Aikalomakkeen täyttäminen. Kuinka järjestää työaikataulut

Kirjanpito ja valvonta ovat liiketoiminnan kaksi pääpostulaattia. Siksi työaikalomakkeen kirjanpito on olennaista kaikissa yrityksissä, joissa on vähintään yksi työntekijä. Ja nämä eivät ole vain sisäisiä asiakirjoja palkan laskemiseen ja rikkomusten tunnistamiseen. Tämä on jokaisen työnantajan velvollisuus, joka on asetettu Venäjän federaation lainsäädännössä. Työaikalaskelmien oikeellisuutta valvovat työ- ja veroviranomaiset, Rosstat ja työsuojeluvirasto. Siksi yrityksessä, jolla on palkattua henkilökuntaa, koko ajanottoa säätelevä sisäisten asiakirjojen paketti on otettava käyttöön.

Työaikalomakkeet - standardit, säännöt ja ylläpitomenetelmät

Työaikakirjanpidon menettelystä ja säännöistä organisaatiossa säädetään ensisijaisesti 91 §:ssä Työlaki RF (osa 4), jonka mukaan kaikkien työnantajien on pidettävä säännöllistä kirjaa yrityksensä jokaisen työntekijän työajasta. Vain tämän rekisterin perusteella voidaan laskea palkat ja palkkiot, loma- ja sairauslomakorvaukset sekä muut työntekijälle maksettavat tuet. Kaikkien yritysten, joissa on palkattua henkilöstöä, on täytettävä kuukausittainen kirjanpitolomake, riippumatta siitä, millainen se on oikeudellinen asema Ja organisaatiomuoto: ja laillinen kasvot ja yksittäisiä yrittäjiä.

Toiseksi raporttikortti ensisijainen asiakirja kirjanpito- ja henkilöstöasiakirjojen hallintaan sovelletaan Venäjän valtion tilastokomitean päätöslauselmassa nro 1 "työvoiman kirjanpitoa ja sen maksamista koskevien ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymistä" esitettyjä sääntelyvaatimuksia.

Ensisijaisen kirjanpidon perusvaatimukset:

1. Vain määräyksellä tähän tehtävään määrätyllä yrityksen työntekijällä on oikeus pitää kirjaa työajasta, muuten hänen toimintansa tarkastuksen aikana todetaan lainvastaiseksi ja itse rekisteri on mitätön. Tässä tapauksessa työnantajan on ensin tarjottava työntekijälle tämän toiminnon suorittamista lisämaksusta, ja hänellä on oikeus kieltäytyä tästä velvollisuudesta. Myös palkaton kirjanpitotyö on laitonta. Tämän seurauksena yrityksen on ennen tuntilomakkeen täyttämistä vahvistettava ajanottajamääräys, jossa on kaikki tiedot, mukaan lukien työntekijän tutustumisviisumi. Työntekijän asemalla ei ole väliä, se voi olla:
2. Työtuntien peruskirjanpidon menetelmiä ei säädetä laissa. Keskeinen sääntö tässä on, että minkä tahansa menetelmän käyttö on turvattu paikallisilla tuntilomakkeilla ja sisäisillä työsäännöillä.

   Ilman sisäisiä kirjanpitosääntöjä vahvistavia määräyksiä tuntilomake julistetaan pätemättömäksi

3. Takaisin vuonna 2013 määräyksiä todettiin, että jokaisella työnantajalla on oikeus oman harkintansa mukaan valita yritykselle sopivampi kirjanpitomenetelmä, joka voi olla:
   • manuaalinen menetelmä, jolloin ajanottaja pitää rekisteriä paperilla ja täyttää sen säännöllisesti käsin. Tämä menetelmä toimii yrityksissä, joissa työntekijöitä on vähimmäismäärä ja kirjanpito on alkeellista, esimerkiksi kun kaikki tekevät saman verran töitä ilman ylitöitä;
   • sähköisessä muodossa, esimerkiksi työaikalaskelmien pitäminen Excelissä. Tämä on yleisin tapa pienille ja keskisuurille yrityksille. Excelin avulla ajanottaja voi laskea automaattisesti kunkin työntekijän, osaston, organisaation lopulliset luvut tiedostoon valmiiksi syötetyillä kaavoilla ja tallentaa kaikki työaikalomakkeet sähköisessä muodossa koko vuodelle;

     Työaikalomakkeet on kätevä säilyttää Excel-muodossa

   • automaattinen tuntikirjanpito on tehokkain online-menetelmä, joka yhdistettynä 1C:hen ja yrityksen pääsyjärjestelmään mahdollistaa jokaisen työntekijän tulon/poistumisen hallinnan reaaliajassa. Jokainen johtaja rakenneyksikkö tai pääjohtajalla on mahdollisuus tarkastella kunkin alaisen (ja itsensä) työskentelyaikaa. On selvää, että tällaista kirjanpitoa käytetään suurissa yrityksissä sekä osastoissa ja valtion virastoissa. Tämä menetelmä mahdollistaa virheiden vähentämisen nollaan ja vaikutusten pienentämisen inhimillinen tekijä ja automatisoida prosessin.

     Pääsytilaan liittyvässä 1C-ohjelmassa kirjanpito suoritetaan itse asiassa automaattisesti

4. Lomakkeen mukaan arkiston ylläpitoon on neljä mahdollista vaihtoehtoa:
   
5. Kirjanpitoasiakirjojen säilytys on suoritettava arkistointivaatimusten sekä lain nro 402-FZ 29 §:n mukaisesti. Säilyvyys - 5 vuotta.

Työaikalomakkeen täytön oikeellisuutta ja säännöllisyyttä valvotaan pöytä- ja kenttätarkastuksissa. Työsuojeluviranomainen voi myös tarkistaa, kuinka työaikalomaketta pidetään. Siksi perusasiakirjojen valvonta on vakava prosessi kaikille työnantajille.

Mukana työajan kirjaamisessa ja tilastollinen raportointi yrityksen toimesta.

