Modelo de carta de pessoa física para pessoa jurídica. Como escrever uma carta oficial para uma organização? Carta de um indivíduo para uma organização

Atualmente, para registrar nova organização, você deve especificá-lo endereço legal, que posteriormente será incluído no Unificado Cadastro Estadual entidades econômicas.

Referência. Com base no endereço legal fornecido, a organização recém-criada é atribuída a um endereço específico administração fiscal. Além disso, toda a correspondência oficial também será enviada para este endereço.

Por isso, É necessária a apresentação de carta de fiança à autoridade fiscal relativa à disponibilização de endereço legal, cujo objetivo é o seguinte:

Assim, podemos distinguir duas situações em que há necessidade de fornecer tal documento:

1. No caso de criação de uma nova organização.
2. Ao alterar o endereço legal de uma entidade empresarial já existente.

Apesar de a legislação em matéria de registo estadual não conter instruções claras sobre a necessidade de fornecimento desse documento, a sua ausência pode, no entanto, implicar a recusa de registo de uma nova entidade empresarial.

Conversamos com mais detalhes sobre o que é uma carta de fiança para fornecimento de endereço legal e como redigir tal carta do locador, leia.

Características do documento

Diferenças significativas no conteúdo carta de garantia, compilado por pessoas físicas e jurídicas, nº. No entanto Podemos destacar algumas características inerentes a um documento elaborado por um particular:

• o documento é elaborado em papel comum A4 (pessoa jurídica costuma usar papel timbrado);
• os dados indicam apenas o nome completo do locador;
• Não há carimbo no final do documento.

O que está incluído no conteúdo?

Em uma nota. O conteúdo de um documento que fornece um endereço legal elaborado por um indivíduo é geralmente arbitrário.

Ao mesmo tempo, os seguintes pontos devem estar refletidos nele:

• cabeçalho do documento;
• nome do artigo;
• conteúdo principal (este ponto será descrito com mais detalhes a seguir);
• aplicativo;
• a assinatura do proprietário, bem como o seu número de contacto.

Como organizar cada item?

Abaixo está instruções detalhadas sobre o procedimento para um indivíduo redigir um documento para fornecer um endereço legal:

Importante! Não há necessidade de fixação de data de compilação, pois a legislação vigente não limita o prazo de validade do documento na indicação do endereço legal.

Além disso, deve-se notar que Ao redigir tal documento, você deve seguir as seguintes regras:

1. o texto deve ser apresentado de forma clara e sem erros;
2. ao escrever, você deve usar exclusivamente um estilo de redação comercial;
3. No final da carta deverá constar a assinatura do proprietário do imóvel, devendo ser anexado o título de propriedade do imóvel.

Para quem é enviado e como?

Este documento é elaborado pelo locador a pedido do locatário. Em seguida, deve ser enviado à Receita Federal.

Neste caso, o proprietário do imóvel deve ser informado de que deverá estar constantemente em contacto através do número indicado.

Existem várias formas de enviar documentos ao fisco:

1. por visita pessoal;
2. mediante transferência de documentos por meio de representante oficial munido de procuração autenticada em cartório;
3. por correio registado;
4. através de serviços de entrega expressa;
5. através do serviço "Feed" documentos eletrônicos para registro estadual."

Resumindo, pode-se notar que o indivíduo que é proprietário de um edifício (instalações) tem o direito de fornecer.

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GOST 7.0.8-2013 “Sistema de padrões para informação, biblioteca e publicação. Manutenção de registros e arquivamento. Termos e Definições” consolidou os significados básicos dos conceitos que utilizaremos mais adiante:

• destino- detalhes contendo informações sobre o destinatário do documento;
• detalhes do documento– elemento de design do documento.

Além disso, você precisa prestar atenção ao novo termo atributo, que é usado ativamente ao trabalhar com documentação científica e técnica eletrônica e é considerado como componente obrigatório dos adereços documento. As regras para o desenho do requisito “destinatário”, estabelecidas pelo GOST R 6.30-2003, prevêem várias opções para o seu desenho - os principais atributos do requisito “destinatário” são formalizados ou não formalizados de diferentes maneiras.

E finalmente, o termo destino deve ser distinguido do conceito ultrapassado destinatário, que, no entanto, é mencionado no apêndice às Regras para trabalho de escritório nas autoridades executivas federais (aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 15 de junho de 2009 nº 477) no sentido autor, ou seja remetente do documento(e acima de tudo cartas).

Como a correspondência costuma ocupar mais de 80% do fluxo documental das organizações, consideraremos as regras para registro dos dados do “destinatário” a partir do exemplo dos ofícios, que são lavrados em papel e enviados ao destinatário principalmente por correspondência.

No processo de correspondência, os gestores, colaboradores e o serviço de gestão documental da organização devem ter em consideração os seguintes fatores:

• tecnológica, o que significa que a organização enviará sua carta pelos correios ou utilizando os serviços de empresas que entregam correspondência. Estas empresas e os Correios Russos atuam como terceiros independentes durante o processo de entrega. Ao redigir uma carta, é necessário levar em consideração a forma como ela será enviada, embalada, que a ordem e a sequência de registro dos atributos do endereço postal são estabelecidas pelas Regras de prestação de serviços postais, que são aprovadas por resoluções do Governo da Federação Russa e são atualizados periodicamente;
• gerencial, porque A carta pode conter:
  • específico Decisão de gestão, proposta, relatório ou reclamação - pode ser dirigida a uma organização superior ou a um parceiro igual, cliente;
  • ordem obrigatória ou normativa Ato legal, que é enviado às organizações subordinadas para execução ou informação.
    Ou seja, a finalidade de criação e o conteúdo do documento, o lugar da organização do autor no sistema de gestão e a relação com o destinatário da carta influenciam o desenho do requisito “destinatário”. Além disso, a carta deverá ser enviada para esse ponto (organização, funcionário, especialista, subdivisão estrutural), onde existe competência para resolver a questão exposta no documento, de forma definitiva e no seu mérito. Se tiver várias questões/sugestões para uma determinada organização que não estejam relacionadas entre si e cuja solução seja da competência de diferentes pessoas, então é melhor escrever uma carta separada para cada “destinatário final”. E se você não sabe quem será designado para resolver suas dúvidas, você pode colocá-las em uma carta endereçada a diretor geral ou dirija-o de forma geral à organização;
• fator de etiqueta– a necessidade de cumprir as regras de polidez aceites, tendo em conta a situação específica comunicação Empresarial, situação e cargo do destinatário (pessoa física ou jurídica, superior hierárquico ou superior). organização subordinada, a carta é enviada pela primeira vez ou para um correspondente regular, etc.).

Formulário de carta de organização

Para conduzir a correspondência, quase todas as organizações desenvolvem e aprovam seu próprio formato de carta. A composição de seus detalhes e exemplos de design podem ser encontrados:

• em GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para a preparação de documentos" (Figuras B.2 - B.4) e
• Aprovadas recomendações metodológicas para o desenvolvimento de instruções para trabalhos de escritório no poder executivo federal. por despacho de Rosarkhiv de 23 de dezembro de 2009 nº 76 (cláusula 3.3.1 com anexos).
  As organizações prestam muita atenção ao desenvolvimento do formato da carta e até o incluem em um livro de estilo “corporativo”, o que é absolutamente justo, pois ele é o "cara" entidade legal, forma a imagem do autor da carta e a impressão dele. Mas não se trata apenas da qualidade do papel e das cores da tinta usada para fazer a forma. O formulário indica o nome completo e abreviado da organização, forma organizacional e jurídica e subordinação. O mais importante é garantir que as informações sobre o autor nele indicadas estejam formatadas corretamente, listando todas as formas de contato com o autor. Isto transmite ao ambiente externo sinais de estabilidade, disponibilidade para contactos, abertura e “boa vontade” da organização.

A localização dos detalhes no formulário pode ser:

• longitudinal(como no Exemplo 1) ou
• canto:
  • centrado(como no Exemplo 2) ou
  • bandeira(os atributos estão localizados na mesma zona lateral, mas o texto de cada linha começa na borda da margem esquerda).

Os formulários longitudinal e de canto possuem localização diferente para o atributo “destinatário”;

Atributos do atributo “destinatário”

Além disso, a resposta à pergunta “Onde?”, ou seja, design de atributos " endereço para correspondência", GOST considera opcional. Caso se enquadre, seus elementos são redigidos na sequência prevista nas Normas de prestação de serviços postais (isso é estabelecido pelas Recomendações Metodológicas para o desenvolvimento de instruções para trabalhos de escritório no poder executivo federal, Anexo nº 11) . A indicação do endereço postal na própria carta torna-se conveniente quando se utiliza um envelope com janela, onde ficarão visíveis todos os dados do destinatário (a quem e onde a carta deve ser entregue), então esta informação não precisa ser duplicado no envelope manualmente ou colando uma “etiqueta”. Com grandes volumes de correspondência, esta abordagem economiza significativamente tempo e dinheiro.

Se a carta for endereçada órgão estatal, órgão governamental local, autoridade suprema, organização superior, então o atributo “endereço postal” ainda não foi emitido (está indicado apenas no envelope). Veja os Exemplos 3 e 4.

Se a carta for enviada ao primeiro o chefe desta “organização superior”, então o nome da organização é incluído no cargo, veja os Exemplos 5 e 6. Tanto o cargo quanto o nome completo são escritos no caso dativo.

Exemplo 1

Recolher exibição

Exemplo 2

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Exemplo 3

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Exemplo 4

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Exemplo 5

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Exemplo 6

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Se a carta endereçado a um colega terceirizado ou organização de linha descendente, então o “destinatário” da carta pode incluir um endereço postal, que é melhor separado do nome da organização por um espaçamento de 1,5–2 linhas e começa com uma letra minúscula conforme prescrito pelo GOST R 6.30-2003 (por exemplo, “ rua” ou “pr. "):

Exemplo 7

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Se a carta for endereçada ao gerente organização, então o cargo inclui o nome completo da organização indicando a forma organizacional e jurídica:

Exemplo 8

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Se a carta for dirigida ao responsável de uma organização com a qual não se comunica pela primeira vez, é preferível não indicar o endereço postal.

Se a carta for endereçada vice-gerente ou outro funcionário (e não o primeiro gerente), então as opções são permitidas (com ou sem adição de endereço postal), e você deve prestar atenção às maiúsculas e minúsculas e ao espaçamento entre linhas. O endereçamento a um funcionário é sempre feito no caso dativo; se o nome da organização estiver separado de seu cargo, então está escrito no caso nominativo:

Exemplo 9

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Exemplo 10

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Se a carta for endereçada unidade estrutural da organização, a seguir, no atributo “destinatário”, indique primeiro o nome da organização (são permitidas abreviaturas estabelecidas), e só então - esta unidade estrutural no caso nominativo.

É aconselhável fazer espaçamento entre linhas nos Exemplos 7, 10 e 11 para separar os atributos do atributo “destinatário” para agilizar a percepção e isolamento da informação pelo destinatário, mas este não é um requisito estrito.

Exemplo 11

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Exemplo 12

Recolher exibição

Se a carta for dirigida ao chefe de uma unidade estrutural, o nome da organização (no caso nominativo) é incluído no atributo “destinatário”, e o nome da unidade é incluído no nome completo do cargo em o caso dativo:

Exemplo 13

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GOST R 6.30-2003 estabelece um método de registro generalizado de destinatários no envio de cartas para diversas organizações homogêneas ou vários divisões estruturais uma organização. Este método fornece:

• na própria carta, o desenho do nome generalizado dos destinatários;
• compilação adicional de uma lista separada para correspondências, que inclui seus nomes e endereços postais específicos.

Exemplo 14

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Exemplo 15

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Veja o artigo “Criando envelopes no MS Word” para aprender como personalizar o endereço do remetente, criar rapidamente vários envelopes de acordo com um determinado modelo e mailing list, decorá-los com um fundo ou desenho (ideias para decorar um envelope para 23 de fevereiro e março 8 são sugeridos

Lista de discussão ou lista de discussãoé gerado pelo executor da carta com base no classificador de organizações e seus endereços, que normalmente é acumulado no serviço de gestão de escritório em decorrência de operações de registro de documentos (no EDMS ou em tabelas Word, Excel). Em cada envelope em que cada cópia da carta está lacrada, são indicados o nome e endereço específicos da organização de acordo com a mailing list. Com base nesta lista, as informações de impressão em envelopes podem ser configuradas automaticamente até mesmo através do Word.

É necessário ressaltar que este método costuma ser utilizado por uma organização superior no envio de cartas aos seus órgãos subordinados.

No entanto se não houver mais de 4 destinatários de uma carta, então todos os destinatários ficam cadastrados no próprio documento, então você pode prescindir de uma mailing list (a palavra “Cópia” não aparece antes do 2º, 3º e 4º destinatários). Esta limitação no número de destinatários em uma carta é estabelecida pelo GOST R 6.30-2003 e pelo bom senso. Neste caso, o endereçamento é elaborado no canto superior direito como uma listagem dos dados do “destinatário” de cada órgão/organização, mas todas as cópias dessa carta são assinadas como originais e cada cópia é lacrada em um envelope separado em que é emitido o endereço postal específico correspondente.

Este método de endereçamento é conveniente para usar quando você precisa notificar sobre violações ou eventos significativos, principalmente para autoridades de supervisão e reguladoras de nível superior. Dessa forma, todos os destinatários verão para quem mais esta carta foi enviada.

Exemplo 16

Recolher exibição

Se uma carta com o mesmo conteúdo (uma carta de oferta, por exemplo) precisar ser enviada a várias organizações “independentes”, então é melhor emitir cada carta como original, ou seja, Em cada um, indique um destinatário individual. No entanto, os números de registo destas cartas serão diferentes.

Registro dos dados do “destinatário” ao manter correspondência com indivíduos tem características próprias. O primeiro atributo é o sobrenome no caso dativo, depois as iniciais e depois o endereço postal:

Exemplo 17

Recolher exibição

Ao endereçar uma carta a um funcionário indicando sua posição, as iniciais são escritas antes sobrenome (ver Exemplos 9, 10, 13), já que a principal identificação do destinatário é pelo cargo. Ao endereçar uma carta a um particular, são indicadas as suas iniciais atrás apelido (Exemplo 17), uma vez que a nossa identificação como cidadãos é feita principalmente pelo apelido. Ao registrar sobrenome e iniciais, eles são separados por espaço; “Eu.I. Ivanov”, mas não “Eu. Eu. Ivanov."

Como fazer corretamente correspondência de negócios abreviar nomes duplos e patronímicos duplos do destinatário, escritos com um hífen, por exemplo, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Veja a resposta à pergunta “Como abreviar nomes duplos e patronímicos duplos do destinatário, escritos com hífen, na correspondência comercial? »

Para não cometer erros no endereçamento, nos sites das organizações é necessário saber os endereços postais exatos, nomes completos e cargos dos gestores, além de outras informações que ajudarão a melhor estabelecer a comunicação na primeira etapa da percepção do documento . Você pode tentar obter informações semelhantes da secretária ou obtê-las de documentos recebidos desta organização.

Preste atenção especial ao uso de letras maiúsculas e minúsculas nos nomes de organizações e cargos. As normas do idioma russo sugerem escrever uma posição com letra minúscula (minúscula), mas uma posição alta específica pode ser escrita com letra maiúscula, se assim for fornecido documentos constituintes e regulamentos locais da organização beneficiária. Preste atenção a essas sutilezas.

Fator de etiqueta

Apelo- uma frase de etiqueta convencional, uma fórmula de discurso que expressa respeito e uma atitude amigável e educada para com o destinatário. Recomenda-se terminar ponto de exclamação, enfatizando o significado da pergunta e do apelo a essa pessoa.

Mais frequentemente contatado pelo primeiro nome e patronímico(Exemplo 18), com muito menos frequência - por posição(Exemplo 20). A segunda opção é de natureza estritamente empresarial e é utilizada quando se dirige a uma pessoa que ocupa um alto cargo oficial em órgãos estaduais e municipais ou a uma grande organização. Ainda menos frequentemente eles entram em contato pelo sobrenome sem iniciais(Exemplo 19) - enfatiza a “distância”, a formalidade da relação entre o autor e o destinatário, bastante típica da correspondência com um particular.

Exemplo 18

Endereço por nome e patronímico

Recolher 20

Outra maneira especialmente atitude respeitosa ao destinatário aparece no “quadro de etiqueta”: "Querido..." – "Com profundo respeito,", que é utilizado para se dirigir a uma pessoa de alto escalão (presidente do conselho de administração, chefe de autoridade superior ou órgão de administração, etc.), bem como no caso de felicitações, por exemplo, por um aniversário.

Apelo "Caro..." mesmo no caso de parabéns ao destinatário, deve ser utilizado com cautela, pois Nas relações oficiais, ainda deve ser mantida alguma distância gerencial.

Apelo "Querido" atualmente é considerado desatualizado, redundante - não correspondendo às normas do estilo empresarial moderno da língua literária russa.

Regras especiais de tratamento surgiram gradualmente ao trabalhar com apelos dos cidadãos. Em resposta às suas cartas "melhores práticas"Órgãos estaduais e governos locais recomendam as seguintes fórmulas de discurso:

Exemplo 22

Recolher exibição

Mas independentemente da questão suscitada no recurso do cidadão, independentemente da situação (conflito, reclamação ou recurso sobre assunto pessoal, pela primeira vez ou reiterado, etc.), ainda é uma fórmula universal para abordar os cidadãosé endereçado pelo nome e patronímico (como no Exemplo 18).

As organizações comerciais, ao se comunicarem com os clientes e considerarem as suas reclamações, podem guiar-se pelas mesmas recomendações.

Uma parte integrante do fluxo de trabalho comercial de uma empresa é a preparação e recebimento de cartas oficiais.

Existem vários tipos desses documentos, elaborados de acordo com determinados requisitos, que serão discutidos neste artigo.

Uma das formas de troca de informações comerciais é a emissão de um ofício. Estes documentos constituem uma parte essencial da documentação de entrada e saída de qualquer empresa ou organização.

Existem 3 tipos de letras:

• pessoal;
• semiformal (geralmente sobre um pedido de alguma informação);
• negócio (em outras palavras, oficial).

O último tipo é o mais comum e diversificado. O texto da carta oficial deve ser elaborado de acordo com os requisitos da etiqueta empresarial.

Tais documentos expressam saudações por uma ocasião especial, parabéns, desejos, transmitem qualquer informação relacionada a negócios, etc. Cartas de Ação de Graças ajuda a fortalecer parcerias entre empresas ou seus funcionários.

Existem vários tipos de cartas oficiais:

• anúncio;
• acompanhante;
• informativo;
• garantia;
• instrutivo;
• reivindicações;
• comercial;
• cartas de notificação;
• cartas de confirmação;
• cartas contendo uma solicitação, resposta, solicitação ou lembrete de algum evento.

O documento deverá ser elaborado em folha de papel A4 ou papel timbrado especial da empresa. No primeiro caso, são necessários os dados da organização que enviou a carta.

É permitida a utilização de papel A5, mas o papel timbrado oficial da empresa goza de grande confiança por parte de clientes e contrapartes.

• “chapéu” (dados da empresa);
• data da escrita;
• finalidade do recurso (essência principal da carta);
• conclusão (breve resumo, demanda, expectativa de resposta a uma pergunta, etc.);
• informações sobre o remetente e método de feedback;
• formulários.

Ao escrever correspondência comercial, é importante seguir certas regras e estilo de comunicação, que serão discutidos a seguir.

Requisitos

Se a solicitação for feita em papel timbrado da empresa, não há necessidade de reinserir os dados. O remetente tem o direito de adicionar o site da organização, nome completo e número de telefone oficial que preparou o texto do documento.

Detalhes que geralmente são indicados em letras:

• Nome da empresa;
• Código OKPO e/ou OKUD;
• logomarca da organização (se o empreendimento for estadual ou municipal, é indicado o emblema estadual);
• endereço postal, e-mail e legal;
• números de telefone e fax;
• detalhes bancários;
• informações sobre o destinatário;
• assinatura do remetente.

Se a carta for uma resposta a um apelo de um cidadão ou organização, o seu cabeçalho deve incluir um link para o documento em que a pergunta foi feita e a data em que foi elaborada. Além disso, após os dados no centro você precisa escrever o nome da carta (por exemplo, “Decisão”, “Notificação”, etc.).

Um documento é considerado válido se indicar a data efetiva da sua execução e posterior envio ao destinatário.

Objetivo da solicitação

Nesta parte do texto você deve indicar os motivos do contato com a empresa. Se o motivo for algum acontecimento (por exemplo, ordem judicial ou compra de produto de baixa qualidade), o documento deve fazer referência a esse fator e fundamentar sua posição com o auxílio de provas.

Se necessário, o remetente anexa à carta principal provas documentais de sua posição.

Conclusão

Nesta parte, a pessoa que contacta a organização através de uma carta comercial enumera as conclusões que tirou com base nas observações descritas acima, apresenta exigências ou sugestões, faz uma pergunta, etc.

Na prática, as cartas formais podem incluir apenas a parte final.

Informações do remetente

Normalmente, as informações pessoais do remetente são indicadas no cabeçalho do documento. A assinatura do requerente deve aparecer no final da carta comercial. Normalmente, essa responsabilidade recai sobre os ombros do chefe da empresa e, na sua ausência, de um funcionário autorizado (por exemplo, um deputado).

Se o recurso for enviado por iniciativa de cidadão ou empresário individual, é colocada assinatura pessoal no documento Individual e seu nome completo.

Formulários

Não são um acréscimo obrigatório à carta, mas se necessário são anexados ao documento em folhas separadas.

O conteúdo do documento é descrito em linguagem simples e compreensível, sem utilização de expressões rudes ou incultas. Recomenda-se redigir o texto em volume não superior a uma página ou folha (se preenchido em ambos os lados).

As principais características dessas cartas:

• conteúdo informativo;
• brevidade.

Continuamos falando sobre reivindicações. Aqui - sobre como escrever uma reclamação ao comprador (cliente) em nome do vendedor. Essa necessidade desagradável pode surgir para cada um de nós. Vamos descobrir como redigir uma reclamação corretamente e enviá-la ao destinatário para que nossas demandas sejam ouvidas.

Vamos lembrar as principais regras de qualquer reclamação.

Primeiramente, o destinatário deve violar algo (acordo, ordem, lei, etc.). Isto é muito importante, especialmente em relação a reclamações de particulares. Sinta a diferença: uma reclamação de que o garçom escreveu a conta incorretamente com recibo anexado e uma reclamação porque o mesmo garçom foi indelicado.

Em segundo lugar, a reclamação deve ser acompanhada de documentos que comprovem a violação dos seus direitos: cheques, cópias de contratos e cartões de garantia, etc. Quanto mais evidências de violação, maiores serão as chances de atendimento aos requisitos.

Terceiro, requisitos. Eles deveriam ter uma reivindicação. Parece que isso é óbvio, mas muitas vezes nos deparamos com reclamações que simplesmente declaram a violação ou contêm a frase “Por favor, tome medidas”. Por favor, indique por extenso as medidas que você acha que deveriam ser tomadas.

Como descrever corretamente seus requisitos? Na maioria das vezes, ao redigir uma carta de reclamação, o comprador se orienta pela Lei de Proteção dos Direitos do Consumidor (Lei RF de 02/07/1992 nº 2300-1 “Sobre a Proteção dos Direitos do Consumidor”), nomeadamente o seu artigo 18.º, denominado “Direitos do consumidor quando são detectados defeitos em um produto”. O comprador pode:

“- exigir substituição por produto da mesma marca (mesmo modelo e (ou) artigo);

- exigir substituição pelo mesmo produto de outra marca (modelo, artigo) com correspondente recálculo do preço de compra;

- exigir uma redução proporcional no preço de compra;

- exigir a eliminação imediata e gratuita dos defeitos da mercadoria ou o reembolso dos custos da sua correção por parte do consumidor ou de terceiro;

- recusar o cumprimento do contrato de compra e venda e exigir a restituição do valor pago pela mercadoria. A pedido do vendedor e às suas custas, o consumidor deverá devolver o produto defeituoso.

Neste caso, o consumidor também tem o direito de exigir a reparação integral dos prejuízos que lhe forem causados ​​​​em consequência da venda de bens de qualidade inadequada. As perdas são compensadas nos prazos estabelecidos por esta Lei para satisfazer as necessidades relevantes do consumidor.”

Observação - apenas um dos requisitos listados pode ser indicado na reivindicação. Você não pode exigir ao mesmo tempo, digamos, o conserto de um produto e o valor pago por ele.

Agora diretamente sobre como escrever uma reclamação. Formulário unificado não para ela, o que significa que ela foi escrita de uma forma relativamente livre. Uma carta de reclamação pode ser digitada em um computador ou escrita à mão, isso não tem importância e não existe uma regra especial para isso.

No canto superior direito da folha está escrito destino: primeiro o cargo, depois a organização, no final - iniciais e sobrenome no caso dativo. Aqui, após a palavra “de”, no caso genitivo escrevemos seus dados: nome completo, sobrenome e patronímico, endereço e números de contato. Lembramos que o destinatário tem o direito de não aceitar reclamações anônimas, bem como cartas sem os dados de contato do remetente.

Diretor Geral da Tissue Store LLC

4. Romanova

de Svetlana Arkadyevna Mikhailova,

correios endereço 123456, Izhevsk, st. Dubravskaya, 24, apto. 7,

telefone. multidão. 8-123-321-45-67

Então segue título: ALEGAR. Recomendo digitar (escrever) esta palavra em letras maiúsculas.

Depois disso passamos para parte principal e exponha os fatos: o que aconteceu, quando, como você pode confirmar a violação dos seus direitos. É necessário referir-se às normas que foram violadas pelo destinatário da reclamação. Observe que é normal Os compradores não são obrigados a conhecer o artigo exato da lei ou procurar aconselhamento jurídico. Portanto, será suficiente referir-se a Lei dos Direitos do Consumidor ou outro ato normativo, que foi violado, sem especificação. Caso tenha sido violado um acordo, cuja cópia esteja em suas mãos, as cláusulas são indicadas. Não se esqueça do que foi dito acima: não deixe de indicar suas necessidades na reclamação.

Por exemplo:

No dia 25 de setembro de 2011, na loja “Saúde”, comprei um conjunto de cosméticos para cuidados com os cabelos “Beleza” no valor de 500,00 rublos (anexo o recibo em dinheiro nº 01/0034 de 25 de setembro de 2011). Em casa, ao abrir o conjunto, descobri que todos os cosméticos nele incluídos estavam vencidos: o prazo de validade expirou em 1º de setembro de 2011. Em 26 de setembro, Elena Sokolova, vendedora sênior da loja Zdorovye, recusou-se a devolver meu dinheiro por bens defeituosos Sem explicar o motivo. Essas ações são uma violação da Lei dos Direitos do Consumidor. Exijo a devolução do valor de 500 rublos pagos por este conjunto, caso contrário serei forçado a entrar em contato com o Departamento de Proteção dos Direitos do Consumidor.

No dia 16 de agosto fiz um pedido na loja " Os melhores móveis", localizado em Ulyanovsk, Pioneer Avenue, 4, sofá-cama. O gerente da loja, Evgeniy Perov, celebrou comigo o contrato de compra e venda nº 456. Fiz um pré-pagamento de 100% no valor de 20.500,00 rublos (cheque datado de 16/08/2011 nº 5). De acordo com a cláusula 3.3. contrato, os móveis deveriam ser entregues em minha casa no dia 20 de agosto. Porém, isso ainda não aconteceu, o que constitui uma violação do contrato. De acordo com o Artigo 23.1. Lei da Federação Russa de 07/02/1992 No. 2300-1 “Sobre a Proteção dos Direitos do Consumidor” Exijo a transferência de produtos pré-pagos para mim até 12 de setembro. Caso contrário, serei forçado a ir a tribunal.

Uma parte obrigatória da carta de reclamação é. Listamos aqui cuidadosamente todas as cópias dos documentos anexados à carta. Observação - anexar cópias! Quem sabe se o seu conflito vai parar na Justiça e então você precisará dos originais.

Formulários:

1. Copie recibo de dinheiro Nº 34-3453 datado de 15 de setembro de 2011 para 1 litro. em 1 cópia.

2. Cópia do contrato de fornecimento nº 1.234-P de 15 de setembro de 2011, 5 páginas. em 1 cópia.

3. Fotos de mercadorias danificadas em 8 folhas. em 1 cópia.

Após as aplicações, recuando um pouco, colocamos número, mais uma linha abaixo - a sua assinatura e ela transcrição:

Viktorova/M.D. Viktorova

A reclamação preenchida deve ser transmitida ao destinatário e deve ser recebida a confirmação de que foi aceite. Se você puder ir pessoalmente ao escritório, faça-o. Entregue a carta à secretária ou escritório e certifique-se de que está indicada a data de recepção. Se o destinatário estiver longe ou você duvida que sua reclamação será aceita, utilize os serviços: envie uma carta registrada com lista do conteúdo e notificação.

Você deve responder no prazo de 30 dias a partir da data de recebimento da carta de reclamação.

Concluímos a série “E isso é tudo sobre ele” com um artigo sobre declarações. Trata-se de um tipo específico de documento, cujo conteúdo, regras de preparação e fluxo documental dependem de quem se dirige a quem.

Neste artigo consideraremos três tipos principais de declarações:

• uma carta comercial de candidatura enviada por uma organização para outra;
• uma inscrição enviada por um indivíduo a uma organização;
• declaração do empregado enviada ao empregador.

Não abordamos outro tipo de afirmação - afirmações - porque a secretária não trabalha com eles.

Todos os três tipos de declarações listados têm características próprias não apenas na preparação e preparação, mas também no trabalho de escritório.

Carta comercial de candidatura

O objetivo de uma carta comercial endereçada por uma organização a outra é indicar a posição da organização remetente, expressar sua atitude em relação ao assunto e oferecer uma justificativa e um procedimento para resolver a situação. A declaração não faz perguntas; contém uma visão da situação de uma das partes.

Do parágrafo anterior fica claro que as cartas de declaração “em tempos de paz” geralmente não são escritas, elas são utilizadas apenas no limiar de um conflito de interesses ou mesmo de um conflito entre duas empresas, a fim de documentar e informar a outra parte de sua existência; atitude em relação ao problema.

Que tipo de carta devo escolher?

Existe uma linha tênue entre uma carta de solicitação, uma carta de solicitação ou uma carta de solicitação. Para ter certeza fazendo a escolha certa tipo de carta, você precisa entender: será declarar sobre algo ou ainda vai acontecer solicitar fazer algo ao destinatário?

Uma carta comercial de inscrição é redigida em papel timbrado e possui um conjunto padrão de detalhes para uma carta comercial.

De acordo com GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para registro de documentos” o formulário da carta contém os seguintes detalhes:

• logotipo da organização ou marca comercial(marca de serviço), emblema do estado Federação Russa ou o brasão de uma entidade constituinte da Federação Russa, se a instituição tiver o direito de colocar esses sinais em seu papel timbrado;
• código da organização;
• principal número de registro estadual (OGRN) da pessoa jurídica;
• Nome da companhia;
• informações de referência sobre a organização.

Ao preparar uma candidatura como uma espécie de carta comercial, são elaborados os seguintes dados obrigatórios:

• data do documento;
• número de registro do documento;
• destino;
• título do texto;
• texto do documento;
• assinatura;
• marca sobre o artista;
• nota sobre a execução do documento e envio ao arquivo (emitida na cópia do visto da carta).

Uma nota indicando a presença do aplicativo é emitida, se estiver disponível.

As assinaturas de aprovação do documento são lavradas na cópia do visto da carta, se regras internas Existe um processo para certificação de minutas de cartas.

Uma carta comercial de solicitação é mostrada no Exemplo 1.

Ao contrário de uma carta comercial comum, o texto do pedido não começa com um endereço ao funcionário - o destinatário, mas com o nome do tipo de carta. Isto enfatiza que o documento não se limita a transmitir informações, mas expressa a posição de princípio do seu autor.

A documentação das cartas de candidatura comercial é realizada de forma padronizada, de acordo com as normas internas da organização remetente e da organização destinatária.

Não se sabe aonde levará o conflito de interesses das empresas: será possível resolver a questão através de negociações ou será necessário envolver advogados e envolver-se em litígio, mas em qualquer caso, a aceitação por uma organização de uma carta de candidatura de outra equivale ao facto de a primeira empresa ser informada sobre a posição da segunda.

Aplicação a uma organização de um indivíduo

Vejamos este documento do ponto de vista da parte receptora.

A documentação das inscrições de pessoas físicas deve ser entregue Atenção especial. A proteção dos interesses dos requerentes é a Lei Federal de 2 de maio de 2006 No. 59-FZ “Sobre o procedimento para considerar recursos de cidadãos da Federação Russa” (conforme alterada em 24 de novembro de 2014; doravante denominada Lei Federal No. 59-FZ).

É um erro acreditar que o seu efeito se aplica apenas a órgãos estatais, governos locais e organizações orçamentárias. Este não é o caso há muito tempo. Em 2013, esta lista foi complementada por organizações “encarregadas da implementação de funções publicamente significativas”. Não existe uma definição clara do que são essas funções, mas pela redação fica claro que esse conceito é bastante amplo e, teoricamente, qualquer organização cujos clientes sejam pessoas físicas pode “se enquadrar nele”.

Ao contrário de uma carta comercial de solicitação, uma declaração de um indivíduo pode ser uma solicitação, uma solicitação ou uma reclamação. Vejamos a definição da palavra "declaração":

Nosso dicionário

Declaração - o pedido de assistência de um cidadão na implementação dos seus direitos e liberdades constitucionais ou dos direitos e liberdades constitucionais de outras pessoas, ou uma mensagem sobre violações de leis e outros atos jurídicos regulamentares, deficiências no trabalho de órgãos estatais, governos locais e funcionários, ou críticas às atividades desses órgãos e funcionários

Uma empresa pode desenvolver seu próprio e conveniente formulário de aplicativo padrão de um indivíduo e disponibilizá-lo publicamente. Mas é impossível tornar este formulário obrigatório e não aceitar uma candidatura só porque não está redigido como “deveria ser”. As pessoas não são obrigadas a ter conhecimento da existência do formulário de candidatura desenvolvido pela empresa, nem a utilizar a Internet, onde este formulário pode ser descarregado. A Lei Federal nº 59-FZ define o conjunto mínimo de blocos de informações em circulação:

Extração

da Lei Federal nº 59-FZ

Artigo 7. Requisitos para recurso escrito

1. Um cidadão em seu apelo escrito para obrigatório indica o nome do órgão estadual ou do governo local ao qual o recurso escrito é enviado, ou o sobrenome, nome, patronímico do funcionário em questão ou o cargo da pessoa em questão, bem como seu sobrenome, nome, patronímico (este último - se disponível), endereço postal, para onde deve ser enviada a resposta, aviso de encaminhamento do recurso, expõe a essência da proposta, declaração ou reclamação, coloca assinatura pessoal e data.

Como você pode ver, o conjunto é mínimo, e não podemos obrigar nossos candidatos sequer a indicá-los Celulares. Só pode ser recomendado incluir métodos de comunicação operacional nas declarações.

"Você é livre para escolher..."

Um indivíduo pode preencher um requerimento como desejar:

à mão ou em formulário impresso;

chame isso de “declaração”, “apelo”, “demanda” ou simplesmente não chame isso;

escreva de forma breve e direta ou forneça sua própria autobiografia detalhada;

e também enviar o documento pelo correio ou trazê-lo pessoalmente.

A organização é obrigada a aceitar a candidatura se esta contiver as informações mínimas exigidas.

O pedido de uma pessoa física, que passou por processamento inicial no escritório da empresa destinatária, é mostrado no Exemplo 2.

A organização decide por si mesma se deve separar as candidaturas dos cidadãos numa gestão de registos separada. Recomendamos fazer isso se:

• aplicações mais de 10% do volume total do fluxo de documentação recebida;
• neles trabalham funcionários especialmente autorizados (centro de atendimento ao cliente, departamento de sinistros, etc.);
• Com base em candidaturas de indivíduos, a organização conduz suas atividades principais.

Se uma organização está acostumada a trabalhar de acordo com as regras do trabalho de escritório tradicional, não precisa se preocupar muito em cumprir os requisitos da Lei Federal nº 59-FZ. Em condições padrão, as solicitações seguem o mesmo caminho que outros documentos recebidos. As regras para trabalhar com eles praticamente não diferem das geralmente aceitas e ainda permitem algumas liberdades no tratamento do pedido, nomeadamente, podem decorrer três dias entre a aceitação e o momento do seu registo por lei. O prazo de resposta é de 30 dias a contar da data de registo do pedido escrito.

Aplicação na gestão de registros de pessoal

Uma camada especial de declarações são as declarações pessoais. O objetivo desses documentos é expressar a solicitação ou vontade do empregado ao empregador.

O formulário de inscrição de RH é relativamente gratuito. Ninguém exige que os funcionários conheçam as nuances dos dados cadastrais, por isso basta observar o mínimo exigido.

Em nossa opinião, as declarações de pessoal devem ser escritas exclusivamente à mão pelos próprios colaboradores. Não existem obrigações previstas na legislação laboral a este respeito. Mas é muito mais difícil contestar em tribunal uma declaração escrita de próprio punho do que uma que foi digitada num computador (a assinatura manuscrita é apenas a assinatura do autor). Neste último caso, o funcionário pode alegar que foi obrigado a assinar um texto já pronto.

• Para quem de quem. O destinatário da candidatura de pessoal é o empregador - a primeira pessoa na organização em que trabalha o autor da candidatura. Foi ele quem contratou o autor, e não o chefe do departamento de RH, portanto o requerimento será feito em nome do chefe (diretor geral, diretor, presidente, etc.) da empresa. O sobrenome, as iniciais e o cargo do dirigente constam no topo da folha de candidatura, mais próximo da margem direita, no caso dativo.

Como os funcionários não possuem formulário próprio para cartas, aqui devem ser inseridas informações sobre o autor da inscrição. Você deve escrever seu sobrenome, nome, patronímico e unidade estrutural por extenso. Se o funcionário souber seu número pessoal, isso é bom, mas não é uma informação obrigatória.

Sob esta informação, no centro da linha, está escrito o nome do tipo de documento - uma declaração, em seguida, em uma nova linha, é indicado o texto da declaração - uma solicitação ou manifestação de vontade do funcionário. O requerimento é preenchido com a assinatura pessoal do colaborador e a data de lavratura do documento.

Pergunta sobre o tema

Como escrever a palavra “declaração” corretamente?

Existem duas formas de escrever o nome de um tipo de documento: com letra maiúscula sem ponto no final (como no Exemplo 3) e com letra minúscula com ponto no final.

A força jurídica da declaração não é afetada de forma alguma pela forma como a palavra é escrita. A segunda opção é considerada ultrapassada, mas tem todo o direito de existir.

Quando um funcionário deve declarar uma solicitação em uma declaração e quando um apelo verbal ao departamento de RH é suficiente?

Se Normas do trabalho fala diretamente de uma “declaração escrita do funcionário”, então esta questão não se coloca. Em outros casos, é regulado pelas normas internas da organização ou por expediente. Por exemplo, é melhor que um funcionário apresente por escrito o seu pedido de alteração de documentos relacionados com uma mudança de nome, apesar de a legislação laboral não prever quaisquer disposições especiais a este respeito. Tais alterações são iniciadas por ordem do empregador, e a declaração manuscrita do empregado acompanhada de cópia da certidão de casamento servirá de base para a emissão da ordem.

Em grandes organizações, onde existem várias dezenas ou mesmo centenas de pessoas por funcionário do departamento de RH, a solicitação do funcionário é aceita apenas na forma de um requerimento para que o responsável pelo RH simplesmente não se esqueça disso.

EM pequenas empresas, se o Código do Trabalho da Federação Russa não exigir uma declaração por escrito, você pode fazer um pedido oral ou uma conversa diretamente com o chefe da organização, que pode dar instruções trabalhador de pessoal para resolver o problema.

• Fluxo de documentos de aplicações de pessoal. Os funcionários do departamento de RH precisam de cópias originais das declarações dos funcionários. Posteriormente, como já mencionado, muitos deles servirão de base para pedidos de pessoal. Mas o empregado também tem todo o direito de acompanhar o destino de sua candidatura e receber do empregador a confirmação de que o documento foi aceito por ele.

Importante!

É impossível registrar a inscrição de um funcionário como documento de entrada. Muitas vezes isso é feito simplesmente porque eles não sabem mais como confirmar sua recepção.

Enquanto isso existem duas maneiras de registrar um aplicativo corretamente.

A confirmação de que o empregador aceitou a candidatura do empregado pode ser:

• registro do pedido em banco de dados especial. Também não é recomendável colocar um pedido de pessoal no registo de documentos internos: é muito fácil violar a legislação sobre dados pessoais. É melhor que a secretária tenha uma reunião especial jornal eletrônico registro de requerimentos de pessoal, notas oficiais e explicativas e documentos similares.

O número de registro do pedido está afixado em sua cópia. Uma cópia junto com o número é entregue ao funcionário. Se um funcionário vier com duas cópias das candidaturas, antes de anotar o número, a secretária deve compará-las (certificar-se de que são idênticas);

• registro de aceitação do pedido feito pelo secretário em cópia. Caso não haja registro cadastral e o funcionário insista na confirmação da admissão, a secretária poderá fazer o seguinte lançamento em cópia do requerimento:

A entrada afirma:

• o fato da aceitação do documento;
• data (obrigatório!);
• cargo, assinatura pessoal e transcrição da assinatura do funcionário aceitante.

A candidatura do funcionário é submetida diretamente ao responsável da organização, que a analisa e toma uma resolução, por exemplo:

Para o departamento de RH. Prepare um pedido.

Davidov 17/09/2015

Resumo

1. Um pedido é um documento cuja forma e regras de fluxo documental dependem do seu destinatário e destinatário.
2. Uma carta comercial tem como objetivo expressar a posição da organização remetente sobre um assunto controverso.
3. Recomenda-se que uma inscrição enviada a uma organização por um indivíduo seja processada de acordo com Lei federal Nº 59-FZ.
4. As declarações na gestão de registros de pessoal são a expressão escrita da vontade do funcionário e muitas vezes servem como base para a emissão de ordens relativas ao pessoal.