ตัวอย่างจดหมายจากบุคคลถึงนิติบุคคล จะเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการถึงองค์กรได้อย่างไร? จดหมายจากบุคคลถึงองค์กร

ขณะนี้เพื่อที่จะลงทะเบียน องค์กรใหม่คุณต้องระบุ ที่อยู่ตามกฎหมายซึ่งต่อมาจะรวมอยู่ใน Unified ทะเบียนของรัฐหน่วยงานทางเศรษฐกิจ

อ้างอิง.ตามที่อยู่ทางกฎหมายที่ให้ไว้ องค์กรที่สร้างขึ้นใหม่จะถูกมอบหมายให้กับองค์กรเฉพาะ สำนักงานภาษี. นอกจากนี้ จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการทั้งหมดจะถูกส่งไปยังที่อยู่นี้ด้วย

ดังนั้น, จำเป็นต้องส่งหนังสือค้ำประกันไปยังหน่วยงานด้านภาษีเกี่ยวกับการให้ที่อยู่ตามกฎหมายโดยมีจุดประสงค์ดังต่อไปนี้

ดังนั้นเราจึงสามารถแยกแยะสองสถานการณ์เมื่อจำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารดังกล่าว:

1. ในกรณีที่มีการสร้างองค์กรใหม่
2. เมื่อเปลี่ยนที่อยู่ตามกฎหมายขององค์กรธุรกิจที่มีอยู่แล้ว

แม้ว่ากฎหมายในด้านการลงทะเบียนของรัฐจะไม่มีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับความจำเป็นในการจัดหาเอกสารดังกล่าว แต่การไม่มีเอกสารดังกล่าวอาจทำให้ปฏิเสธที่จะลงทะเบียนองค์กรธุรกิจใหม่

เราได้พูดคุยรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับหนังสือค้ำประกันสำหรับการจัดหาที่อยู่ตามกฎหมายและวิธีการร่างจดหมายดังกล่าวจากเจ้าของบ้านอ่าน

คุณสมบัติของเอกสาร

ไม่มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญในเนื้อหาของหนังสือค้ำประกันที่จัดทำโดยบุคคลและนิติบุคคล อย่างไรก็ตาม เราสามารถเน้นคุณลักษณะบางอย่างที่มีอยู่ในเอกสารที่จัดทำโดยบุคคลธรรมดาได้:

• เอกสารถูกวาดขึ้นบนกระดาษ A4 ธรรมดา (โดยปกติแล้วนิติบุคคลจะใช้หัวจดหมาย)
• รายละเอียดระบุเพียงชื่อเต็มของผู้ให้เช่า
• ไม่มีการประทับตราที่ส่วนท้ายของเอกสาร

มีอะไรรวมอยู่ในเนื้อหาบ้าง?

ในบันทึกเนื้อหาของเอกสารที่ให้ที่อยู่ตามกฎหมายที่บุคคลจัดทำขึ้นมักจะเป็นไปตามอำเภอใจ

ในเวลาเดียวกันจะต้องสะท้อนประเด็นต่อไปนี้:

• ส่วนหัวของเอกสาร
• ชื่อของกระดาษ
• เนื้อหาหลัก (ประเด็นนี้จะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง)
• แอปพลิเคชัน;
• ลายเซ็นของเจ้าของบ้านตลอดจนหมายเลขติดต่อของเขา

แต่ละรายการจะจัดอย่างไร?

ด้านล่างคือ คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนสำหรับบุคคลในการเขียนรายงานเพื่อระบุที่อยู่ตามกฎหมาย:

สำคัญ!ไม่จำเป็นต้องกำหนดวันที่รวบรวม เนื่องจากกฎหมายปัจจุบันไม่ได้จำกัดระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของเอกสารเกี่ยวกับการให้ที่อยู่ตามกฎหมาย

นอกจากนี้ก็ควรสังเกตด้วยว่า เมื่อร่างเอกสารดังกล่าวคุณต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

1. ต้องนำเสนอข้อความอย่างชัดเจนและไม่มีข้อผิดพลาด
2. เมื่อเขียนคุณต้องใช้รูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจโดยเฉพาะ
3. ในตอนท้ายของจดหมายจะต้องมีลายเซ็นของเจ้าของสถานที่และต้องแนบเอกสารกรรมสิทธิ์ของทรัพย์สินด้วย

ส่งถึงใครและอย่างไร?

เอกสารนี้จัดทำโดยเจ้าของบ้านตามคำร้องขอของผู้เช่า จากนั้นจะต้องส่งไปที่ Federal Tax Service

ในกรณีนี้ต้องแจ้งให้เจ้าของสถานที่ติดต่ออย่างสม่ำเสมอตามหมายเลขที่กำหนด

มีหลายวิธีในการส่งเอกสารไปยังหน่วยงานด้านภาษี:

1. โดยการเยี่ยมชมเป็นการส่วนตัว
2. โดยการโอนเอกสารผ่านตัวแทนอย่างเป็นทางการซึ่งมีหนังสือมอบอำนาจรับรองโดยโนตารี
3. ทางไปรษณีย์ลงทะเบียน
4. ผ่านบริการจัดส่งด่วน
5. ผ่านบริการ "ฟีด" เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการลงทะเบียนของรัฐ”

โดยสรุปสังเกตได้ว่าบุคคลที่เป็นเจ้าของอาคาร (สถานที่) มีสิทธิที่จะจัดให้มีได้

ไม่พบคำตอบสำหรับคำถามของคุณใช่ไหม หา, วิธีแก้ปัญหาของคุณอย่างแน่นอน - โทรตอนนี้:

GOST 7.0.8-2013 “ระบบมาตรฐานสารสนเทศ ห้องสมุด และการเผยแพร่ การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” ได้รวมความหมายพื้นฐานของแนวคิดที่เราจะใช้เพิ่มเติม:

• ปลายทาง- รายละเอียดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเอกสาร
• รายละเอียดเอกสาร– องค์ประกอบของการออกแบบเอกสาร

นอกจากนี้ คุณต้องใส่ใจกับคำศัพท์ใหม่ด้วย คุณลักษณะซึ่งใช้อย่างแข็งขันเมื่อทำงานกับเอกสารทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคอิเล็กทรอนิกส์และถือเป็น ส่วนประกอบบังคับของอุปกรณ์ประกอบฉากเอกสาร. กฎสำหรับการออกแบบข้อกำหนดของ "ผู้รับ" ซึ่งกำหนดโดย GOST R 6.30-2003 มีตัวเลือกต่างๆ สำหรับการออกแบบ - คุณลักษณะหลักของข้อกำหนด "ผู้รับ" นั้นมีการทำให้เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการในรูปแบบที่แตกต่างกัน

และสุดท้าย คำว่า ปลายทางจะต้องแตกต่างจากแนวคิดที่ล้าสมัย ผู้รับซึ่งยังคงกล่าวถึงในภาคผนวกของกฎสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2552 หมายเลข 477) ในความหมาย ผู้เขียน, เช่น. ผู้ส่งเอกสาร(และเหนือสิ่งอื่นใด ตัวอักษร).

เนื่องจากโดยปกติการติดต่อทางจดหมายจะใช้เวลามากกว่า 80% ของการรับส่งเอกสารขององค์กร เราจะพิจารณากฎสำหรับการลงทะเบียนรายละเอียด "ผู้รับ" โดยใช้ตัวอย่างจดหมายอย่างเป็นทางการซึ่งจัดทำในรูปแบบกระดาษและส่งไปยังผู้รับเป็นหลัก จดหมาย

ในกระบวนการดำเนินการโต้ตอบ ผู้จัดการ พนักงาน และบริการจัดการบันทึกขององค์กรควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้:

• เทคโนโลยีซึ่งหมายความว่าองค์กรจะส่งจดหมายผ่านทางที่ทำการไปรษณีย์หรือใช้บริการของบริษัทที่ส่งจดหมาย บริษัทเหล่านี้และ Russian Post ทำหน้าที่เป็นบุคคลที่สามที่เป็นอิสระในระหว่างกระบวนการจัดส่ง เมื่อเขียนจดหมายคุณต้องคำนึงถึงวิธีการส่งบรรจุหีบห่อว่าลำดับและลำดับการลงทะเบียนของคุณลักษณะของที่อยู่ทางไปรษณีย์นั้นถูกกำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์ซึ่งได้รับการอนุมัติตามมติ ของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและมีการปรับปรุงเป็นระยะ
• การบริหารจัดการ, เพราะ จดหมายอาจมี:
  • เฉพาะเจาะจง การตัดสินใจของฝ่ายบริหารข้อเสนอ รายงาน หรือการเรียกร้อง - สามารถส่งถึงองค์กรที่สูงกว่าหรือหุ้นส่วนลูกค้าที่เท่าเทียมกัน
  • คำสั่งบังคับหรือบรรทัดฐาน การกระทำทางกฎหมายซึ่งถูกส่งไปยังองค์กรรองเพื่อดำเนินการหรือให้ข้อมูล
    นั่นคือวัตถุประสงค์ของการสร้างและเนื้อหาของเอกสาร สถานที่ขององค์กรผู้เขียนในระบบการจัดการ และความสัมพันธ์กับผู้รับจดหมายมีอิทธิพลต่อการออกแบบข้อกำหนดของ "ผู้รับ" นอกจากนี้จะต้องส่งจดหมายไปยังจุดนั้น (องค์กร, เจ้าหน้าที่, ผู้เชี่ยวชาญ, การแบ่งส่วนโครงสร้าง) โดยที่มีอำนาจในการแก้ไขปัญหาที่กำหนดไว้ในเอกสารในท้ายที่สุดและตามข้อดีของมัน หากคุณมีคำถาม/ข้อเสนอแนะหลายประการสำหรับองค์กรหนึ่งๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกัน และวิธีแก้ปัญหานั้นอยู่ในความสามารถของแต่ละบุคคล จะเป็นการดีกว่าถ้าเขียนจดหมายแยกถึง "ผู้รับสุดท้าย" แต่ละคน และถ้าคุณไม่รู้ว่าใครจะได้รับมอบหมายให้ตอบคำถามของคุณ คุณสามารถเขียนจดหมายจ่าหน้าถึงได้ ผู้อำนวยการทั่วไปหรือกล่าวถึงองค์กรโดยทั่วไป;
• ปัจจัยด้านมารยาท– ความจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ความสุภาพที่เป็นที่ยอมรับ โดยคำนึงถึงสถานการณ์เฉพาะของการสื่อสารทางธุรกิจ สถานะและตำแหน่งของผู้รับ (ทางกฎหมายหรือส่วนบุคคล ผู้บังคับบัญชาหรือ องค์กรรอง, จดหมายถูกส่งเป็นครั้งแรกหรือถึงนักข่าวประจำ ฯลฯ )

แบบฟอร์มจดหมายองค์กร

ในการดำเนินการโต้ตอบ เกือบทุกองค์กรจะพัฒนาและอนุมัติแบบฟอร์มจดหมายของตนเอง องค์ประกอบของรายละเอียดและตัวอย่างการออกแบบสามารถพบได้:

• ใน GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร" (ภาพที่ ข.2 - ข.4) และ
• คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งของ Rosarkhiv ลงวันที่ 23 ธันวาคม 2552 ฉบับที่ 76 (ข้อ 3.3.1 พร้อมภาคผนวก)
  องค์กรต่างๆ ให้ความสนใจอย่างมากต่อการพัฒนาแบบฟอร์มจดหมายและรวมไว้ในสมุดสไตล์ "องค์กร" ซึ่งยุติธรรมอย่างยิ่งเพราะ เขาคือ "ใบหน้า" นิติบุคคล, สร้างภาพลักษณ์ของผู้เขียนจดหมายและความประทับใจของเขา แต่ไม่ใช่แค่คุณภาพของกระดาษและสีของสีที่ใช้สร้างแบบฟอร์มเท่านั้น แบบฟอร์มระบุชื่อเต็มและตัวย่อขององค์กร รูปแบบองค์กรและกฎหมาย และการอยู่ใต้บังคับบัญชา สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนที่ระบุไว้นั้นมีรูปแบบที่ถูกต้อง รายการทุกช่องทางในการติดต่อผู้เขียน. สิ่งนี้บ่งบอกถึงสภาพแวดล้อมภายนอกของความมั่นคง ความพร้อมในการติดต่อ ความเปิดกว้าง และ "ความปรารถนาดี" ขององค์กร

ตำแหน่งของรายละเอียดในแบบฟอร์มอาจเป็น:

• ตามยาว(ดังตัวอย่างที่ 1) หรือ
• มุม:
  • อยู่ตรงกลาง(ดังตัวอย่างที่ 2) หรือ
  • ธง(แอตทริบิวต์อยู่ในโซนด้านข้างเดียวกัน แต่ข้อความของแต่ละบรรทัดเริ่มต้นจากขอบขอบด้านซ้าย)

แบบฟอร์มตามยาวและมุมมีตำแหน่งที่แตกต่างกันสำหรับแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" โดยระบุด้วยการเติมสีส้ม (เปรียบเทียบตัวอย่างที่ 1 และ 2)

คุณสมบัติของแอตทริบิวต์ "ผู้รับ"

นอกจากนี้คำตอบของคำถาม "ที่ไหน?" เช่น การออกแบบคุณสมบัติ " ที่อยู่ทางไปรษณีย์" GOST ถือว่าเป็นทางเลือก. หากเหมาะสมองค์ประกอบจะถูกเขียนตามลำดับที่กำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์ (ซึ่งกำหนดโดยคำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางภาคผนวกหมายเลข 11) . การระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์บนจดหมายจะสะดวกเมื่อใช้ซองจดหมายที่มีหน้าต่างซึ่งจะมองเห็นข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผู้รับได้ (ต้องส่งจดหมายถึงใครและที่ไหน) จากนั้นข้อมูลนี้ไม่จำเป็นต้องเป็น ทำซ้ำบนซองจดหมายด้วยตนเองหรือโดยการติด "ฉลาก" ด้วยการติดต่อทางจดหมายจำนวนมาก วิธีการนี้จึงช่วยประหยัดเวลาและเงินได้อย่างมาก

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง หน่วยงานของรัฐ หน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น หน่วยงานสูงสุด องค์กรระดับสูงจากนั้นยังไม่ได้ออกแอตทริบิวต์ "ที่อยู่ทางไปรษณีย์" (ระบุไว้บนซองจดหมายเท่านั้น) ดูตัวอย่างที่ 3 และ 4

ถ้าจดหมายถูกส่งไปครั้งแรก หัวหน้า “องค์กรที่เหนือกว่า” นี้จากนั้นชื่อขององค์กรจะรวมอยู่ในตำแหน่ง ดูตัวอย่างที่ 5 และ 6 ทั้งตำแหน่งและชื่อเต็มจะถูกเขียนในกรณีสำรอง

ตัวอย่างที่ 1

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 2

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 3

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 4

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 5

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 6

ยุบแสดง

ถ้าเป็นจดหมาย จ่าหน้าถึงบุคคลที่สามหรือองค์กรดาวน์ไลน์จากนั้น "ผู้รับจดหมาย" ของจดหมายสามารถรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์ซึ่งแยกออกจากชื่อองค์กรได้ดีที่สุดด้วยระยะห่างบรรทัด 1.5–2 และเริ่มต้นด้วยอักษรตัวเล็กตามที่กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 (ตัวอย่างเช่น " ถนน” หรือ “ราคา "):

ตัวอย่างที่ 7

ยุบแสดง

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง ถึงผู้จัดการองค์กร จากนั้นตำแหน่งจะรวมถึงชื่อเต็มขององค์กรที่ระบุรูปแบบองค์กรและกฎหมาย:

ตัวอย่างที่ 8

ยุบแสดง

หากจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าองค์กรที่ไม่ได้ทำการสื่อสารเป็นครั้งแรก จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง รองผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่อื่น (และไม่ใช่ผู้จัดการคนแรก)จากนั้นจึงอนุญาตให้มีตัวเลือกต่างๆ ได้ (มีหรือไม่มีการเพิ่มที่อยู่ไปรษณีย์) และคุณควรคำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์และระยะห่างระหว่างบรรทัด การปราศรัยต่อเจ้าพนักงานจะต้องกระทำในคดี Dative เสมอ หากชื่อขององค์กรถูกแยกออกจากตำแหน่งก็จะถูกเขียนในกรณีเสนอชื่อ:

ตัวอย่างที่ 9

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 10

ยุบแสดง

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง หน่วยโครงสร้างขององค์กรจากนั้นในแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" ขั้นแรกให้ระบุชื่อขององค์กร (อนุญาตให้ใช้ตัวย่อที่จัดตั้งขึ้น) และหลังจากนั้น - หน่วยโครงสร้างนี้ในกรณีเสนอชื่อ