Työaikalomake on hyödyllinen oikean sisäisen kirjanpidon kannalta tietyntyyppiset työntekijöiden työajat. Se tarjoaa täydellisen oikeutuksen rahalliseen demotivaatioon sekä huolimattomien työntekijöiden irtisanomiseen, mikä toimii työnantajan vakuutena työriidoissa (sekä sisäisissä että oikeudellisissa). Ja ajanotto on oikein käytettynä hyvä analyyttinen työkalu johdon kirjanpitoon, jonka perusteella voit säännöllisesti rakentaa aikatauluja ja analysoida työajan käytön tehokkuutta yrityksessä.

Videotarkastelu: pätevä työaikataulujen järjestäminen

Kuinka täyttää työaikalomake oikein

Ensinnäkin sinun on ymmärrettävä aikakirjanpidon perusvaatimukset:

1. Kirjanpitorekisterin tulee perustua Venäjän federaation hallituksen tasolla hyväksyttyyn tuotantokalenteriin. Määrittelyn sääntelyperuste vapaapäiviä sääntelee Venäjän federaation työlain 112 artikla. Kunkin vuoden tuotantokalenteri määrittelee työntekijöiden, lomapäivien ja 1 tunnilla vähennettyjen lukumäärän vapaapäiviä. Vuosineljänneksen työtuntien määrä on säännelty ja siirrot tehdään vakiotyöaikataulun mukaisesti.
2. Työaikalomake avautuu kuukauden ensimmäisenä kalenteripäivänä ja sulkeutuu viimeisenä päivänä. Tuotannon tarpeessa sallitaan väliraportointi, joka toimitetaan kunkin kuukauden 15. päivänä.
3. Tietojen syöttäminen etukäteen on kielletty. Siksi työaikalomake on täytettävä ja lähetettävä hyväksyttäväksi kuun päättymisen jälkeisten ensimmäisten arkipäivien kuluessa. Menettelyn ajoitus on vahvistettava sisäisessä säädöksessä.
4. Kirjanpitoa voidaan pitää sekä organisaation rakenteellisten osastojen että koko yrityksen osalta. Tämä kohta on vahvistettava sisäisissä kirjanpitosäännöissä. Jos kirjanpito tehdään erikseen, työaikalomakkeita laaditaan niin monta kuin organisaatiossa on osastoja.
5. Raporttikortin jokainen solu on täytettävä.
6. Työtä haettaessa jokaiselle työntekijälle annetaan henkilönumero. Tätä koodia pidetän virheellisenä muuttaa sisällä työtoimintaa henkilö yrityksessä, eli kun työntekijän asema muuttuu, hän pysyy samana. Ja vaikka henkilö irtisanottaisiin, hänen henkilönumeroaan ei anneta kenellekään kolmeen vuoteen.
7. Työaikalomakkeen täyttämisessä käytetään tilastolautakunnan hyväksymiä yhtenäisiä työajan kirjaamisen koodeja. Valittavana on kaksi vaihtoehtoa - aakkosellinen ja numeerinen. Kumpaa niistä käytetään, tulee määritellä kirjanpitosäännöissä.

Venäjän federaation valtiovarainministeriö huomautti työajan kirjaamista koskevissa kommenteissaan, että työaikalomakkeita on kahdenlaisia ​​(ks. kirje nro 02-06-10/32007):

• jatkuva menetelmä - tiedot työskennellystä ajasta kirjataan jokaiselle kuukauden päivälle;
• poikkeamamenetelmä - kun kirjataan vain indikaattorit, jotka eivät liity tuotantoprosessin tasoon (henkilö oli poissa töistä, oli työmatkalla, oli säännöllisellä lomalla tai lepäsi ilman palkkaa jne.).

Vaiheittainen algoritmi työaikalomakkeen täyttämiseen

Otetaan esimerkkinä yhtenäinen T-13-lomake, joka kuvastaa järjestelmää mahdollisimman täydellisesti. Täyttöprosessi on seuraava:

1. Ensimmäinen vaihe on laatia raporttikortin otsikko, jossa on ilmoitettava henkilöstökirjanpidon vakiotiedot:
   
2. Kirjanpitorekisterin päivittäiset tiedot täytetään taulukkomuodossa. Sarakkeen sisältö:
   
3. Ilmoituskortti sisään pakollinen on painettava paperille ja vastuullisten työntekijöiden hyväksymä:
   

Taulukko: Goskomstatin määrittämät tuntilomakkeen koodit

Videoohjeet: lomakkeen T-13 täyttäminen

Tuntilomakkeen virheellinen täyttö - tyypilliset virheet ja niiden korjaamisen algoritmi

Yleisin virhe lomaketta täytettäessä on koodin korjaaminen lomapäivät aikana, jolloin tuotantokalenterissa on vapaapäiviä. Jos loma osuu vapaapäiville, tuntilomakkeeseen merkitään kaikille vakiokoodi - "B" tai "26" (vapaapäivä). Mutta viikonloppuja ei oteta huomioon lomakaudella, joten lauantaina ja sunnuntaina työntekijällä on oltava "ALKAEN" tai "09" (loma).

Yhtä tyypillinen poikkeama on viikonloppu- tai lomamatkan virheellinen rekisteröinti. Tapahtuu, että henkilö palaa työmatkalta klo 00.01 työlainsäädännön mukaan, tämä kirjataan työmatkapäiväksi. Ja jos tämä seikka ilmenee työmatkan ennakkoraportissa, niin viikonloppuisin ja pyhäpäivinä tuntilomakkeessa tulisi näkyä koodi "K/06" (työmatka) eikä "B".

Oikaisujen tekeminen työaikalomakkeeseen on normaalia ja laskentaperiaatteen sallimaa. Mikäli tuntilomakkeen täyttämisen ja allekirjoittamisen jälkeen havaitaan virhe, ajanottajan on laadittava päivitetty asiakirja. Se laaditaan samalla tavalla kuin ensisijainen työaikalomake yhdellä erolla - tositteen otsikossa mainitaan, että lomake on korjaava ja oikeat kirjanpitokoodit on merkitty. Lomakkeelle annetaan sarjanumero ensisijaisen numeron viereen. Säädöt on dokumentoitava. Raporttikorttiin tulee liittää palveluraportti, jossa tulee ilmetä perustelut ja perustelut asiakirjoista jäljennöksillä.

Esimerkiksi epätyypillinen tilanne, jossa työntekijä ei mene töihin eikä hänen esimiehensä tiedä miksi näin tapahtui. Henkilöstötietojen hallinnan sääntöjen mukaan sinun on:

1. Esimiehen tulee laatia raportti ja työstä poissaoloraportti.
2. Kahden työntekijän on allekirjoitettava asiakirja todistajina.
3. Ajanottajalle merkitään asiakirjaan koodi "НН/30" (ei ilmesty tuntemattomasta syystä).
4. Kun palaat työpaikalle, pyydä henkilöä selittämään poissaolonsa. Tässä ovat mahdolliset vaihtoehdot:
   • työntekijä esittää työkyvyttömyystodistuksen - korjausasiakirjan merkintä muutetaan "B/19", kopio sairauslomasta arkistoidaan;
   • ei ole asiakirjaa, joka vahvistaa pätevän syyn - rikkoja työkuri pitää kirjoittaa selittävä huomautus. Jos syytä ei pidetä pätevänä, poissaolo ilmoitetaan korjausraportissa. Sen liitteenä on jäljennökset säädöksestä ja perusteluista.

Korjauslomake voidaan täyttää kahdella tavalla:

1. Kopioi raporttiin indikaattorit, joita ei tarvitse mukauttaa, ja tee muutoksia vain niihin riveihin, jotka ovat tarpeen.
2. Täytä vain ne työaikalomakkeen rivit, joissa tietoja on muutettava.

Korjaava työaikalomake laaditaan, kun jo allekirjoitettuun asiakirjaan on tehtävä muutoksia

Vastuu: jos työaikalomaketta ei pidetä, jos siinä on virheitä

Työaikalomakkeeseen kirjataan työajan tosiasia, palkkarahaston määrä, sosiaaliturvamaksujen määrä ja siitä riippuvat luvut veropohjaa alentavista yrityskuluista. Siksi, jos liittovaltion veroviranomainen löytää verovalvonnan aikana virheitä työaikaraportissa tai sen puuttuminen ollenkaan, tämä voi johtaa liiketoiminnan kulujen tunnustamiseen asiakirjoiksi perusteettomiksi. Ja tästä seuraa kaksi vaihtoehtoa seuraamuksille:

1. Sakot ja rangaistukset veropohjan tahallisesta aliarvioinnista.
2. Veron määrän uudelleenlaskenta.

Tärkeimmät puutteet työaikakirjanpidossa kuuluvat Venäjän federaation hallintorikoslain 52.7 §:n piiriin, ja siinä säädetään seuraamuksista:

• 1 000–5 000 ₽ - sakko, joka määrätään johtaja tai yksittäinen yrittäjä, jos rikkomus todetaan ensimmäistä kertaa;
• 30 000 - 50 000 ₽ - sakko organisaatiolle ensimmäisestä rikkomuksesta;
• 10 000-20 000 ₽ - sakko yksittäisille yrittäjille tai johdolle, kun rikkomus kirjataan toisen ja sitä seuraavien kertojen aikana, myös tästä he voidaan ottaa pois yhtiön pääjohtajan tehtävästä yhdestä kolmeen vuodeksi;
• 50 000 - 70 000 ₽ - sakko oikeushenkilöille. henkilöitä toistuvista rikkomuksista.

Välittömälle toimeenpanijalle ei määrätä sakkoja - ajanottaja voidaan demotivoida vain sisäisillä teoilla. Yrityksen tuntilomakkeesta vastaavat koko yrityksen johto ja asiakirjan todistava vastuuhenkilö.

Työaikalomakkeen pitäminen on jatkuvaa ja vastuullista työtä, josta on maksettava ja tätä vastuuta tulee käsitellä sen mukaisesti. Jokaisen, jolle tämä tehtävä on uskottu, tulee kirjata tarkasti ja tarkasti jokainen minuutti yrityksen työntekijöiden työajasta. Tämä vaikuttaa motivaatioon ja säätelee sekä työntekijän ja työnantajan sisäisiä suhteita että ulkoisia työkiistoja. Tässä asiassa on myös melko vakava vastuu, joka on sekä yrityksen johdolla (toimitusjohtajan hylkäämiseen asti) että koko organisaatiolla kokonaisuutena.

Elinkeinonharjoittajan on työsopimusta tehdessään työntekijöiden kanssa järjestettävä heidän työajan kirjaaminen. Näihin tarkoituksiin voidaan käyttää kuukausittain avautuvaa työaikalomaketta, jossa vastuuhenkilö heijastaa työntekijöiden työaikaa, lomaa, sairauslomaa ja muuta poissaoloa työstä. Tämän asiakirjan sisältämien tietojen mukaan palkat lasketaan jälkikäteen.

Lainsäädäntö velvoittaa organisaation tai yksittäisen yrittäjän hallinnon järjestämään ja pitämään kirjaa kunkin työntekijän työskentelyajoista. Työaikalomakkeen täyttämisen voi suorittaa vastuuhenkilö, jonka määrää johdon määräys.

Useimmiten tällaisia ​​henkilöitä voivat olla osastopäälliköt, henkilöstövirkailijat, kirjanpitäjät jne. Heidän vastuullaan on syöttää työjaksot tuntilomakkeeseen koodeilla ja salakirjoilla.

Työajan kirjaamiseen tarkoitettujen teknisten keinojen kehittämisen myötä voidaan käyttää myös erikoistunutta korttia käyttävää järjestelmää, jonka avulla kirjataan työntekijän saapuminen ja lähteminen yritykseen. Työaika voidaan kirjata jatkuvana heijastuksena työnteosta tai tehdä yhteenveto.

Jatkossa palkanlaskennassa käytetään tuntilomakkeen tietoja erityisesti aikaperusteisella järjestelmällä. Työaikalomake on yhdessä työsopimuksen kanssa yksi yrityksen kulujen perustelu, erityisesti verotuksellisesti.

Työaikalomake ei vain kirjaa työaika, mutta voit myös valvoa, että työntekijä noudattaa työkuria. Sen avulla seurataan työajan noudattamista ja tunnistetaan ylityötä. Monet tilastoihin toimitettavat ja henkilöstörekisteritietoja sisältävät raportit täytetään tuntilomakkeen perusteella.

Tärkeä! Jos yritys ei pidä työaikalomakkeita, valvontaviranomaiset voivat määrätä sille asianmukaisia ​​seuraamuksia.

Miten työntekijän työaika lasketaan?

Laki asettaa kahdenlaisia ​​standardeja - kuuden päivän työviikon (36 tuntia) ja viiden päivän työviikon (40 tuntia). Eli työntekijät voivat työskennellä viisi päivää kahdeksan tunnin työpäivän kanssa tai kuusi päivää kuuden tunnin työpäivän kanssa. Niiden rikkominen on sallittua harvoissa tapauksissa - tiivistetyllä kirjanpidolla tai epäsäännöllisellä aikataululla.

Ensimmäisessä tapauksessa standardeja sovelletaan pidemmällä aikavälillä, esimerkiksi vuosineljänneksen, puolen vuoden aikana jne. Osoittautuu, että lyhyemmässä työssä tosiasia ei ehkä vastaa nykyisiä standardeja, mutta se ei saa ylittää standardeja valituilla pitemmillä ajanjaksoilla.

Joillekin työntekijöille voidaan soveltaa alennettua päivä- tai viikkomaksua. On kirjattava, kuinka tarkalleen sinun tulee ottaa huomioon työntekijöiden työaika. Työaikaraportissa tulee näkyä myös kaikki se aika, jolloin työntekijä ei ole työskennellyt, mutta oli ilmoittautunut yritykseen.

Tällaisia ​​ajanjaksoja voivat olla:

• Sairasloma.
• Seisokit jne.

Tuntilomake aukeaa kuun alussa ja kuun lopussa on kiinni. Kuukauden puolivälissä vastuuhenkilö tekee yhteenvedon välituloksista, jotka heijastavat ensimmäisen työajan tietoja. Asiakirjan allekirjoittaa osaston johtaja ja se toimitetaan henkilöstöosastolle tarkistettavaksi. Sitten se siirretään kirjanpitoon palkanlaskentaa varten.

Huomio! Vuoden 2017 tuntilomake voi olla aikaisempien kausien tapaan kahden tyyppinen - lomake T-12 ja lomake T-13. Ensimmäinen ei sisällä vain työajan kirjaamista, vaan myös mahdollisuutta palkkojen laskemiseen. Lomaketta T-13 käytetään vain työajan kirjaamiseen, muita asiakirjoja käytetään palkan laskemiseen.

Onko sähköisten valvontajärjestelmien käyttö laillista?

Laissa säädetään työnantajan velvollisuudesta kirjata työntekijän työaika. Näihin tarkoituksiin hänellä on oikeus käyttää erilaisia elektroniset järjestelmät. Mutta voidakseen soveltaa niitä käytännössä, yrityshallinnon on säännöissä sisäisiä määräyksiä ja työntekijöiden kanssa tehdyissä sopimuksissa työsopimuksia heijastaa hetkeä.

Jos näin ei tehdä, näitä elektronisia järjestelmiä ei voida käyttää.

Saapumis- ja lähtöaika yritykseen kirjataan eri keinoin. Jatkossa tällainen järjestelmä täyttää automaattisesti työaikalomakkeen vastaanotettujen tietojen perusteella.

Lataa lomake ja näyte raporttikortin täyttämisestä

Työaikalomakkeen latauslomake Excel-muodossa, by ja by.

Word-muodossa.

Excel-muodossa.

Huomio! Jos poissaolon syytä ei tiedetä, tulee ilmoituskorttiin merkitä kirjainkoodi "NN". Jatkossa tätä koodia tarkennetaan. Jos työntekijä oli sairas tänä aikana, koodi korjataan "B". Siinä tapauksessa, kun asiaa tukevat dokumentit ei, koodin "NN" sijaan syötetään koodi "PR".

Lomat putosivat lomalle

Työlain mukaan jos lomat osuvat loma-aikaan, niitä ei oteta huomioon kalenteripäivien laskennassa.

Kun työntekijälle myönnetään vuosilomaa, sen aikana viikonloppuja ei merkitä työaikalomakkeeseen, koska ne sisältyvät kalenteripäivien lukumäärään - niiden tilalla on kirjainkoodi "OT" tai vuosiloman digitaalinen tunnus 09 , sekä koodi OD tai nimitys 10 - lisälomaa varten.

Huomio! Vapaapäivät eivät sisälly kalenteripäivien määrään. Siksi työaikalomakkeessa tällaiset päivät on merkittävä kirjainkoodilla "B" tai numerolla 26.

Työntekijä sairastui lomallaan

Jos työntekijä sairastuu lomalla, tämän tosiasian vahvistamiseksi hänelle on annettava asianmukaisesti myönnetty sairausloma. Tästä syystä lepopäiviä on pidennettävä sairauslomalla tai siirrettävä toiseen aikaan.

Loma-aika tulee aluksi merkitä tuntilomakkeeseen kirjainkoodilla ”OT” tai digitaalisella tunnuksella 09. Sairausloman antamisen jälkeen työaikalomake on tarkistettava - sairauspäivien osalta aikaisemman merkinnän sijaan koodi ” B” tai digitaalinen merkintä 19 kirjoitetaan.

Työmatka osui viikonloppuun

Työministeriön kirjeen mukaan kaikki työmatkapäivät on merkittävä työaikalomakkeeseen, vaikka ne osuisivat viikonloppuihin. Tätä varten sinun on käytettävä tuntilomakkeessa olevia merkintöjä - erityistä kirjainkoodia “K” tai digitaalista merkintää 06. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse syöttää tuntien määrää.

Jos työntekijä työmatkalla työskenteli viikonloppuisin, niin työaikalomakkeessa hänet on merkitty koodilla "РВ" - työ viikonloppuisin tai digitaalisella tunnuksella 03. Työtuntien määrä tulee syöttää vain yksi tapaus - kun yrityksen johto antoi työntekijälle erityiset ohjeet, kuinka monta tuntia vapaata hänen on käytettävä työhön.

Huomio! Tässä artikkelissa kuvataan lisätietoja maksutavasta, ja muita ominaisuuksia kuvataan.

Työlainsäädäntö velvoittaa työnantajat pitämään kirjaa työntekijöiden työajasta. Organisaatioiden oikeudellisesta asemasta riippumatta ja yksittäisten yrittäjien on otettava huomioon työtunnit. Erityisesti tätä tarkoitusta varten Tilastolautakunta on kehittänyt ja hyväksynyt työaikataulukon N T-12 ja N T-13 lomakkeet.

Annamme täyttöohjeet, joiden avulla heijastat tiedot oikein ja käytät tuntilomakkeen järkevästi.

Miksi tarvitset aikaraportin?

Tilastolautakunnan 5.1.2004 päätöksellä nro 1 hyväksytty työaikalomake auttaa yrityksen henkilöstöpalvelua ja kirjanpitoa:

• ottaa huomioon työntekijän tekemä tai tekemättä jättämä aika;
• valvoa työaikataulun noudattamista (läsnäolo, poissaolo, myöhästyminen);
• saada virallista tietoa kunkin työntekijän työajasta palkanlaskennassa tai tilastoraporttien laatimisessa.

Se auttaa kirjanpitäjää varmistamaan kunkin työntekijän palkkojen ja korvausten kertymisen tai karttumattomuuden laillisuuden. Henkilöstöpäällikön tulee seurata läsnäoloa ja tarvittaessa perustella työntekijälle määrätty rangaistus.

Työaikalomake tarkoittaa asiakirjalomakkeita, jotka toimitetaan työntekijälle irtisanomisen yhteydessä työkirja hänen pyynnöstään (Venäjän federaation verolain 84.1 artikla).

On hyvä huomioida, että tuntilomakkeen N T-12 ja N T-13 yhtenäisiä lomakkeita ei vaadita käytettäessä 1.1.2013 alkaen. Työnantajien on kuitenkin pidettävä kirjaa (Venäjän federaation työlain 91 artiklan 4 osa). Organisaatiot ja yksittäiset yrittäjät voivat hallita työntekijöiden työssä vietettyä aikaa muillakin tavoilla. Mutta itse asiassa Gostkomstatin kehittämä lomakemuoto on melko kätevä ja sitä käytetään edelleen kaikkialla.

Kuka pitää työaikalomaketta organisaatiossa

Ensisijaisten kirjanpitotositteiden käyttöä ja täyttöä koskevien ohjeiden mukaan:

• vuoden 2019 työaikalomakkeen laatii ja ylläpitää valtuutettu henkilö;
• asiakirjan allekirjoittavat osaston johtaja ja henkilöstöhallinnon työntekijä;
• jonka jälkeen se siirretään kirjanpitoon.

Kuten näemme, säännöissä ei määrätä työaikalomaketta pitävän työntekijän asemaa. Hallituksella on oikeus nimittää kuka tahansa tätä tehtävää suorittamaan. Tätä tarkoitusta varten annetaan määräys, jossa ilmoitetaan asema ja sukunimi vastuuhenkilö. Jos määräystä tällaisen työntekijän nimittämisestä ei anneta, tulee kirjanpitovelvollisuudesta täsmentää työsopimus. Muussa tapauksessa on laitonta vaatia työntekijää pitämään kirjaa. Suurissa organisaatioissa tällainen työntekijä nimitetään jokaiselle osastolle. Hän täyttää lomakkeen kuukauden kuluessa, antaa sen osaston johtajalle allekirjoitettavaksi, joka puolestaan ​​tiedot tarkastettuaan välittää lomakkeen henkilöstövastaavalle. Henkilöstöosaston työntekijä tarkistaa tiedot, täyttää niiden perusteella työssään tarvittavat asiakirjat, allekirjoittaa työaikalomakkeen ja välittää sen kirjanpitäjälle.

Pienissä yrityksissä näin pitkää ketjua ei noudateta - kirjanpitolomake pidetään henkilöstön työntekijä, ja siirtää sen sitten välittömästi kirjanpitoon.

Mitä eroa on N T-12- ja N T-13 -lomakkeiden välillä?

Kaksi hyväksyttyä teemamuotoa eroavat toisistaan, yksi niistä (T-13) on käytössä laitoksissa ja yrityksissä, joihin on asennettu erityinen kääntöportti - automaattinen järjestelmä, seurata työntekijöiden läsnäoloa. Ja T-12-lomaketta pidetään yleismaailmallisena, ja se sisältää lisäksi lisäosan 2. Se voi kuvastaa työntekijöiden kanssa tehtyjä palkkaratkaisuja. Mutta jos yritys suorittaa maksut henkilöstön kanssa kuten erilliset lajit kirjanpito, kohta 2 jää yksinkertaisesti tyhjäksi.

Aikalomakkeen täyttäminen

Työaikalomakkeen voi täyttää kahdella tavalla:

• jatkuva täyttö - kaikki esiintymiset ja poissaolot kirjataan joka päivä;
• täyttö poikkeamien mukaan - vain myöhästymiset ja saapumatta jättämiset huomioidaan.

Annamme esimerkkinä ohjeet T-13-lomakkeen täyttämiseen jatkuvalla täyttömenetelmällä.

Vaihe 1 - organisaation ja rakenneyksikön nimi

Syötä yläreunaan yrityksen nimi (yksittäisen yrittäjän koko nimi) ja rakenneyksikön nimi. Tämä voi olla myyntiosasto, markkinointiosasto, tuotantoosasto jne.

Vaihe 2 - OKPO-koodi

OKPO on koko venäläinen yritysten ja organisaatioiden luokitin. Rosstatin tietokantoihin sisältyvä se koostuu:

• 8 numeroa oikeushenkilöille;
• 10 numeroa yksittäisille yrittäjille.

Vaihe 3 - asiakirjan numero ja laatimispäivämäärä

• Asiakirjan numero annetaan järjestyksessä.
• Kokoamispäivä on yleensä raportointikuukauden viimeinen päivä.

Vaihe 4 - raportointijakso

Tuntilomakkeet toimitetaan kuukausittain - meidän tapauksessamme elokuun ensimmäisestä viimeiseen päivään.

Vaihe 5 - työntekijän tiedot

Jokaisesta osaston työntekijästä täytetään oma rivi.

• Sarjanumero raporttikortissa.
• Työntekijän sukunimi ja asema.

• Jokaiselle työntekijälle annetaan henkilöstönumero, jota käytetään kaikissa sisäisissä kirjanpitoasiakirjoissa. Työntekijä säilyttää sen koko sen ajan, kun hän työskentelee organisaatiossa, eikä sitä siirretä toiselle henkilölle useiden vuosien ajan irtisanomisen jälkeen.

Vaihe 6 - tiedot läsnäolosta ja tuntimäärästä

Työntekijöiden läsnäoloa ja poissaoloa koskevien tietojen täyttämiseen käytetään lyhennettyjä symboleja. Löydät luettelon niistä artikkelin lopusta erillisestä kappaleesta. Esimerkissämme työntekijälle Petrov A.A. 4 käytettyä lyhennettä:

• I - läsnäolo (jos on läsnä, työtuntien määrä kirjataan alasoluun);
• viikonloppuna;
• K - työmatka;
• OT - loma.

Vaihe 7 - kuukauden päivien ja tuntien kokonaismäärä

• 5. sarakkeessa ilmoitetaan työpäivien ja työtuntien lukumäärä puolen kuukauden välein.

• Kuudennessa sarakkeessa - kuukauden päivien ja tuntien kokonaismäärä.

Vaihe 8 - tiedot palkanlaskennasta

Maksutyyppikoodi määrittää tietyn käteismaksutyypin numeroihin salattuna. Täydellinen luettelo koodeista on artikkelin lopussa. Esimerkki käyttää:

• 2000 - palkka (palkat);
• 2012 - lomaraha.

• Vastaava tili on kirjanpitotili, jolta poistetaan tietyntyyppisten palkkioiden kulut. Meidän tapauksessamme palkkojen, matkakorvausten ja lomarahojen poistotili on sama.

• Sarakkeessa 9 ilmoitetaan kunkin palkkalajin työpäivien tai -tuntien lukumäärä. Meidän tapauksessamme ylimpään soluun syötetään läsnäolo- ja työmatkapäivät ja alasoluun lomapäivät.

Jos yksi palkkalaji (palkka) koskee kaikkia työntekijöitä kuukauden aikana, niin maksutyypin koodi ja tilinumero kirjoitetaan yläreunaan, sarakkeet 7 ja 8 jätetään tyhjiksi, jolloin ilmoitetaan vain työpäivät tai -tunnit. sarakkeessa 9. Näin:

Vaihe 9 - tiedot saapumatta jättämisen syistä ja ajasta

Sarakkeissa 10-12 on poissaolon syyn koodi ja poissaolotuntien määrä. Esimerkissämme työntekijä oli poissa 13 päivää:

• 3 päivää - työmatkan vuoksi;
• Olin lomalla 10 päivää.

Vaihe 10 - vastuuhenkilöiden allekirjoitukset

Kirjanpitolomake allekirjoitetaan kuun lopussa:

• ylläpidosta vastaava työntekijä;
• osastopäällikkö;
• henkilöstön työntekijä.

Kuinka merkitä loma työaikalomakkeeseen

Ennen loman merkitsemistä työaikalomakkeeseen, on tärkeää tietää seuraavat asiat:

• minkä tyyppinen loma ilmoitetaan;
• loma-aika - mistä päivästä mihin päivään työntekijä lepää;
• millä menetelmällä työaikalomake täytetään - jatkuvat vai vain poikkeamat kirjataan?

Erilaiset lomat on merkitty raporttikortilla seuraavilla lyhenteillä:

Käytettäessä molempia työaikalomakkeen täyttötapoja symboli lomavapaa kirjataan jokaiselta työntekijän poissaolopäivältä. Se on vain niin, että jatkuvaa menetelmää käytettäessä jäljellä olevat päivät täyttyvät vuorovaikutuksista (ehdollinen koodi "I"), ja poikkeamien huomioon ottamista käytettäessä ne jäävät tyhjiksi.

Muut nimitykset ja koodit taulukossa

Esittelemme työaikalomakkeessa käytetyt kirjainmerkit taulukoiden muodossa.

Läsnäolo työpaikalla:

Poissaolo töistä:

Me vain annamme palkkiotyyppien digitaaliset peruskoodit(Täydellinen luettelo on Venäjän liittovaltion verohallinnon määräyksessä, joka on päivätty 13. lokakuuta 2006 N SAE-3-04/706@):

Täytetty malliaikalomake

Ajan seuranta on erittäin tärkeä tehtävä. Työntekijä ei halua menettää kovalla työllä ansaittuja rahojaan, eikä organisaatio puolestaan ​​pyri maksamaan poissaoloista.

Työajan kirjaamiseen liittyvien raportointiasiakirjojen oikea-aikainen ja oikea ylläpito auttaa välttämään tällaisia ​​väärinkäsityksiä.

Mitä varten se on?

Työaikalomake on vakiintunut asiakirja, joka sisältää tiedot jokaisen työntekijän työajan noudattamisesta. Toisin sanoen tämä on taulukko, johon syötetään tiedot organisaation jokaisen työntekijän läsnäolosta tai poissaolosta.

Tämän asiakirjan perusteella lasketaan palkat ja palkkiot tai määrätään sakkoja myöhästymisistä, poissaoloista ja muista poikkeamista työaikataulusta.

Tällainen selvityskortti on oltava yhtenä kappaleena, ja sen laatimisesta vastaavan työntekijän on säilytettävä se. Useimmiten tämä työ uskotaan henkilöstö- ja kirjanpitoosastolle, joskus osaston johtajalle tai ylimmälle johtajalle. "Ajanvartijan" virkaan nimittäminen tai oikeammin vastaavien tehtävien jakaminen tulee näkyä työsopimuksessa.

Lomakevaihtoehdot

Voit ottaa huomioon, kuinka monta päivää ja tuntia työntekijä työskenteli eri menetelmillä, mutta Roskomstat on laatinut erityisiä lomakkeita. Ne ovat yksinkertaisia ​​ja helppokäyttöisiä niiden avulla, voit seurata selkeästi työskentelyäsi ja käyttää saatuja tietoja myöhemmin tehokkaasti.

varten budjettijärjestöt Otettiin käyttöön erityinen työaikalomake nro 0504421.

Kaikille muille organisaatioille ja yrityksille hyväksyttiin lomakkeet T-12 ja T-13. Jälkimmäiset eroavat toisistaan ​​siinä, että T-13:a käytetään siellä, missä esiintymistä ja esiintymättömyyttä ei hallitse ihmiset, vaan automatisoidut järjestelmät(kääntöportit). Tulin töihin, kirjauduin sisään tarkastuspisteellä passilla ja jatkoin matkaa. Näin myöhästymiset, poissaolot ja muut työaikataulusta poikkeamat on helppo hallita.

Lomakkeet T-13 täytetään useimmiten automaattisesti tai osittain teknisiä keinoja käyttäen.

Lomakkeen T-12 työaikalomakkeet täytetään myös palkkojen laskemista varten, joten tällaisen aikataulun ylläpito on kätevää uskoa kirjanpitäjälle.

Kuinka täyttää se oikein

Tärkeimmät työaikataulujen pitämisen näkökohdat:

• taulukko on olemassa yhtenä kappaleena;
• täytetään päivittäin virallisten asiakirjojen (sairaustodistukset, käskyt, ohjeet jne.) perusteella;
• Yleisesti hyväksytystä taulukosta ei saa poistaa sarakkeita tai kenttiä.

Voit kuitenkin silti vaihtaa taulukkoa. Joskus syntyy tilanteita, joissa joudut lisäämään kenttiä olemassa olevaan lomakkeeseen. Esimerkiksi ottamaan huomioon tietyt työajat epätyypillisissä työvuoroissa. Tässä tapauksessa muutosten tekeminen on mahdollista, mutta vasta johtajan vastaavan tilauksen allekirjoittamisen jälkeen.

Ennen raportointikuukauden alkua (2-3 päivää etukäteen) vastuuhenkilö avaa tuntilomakkeen. Nyt on aika päättää, mikä toimintatapa valitaan. Tämä voi olla täydellinen rekisteröinti - päivittäinen läsnäolo-/no-show-merkinnät tai vain poikkeamien ilmoittaminen järjestelmästä - myöhästyminen, yövuorot, ylityöt jne.

Esimerkki työaikalomakkeen täyttämisestä lomakkeen T-12 esimerkillä

Ensin täytetään otsikko ja kolme ensimmäistä saraketta. Nämä tiedot pysyvät pääsääntöisesti vakioina - rakenneyksikkö, työntekijöiden täydelliset nimet, henkilöstömäärät.

Sarakkeisiin 4-7 merkitään päivittäin pisteet läsnäolosta, poissaolosta, vapaapäivistä ja sairauslomista. Tätä tarkoitusta varten käytetään erityisiä nimityksiä jokaisesta syystä. Sairausloma on siis merkitty koodilla B, vapaapäivä PB ja vuosiloma koodilla OT. Täydellinen luettelo nimikkeistä löytyy yhtenäisimmässä muodossa ensimmäiseltä arkilta.

On tärkeää muistaa, että merkinnät tehdään työaikalomakkeeseen vain minkä tahansa asiakirjan perusteella. Tämä voi olla sairauslomatodistus, sisäinen määräys tai tutun työntekijän allekirjoittama ylityömääräys.

Usein syntyy tilanteita, kun ei ole täysin selvää, mitä koodia laittaa. Esimerkiksi työntekijä on palkallisella vapaalla ja hänelle on annettu OT-koodi. Mutta tällä hetkellä hänellä oli huolimattomuutta sairastua, eikä hän mennyt töihin sovittuna päivänä.

Jos työntekijä ei varoittanut meitä, on suositeltavaa syöttää koodit NN (ei ilmesty tuntemattomista syistä) ja korjata sairauslomatodistuksen saatuaan nämä merkinnät koodiksi "B". Jos työntekijä on löytänyt tavan ilmoittaa sairaudestaan, hän voi välittömästi merkitä koodin "B".

Ehkä tällaisessa tilanteessa on parempi kirjoittaa koodit "NN" ja "B" ensin lyijykynällä, jotta ei pilaa asiakirjan ulkonäköä, joka on olemassa yhdessä kopiossa. Jos lomaketta ylläpidetään sähköisesti, tällaisia ​​ongelmia ei synny.

Jotkut poissaolot lasketaan yleensä "päiviin", koska työntekijä ei voi olla vain puoli päivää lomalla tai olla kolme tuntia sairauslomalla. Tässä tapauksessa kirjainmerkinnän alle jätetään tyhjä sarake. Jos työntekijä myöhästyi 30 minuuttia tai teki ylitöitä 4 tuntia, työaikataulusta poikkeamisaika ilmoitetaan kirjainmerkinnässä.

Sarakkeissa 5 ja 7 on väli- ja lopullinen työpäivien kokonaismäärä, ja sarakkeet 8-17 tarjoavat täydellisen raportin jokaisesta työntekijästä - kuinka paljon hän työskenteli, kuinka paljon hän lepäsi, kuinka paljon hän jäi väliin ja miksi. Kunkin sarakkeen yläpuolella olevan otsikon otsikosta käy selväksi, mistä tiedoista on tehtävä yhteenveto.

Työaikalomakkeen ylläpidon ominaisuudet budjettiorganisaatioissa

Lomaketta nro 0504421 käytetään myös työjärjestyksen noudattamisen valvontaan, mutta sillä on hieman erilainen nimi ”Työajan käytön kirjanpito”, joka kuvastaa budjettiorganisaatioiden työn erityispiirteitä. Tästä raporttikortista löydät sellaiset nimitykset kuin "opiskelupäivät", "sivistys pidennetyssä päiväryhmässä", "opintovapaa".

Tällaisen tuntilomakkeen ylläpitomenettely ei eroa yhtenäisistä kirjanpitolomakkeista T-12 ja T-13:

• säilytetään yhtenä kappaleena;
• avautuu 2-3 päivää ennen laskutuskauden alkua;
• käytetään ilman muutoksia vakiolomakkeeseen.

Myös kaksi rekisteröintimenettelyä on otettu käyttöön - jatkuva (kaikki esiintymiset ja poikkeamat merkitään muistiin) ja poikkeamien ilmoittaminen.

Itse taulukossa on useita eroja. Raporttikortin otsikossa on organisaation nimen, rakenneyksikön ja huoltoajan lisäksi sen tyyppi ilmoitettava numerolla. Jos työaikalomake lähetetään sellaisenaan ilman muutoksia, sitä kutsutaan ensisijaiseksi ja se merkitään tässä sarakkeessa "0". Jokaisen myöhemmän säädön yhteydessä sinun on ilmoitettava muutosnumero järjestyksessä.

Ensimmäiset neljä saraketta täytetään välittömästi - nämä ovat työntekijöiden täydelliset nimet, henkilöstönumerot ja tehtävät. Seuraavat sarakkeet täytetään jakson edetessä. Sarakkeiden yläosassa ilmoitetaan poikkeamat käyttötilasta tunneissa (jos sellaisia ​​on), alaosassa on kirjainmerkintä poikkeaman syystä. Sarakkeissa 20 ja 37 on yhteenveto väli- ja kuukausituloksista.

Tässä lomakkeessa ei ole lisälaskelmia. Laskutuskauden lopussa tämä asiakirja siirretään kirjanpitoon, jossa sen perusteella lasketaan budjettiorganisaation työntekijöiden palkat.

Luettelo tässä työaikalomakkeessa (lomake nro 0504421) käytetyistä symboleista löytyy taulukosta:

Miten loma määritellään?

Sana loma sisään henkilöstöasiat yhdistää monia käsitteitä. Äitiyslomasta alkaen ja siihen päättyen. Monet nuoret äidit ovat eri mieltä, mutta tämä on myös loma, vaikka se tarjotaan pienen lapsen hoitamiseen.

Jokainen näistä lomaista on merkitty omalla tavallaan tuntilomakkeeseen ja kannattaa kiinnittää erityistä huomiota yleisimpiin lomatyyppeihin ja niiden rekisteröintiin.

Aikataulun mukaisesti

Lomamääräyksen perusteella, jossa tulee olla lomailijan allekirjoitus, tuntilomakkeeseen on merkitty koodi ”OT”, jos kyseessä on pääloma, tai koodi ”OD”, jos se on lisäloma.

Omalla kustannuksellasi

Joskus työntekijä joutuu pitämään useita lomapäiviä normaalin aikataulunsa ulkopuolella. Syyt voivat olla erilaisia, mutta on vain yksi ratkaisu - lähteä ilman palkkaa.

Lainsäädännössä on useita syitä tällaiseen lomaan - häät, vauvan syntymä tai surullisemmat tapahtumat, kuten lähisukulaisen kuolema. Näissä tapauksissa sinun tulee syöttää koodi "OZ".

Jos työntekijällä on eri syy ja hän saa tällaisen loman yhteisymmärryksessä johtajan kanssa, käytetään koodia "ENNEN". Molemmissa tapauksissa merkintä tehdään työntekijän allekirjoittaman vastaavan tilauksen perusteella.

Koulutus

Työn ja opiskelun yhdistäminen meidän aikanamme on enemmän sääntö kuin poikkeus, ja lainsäädäntö tukee tällaisia ​​työntekijöitä takaamalla opintovapaat. Vastaanotettuasi työntekijän vastaavan hakemuksen ja saatuasi opiskelijan allekirjoittaman toimeksiannon, voit turvallisesti merkitä raporttikorttiin koodin "U" koko opintovapaan ajaksi.

On syytä huomata, että jos työntekijä sairastuu seuraavan istunnon aikana, lomaa ei pidennetä sairausloman ajaksi ja koodi "B" voidaan syöttää vain opintovapaan päättymisen jälkeisinä päivinä, jos että työntekijä ei ehtinyt toipua ennen loman päättymistä ja toimitti sairauslomatodistuksen, joka vahvisti poissaolonsa istunnon päätyttyä.

Raskauteen ja synnytykseen

Tällaista onnellista aikaa naispuolisille työntekijöille ei tietenkään pitäisi varjostaa asiakirjojen byrokratia, joten äitiysloma myönnetään sairauslomatodistuksen perusteella, raporttikortin koodi on "P". Samaa koodia käytetään vastasyntyneen lapsen adoptiossa.

Lastenhoitoon

Ja tämän jälkeen annetaan määräys vanhempainvapaalle kolmen vuoden ikään asti. Tällainen loma on merkitty koodilla "OZH".

Asiakirjojen kanssa työskentely on aina vastuullista tehtävää, mutta tuntilomakkeiden täyttämisen perusteiden tunteminen säästää palkanlaskennan kiistoilta ja muilta tämän tyyppisiltä pieniltä ongelmilta.

Video - työaikalomakkeen laatiminen ja palkkojen laskeminen 1C:ssä: