxima reunião ou debriefing e agradecimentos aos que participaram.

Se a reunião foi para resolver um problema, o aviso final inclui a definição do problema, método de análise, alternativas, critérios de decisão, solução, próximos passos e resultados esperados.

Como você pode determinar se uma reunião foi eficaz? Você pode julgar pelos resultados: você alcançou seus objetivos? Todos os participantes obrigatórios estavam presentes? O grupo funcionou bem junto?

Discussão do problema. Se os participantes encontrarem um problema, faça-lhes as seguintes perguntas, uma por uma: Qual é a sua percepção do problema? Quanto tempo isso dura? O que está acontecendo agora? Defina o problema. Quais são as suas razões? Que soluções existem? Que benefícios podem ser obtidos? Se o problema não for resolvido, quais serão as consequências? Qual alternativa você deve escolher? Quais são os fatores-chave: tempo, finanças, etc.? Combine a alternativa com todos.

Ninguém nunca aprendeu nada com a discussão.

Václav Havel

Algumas dicas

Ao se preparar para uma reunião. Convide apenas os participantes que possam ajudar a atingir a meta. lembre-se disso grupo grande requer uma estrutura clara. Selecione um local de reunião adequado e forneça equipamento necessário. Prepare uma agenda. Uma reunião sem agenda pode ser como uma expedição de busca sem mapa. Planeje sua reunião para durar de trinta minutos a duas horas e sempre agende menos tarefas do que o grupo pode realizar. Procure manter a reunião o mais curta possível, na medida em que os objetivos a atingir o permitam. Reúna todas as informações necessárias para a reunião.


Durante uma reunião. Sempre comece na hora certa. Comece simples. O sucesso rápido muitas vezes alimenta o sucesso de toda a reunião. Deixe as questões difíceis para o final da reunião, mas certifique-se de que há tempo suficiente para elas. Minutos - anote tudo. Valorize as contribuições de todos. Certifique-se de que todos tenham uma palavra a dizer e seja grato às pessoas que estão dispostas a falar sobre uma questão difícil. Cubra e resuma as etapas da reunião.


Para comportamento problemático.

• Retardatários. Sempre comece na hora certa. Pense no que pode servir de motivação e fazer com que o funcionário chegue na hora certa. Encontre algo para essa pessoa fazer durante esta reunião. Após a reunião em particular, pergunte por que ele se atrasou. Comunique o custo por minuto desta reunião (ganhos por minuto dos participantes mais despesas gerais) e sua intenção de executá-la com eficiência. Expresse confiança no sucesso da reunião.
  

  Participantes saindo antes do final da reunião. Descubra por que o funcionário sai constantemente antes do final da reunião. No início da reunião, pergunte se todos os participantes poderão permanecer até a hora marcada. Caso contrário, sugira alterar a duração da reunião.
  

  Participantes que tocam constantemente no mesmo assunto. Mostre que esta pergunta já está escrita no quadro. Mostre com um gesto que você entende o que os está incomodando. Considere o assunto em sua próxima reunião.
  

  Participantes ridicularizando ou culpando os outros. Pergunte que ideias eles têm a oferecer. Peça para não avaliar as ideias propostas até que todos tenham falado. Lembre-os do acordo e confirme que a avaliação ocorrerá posteriormente. Se alguém fizer expressões como “Isso é estúpido” ou fizer um gesto negativo, você pode dizer: “Espere. Neste momento, todas as ideias têm o mesmo valor”. Se as medidas acima não ajudarem, peça ao participante que saia da reunião.
  

  Participantes exibindo respostas não-verbais perturbadoras. Pergunte ao participante o que ele realmente quer dizer. Durante o intervalo, explique com tato que o comportamento dele não é aceitável. Se isso não ajudar, diga-lhe diretamente que ele precisa controlar suas emoções.
  

  Os participantes se envolveram em atividades distraídas durante uma reunião. Faça uma pergunta, diga que deseja ouvir a opinião dessa pessoa em particular. Fale com ele durante o intervalo. Consulte as regras básicas ao iniciar sua reunião.
  

  Sussurrar. Tente transformar tudo em uma piada, pergunte: “Estamos incomodando?” Pergunte aos participantes se poderiam falar sobre o assunto da conversa ou terminá-la mais tarde. Durante um intervalo, pergunte o que está acontecendo.
  

  Alguns participantes tentam dominar. Se você estiver de pé, aproxime-se cada vez mais deles. Agradeça-lhes pelo feedback e passe para outra pessoa. Peça ao grupo para trocar de papéis para que as pessoas tímidas possam falar e as que falam demais possam permanecer em silêncio. Se isso não ajudar, você pode apontar diretamente que eles estão tentando dominar. Se nem isso ajudar, peça-lhes que saiam da reunião. Se a opinião deles for valiosa para você, tente obtê-la após a reunião.
  

  Participantes atacando outros. Pergunte qual é o problema, se for algo não relacionado à reunião peça para que seja resolvido mais tarde. Use o quadro para redirecionar a atenção para o tópico da discussão. Você também pode anotar a essência das reclamações. Se isso não ajudar, peça-lhes que saiam da reunião. Se a opinião deles for valiosa para você, tente obtê-la após a reunião.
  

  Participantes finalizando pensamentos para os outros. Peça-lhes que deixem os outros falar. Pergunte aos outros se eles se sentem confortáveis ​​com o que os participantes estão dizendo.
  

  Participantes que acreditam saber tudo. Reconheça sua competência. Peça-lhes que sejam mais pacientes e ouçam a opinião das outras pessoas.
  

  Participantes interrompendo outros. Para a pessoa que foi interrompida, você pode dizer: “Por favor, continue”. Ao participante que o interrompeu, você pode dizer: “Deixe Pavel terminar”. Se você sabe quais participantes tendem a interromper os outros, peça-lhes que esperem fora da reunião até que tenham a oportunidade de expressar seus pensamentos.

Como intervir em uma situação crítica. Faça a mesma pergunta à pessoa que a dirigiu a você, deixando claro que o líder não é obrigado a responder todas as perguntas. Se algo não estiver funcionando, pergunte o que está acontecendo, não escove para debaixo do tapete. Não deixe a situação ficar fora de controle, lembrando-lhe das regras básicas e dos acordos aceitos. Certifique-se de que todos estejam trabalhando no mesmo ritmo. Crie um ambiente propício à colaboração e a ideias criativas, respondendo de forma neutra a um participante cujas ideias não sejam relevantes para a discussão. Use o humor para aliviar a situação, mas evite fazer piadas que possam ofender os outros participantes.

As reuniões não deram origem a uma única grande ideia, mas enterraram uma série de ideias idiotas.

Francisco Scott Fitzgerald

Checklist: como conduzir uma reunião corretamente

Maioria Os gerentes passam a maior parte do tempo em reuniões. Uma reunião é um conceito muito amplo; pode ser uma conversa com um colega ou uma grande conferência de imprensa na qual se espera a presença do chefe da empresa. Mas as regras para uma reunião bem-sucedida podem ser aplicadas em qualquer situação. Podemos dividir isso em pré-reunião, durante a reunião e pós-reunião porque todas as reuniões envolvem preparação, execução e interrogatório. Pergunte a si mesmo:

ANTES DO ENCONTRO
1	Quais são meus objetivos? Você espera obter informações, tomar uma decisão ou está em busca de novas ideias? Tudo requer preparação. Pense e escreva uma ou duas frases descrevendo o resultado desejado da reunião.
2	Eu preciso dessa reunião? Muitas reuniões criam mais problemas do que resolvem e são uma perda de tempo. Os participantes sentem que não conseguiram nada. Muitas vezes, questões ou decisões consideradas em reuniões podem ser resolvidas individualmente ou pelos executivos como uma ordem. Mesmo reuniões padrão que acontecem conforme programado, se o gestor acreditar que o tempo dos participantes poderia ser melhor gasto na resolução de outros problemas.
3	Forneci aos participantes uma agenda clara? Uma agenda é mais do que apenas uma preparação, ela ajuda a definir a ordem das discussões que da melhor maneira possível permitirá que você alcance seus objetivos. Às vezes é melhor considerar primeiro questões difíceis, especialmente se elas exigirem uma mente renovada. Às vezes é melhor deixá-los para o final da discussão.
4	Identifiquei os números-chave? De modo geral, podemos dizer que pessoas sérias não gostam de surpresas. Se eles se sentirem encurralados, é menos provável que queiram colaborar com você. Ter uma conversa cara a cara antes de uma reunião pode forçá-lo a reconsiderar sua agenda ou reforçar suas crenças.
5	Forneci aos participantes informações suficientes com antecedência? Muitas vezes leva muito tempo para “influenciar” as pessoas. Se todos começarem com as mesmas informações, é mais provável que o grupo chegue a um consenso e tome uma decisão.
6	Pensei em possíveis objeções? Tente não cair na armadilha de trazer à tona um assunto importante sobre o qual você não pensou. Muitas vezes, entrevistar os participantes antes da reunião pode ajudar a evitar esse problema. Se você sabe que alguns participantes irão se opor aos seus objetivos e propostas, esteja preparado para provar que você antecipou esse tipo de objeção e explique por que sua proposta é mais aceitável.
7	Tenho apoio “no topo”? Antes de se preparar para uma reunião, certifique-se de que seus superiores apoiam suas propostas.
DURANTE O ENCONTRO
8	Resuma os resultados intermediários. Resumir os resultados ajudará a minimizar desvios do tema e do raciocínio abstrato.
9	Deixe que todos dêem a sua opinião. Mesmo que os participantes da reunião tenham status diferentes na organização, mostre que você valoriza a opinião de todos. Peça a opinião daqueles que não se manifestaram. Todos devem contribuir para o resultado da reunião.
10	Não permita que ninguém domine a reunião e faça discursos longos ou irrelevantes. Pare se alguém tentar se desviar do assunto ou agir de acordo com sua própria agenda. Direcione a discussão de volta aos trilhos com tato, se necessário, faça-o com força. O resto dos participantes vão agradecer.
11	Esteja disposto a aprender. Não importa quão cuidadosamente você se prepare para uma reunião, novas informações podem mudar seus planos. Você conquistará o respeito de sua equipe se provar que pode trabalhar com flexibilidade.
12	Tome decisões sobre cada item assim que sentir que o consenso está se aproximando. Ninguém quer perder tempo extra com um assunto, e a maioria dos participantes apreciará um líder que toma uma decisão e passa para outras questões.
13	No final da reunião, resuma quais objetivos o grupo alcançou. Será mais ou menos assim: “Resolvemos as questões A, B e C, mas precisamos pensar em X, Y, Z”. Desta forma, os participantes sentirão que o seu trabalho não foi em vão e saberão o que se espera deles. Você também poderá criar uma agenda eficaz para sua próxima reunião. É melhor encerrar a reunião antes do horário agendado do que depois. O trabalho produtivo máximo dura duas horas.
DEPOIS DA REUNIÃO
14	Resuma rapidamente. Isto lembrará aos participantes quais decisões foram tomadas.
15	Organize uma reunião com participantes cujas opiniões não foram levadas em consideração. Essa reunião não apenas fornecerá feedback, mas também evitará conflitos com pessoas que podem apoiá-lo.
16	Distribuição de aviso final sobre futuras ações. Este será o plano de ação para o futuro. Os participantes insatisfeitos com o resultado da reunião podem garantir que a sua opinião será tida em conta no futuro.
17	Forneça os recursos prometidos. Os participantes da reunião ficarão desapontados se não receberem as ferramentas para concluir as tarefas que lhes foram atribuídas na reunião. Se você não puder fornecer esses fundos neste momento, explique o motivo.
18	As decisões tomadas durante a reunião devem ser implementadas o mais rápido possível. Esta será a prova da eficácia da reunião. Afinal, as pessoas não são julgadas pelas suas palavras, mas pelos seus atos.

Você pode utilizar esses formulários para conduzir a reunião, escolhendo o que preferir para cada etapa.

TABELA DE VERIFICAÇÃO DO PLANO DE REUNIÃO
	Você?	Sim	Não	Notas
1	Você determinou o motivo da reunião?
2	Você determinou os objetivos da reunião?
3	Você escolheu os participantes e atribuiu funções?
4	Você identificou um processo de tomada de decisão (por exemplo, líder do grupo, membros, outro gestor)?
5	Decidiu quando e onde realizar a reunião e certificou-se de que a sala está acessível?
6	Você se certificou de que o equipamento está disponível?
7	Os participantes foram informados onde e quando a reunião será realizada?
8	Você preparou uma agenda com o motivo e o propósito da reunião?
9	Você enviou a agenda a todos os participantes e acionistas?
10	Você distribuiu a agenda final aos participantes?
11	Os participantes foram informados sobre quais questões requerem preparação?
12	Você se certificou de que todos os convidados poderão comparecer?
13	Você preparou (apostilas, quadro)?

AGENDA
Tema da reunião:
Data e hora:
Lugar:
Participantes:
Causa:
Metas:
Parágrafo	Quem	Tempo alocado para discussão

Comece a preencher o seguinte formulário na reunião para registrar a sequência de discussão e decisões tomadas. Após a reunião, formate-o cuidadosamente e distribua-o aos participantes da reunião e outras partes interessadas.

PLANO DE AÇÃO E PARTILHA DE INFORMAÇÃO
Tema da reunião:
Participantes:
Causa:
Metas:
Agenda. Parágrafo 1:
Alternativas/sugestões:
Soluções ou recomendações:
Agenda. Ponto 2:
Alternativas/sugestões:
Soluções ou recomendações:
Agenda. Ponto 3:
Alternativas/sugestões:
Soluções ou recomendações:
Ações
Exercício	Responsável pela execução	data

1 -1

ATA FINAL DA REUNIÃO
Departamento de Divisão		data
Assunto:	Localização: Duração (de - até):