ขอแนะนำให้เว้นระยะห่างระหว่างบรรทัดในตัวอย่างที่ 7, 10 และ 11 เพื่อแยกแอตทริบิวต์ของแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" เพื่อเร่งการรับรู้และการแยกข้อมูลโดยผู้รับ แต่นี่ไม่ใช่ข้อกำหนดที่เข้มงวด

ตัวอย่างที่ 11

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 12

ยุบแสดง

หากจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง ชื่อขององค์กร (ในกรณีนาม) จะรวมอยู่ในแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" และชื่อของหน่วยจะรวมอยู่ในชื่อเต็มของตำแหน่งใน กรณีอ้างอิง:

ตัวอย่างที่ 13

ยุบแสดง

GOST R 6.30-2003 กำหนด วิธีการออกแบบทั่วไปของผู้รับเมื่อส่งจดหมายไปยังองค์กรที่เป็นเนื้อเดียวกันหลายแห่งหรือหลายอย่าง การแบ่งส่วนโครงสร้างองค์กรหนึ่ง วิธีการนี้ให้:

• บนจดหมายนั้นการออกแบบชื่อทั่วไปของผู้รับ
• การรวบรวมรายการแยกต่างหากสำหรับจดหมายทางไปรษณีย์ซึ่งรวมถึงชื่อเฉพาะและที่อยู่ทางไปรษณีย์

ตัวอย่างที่ 14

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 15

ยุบแสดง

ดูบทความ “การสร้างซองจดหมายใน MS Word” เพื่อเรียนรู้วิธีปรับแต่งที่อยู่ผู้ส่ง สร้างซองจดหมายจำนวนมากอย่างรวดเร็วตามเทมเพลตและรายชื่อผู้รับอีเมลที่กำหนด ตกแต่งด้วยพื้นหลังหรือดีไซน์ (ไอเดียการตกแต่งซองจดหมายสำหรับวันที่ 23 กุมภาพันธ์และมีนาคม มีการแนะนำ 8 รายการ

รายชื่อผู้รับจดหมายหรือรายชื่อผู้รับจดหมายถูกสร้างขึ้นโดยผู้ดำเนินการจดหมายตามตัวแยกประเภทขององค์กรและที่อยู่ซึ่งมักจะสะสมในบริการการจัดการสำนักงานอันเป็นผลมาจากการดำเนินการลงทะเบียนเอกสาร (ใน EDMS หรือใน Word, ตาราง Excel) ในแต่ละซองที่มีการปิดผนึกสำเนาจดหมายแต่ละฉบับ ชื่อและที่อยู่เฉพาะขององค์กรจะถูกระบุตามรายชื่อผู้รับจดหมาย ตามรายการนี้ ข้อมูลการพิมพ์บนซองจดหมายสามารถกำหนดค่าได้โดยอัตโนมัติแม้ผ่าน Word

โปรดทราบว่าองค์กรระดับสูงมักจะใช้วิธีนี้เมื่อส่งจดหมายไปยังหน่วยงานย่อย

อย่างไรก็ตาม หากมีผู้รับจดหมายหนึ่งฉบับไม่เกิน 4 คนจากนั้นผู้รับทั้งหมดจะถูกลงทะเบียนในเอกสารนั้นเอง จากนั้นคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีรายชื่อผู้รับจดหมาย (คำว่า "คัดลอก" จะไม่ปรากฏก่อนผู้รับที่ 2, 3 และ 4) ข้อ จำกัด เกี่ยวกับจำนวนผู้รับในจดหมายฉบับเดียวนี้กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 และสามัญสำนึก ในกรณีนี้ ที่อยู่จะถูกวาดขึ้นที่มุมขวาบนเพื่อแสดงรายละเอียด "ผู้รับ" สำหรับแต่ละหน่วยงาน/องค์กร แต่สำเนาทั้งหมดของจดหมายดังกล่าวได้รับการลงนามเป็นต้นฉบับ และแต่ละสำเนาจะถูกปิดผนึกในซองแยกต่างหาก ซึ่งมีการออกที่อยู่ทางไปรษณีย์เฉพาะที่เกี่ยวข้อง

วิธีการระบุที่อยู่นี้สะดวกต่อการใช้งานเมื่อคุณต้องการแจ้งเกี่ยวกับการละเมิดหรือเหตุการณ์สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งต่อหน่วยงานระดับสูงกว่า หน่วยงานกำกับดูแล และหน่วยงานกำกับดูแล ด้วยวิธีนี้ ผู้รับทุกคนจะเห็นว่าจดหมายนี้ถูกส่งไปยังใครอีกบ้าง

ตัวอย่างที่ 16

ยุบแสดง

หากจำเป็นต้องส่งจดหมายที่มีเนื้อหาเดียวกัน (เช่น จดหมายตอบรับ) ไปยังองค์กร "อิสระ" หลายแห่ง จะเป็นการดีกว่าที่จะออกจดหมายแต่ละฉบับในสถานะต้นฉบับนั่นคือ ในแต่ละรายการให้ระบุผู้รับเป็นรายบุคคล อย่างไรก็ตาม หมายเลขทะเบียนของตัวอักษรเหล่านี้จะแตกต่างออกไป

การลงทะเบียนรายละเอียด “ผู้รับ” เมื่อทำการบำรุงรักษา การโต้ตอบกับบุคคลมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง คุณลักษณะแรกคือนามสกุลในกรณีรก จากนั้นเป็นชื่อย่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์:

ตัวอย่างที่ 17

ยุบแสดง

เมื่อจ่าหน้าถึงเจ้าพนักงานซึ่งระบุตำแหน่งให้เขียนอักษรย่อไว้ ก่อนนามสกุล (ดูตัวอย่างที่ 9, 10, 13) เนื่องจากการระบุตัวตนหลักของผู้รับนั้นขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน เมื่อส่งจดหมายถึงบุคคลส่วนตัวจะมีการระบุชื่อย่อของเขา ด้านหลังนามสกุล (ตัวอย่างที่ 17) เนื่องจากการระบุตัวตนของเราในฐานะพลเมืองจะดำเนินการโดยใช้นามสกุลเป็นหลัก เมื่อลงทะเบียนนามสกุลและชื่อย่อ จะมีการคั่นด้วยช่องว่าง โดยชื่อย่อจะไม่คั่นด้วยช่องว่าง เช่น “ฉัน. อีวานอฟ” แต่ไม่ใช่ “ฉัน” ไอ. อีวานอฟ”

วิธีการที่ถูกต้อง จดหมายทางธุรกิจย่อชื่อคู่และนามสกุลคู่ของผู้รับเขียนด้วยยัติภังค์เช่น Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? ดูคำตอบสำหรับคำถาม “วิธีที่ถูกต้องในการย่อชื่อซ้ำและชื่อกลางซ้ำซ้อนของผู้รับที่เขียนด้วยยัติภังค์ในการติดต่อทางธุรกิจคืออะไร? »

เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเมื่อระบุที่อยู่บนเว็บไซต์ขององค์กรจำเป็นต้องค้นหาที่อยู่ทางไปรษณีย์ชื่อเต็มและตำแหน่งงานของผู้จัดการและข้อมูลอื่น ๆ ที่จะช่วยสร้างการสื่อสารได้ดีที่สุดในระยะแรกของการรับรู้เอกสาร . คุณสามารถลองรับข้อมูลที่คล้ายกันจากเลขานุการหรือรวบรวมจากเอกสารที่ได้รับจากองค์กรนี้

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กในชื่อองค์กรและตำแหน่ง บรรทัดฐานของภาษารัสเซียแนะนำให้เขียนตำแหน่งด้วยอักษรตัวพิมพ์เล็ก (เล็ก) แต่ตำแหน่งสูงที่เฉพาะเจาะจงสามารถเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ได้หากมีระบุไว้ เอกสารประกอบและข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กรผู้รับ ใส่ใจกับรายละเอียดปลีกย่อยเหล่านี้

ปัจจัยด้านมารยาท

อุทธรณ์- วลีมารยาททั่วไป สูตรคำพูดที่แสดงความเคารพและทัศนคติที่เป็นมิตรและสุภาพต่อผู้รับ แนะนำให้ยุติมันซะ เครื่องหมายอัศเจรีย์โดยเน้นย้ำถึงความสำคัญของทั้งคำถามและการอุทธรณ์ต่อบุคคลนี้

ติดต่อบ่อยที่สุด ตามชื่อและนามสกุล(ตัวอย่างที่ 18) บ่อยน้อยกว่ามาก - ตามตำแหน่ง(ตัวอย่างที่ 20) ตัวเลือกที่สองมีลักษณะเป็นธุรกิจอย่างเคร่งครัด และใช้เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่ดำรงตำแหน่งระดับสูงในหน่วยงานของรัฐและเทศบาล หรือในองค์กรขนาดใหญ่ แม้จะติดต่อกันไม่บ่อยนักก็ตาม ด้วยนามสกุลที่ไม่มีชื่อย่อ(ตัวอย่างที่ 19) - สิ่งนี้เน้นไปที่ "ระยะทาง" ซึ่งเป็นความเป็นทางการของความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนและผู้รับ ซึ่งค่อนข้างเป็นเรื่องปกติสำหรับการติดต่อกับบุคคลส่วนตัว

ตัวอย่างที่ 18

ที่อยู่ตามชื่อและนามสกุล

ยุบ 20

อีกวิธีหนึ่งโดยเฉพาะ ทัศนคติที่น่าเคารพถึงผู้รับปรากฏใน "กรอบมารยาท": "ที่รัก..." – "ด้วยความเคารพอย่างสูง"ซึ่งใช้เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่า (ประธานคณะกรรมการ หัวหน้าหน่วยงานที่สูงกว่า หรือฝ่ายจัดการ ฯลฯ) รวมถึงในกรณีของการแสดงความยินดี เช่น ในวันครบรอบ

อุทธรณ์ "แพง..."แม้จะแสดงความยินดีกับผู้รับก็ควรใช้ด้วยความระมัดระวังเพราะว่า ในความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ จะต้องรักษาระยะห่างของฝ่ายบริหารไว้

อุทธรณ์ "ที่รัก"ปัจจุบันถือว่าล้าสมัยและซ้ำซ้อน - ไม่สอดคล้องกับบรรทัดฐานของรูปแบบธุรกิจสมัยใหม่ของภาษาวรรณกรรมรัสเซีย

กฎการจัดการพิเศษค่อยๆ เกิดขึ้น เมื่อทำงานกับการอุทธรณ์ของประชาชน. เพื่อตอบสนองต่อจดหมายของพวกเขา "แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด"หน่วยงานของรัฐและรัฐบาลท้องถิ่นแนะนำสูตรคำพูดต่อไปนี้:

ตัวอย่างที่ 22

ยุบแสดง

แต่ไม่ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นในการอุทธรณ์ของพลเมืองจะเป็นเช่นไร โดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ (ความขัดแย้ง การร้องเรียน หรือการอุทธรณ์ในเรื่องส่วนตัว เป็นครั้งแรกหรือซ้ำแล้วซ้ำเล่า ฯลฯ) ก็ยังคงเป็นเช่นนั้น สูตรสากลในการจัดการกับประชาชนจ่าหน้าด้วยชื่อและนามสกุล (ดังตัวอย่างที่ 18)

องค์กรการค้าเมื่อติดต่อกับลูกค้าและพิจารณาข้อร้องเรียนของพวกเขาสามารถได้รับคำแนะนำแบบเดียวกัน

ส่วนสำคัญของขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจของบริษัทคือการจัดเตรียมและรับจดหมายอย่างเป็นทางการ

เอกสารเหล่านี้มีหลายประเภทซึ่งจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดบางประการซึ่งจะกล่าวถึงในบทความนี้

วิธีหนึ่งในการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจคือการออกจดหมายอย่างเป็นทางการ เอกสารเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของเอกสารขาเข้าและขาออกของบริษัทหรือองค์กรใดๆ

ตัวอักษรมี 3 ประเภท:

• ส่วนตัว;
• กึ่งทางการ (โดยปกติจะเกี่ยวกับการขอข้อมูลบางอย่าง);
• ธุรกิจ (กล่าวอีกนัยหนึ่งเป็นทางการ)

ประเภทสุดท้ายเป็นประเภทที่พบได้บ่อยและหลากหลายที่สุด ข้อความของจดหมายอย่างเป็นทางการจะต้องจัดทำขึ้นตามข้อกำหนด มารยาททางธุรกิจ.

เอกสารดังกล่าวเป็นการแสดงความยินดีในโอกาสพิเศษ การแสดงความยินดี ความปรารถนา ถ่ายทอดข้อมูลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เป็นต้น เช่น จดหมายขอบคุณพระเจ้าช่วยเสริมสร้างความร่วมมือระหว่างองค์กรหรือพนักงานของพวกเขา

จดหมายราชการมีหลายประเภท:

• การโฆษณา;
• ประกอบ;
• ข้อมูล;
• การรับประกัน;
• ให้คำแนะนำ;
• การเรียกร้อง;
• ทางการค้า;
• หนังสือแจ้ง;
• จดหมายยืนยัน;
• จดหมายที่มีการร้องขอ การตอบสนอง คำขอ หรือการเตือนเหตุการณ์บางอย่าง

เอกสารจะต้องวาดลงบนกระดาษ A4 หรือหัวจดหมายพิเศษของบริษัท ในกรณีแรกจะต้องระบุรายละเอียดขององค์กรที่ส่งจดหมาย

อนุญาตให้ใช้กระดาษ A5 ได้ แต่หัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กรได้รับความไว้วางใจอย่างมากจากลูกค้าและคู่สัญญา

• “หมวก” (รายละเอียดบริษัท);
• วันที่เขียน;
• วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ (สาระสำคัญของจดหมาย);
• ข้อสรุป (สรุปสั้น ๆ ความต้องการ ความคาดหวังของคำตอบสำหรับคำถาม ฯลฯ );
• ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการส่งและข้อเสนอแนะ
• การใช้งาน

เมื่อเขียนจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกฎและรูปแบบการสื่อสารบางประการ ซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง

ข้อกำหนด

หากสมัครโดยใช้หัวจดหมายของบริษัท ไม่จำเป็นต้องกรอกรายละเอียดซ้ำ ผู้ส่งมีสิทธิ์เพิ่มเว็บไซต์ขององค์กร ชื่อนามสกุล และหมายเลขโทรศัพท์ เป็นทางการที่ได้จัดเตรียมข้อความในเอกสาร

รายละเอียดที่มักจะระบุเป็นตัวอักษร:

• ชื่อ บริษัท;
• รหัส OKPO และ/หรือ OKUD
• โลโก้ขององค์กร (หากองค์กรเป็นของรัฐหรือเทศบาลจะมีการระบุสัญลักษณ์ของรัฐ)
• รหัสไปรษณีย์ อีเมล และที่อยู่ตามกฎหมาย
• หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์
• รายละเอียดธนาคาร;
• ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ
• ลายเซ็นของผู้ส่ง

หากจดหมายเป็นการตอบคำอุทธรณ์จากพลเมืองหรือองค์กร ส่วนหัวจะต้องมีลิงก์ไปยังเอกสารที่ถามคำถามและวันที่รวบรวม นอกจากนี้ หลังจากรายละเอียดในศูนย์แล้ว คุณต้องเขียนชื่อจดหมาย (เช่น "การตัดสินใจ" "การแจ้งเตือน" ฯลฯ )

เอกสารจะถือว่าถูกต้องหากระบุวันที่ดำเนินการจริงและส่งไปยังผู้รับในภายหลัง

เป้าหมายของการร้องขอ

ในข้อความส่วนนี้คุณต้องระบุเหตุผลในการติดต่อบริษัท หากเหตุผลคือเหตุการณ์ใดๆ (เช่น คำตัดสินของศาลหรือการซื้อผลิตภัณฑ์คุณภาพต่ำ) เอกสารจะต้องอ้างอิงถึงปัจจัยนี้และยืนยันจุดยืนด้วยความช่วยเหลือของหลักฐาน

หากจำเป็น ผู้ส่งจะแนบเอกสารหลักฐานแสดงตำแหน่งของตนไว้ในจดหมายหลัก

บทสรุป

ในส่วนนี้บุคคลที่ติดต่อกับองค์กรด้วยความช่วยเหลือ จดหมายธุรกิจ, แสดงรายการข้อสรุปที่เขาวาดขึ้นจากการสังเกตที่อธิบายไว้ข้างต้น, เสนอข้อเรียกร้องหรือข้อเสนอแนะ, ถามคำถาม ฯลฯ

ในทางปฏิบัติ จดหมายอย่างเป็นทางการอาจรวมเฉพาะส่วนสุดท้ายเท่านั้น

ข้อมูลผู้ส่ง

โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับผู้ส่งจะระบุไว้ในส่วนหัวของเอกสาร ลายเซ็นของผู้สมัครจะต้องปรากฏที่ส่วนท้ายของจดหมายธุรกิจ โดยปกติแล้วความรับผิดชอบนี้จะตกอยู่บนไหล่ของหัวหน้าองค์กรและในกรณีที่เขาไม่อยู่ก็มีเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ (เช่นรอง)

หากการอุทธรณ์ถูกส่งตามความคิดริเริ่มของพลเมืองหรือผู้ประกอบการรายบุคคล ลายเซ็นส่วนตัวจะถูกวางไว้ในเอกสาร รายบุคคลและชื่อเต็มของเขา

การใช้งาน

สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่การบังคับเพิ่มเติมในจดหมาย แต่หากจำเป็นพวกเขาจะแนบไปกับเอกสารในแผ่นงานแยกต่างหาก

เนื้อหาของเอกสารอธิบายด้วยภาษาที่เรียบง่ายและเข้าใจได้ โดยไม่ต้องใช้สำนวนที่หยาบคายหรือไม่มีวัฒนธรรม แนะนำให้เขียนข้อความในปริมาณไม่เกินหนึ่งหน้าหรือแผ่นงาน (หากกรอกทั้งสองด้าน)

คุณสมบัติหลักของตัวอักษรดังกล่าว:

• เนื้อหาข้อมูล
• ความกะทัดรัด

เรายังคงพูดคุยเกี่ยวกับการเรียกร้อง ที่นี่ - เกี่ยวกับ วิธีการเขียนเรื่องร้องเรียนให้กับผู้ซื้อ (ลูกค้า) ในนามของผู้ขาย ความต้องการอันไม่พึงประสงค์นี้สามารถเกิดขึ้นได้สำหรับเราแต่ละคน เราจะหาวิธีเขียนข้อร้องเรียนอย่างถูกต้องและส่งไปยังผู้รับเพื่อให้ข้อเรียกร้องของเราได้รับการรับฟัง

จำกฎหลักของการเรียกร้องใด ๆ

ประการแรกผู้รับจะต้องฝ่าฝืนบางสิ่งบางอย่าง (ข้อตกลง คำสั่ง กฎหมาย ฯลฯ) สิ่งนี้สำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับการเรียกร้องจากบุคคล รู้สึกถึงความแตกต่าง: การร้องเรียนว่าพนักงานเสิร์ฟเขียนบิลไม่ถูกต้องพร้อมแนบใบเสร็จรับเงิน และการร้องเรียนเนื่องจากพนักงานเสิร์ฟคนเดียวกันไม่สุภาพ

ประการที่สองการเรียกร้องจะต้องแนบเอกสารยืนยันการละเมิดสิทธิ์ของคุณ: เช็ค สำเนาสัญญาและใบรับประกัน ฯลฯ ยิ่งมีหลักฐานการละเมิดมากเท่าใด โอกาสที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

ที่สาม, ความต้องการ. พวกเขาควรจะมีสิทธิเรียกร้อง ดูเหมือนว่าจะชัดเจน แต่เรามักพบข้อร้องเรียนที่ระบุถึงการละเมิดหรือมีวลี "โปรดดำเนินการ" โปรดระบุมาตรการที่คุณคิดว่าควรดำเนินการให้ครบถ้วน

จะอธิบายความต้องการของคุณอย่างถูกต้องได้อย่างไร?บ่อยครั้งเมื่อเขียนจดหมายร้องเรียน ผู้ซื้อจะได้รับคำแนะนำจากกฎหมายคุ้มครองสิทธิผู้บริโภค (กฎหมาย RF 02/07/1992 ฉบับที่ 2300-1 “ว่าด้วยการคุ้มครองสิทธิผู้บริโภค”)คือมาตรา 18 ซึ่งเรียกว่า “สิทธิผู้บริโภคเมื่อตรวจพบข้อบกพร่องในผลิตภัณฑ์”. ผู้ซื้อสามารถ:

“ - ต้องการทดแทนด้วยผลิตภัณฑ์ยี่ห้อเดียวกัน (รุ่นเดียวกันและ (หรือ) บทความ)

- ต้องการทดแทนด้วยผลิตภัณฑ์เดียวกันของแบรนด์อื่น (รุ่นบทความ) ด้วยการคำนวณราคาซื้อใหม่ที่สอดคล้องกัน

- เรียกร้องให้ลดราคาซื้อตามสัดส่วน

- เรียกร้องให้กำจัดข้อบกพร่องในสินค้าทันทีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายหรือคืนเงินค่าใช้จ่ายในการแก้ไขโดยผู้บริโภคหรือบุคคลที่สาม

- ปฏิเสธที่จะปฏิบัติตามข้อตกลงการซื้อและการขายและเรียกร้องเงินคืนตามจำนวนเงินที่ชำระสำหรับสินค้า ตามคำขอของผู้ขายและด้วยค่าใช้จ่ายผู้บริโภคจะต้องคืนสินค้าที่ชำรุด

ในกรณีนี้ผู้บริโภคมีสิทธิเรียกร้องค่าชดเชยเต็มจำนวนสำหรับความสูญเสียที่เกิดขึ้นอันเนื่องมาจากการขายสินค้าที่มีคุณภาพไม่เพียงพอ ความสูญเสียจะได้รับการชดเชยภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยกฎหมายนี้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของผู้บริโภคที่เกี่ยวข้อง”

บันทึก - สามารถระบุข้อกำหนดที่ระบุไว้ได้เพียงข้อเดียวในการเรียกร้อง. คุณไม่สามารถเรียกร้องในเวลาเดียวกันได้เช่นการซ่อมแซมผลิตภัณฑ์และจำนวนเงินที่จ่ายไป

ตอนนี้เกี่ยวกับโดยตรง วิธีการเขียนเรื่องร้องเรียน. แบบฟอร์มรวมไม่สำหรับเธอ ซึ่งหมายความว่าเธอเขียนในรูปแบบที่ค่อนข้างอิสระ คุณสามารถพิมพ์จดหมายร้องเรียนบนคอมพิวเตอร์หรือเขียนด้วยมือก็ได้ สิ่งนี้ไม่สำคัญและไม่มีกฎพิเศษสำหรับเรื่องนี้

ที่มุมขวาบนของแผ่นงานเขียนไว้ ปลายทาง: ตำแหน่งแรกของเขาจากนั้นจึงจัดองค์กรของเขาในตอนท้าย - ชื่อย่อและนามสกุลในกรณีที่เกิด ที่นี่หลังจากคำว่า "จาก" ในกรณีสัมพันธการกที่เราเขียน ข้อมูลของคุณ: ชื่อ-นามสกุล นามสกุล และนามสกุล ที่อยู่ และหมายเลขติดต่อ เราจำได้ว่าผู้รับมีสิทธิ์ที่จะไม่ยอมรับการเรียกร้องที่ไม่ระบุชื่อ รวมถึงจดหมายโดยไม่มีข้อมูลติดต่อของผู้ส่ง

ผู้อำนวยการทั่วไปของ Tissue Store LLC

ไอ.วี. โรมาโนวา

จาก Svetlana Arkadyevna Mikhailova

ที่ทำการไปรษณีย์ ที่อยู่ 123456, Izhevsk, st. ดูบราฟสกายา อายุ 24 ปี อพาร์ทเมนท์ 7,

โทร. ม็อบ 8-123-321-45-67

แล้วตามมา. ชื่อ: เรียกร้อง. ฉันแนะนำให้พิมพ์ (เขียน) คำนี้ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

หลังจากนี้เราก็ไปต่อกันที่ ส่วนสำคัญและระบุข้อเท็จจริง: เกิดอะไรขึ้น เมื่อใด คุณจะยืนยันการละเมิดสิทธิของคุณได้อย่างไร มีความจำเป็นต้องอ้างถึงบรรทัดฐานที่ถูกละเมิดโดยผู้รับข้อเรียกร้อง โปรดทราบว่าเป็นเรื่องปกติ ผู้ซื้อไม่จำเป็นต้องทราบบทกฎหมายที่แน่นอนหรือขอคำแนะนำทางกฎหมายดังนั้นจึงพอจะอ้างอิงถึงได้ กฎหมายสิทธิผู้บริโภคหรืออื่น ๆ การกระทำเชิงบรรทัดฐานซึ่งถูกละเมิดโดยไม่มีข้อกำหนด หากสัญญาซึ่งมีสำเนาอยู่ในมือของคุณถูกละเมิด จะมีการระบุข้อกำหนดต่างๆ อย่าลืมสิ่งที่กล่าวไว้ข้างต้น: อย่าลืมระบุข้อกำหนดของคุณในการร้องเรียน

ตัวอย่างเช่น:

เมื่อวันที่ 25 กันยายน 2554 ในร้าน "สุขภาพ" ฉันซื้อชุดเครื่องสำอางสำหรับดูแลเส้นผม "ความงาม" มูลค่า 500.00 รูเบิล (ฉันแนบใบเสร็จรับเงินหมายเลข 01/0034 ลงวันที่ 25 กันยายน 2554) ที่บ้านเมื่อฉันเปิดชุดฉันพบว่าเครื่องสำอางทั้งหมดที่รวมอยู่ในนั้นหมดอายุแล้ว วันหมดอายุหมดอายุในวันที่ 1 กันยายน 2554 เมื่อวันที่ 26 กันยายน Elena Sokolova พนักงานขายอาวุโสของร้าน Zdorovye ปฏิเสธที่จะคืนเงินของฉันให้กับ สินค้าชำรุดโดยไม่ต้องอธิบายเหตุผล การกระทำเหล่านี้เป็นการละเมิดพระราชบัญญัติสิทธิผู้บริโภค ฉันต้องการคืนเงินจำนวน 500 รูเบิลที่จ่ายสำหรับชุดนี้ มิฉะนั้นฉันจะถูกบังคับให้ติดต่อแผนกคุ้มครองสิทธิผู้บริโภค

วันที่ 16 สิงหาคม สั่งจากทางร้านครับ” เฟอร์นิเจอร์ที่ดีที่สุด" ตั้งอยู่ที่ Ulyanovsk, Pioneer Avenue, 4, เตียงโซฟา ผู้จัดการร้าน Evgeniy Perov สรุปข้อตกลงการซื้อและการขายหมายเลข 456 กับฉัน ฉันชำระเงินล่วงหน้า 100% เป็นจำนวน 20,500.00 รูเบิล (เช็คลงวันที่ 16/08/2554 หมายเลข 5) ตามข้อ 3.3 สัญญาเฟอร์นิเจอร์ควรจะส่งไปที่บ้านของฉันในวันที่ 20 สิงหาคม แต่สิ่งนี้ยังไม่เกิดขึ้นอันถือเป็นการละเมิดสัญญา ตามข้อ 23.1 กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 02/07/1992 ฉบับที่ 2300-1 “ว่าด้วยการคุ้มครองสิทธิผู้บริโภค” ฉันต้องการโอนสินค้าแบบชำระเงินล่วงหน้าให้ฉันภายในวันที่ 12 กันยายน ไม่เช่นนั้นผมจะถูกบังคับให้ขึ้นศาล

ส่วนบังคับของจดหมายเรียกร้องคือ เราแสดงรายการสำเนาเอกสารทั้งหมดที่แนบมากับจดหมายอย่างระมัดระวังที่นี่ บันทึก - แนบสำเนา! ใครจะรู้ว่าความขัดแย้งของคุณจะจบลงที่ศาลหรือไม่ แล้วคุณจะต้องการต้นฉบับ

การใช้งาน:

1. คัดลอก ใบเสร็จรับเงินหมายเลข 34-3453 ลงวันที่ 15 กันยายน 2554 สำหรับ 1 ลิตร ใน 1 สำเนา

2. สำเนาข้อตกลงการจัดหาหมายเลข 1234-P ลงวันที่ 15 กันยายน 2554 5 หน้า ใน 1 สำเนา

3.รูปถ่ายสินค้าเสียหาย จำนวน 8 แผ่น ใน 1 สำเนา

หลังจากสมัครแล้วเราก็ถอยกลับไปเล็กน้อย ตัวเลขอีกหนึ่งบรรทัดด้านล่าง - ของคุณ ลายเซ็นและเธอ การถอดเสียง:

วิคโตโรวา / นพ. วิคโตโรวา

การเรียกร้องที่เสร็จสมบูรณ์จะต้องถูกส่งไปยังผู้รับและต้องได้รับการยืนยันว่าได้รับการยอมรับแล้ว หากคุณสามารถไปที่สำนักงานด้วยตนเองได้ ให้ทำเช่นนั้น มอบจดหมายให้กับเลขานุการหรือสำนักงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุวันที่รับไว้แล้ว หากผู้รับอยู่ห่างไกลหรือคุณสงสัยว่าการเรียกร้องของคุณจะได้รับการยอมรับให้ใช้บริการ: ส่งจดหมายลงทะเบียนพร้อมรายการเนื้อหาและการแจ้งเตือน

คุณต้องตอบกลับภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับจดหมายเรียกร้อง

เราสรุปซีรีส์ "และนั่นคือทั้งหมดเกี่ยวกับพระองค์" ด้วยบทความเกี่ยวกับข้อความ นี่เป็นเอกสารประเภทเฉพาะ เนื้อหา กฎการเตรียมการ และลำดับขั้นตอนของเอกสารซึ่งขึ้นอยู่กับว่าใครกำลังจัดการกับใคร

ในบทความนี้เราจะพิจารณาข้อความประเภทหลักสามประเภท:

• จดหมายสมัครงานธุรกิจที่ส่งโดยองค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่ง
• แอปพลิเคชันที่บุคคลส่งไปยังองค์กร
• ใบแจ้งยอดพนักงานส่งถึงนายจ้าง

เราไม่ได้แตะต้องข้อความประเภทอื่น - การกล่าวอ้าง - เพราะ เลขานุการไม่ได้ทำงานร่วมกับพวกเขา

ข้อความที่ระบุไว้ทั้งสามประเภทมีลักษณะเฉพาะของตัวเองไม่เพียงแต่ในการเตรียมการและการจัดเตรียมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงงานในสำนักงานด้วย

จดหมายสมัครงานธุรกิจ

วัตถุประสงค์ของการสมัครรับจดหมายธุรกิจซึ่งองค์กรหนึ่งกล่าวถึงอีกองค์กรหนึ่ง คือเพื่อระบุจุดยืนขององค์กรที่ส่ง แสดงทัศนคติต่อปัญหา และเสนอเหตุผลและขั้นตอนในการแก้ไขสถานการณ์ คำสั่งไม่ได้ถามคำถาม แต่มีวิสัยทัศน์ของสถานการณ์ของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง

จากย่อหน้าก่อนหน้านี้เป็นที่ชัดเจนว่าโดยปกติแล้วจะไม่เขียนจดหมายคำแถลง "ในยามสงบ" แต่จะใช้เฉพาะบนเกณฑ์ของความขัดแย้งทางผลประโยชน์หรือแม้แต่ความขัดแย้งระหว่างสอง บริษัท เพื่อจัดทำเอกสารและแจ้งให้อีกฝ่ายทราบเกี่ยวกับพวกเขา ทัศนคติต่อปัญหา

ฉันควรเลือกจดหมายประเภทใด?

มีเส้นบางๆ ระหว่างจดหมายสมัครงาน หนังสือร้องขอ หรือหนังสือร้องขอ เพื่อความแน่ใจ การตัดสินใจเลือกที่ถูกต้องประเภทของตัวอักษรที่คุณต้องเข้าใจ: จะเป็นหรือไม่ ประกาศเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างหรือจะยังคงเกิดขึ้น ขอจะทำอะไรบางอย่างกับผู้รับ?

จดหมายสมัครงานทางธุรกิจจะเขียนไว้บนหัวจดหมายและมีชุดรายละเอียดมาตรฐานสำหรับจดหมายธุรกิจ

ตาม GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจดทะเบียนเอกสาร” แบบฟอร์มจดหมายมีรายละเอียดดังนี้

• โลโก้องค์กรหรือ เครื่องหมายการค้า(เครื่องหมายบริการ) ตราแผ่นดิน สหพันธรัฐรัสเซียหรือตราแผ่นดินของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย หากสถาบันมีสิทธิ์ติดป้ายเหล่านี้บนหัวจดหมาย
• รหัสองค์กร
• หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล
• ชื่อบริษัท
• ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

เมื่อเตรียมใบสมัครเป็นจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งจะมีการร่างรายละเอียดบังคับต่อไปนี้:

• วันที่เอกสาร
• หมายเลขทะเบียนเอกสาร
• ปลายทาง;
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความเอกสาร
• ลายเซ็น;
• ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง
• หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและส่งไปยังไฟล์ (ออกในสำเนาวีซ่าของจดหมาย)

หมายเหตุระบุว่ามีแอปพลิเคชันอยู่หากมี

ลายเซ็นที่อนุมัติเอกสารจะถูกร่างไว้ในสำเนาวีซ่าของจดหมายหาก กฎภายในมีขั้นตอนการรับรองร่างจดหมาย

จดหมายสมัครงานธุรกิจแสดงอยู่ในตัวอย่างที่ 1

แตกต่างจากจดหมายธุรกิจทั่วไป ข้อความในใบสมัครไม่ได้เริ่มต้นด้วยที่อยู่ของเจ้าหน้าที่ - ผู้รับ แต่ด้วยชื่อของประเภทของจดหมาย สิ่งนี้เน้นย้ำว่าเอกสารไม่เพียงแต่สื่อข้อมูลเท่านั้น แต่ยังแสดงถึงจุดยืนที่เป็นหลักการของผู้เขียนอีกด้วย

เอกสารจดหมายสมัครงานดำเนินไปในลักษณะมาตรฐานตามกฎภายในขององค์กรผู้ส่งและองค์กรผู้รับ

ไม่ทราบว่าความขัดแย้งทางผลประโยชน์ของบริษัทจะนำไปสู่อะไร: จะสามารถแก้ไขปัญหาผ่านการเจรจาได้หรือไม่ หรือจำเป็นต้องให้ทนายความเข้ามามีส่วนร่วมหรือไม่ การดำเนินคดีแต่ไม่ว่าในกรณีใด การยอมรับโดยองค์กรหนึ่งต่อจดหมายสมัครงานจากอีกองค์กรหนึ่งจะเทียบเท่ากับการที่บริษัทแรกได้รับแจ้งเกี่ยวกับตำแหน่งของบริษัทที่สอง

การสมัครกับองค์กรจากบุคคล

ลองดูเอกสารนี้จากมุมมองของฝ่ายรับ

ควรให้เอกสารการสมัครจากบุคคล เอาใจใส่เป็นพิเศษ. การคุ้มครองผลประโยชน์ของผู้สมัครคือกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 2 พฤษภาคม 2549 ฉบับที่ 59-FZ "เกี่ยวกับขั้นตอนการพิจารณาอุทธรณ์จากพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย" (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 24 พฤศจิกายน 2557 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59) 59-FZ)

เป็นความผิดพลาดที่จะเชื่อว่าผลกระทบดังกล่าวมีผลกับหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และเท่านั้น องค์กรงบประมาณ. เรื่องนี้ไม่ได้เกิดขึ้นมานานแล้ว ย้อนกลับไปในปี 2013 รายชื่อนี้ได้รับการเสริมโดยองค์กรต่างๆ “ที่ได้รับความไว้วางใจให้ดำเนินการตามหน้าที่ที่สำคัญต่อสาธารณะ” ไม่มีคำจำกัดความที่ชัดเจนว่าฟังก์ชันเหล่านี้คืออะไร แต่จากถ้อยคำที่ชัดเจนว่าแนวคิดนี้ค่อนข้างกว้าง และในทางทฤษฎีแล้ว องค์กรใดก็ตามที่มีลูกค้าเป็นรายบุคคลสามารถ "ตกอยู่ภายใต้แนวคิดนี้" ได้

แตกต่างจากจดหมายสมัครงานธุรกิจ คำชี้แจงจากบุคคลสามารถเป็นคำขอ คำขอ หรือการเรียกร้องได้ ลองดูคำจำกัดความของคำว่า "คำสั่ง":

พจนานุกรมของเรา

คำแถลง - คำร้องขอของพลเมืองเพื่อขอความช่วยเหลือในการดำเนินการตามสิทธิและเสรีภาพตามรัฐธรรมนูญหรือสิทธิและเสรีภาพตามรัฐธรรมนูญของบุคคลอื่น หรือข้อความเกี่ยวกับการละเมิดกฎหมายและการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ข้อบกพร่องในการทำงานของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และเจ้าหน้าที่ หรือวิพากษ์วิจารณ์กิจกรรมของหน่วยงานและเจ้าหน้าที่เหล่านี้

บริษัทสามารถพัฒนารูปแบบแอปพลิเคชันมาตรฐานของตนเองที่สะดวกจากบุคคลและเผยแพร่ต่อสาธารณะได้ แต่เป็นไปไม่ได้ที่จะบังคับใช้แบบฟอร์มนี้และไม่ยอมรับใบสมัครเพียงเพราะไม่ได้จัดทำขึ้นตามที่ "ควรจะเป็น" ผู้คนไม่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการมีอยู่ของแบบฟอร์มใบสมัครที่พัฒนาโดยบริษัท และไม่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มนี้ได้ กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59-FZ กำหนดชุดบล็อกข้อมูลขั้นต่ำในการเผยแพร่:

การสกัด

จากกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59-FZ

ข้อที่ 7 ข้อกำหนดสำหรับการสมัครเป็นลายลักษณ์อักษร

1. พลเมืองในคำอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรถึง บังคับระบุชื่อหน่วยงานของรัฐหรือองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่ส่งคำอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษร หรือนามสกุล ชื่อจริง นามสกุลของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือตำแหน่งของบุคคลที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนนามสกุล ชื่อจริง นามสกุล (อย่างหลัง - ถ้ามี) ที่อยู่ทางไปรษณีย์ตามที่ผู้ตอบกลับควรส่งหนังสือแจ้งการส่งต่อคำอุทธรณ์ระบุสาระสำคัญของข้อเสนอคำแถลงหรือการร้องเรียนใส่ลายเซ็นส่วนตัวและวันที่

อย่างที่คุณเห็น ชุดนี้มีเพียงเล็กน้อย และเราไม่สามารถบังคับให้ผู้สมัครระบุได้ โทรศัพท์มือถือ. แนะนำให้รวมวิธีการสื่อสารการปฏิบัติงานไว้ในข้อความเท่านั้น

“คุณมีอิสระที่จะเลือก...”

บุคคลสามารถกรอกใบสมัครได้ตามต้องการ:

ด้วยมือหรือ แบบฟอร์มที่พิมพ์;

เรียกว่า “แถลงการณ์” “อุทธรณ์” “ความต้องการ” หรือไม่เรียกเลย

เขียนสั้น ๆ และตรงประเด็นหรือจัดทำอัตชีวประวัติของคุณเองโดยละเอียด

และส่งเอกสารทางไปรษณีย์หรือนำมาด้วยตนเองด้วย

องค์กรมีหน้าที่ต้องยอมรับใบสมัครหากมีข้อมูลขั้นต่ำที่จำเป็น

ใบสมัครของบุคคลซึ่งได้รับการประมวลผลเบื้องต้นในสำนักงานของบริษัทผู้รับ จะแสดงไว้ในตัวอย่างที่ 2

องค์กรตัดสินใจด้วยตัวเองว่าจะแยกการสมัครของพลเมืองออกเป็นการจัดการบันทึกที่แยกจากกันหรือไม่ เราขอแนะนำให้ทำเช่นนี้หาก:

• แอปพลิเคชันมากกว่า 10% ของปริมาณรวมของการไหลของเอกสารขาเข้า
• พนักงานที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษทำงานเกี่ยวกับพวกเขา (ศูนย์บริการลูกค้า แผนกสินไหม ฯลฯ );
• องค์กรดำเนินกิจกรรมหลักตามการสมัครจากแต่ละบุคคล

หากองค์กรคุ้นเคยกับการทำงานตามกฎของงานสำนักงานแบบดั้งเดิม ก็ไม่จำเป็นต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59-FZ ภายใต้เงื่อนไขมาตรฐาน คำขอจะผ่านเส้นทางเดียวกันกับเอกสารขาเข้าอื่นๆ กฎสำหรับการทำงานร่วมกับพวกเขาในทางปฏิบัติไม่แตกต่างจากที่ยอมรับโดยทั่วไปและยังให้เสรีภาพในการจัดการกับใบสมัครโดยเฉพาะอย่างยิ่งสามวันอาจผ่านไประหว่างการยอมรับและช่วงเวลาของการลงทะเบียนตามกฎหมาย ระยะเวลาตอบกลับจะได้รับ 30 วันนับจากวันที่ลงทะเบียนคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร

การประยุกต์ใช้ในการจัดการบันทึกบุคลากร

ข้อความชั้นพิเศษคือข้อความเกี่ยวกับบุคลากร วัตถุประสงค์ของเอกสารเหล่านี้คือเพื่อแสดงคำขอหรือความประสงค์ของลูกจ้างต่อนายจ้าง

แบบฟอร์มใบสมัคร HR นั้นค่อนข้างฟรี ไม่มีใครต้องการให้พนักงานทราบถึงความแตกต่างของรายละเอียดการลงทะเบียน ดังนั้นจึงเพียงพอที่จะปฏิบัติตามขั้นต่ำที่กำหนด

ในความเห็นของเรา การสมัครบุคลากรควรเขียนด้วยมือโดยตัวพนักงานเองเท่านั้น ไม่มีภาระผูกพันตามกฎหมายแรงงานในเรื่องนี้ แต่เป็นการยากกว่ามากที่จะท้าทายคำให้การที่เขียนด้วยมือของตัวเองในศาลมากกว่าข้อความที่พิมพ์บนคอมพิวเตอร์ (ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือเป็นเพียงลายเซ็นของผู้เขียนเท่านั้น) ในกรณีหลังนี้พนักงานอาจอ้างว่าเขาถูกบังคับให้ลงนามในข้อความสำเร็จรูป

• ถึงใครจากใครผู้รับใบสมัครบุคลากรคือนายจ้าง - บุคคลแรกในองค์กรที่ผู้เขียนใบสมัครทำงาน เขาเป็นผู้จ้างผู้เขียน ไม่ใช่หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล ดังนั้นใบสมัครจะเขียนในนามของหัวหน้า (ผู้อำนวยการทั่วไป ผู้อำนวยการ ประธาน ฯลฯ ) ของบริษัท นามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของผู้จัดการจะเขียนไว้ที่ด้านบนของใบรับสมัคร ใกล้กับขอบด้านขวามากที่สุด ในกรณีที่เกิด

เนื่องจากพนักงานไม่มีแบบฟอร์มจดหมายของตนเองจึงต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนใบสมัครที่นี่ คุณควรเขียนนามสกุล ชื่อ นามสกุล และหน่วยโครงสร้างให้ครบถ้วน หากพนักงานทราบหมายเลขบุคลากรของตน ก็ถือว่าดี แต่นี่ไม่ใช่ข้อมูลบังคับ

ภายใต้ข้อมูลนี้ที่กึ่งกลางของบรรทัดจะมีการเขียนชื่อประเภทของเอกสาร - คำแถลงจากนั้นในบรรทัดใหม่จะมีการระบุข้อความของคำแถลง - คำขอหรือการแสดงออกของความประสงค์ของพนักงาน ใบสมัครจะกรอกโดยลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานและวันที่จัดทำเอกสาร

คำถามในหัวข้อ

จะเขียนคำว่า “statement” อย่างไรให้ถูกต้อง?

การเขียนชื่อประเภทเอกสารมีสองรูปแบบ: อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ไม่มีจุดต่อท้าย (ดังตัวอย่างที่ 3) และอักษรตัวพิมพ์เล็กที่มีจุดต่อท้าย

อำนาจทางกฎหมายของคำแถลงจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากรูปแบบที่ใช้เขียนคำดังกล่าว ตัวเลือกที่สองถือว่าล้าสมัย แต่มีสิทธิ์ที่จะมีอยู่ทุกประการ

เมื่อใดที่พนักงานควรระบุคำขอในแถลงการณ์ และการอุทธรณ์ด้วยวาจาต่อแผนกทรัพยากรบุคคลจะเพียงพอเมื่อใด

ถ้า รหัสแรงงานพูดโดยตรงถึง "คำแถลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงาน" ดังนั้นคำถามนี้จึงไม่เกิดขึ้น ในกรณีอื่น ๆ จะถูกควบคุมโดยกฎภายในขององค์กรหรือตามความสะดวก ตัวอย่างเช่น เป็นการดีที่สุดที่พนักงานจะต้องส่งคำขอเปลี่ยนแปลงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนชื่อเป็นลายลักษณ์อักษร แม้ว่าข้อเท็จจริงที่ว่ากฎหมายแรงงานไม่ได้กำหนดบทบัญญัติพิเศษใด ๆ ในเรื่องนี้ก็ตาม การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวริเริ่มโดยคำสั่งของนายจ้าง และคำแถลงที่เขียนด้วยลายมือของพนักงานพร้อมสำเนาทะเบียนสมรสจะกลายเป็นพื้นฐานในการออกคำสั่ง

ในองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งมีพนักงานหลายสิบหรือหลายร้อยคนต่อพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล คำขอของพนักงานจะได้รับการยอมรับในรูปแบบของใบสมัครเท่านั้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ลืมเรื่องนี้

ใน บริษัทขนาดเล็กหากประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียไม่ต้องการคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษร คุณสามารถขอด้วยวาจาหรือสนทนาโดยตรงกับหัวหน้าองค์กรซึ่งสามารถให้คำแนะนำได้ พนักงานฝ่ายบุคคลเพื่อแก้ไขปัญหา

• ผังเอกสารการสมัครบุคลากรพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องมีสำเนาใบแจ้งยอดพนักงานที่เป็นต้นฉบับ ต่อจากนี้ดังที่ได้กล่าวไปแล้วหลายรายการจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร แต่พนักงานก็มีสิทธิ์ทุกประการในการตรวจสอบชะตากรรมของใบสมัครของเขาและได้รับการยืนยันจากนายจ้างว่าเขายอมรับเอกสารแล้ว

สำคัญ!

ไม่สามารถลงทะเบียนใบสมัครของพนักงานเป็นเอกสารขาเข้าได้ ซึ่งมักทำเพียงเพราะพวกเขาไม่รู้ว่าจะยืนยันการรับได้อย่างไร

ในขณะเดียวกัน มีสองวิธีในการลงทะเบียนแอปพลิเคชันอย่างถูกต้อง

การยืนยันว่านายจ้างได้ยอมรับใบสมัครของลูกจ้างแล้วสามารถ:

• การลงทะเบียนแอปพลิเคชันในฐานข้อมูลพิเศษไม่แนะนำให้วางใบสมัครบุคลากรในทะเบียนเอกสารภายใน: เป็นเรื่องง่ายมากที่จะละเมิดกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล เป็นการดีที่สุดสำหรับเลขาที่จะมีรายการพิเศษ วารสารอิเล็กทรอนิกส์การลงทะเบียนสำหรับการสมัครบุคลากร บันทึกอย่างเป็นทางการและคำอธิบาย และเอกสารที่คล้ายกัน

หมายเลขทะเบียนของใบสมัครติดอยู่กับสำเนา จะมีการมอบสำเนาพร้อมหมายเลขให้กับพนักงาน หากพนักงานมาพร้อมกับสำเนาใบสมัครสองชุด ก่อนที่จะกรอกหมายเลข เลขานุการจะต้องเปรียบเทียบ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมือนกัน)

• บันทึกการยอมรับใบสมัครที่เลขานุการทำไว้เป็นสำเนาหากไม่มีบันทึกการลงทะเบียนและพนักงานยืนยันที่จะยืนยันการรับเข้า เลขานุการสามารถจัดทำรายการต่อไปนี้ในสำเนาใบสมัคร:

รายการระบุว่า:

• ข้อเท็จจริงของการยอมรับเอกสาร
• ต้องใส่วันที่!);
• ตำแหน่ง ลายเซ็นส่วนตัว และใบรับรองผลการลงนามของพนักงานที่รับ

ใบสมัครของพนักงานจะถูกส่งไปยังหัวหน้าองค์กรโดยตรงซึ่งจะเป็นผู้ตรวจสอบและลงมติเช่น:

ไปยังแผนกทรัพยากรบุคคล เตรียมออเดอร์.

ดาวีดอฟ 17/09/2558

สรุป

1. ใบสมัครคือเอกสาร รูปแบบและกฎเกณฑ์ของการรับส่งเอกสารซึ่งขึ้นอยู่กับผู้รับและผู้รับ
2. ใบสมัครจดหมายธุรกิจมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงจุดยืนขององค์กรผู้ส่งในประเด็นที่เป็นข้อขัดแย้ง
3. แนะนำให้บุคคลส่งใบสมัครไปยังองค์กรโดยดำเนินการตามนั้น กฎหมายของรัฐบาลกลางเลขที่ 59-FZ.
4. ข้อความในการจัดการบันทึกบุคลากรเป็นการแสดงออกเป็นลายลักษณ์อักษรถึงเจตจำนงของพนักงานและมักใช้เป็นพื้นฐานในการออกคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร