วิธีเขียนจดหมายถึงบุคคล กฎสำหรับการรวบรวมจดหมายธุรกิจ

อาจเป็นไปได้ว่าทุกคนต้องจัดการกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายธุรกิจ เมื่อรวบรวมคุณจะสรุปโดยไม่ได้ตั้งใจว่ามันไม่ง่ายเลย มีกฎและข้อบังคับมากมายสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจที่คุณจำเป็นต้องรู้ บทความจะอธิบายรายละเอียดขั้นตอนการร่างเอกสาร ให้ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ อธิบายถึงประเภทและการออกแบบ

รูปร่าง

แบบฟอร์มสำเร็จรูปจะให้ความแข็งแกร่งและบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของ บริษัท ประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับองค์กร เช่น:

• ชื่อ.
• ที่อยู่.
• เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ.
• เว็บไซต์.
• อีเมล.
• โลโก้
• รายละเอียดการติดต่ออื่นๆ.

ไม่มีกฎที่เข้มงวดเกี่ยวกับแบบฟอร์ม ดังนั้นแต่ละองค์กรจะตัดสินใจอย่างอิสระว่าจะใส่ข้อมูลใดลงไป

เขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ถูกต้อง? การตระเตรียม

จดหมายธุรกิจเขียนและดำเนินการด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง โดยปฏิบัติตามกฎและข้อกำหนดโดยธรรมชาติ ผู้เขียนคิดเนื้อหาอย่างละเอียดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่เขาคำนวณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เขาจะต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าข้อมูลใดที่ผู้รับรู้อยู่แล้วในหัวข้อของจดหมาย สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อและสิ่งที่จะใหม่ในนั้น ข้อโต้แย้งขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้เขียน ขั้นตอนการจัดทำจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้:

• การศึกษาปัญหา
• การเขียนร่างจดหมาย.
• ข้อตกลงของเขา
• การลงนาม
• ทะเบียน.
• ส่งถึงผู้รับ.

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เมื่อรวบรวมจดหมายจำเป็นต้องทำให้อิ่มตัวด้วยข้อมูลนั่นคือใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ที่นั่น อาจเป็นเรื่องง่ายหรือซับซ้อน ในจดหมายธรรมดา เนื้อหาแสดงข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุม ซึ่งโดยทั่วไปแล้วไม่ต้องการคำตอบจากผู้รับ คอมเพล็กซ์อาจประกอบด้วยหลายส่วน ย่อหน้า และย่อหน้า แต่ละย่อหน้านำเสนอข้อมูลด้านเดียว ตัวอย่างของจดหมายธุรกิจประเภทนี้มักประกอบด้วยส่วนแนะนำ ส่วนหลัก และส่วนสุดท้าย

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนเบื้องต้น

ส่วนหลักอธิบายถึงสถานการณ์ เหตุการณ์ การวิเคราะห์และหลักฐาน ในส่วนนี้พวกเขาโน้มน้าวใจว่าจำเป็นต้องดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่งพวกเขาพิสูจน์ว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไรและแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับความจำเป็นในการเข้าร่วมในเหตุการณ์ใด ๆ โดยอ้างข้อโต้แย้งต่าง ๆ

บทสรุปประกอบด้วยข้อสรุปที่ทำในรูปแบบของข้อเสนอ คำขอ การเตือน การปฏิเสธ และอื่นๆ

ตัวอย่างของการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนสุดท้าย - แสดงไว้ด้านล่าง สรุปความต้องการที่ระบุไว้ในหลัก

ข้อมูลทั้งหมดควรสอดคล้องกันอย่างเหมาะสมและเข้าใจได้สำหรับการรับรู้

อีเมลแต่ละฉบับเริ่มต้นด้วยข้อความที่จัดกึ่งกลาง ส่วนเล็ก ๆ นี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเลือกผู้เขียนควรพิจารณา:

• ตำแหน่งของผู้รับ
• ลักษณะของความสัมพันธ์
• ความเป็นทางการ
• มารยาท.

จดหมายต้องลงท้ายด้วยรูปแบบที่สุภาพ ตัวอย่างเช่น: "... ฉันหวังว่าจะได้รับความร่วมมือเพิ่มเติม (ขอบคุณสำหรับคำเชิญ) ... " วลีเหล่านี้ตามด้วยลายเซ็นของผู้เขียน

สไตล์

จดหมายทั้งหมดจะต้องอยู่ในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการซึ่งหมายถึงการใช้คำพูดสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เป็นทางการ คุณลักษณะของภาษาดังกล่าวเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• ผู้เข้าร่วมหลักในความสัมพันธ์ทางธุรกิจคือนิติบุคคลในนามของผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ที่เขียนจดหมาย
• ความสัมพันธ์ในองค์กรถูกควบคุมอย่างเคร่งครัด
• เรื่องของการสื่อสารเป็นกิจกรรมของบริษัท
• เอกสารที่มีลักษณะการจัดการโดยทั่วไปจะมีผู้รับเฉพาะ
• บ่อยครั้งในระหว่างกิจกรรมขององค์กร สถานการณ์เดียวกันนี้เกิดขึ้น

ในเรื่องนี้ ข้อมูลที่อยู่ในจดหมายธุรกิจควรเป็น:

• เป็นทางการ ไม่มีตัวตน เน้นระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร
• ที่อยู่ มีไว้สำหรับผู้รับโดยเฉพาะ
• ปัจจุบันในขณะที่เขียน
• เชื่อถือได้และเป็นกลาง
• มีเหตุจูงใจให้ผู้รับกระทำการใดๆ
• ครบถ้วนสำหรับการตัดสินใจ

ความต้องการ

จดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

• คำพูดเป็นมาตรฐานในทุกระดับ - ศัพท์ สัณฐานวิทยา และวากยสัมพันธ์ มันมีเทิร์น เงื่อนไข และสูตรมากมาย
• น้ำเสียงในการเขียนเป็นกลาง สงบ และเคร่งครัด ไม่ใช้อารมณ์และอารมณ์ทางภาษาที่แสดงออก
• ความถูกต้องและความชัดเจนของข้อความโดยไม่มีข้อผิดพลาดทางตรรกะ ความชัดเจนและความรอบคอบของถ้อยคำ
• ความกระชับและความกะทัดรัด - ไม่ใช้สำนวนที่มีความหมายเพิ่มเติม
• การใช้สูตรภาษาเกิดขึ้นจากสถานการณ์ซ้ำๆ
• การใช้ศัพท์ กล่าวคือ คำหรือวลีที่มีแนวคิดพิเศษ
• การใช้คำย่อที่สามารถเป็นศัพท์ (นั่นคือ คำประสมที่เกิดขึ้นจากการลบตัวอักษรออกจากส่วนต่างๆ ของคำ: LLC, GOST และอื่นๆ) และกราฟิก (นั่นคือ การกำหนดคำแบบย่อ: gr-n, zh-d และอื่นๆ ).
• การใช้โครงสร้างในกรณีสัมพันธการกและเครื่องมือ
• วลีที่มีคำนามทางวาจา ("สนับสนุน" แทน "สนับสนุน")
• โดยใช้ประโยคสามัญธรรมดา

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจด้านบนด้านล่างแสดงใน เวอร์ชันเต็ม(มีส่วนหลัก). ข้อมูลเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

เป็นการดีที่สุดที่จะเขียนจดหมายธุรกิจในประเด็นใดประเด็นหนึ่งโดยเฉพาะ หากคุณต้องการแก้ปัญหาหลาย ๆ อย่างพร้อมกันขอแนะนำให้สร้างตัวเลือกต่าง ๆ ขึ้นมา

จดหมายธุรกิจสามารถอยู่ในเนื้อหา:

• ประกอบ โดยปกติแล้วจดหมายดังกล่าวจำเป็นต้องแจ้งให้ทราบว่าจะส่งเอกสารไปที่ใด
  (เขียนจดหมายธุรกิจอย่างไร ตัวอย่าง จดหมายสมัครงานจะช่วยผู้ที่ต้องการรวบรวมเอกสารประเภทนี้)

• การรับประกัน เขียนขึ้นเพื่อยืนยันคำสัญญาหรือเงื่อนไขต่างๆ สามารถรับประกันได้ เช่น การชำระค่างาน ค่าเช่า เวลาการส่งมอบ และอื่นๆ
• ขอบคุณ มีการใช้บ่อยขึ้นเรื่อย ๆ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา จดหมายดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงความเป็นหุ้นส่วนที่ดี สามารถออกบนหัวจดหมายธรรมดาหรือบนกระดาษสีที่มีลายพิมพ์สวยงาม
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร ตัวอย่างของคำขอบคุณที่หลากหลายนั้นวาดขึ้นในรูปแบบอิสระขึ้นอยู่กับงานที่แก้ไข ในกรณีนี้จดหมายจะแสดงสาระสำคัญในรูปแบบที่สั้นที่สุด ตัวอย่างดังกล่าวทำขึ้น บนกระดาษสีพร้อมเครื่องประดับ แขวนผนัง ในห้องคณะ ในสถานที่อันทรงเกียรติได้)

• ข้อมูล
• คำแนะนำ
• ยินดีด้วย
• การโฆษณา.

นอกจากนี้ยังมีตัวอักษร:

• ข้อเสนอเกี่ยวกับความร่วมมือ ค่อนข้างบ่อยในครั้งล่าสุดที่ส่งไปยังองค์กร มักจะมีลักษณะส่งเสริมการขาย เช่น ตัวอย่างนี้ การเขียนจดหมายเชิงพาณิชย์นั้นค่อนข้างยาก คุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายอย่างเพื่อให้พวกเขาสนใจมัน และสนใจมากยิ่งขึ้น แต่ถ้าทำได้ตามแบบด้านล่างก็มีโอกาสสำเร็จทุกราย

• คำเชิญ พวกเขาถูกส่งเสนอที่จะเข้าร่วม เหตุการณ์ต่างๆ. โดยปกติพวกเขาจะจ่าหน้าถึงหัวหรือ เป็นทางการแต่สามารถส่งถึงทั้งทีมได้เช่นกัน
• คำขอ
• การแจ้งเตือน
• คำขอและอื่น ๆ อีกมากมาย

วิธีเขียนตอบกลับจดหมาย ตัวอย่าง

คำตอบควรเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำคำขอที่กำหนดไว้ในจดหมายฉบับแรก จากนั้นจึงแจ้งผลการพิจารณาและให้ความเห็นชอบหรือเหตุผลในการปฏิเสธ จดหมายตอบกลับทางธุรกิจอาจมีทางเลือกอื่นนอกเหนือจากข้อมูลที่คาดไว้ โดยปกติจะเป็นไปตามหลักการต่อไปนี้:

• การมีลิงค์ไปยังตัวอักษรตัวแรกและเนื้อหา
• ภาษาเดียวกันหมายความว่า.
• ปริมาณและแง่มุมของเนื้อหาที่เปรียบเทียบได้
• การปฏิบัติตามลำดับที่แน่นอน

การตกแต่ง

นอกจากการใช้จดหมายธุรกิจที่มีหัวจดหมายแล้ว คุณต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยอื่นๆ ในการออกแบบด้วย สิ่งเหล่านี้คือรายละเอียด กฎสำหรับตัวย่อ การสะกดที่อยู่ หัวเรื่อง ความยาวข้อความ ความกว้างของฟิลด์ และอื่นๆ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจช่วยในการเขียนโดยคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างทั้งหมด พวกเขาใช้โดยทั้งเสมียนมือใหม่และผู้ปฏิบัติงานที่มีประสบการณ์ จากตัวอย่าง พวกเขาเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก

GOST 7.0.8-2013 “ระบบมาตรฐานสำหรับสารสนเทศ บรรณารักษ์และการเผยแพร่ งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” แก้ไขความหมายหลักของแนวคิดที่เราจะใช้ต่อไป:

• ปลายทาง- จำเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเอกสาร
• รายละเอียดเอกสาร- องค์ประกอบการออกแบบเอกสาร

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องให้ความสนใจกับคำศัพท์ใหม่ คุณลักษณะซึ่งใช้อย่างแข็งขันเมื่อทำงานกับเอกสารทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคอิเล็กทรอนิกส์ และถือเป็น ส่วนบังคับของอุปกรณ์ประกอบฉากเอกสาร. กฎสำหรับการจัดรูปแบบ "ผู้รับ" ที่จำเป็นซึ่งกำหนดโดย GOST R 6.30-2003 มีตัวเลือกต่างๆ สำหรับการออกแบบ - คุณลักษณะหลักของ "ผู้รับ" ที่จำเป็นนั้นจัดรูปแบบหรือไม่จัดรูปแบบแตกต่างกัน

และในที่สุดก็ถึงวาระ ปลายทางจะต้องแตกต่างจากแนวคิดที่ล้าสมัย ผู้รับซึ่งยังคงถูกกล่าวถึงในภาคผนวกของกฎการทำงานของสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477) ในความหมาย ผู้เขียน, เช่น. ผู้ส่งเอกสาร(และเหนือสิ่งอื่นใด ตัวอักษร).

เนื่องจากการติดต่อมักจะใช้มากกว่า 80% ของการไหลของเอกสารขององค์กร เราจะพิจารณากฎสำหรับการออก "ผู้รับ" ที่จำเป็นโดยใช้ตัวอย่างจดหมายบริการอย่างเป็นทางการซึ่งจัดทำขึ้นในรูปแบบกระดาษและส่งไปยังผู้รับทางไปรษณีย์เป็นหลัก .

ในกระบวนการดำเนินการโต้ตอบ ผู้จัดการ พนักงาน และผู้บริหารสำนักงานขององค์กรควรพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

• เทคโนโลยีซึ่งหมายความว่าองค์กรจะส่งจดหมายผ่านที่ทำการไปรษณีย์หรือใช้บริการของบริษัทที่ส่งจดหมายโต้ตอบ บริษัทเหล่านี้และ Russian Post ทำหน้าที่เป็นบุคคลที่สามที่เป็นอิสระในระหว่างกระบวนการจัดส่ง เมื่อเขียนจดหมายจำเป็นต้องคำนึงถึงวิธีการส่ง, การบรรจุ, ลำดับและลำดับของการลงทะเบียนแอตทริบิวต์ที่อยู่ทางไปรษณีย์นั้นกำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยกฤษฎีกาของ รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและปรับปรุงเป็นระยะ
• การจัดการ, เพราะ จดหมายอาจรวมถึง:
  • เฉพาะเจาะจง การตัดสินใจของผู้บริหารเสนอ รายงาน หรืออ้างสิทธิ์ - สามารถส่งถึงองค์กรที่สูงกว่าหรือคู่ค้าที่เท่าเทียมกัน ลูกค้า
  • คำสั่งผูกพันหรือบรรทัดฐาน นิติกรรมซึ่งถูกส่งไปยังองค์กรรองเพื่อดำเนินการหรือเพื่อเป็นข้อมูล
    นั่นคือวัตถุประสงค์ของการสร้างและเนื้อหาของเอกสาร, สถานที่ขององค์กรผู้เขียนในระบบการจัดการและความสัมพันธ์กับผู้รับจดหมายส่งผลต่อการออกแบบแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" นอกจากนี้ ควรส่งจดหมายไปยังจุด (องค์กร เจ้าหน้าที่ ผู้เชี่ยวชาญ หน่วยโครงสร้าง) ที่มีอำนาจในการแก้ไขปัญหาที่กำหนดไว้ในเอกสาร สุดท้ายและตามคุณธรรม หากคุณมีคำถาม / ข้อเสนอแนะหลายข้อสำหรับองค์กรนี้ซึ่งไม่ได้เชื่อมโยงกันและวิธีแก้ปัญหานั้นอยู่ในความสามารถของบุคคลที่แตกต่างกัน การเขียนจดหมายแยกต่างหากถึง "ผู้รับสุดท้าย" แต่ละรายจะดีกว่า และหากคุณไม่ทราบว่าใครจะได้รับมอบหมายให้ตอบคำถามของคุณ คุณสามารถระบุในจดหมายที่ส่งถึง ผู้บริหารสูงสุดหรือพูดกับองค์กรโดยทั่วไป
• ปัจจัยด้านมารยาท- จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎมารยาทที่ยอมรับโดยคำนึงถึงสถานการณ์เฉพาะ การสื่อสารทางธุรกิจสถานะและตำแหน่งของผู้รับ (นิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดา ผู้บังคับบัญชา หรือ องค์กรย่อย, จดหมายถูกส่งเป็นครั้งแรกหรือถึงผู้ติดต่อถาวร เป็นต้น)

แบบฟอร์มจดหมายขององค์กร

สำหรับการติดต่อทางจดหมาย เกือบทุกองค์กรพัฒนาและอนุมัติหัวจดหมายของตนเอง ส่วนประกอบของรายละเอียดและตัวอย่างการออกแบบสามารถพบได้:

• ใน GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกภาพขององค์กรและเอกสารการบริหาร ข้อกำหนดเกี่ยวกับงานเอกสาร” (ภาพที่ ข.2 - ข.4) และ
• แนวทางการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งของ Federal Archive เมื่อวันที่ 23 ธันวาคม 2552 หมายเลข 76 (ข้อ 3.3.1 พร้อมภาคผนวก)
  องค์กรต่างๆ ให้ความสนใจอย่างมากกับการออกแบบหัวจดหมายและแม้แต่รวมไว้ในหนังสือสไตล์ "องค์กร" ซึ่งถูกต้องอย่างยิ่งเพราะ เขาเป็นใบหน้า นิติบุคคลสร้างภาพลักษณ์ของผู้เขียนจดหมายและความประทับใจเกี่ยวกับเขา แต่ไม่ใช่แค่คุณภาพของกระดาษและสีของสีที่ใช้ทำหัวจดหมายเท่านั้น แบบฟอร์มระบุชื่อเต็มและตัวย่อขององค์กร รูปแบบทางกฎหมาย และผู้ใต้บังคับบัญชา สิ่งที่สำคัญที่สุดคือทำตามการออกแบบข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับผู้แต่งที่ระบุไว้ รายการทุกช่องทางในการติดต่อผู้เขียน. ในสภาพแวดล้อมภายนอกสิ่งนี้บ่งบอกถึงความมั่นคงความพร้อมในการติดต่อการเปิดกว้างและ "ความปรารถนาดี" ขององค์กร

ตำแหน่งของรายละเอียดในแบบฟอร์มสามารถ:

• ตามยาว(ตามตัวอย่างที่ 1) อย่างใดอย่างหนึ่ง
• มุม:
  • เป็นศูนย์กลาง(ตามตัวอย่างที่ 2) หรือ
  • ธง(แอตทริบิวต์จะอยู่ในโซนด้านข้างเดียวกัน แต่ข้อความของแต่ละบรรทัดจะเริ่มต้นจากขอบของระยะขอบด้านซ้าย)

แบบฟอร์มตามยาวและมุมมีตำแหน่งที่แตกต่างกันของแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" ซึ่งระบุด้วยการแรเงาสีส้ม (เปรียบเทียบตัวอย่างที่ 1 และ 2)

คุณสมบัติของแอตทริบิวต์ "ผู้รับ"

นอกจากนี้ คำตอบสำหรับคำถาม "ที่ไหน" เช่น การลงทะเบียนแอตทริบิวต์ "ที่อยู่ทางไปรษณีย์" GOST จะพิจารณาว่าเป็นทางเลือก. หากเหมาะสมองค์ประกอบขององค์ประกอบนั้นจะถูกเขียนตามลำดับที่กำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์ (สิ่งนี้กำหนดโดยคำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง ภาคผนวกหมายเลข 11) การระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ในจดหมายนั้นจะสะดวกเมื่อใช้ซองจดหมายที่มีหน้าต่างซึ่งข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผู้รับ (ควรส่งจดหมายถึงใครและที่ไหน) จากนั้นข้อมูลนี้จะไม่ต้องทำซ้ำ ซองด้วยตนเองหรือโดยการติด "ฉลาก" ด้วยการติดต่อทางจดหมายจำนวนมาก วิธีการนี้ช่วยประหยัดเวลาและเงินได้อย่างมาก

ถ้าจ่าหน้าซองจดหมาย องค์กรของรัฐ องค์กรปกครองตนเองในท้องถิ่น ผู้มีอำนาจสูงสุด องค์กรที่สูงขึ้นจากนั้นแอตทริบิวต์ "ที่อยู่ทางไปรษณีย์" จะยังไม่ถูกวาดขึ้น (ระบุไว้บนซองจดหมายเท่านั้น) ดูตัวอย่างที่ 3 และ 4

ถ้าจดหมายถูกส่งไปครั้งแรก หัวหน้าของ "องค์กรที่เหนือกว่า" นี้จากนั้นชื่อขององค์กรจะรวมไว้ในตำแหน่ง ดูตัวอย่างที่ 5 และ 6 ทั้งตำแหน่งและชื่อเต็มจะถูกเขียนในกรณีดั้งเดิม

ตัวอย่างที่ 1

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 2

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 3

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 4

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 5

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 6

ยุบแสดง

ถ้าจดหมาย ส่งถึงบุคคลภายนอกหรือองค์กรดาวน์ไลน์จากนั้นแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" ของจดหมายสามารถรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์ได้ ซึ่งควรแยกออกจากชื่อขององค์กรโดยเว้นช่วง 1.5–2 บรรทัด และเริ่มต้นด้วยตัวอักษรตัวเล็กตามที่กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 (ตัวอย่างเช่น “เซนต์” หรือ “pr.”):

ตัวอย่างที่ 7

ยุบแสดง

ถ้าจ่าหน้าซองจดหมาย ผู้นำองค์กร จากนั้นตำแหน่งจะมีชื่อเต็มขององค์กรพร้อมระบุรูปแบบองค์กรและกฎหมาย:

ตัวอย่างที่ 8

ยุบแสดง

หากจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าองค์กรซึ่งการสื่อสารไม่ใช่ครั้งแรก จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์

ถ้าจ่าหน้าซองจดหมาย รองหัวหน้าหรือข้าราชการอื่น (ไม่ใช่หัวหน้าคนแรก)จากนั้นตัวเลือกจะได้รับอนุญาต (โดยมีหรือไม่มีการเพิ่มที่อยู่ทางไปรษณีย์) และคุณควรใส่ใจกับกรณีและปัญหา ระยะห่างระหว่างบรรทัด การปราศรัยกับเจ้าหน้าที่มักจะทำในกรณีทั่วไป หากชื่อขององค์กรแยกออกจากตำแหน่ง ชื่อนั้นจะถูกเขียนในกรณีเสนอชื่อ:

ตัวอย่างที่ 9

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 10

ยุบแสดง

ถ้าจ่าหน้าซองจดหมาย หน่วยโครงสร้างขององค์กรจากนั้นใน "ผู้รับ" ที่จำเป็นก่อนอื่นให้ระบุชื่อขององค์กร (อนุญาตให้ใช้ตัวย่อที่สร้างขึ้น) และจากนั้น - หน่วยโครงสร้างนี้ในกรณีประโยค

ระยะห่างระหว่างบรรทัดในตัวอย่างที่ 7, 10 และ 11 สำหรับการแยกแอตทริบิวต์ของแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" เป็นสิ่งที่พึงปรารถนาเพื่อเพิ่มความเร็วในการรับรู้และการแยกข้อมูลโดยผู้รับ แต่นี่ไม่ใช่ข้อกำหนดที่เข้มงวด

ตัวอย่างที่ 11

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 12

ยุบแสดง

หากจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าแผนกโครงสร้าง ชื่อขององค์กร (ในกรณีเสนอชื่อ) จะรวมอยู่ใน "ผู้รับ" ที่จำเป็น และชื่อแผนกย่อยจะรวมอยู่ในชื่อเต็มของตำแหน่งใน กรณีดั้งเดิม:

ตัวอย่างที่ 13

ยุบแสดง

GOST R 6.30-2003 ก่อตั้งขึ้น วิธีการออกแบบทั่วไปของผู้รับเมื่อส่งจดหมายไปยังองค์กรที่เป็นเนื้อเดียวกันหลายแห่งหรือหลายอย่าง ฝ่ายโครงสร้าง องค์กรหนึ่ง วิธีนี้ให้:

• ในจดหมายนั้นการออกแบบชื่อทั่วไปของผู้รับ
• การรวบรวมเพิ่มเติมของรายการแยกต่างหากสำหรับจดหมายทางไปรษณีย์ซึ่งรวมถึงชื่อเฉพาะและ ที่อยู่ทางไปรษณีย์.

ตัวอย่างที่ 14

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 15

ยุบแสดง

ดูบทความ “การสร้างซองจดหมายใน MS Word” เพื่อเรียนรู้วิธีปรับแต่งที่อยู่ผู้ส่งของคุณ สร้างซองจดหมายจำนวนมากอย่างรวดเร็วตามแม่แบบและรายชื่อผู้รับจดหมายที่กำหนด ตกแต่งด้วยพื้นหลังหรือลวดลาย (แนะนำแนวคิดสำหรับการออกแบบซองจดหมายภายในวันที่ 23 กุมภาพันธ์ และวันที่ 8 มีนาคม

Mailing List หรือรายชื่อผู้รับจดหมายถูกสร้างขึ้นโดยตัวดำเนินการของจดหมายตามตัวแยกประเภทขององค์กรและที่อยู่ซึ่งมักจะสะสมในบริการเสมียนซึ่งเป็นผลมาจากการดำเนินการลงทะเบียนเอกสาร (ใน EDMS หรือในตาราง Word, Excel) ในซองจดหมายแต่ละฉบับที่ปิดผนึกจดหมายแต่ละฉบับจะมีการระบุชื่อและที่อยู่เฉพาะขององค์กรตามรายชื่อผู้รับจดหมาย ตามรายการนี้ ข้อมูลการพิมพ์บนซองจดหมายสามารถกำหนดค่าได้โดยอัตโนมัติแม้ผ่าน Word

ควรสังเกตว่าวิธีนี้มักใช้โดยองค์กรระดับสูงเมื่อส่งจดหมายถึงหน่วยงานรอง

อย่างไรก็ตาม หากมีผู้รับจดหมายไม่เกิน 4 คนจากนั้นผู้รับทั้งหมดจะถูกดึงขึ้นมาบนเอกสาร จากนั้นคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีรายชื่อผู้รับจดหมาย (คำว่า "คัดลอก" ไม่พอดีกับหน้าผู้รับที่ 2, 3 และ 4) การจำกัดจำนวนผู้รับในจดหมายหนึ่งฉบับกำหนดโดย GOST R 6.30-2003 และสามัญสำนึก ในกรณีนี้ ที่อยู่จะถูกทำให้เป็นทางการที่มุมขวาบนเป็นรายการรายละเอียด "ผู้รับ" สำหรับแต่ละหน่วยงาน / องค์กร แต่สำเนาทั้งหมดของจดหมายดังกล่าวจะลงนามเป็นต้นฉบับ และแต่ละสำเนาจะปิดผนึกในซองแยกต่างหาก ซึ่งออกที่อยู่ทางไปรษณีย์เฉพาะที่เกี่ยวข้อง

วิธีการระบุที่อยู่นี้สะดวกในการใช้งานเมื่อจำเป็นต้องแจ้งเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของการละเมิด เหตุการณ์สำคัญ ประการแรก หน่วยงานที่สูงกว่า หน่วยงานกำกับดูแลและหน่วยงานกำกับดูแล ดังนั้นผู้รับทุกคนจะเห็นว่าจดหมายนี้ส่งถึงใครอีกบ้าง

ตัวอย่างที่ 16

ยุบแสดง

หากจำเป็นต้องส่งจดหมายที่มีเนื้อหาเดียวกัน (เช่น จดหมายเสนองาน) ไปยังองค์กร "อิสระ" หลายแห่ง การออกจดหมายแต่ละฉบับในสถานะของต้นฉบับจะเป็นการดีกว่า กล่าวคือ ในแต่ละระบุผู้รับแต่ละคน ในกรณีนี้ เลขทะเบียนสำหรับตัวอักษรเหล่านี้จะแตกต่างกัน

การลงทะเบียน "ผู้รับ" ที่จำเป็นเมื่อทำการบำรุงรักษา การติดต่อกับบุคคลมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง แอตทริบิวต์แรกคือนามสกุลในกรณีดั้งเดิม ตามด้วยชื่อย่อและตามด้วยที่อยู่ทางไปรษณีย์:

ตัวอย่างที่ 17

ยุบแสดง

เมื่อจ่าหน้าซองจดหมาย เป็นทางการระบุตำแหน่งของเขาชื่อย่อจะถูกวาดขึ้น ก่อนนามสกุล (ดูตัวอย่างที่ 9, 10, 13) เนื่องจากการระบุตัวหลักของผู้รับนั้นใช้ชื่อตำแหน่ง เมื่อส่งจดหมายถึงบุคคลส่วนตัวจะมีการระบุชื่อย่อของเขา ด้านหลังนามสกุล (ตัวอย่างที่ 17) เนื่องจากการระบุตัวตนของเราในฐานะพลเมืองจะใช้นามสกุลเป็นหลัก เมื่อออกแบบนามสกุลและชื่อย่อ จะคั่นด้วยช่องว่าง ชื่อย่อจะไม่คั่นด้วยช่องว่าง เช่น “I.I. Ivanov" แต่ไม่ใช่ "I. I. อีวานอฟ

มันถูกต้องใน การติดต่อทางธุรกิจย่อชื่อคู่และนามสกุลคู่ของผู้รับซึ่งเขียนด้วยยัติภังค์ เช่น Khozh-Ahmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? ดูคำตอบสำหรับคำถาม "การย่อชื่อซ้ำและนามสกุลซ้ำของผู้รับที่เขียนด้วยยัติภังค์ในการติดต่อทางธุรกิจนั้นถูกต้องอย่างไร »

เพื่อไม่ให้เข้าใจผิดเมื่อระบุที่อยู่จำเป็นต้องค้นหาที่อยู่ทางไปรษณีย์ชื่อเต็มและตำแหน่งของผู้จัดการในเว็บไซต์ขององค์กรและข้อมูลอื่น ๆ ที่จะช่วยสร้างการสื่อสารได้ดีที่สุดในขั้นตอนแรกของการรับรู้เอกสาร คุณสามารถลองรับข้อมูลที่คล้ายกันจากเลขานุการ รวบรวมจากเอกสารที่ได้รับจากองค์กรนี้

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กในชื่อองค์กรและตำแหน่ง บรรทัดฐานของภาษารัสเซียแนะนำให้เขียนตำแหน่งด้วยอักษรตัวพิมพ์เล็ก (เล็ก) แต่ตำแหน่งสูงเฉพาะสามารถเขียนด้วยอักษรตัวใหญ่ได้หากมีให้ เอกสารการก่อตั้งและข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กรผู้รับ ให้ความสนใจกับรายละเอียดปลีกย่อยเหล่านี้

ปัจจัยด้านมารยาท

อุทธรณ์- วลีมารยาทที่มีเงื่อนไข สูตรการพูดที่แสดงความเคารพและทัศนคติที่เป็นมิตรและสุภาพต่อผู้รับ ขอแนะนำให้เสร็จสิ้น เครื่องหมายอัศเจรีย์โดยเน้นความสำคัญของทั้งคำถามและการอุทธรณ์ต่อบุคคลนี้

ติดต่อบ่อยที่สุด โดยชื่อ(ตัวอย่างที่ 18) น้อยกว่ามาก - ตามตำแหน่ง(ตัวอย่างที่ 20) ตัวเลือกที่สองมีลักษณะเป็นธุรกิจอย่างเคร่งครัดและใช้เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่ดำรงตำแหน่งทางการระดับสูงในหน่วยงานของรัฐและเทศบาลซึ่งเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ไม่บ่อยแม้แต่น้อย นามสกุลที่ไม่มีชื่อย่อ(ตัวอย่างที่ 19) - สิ่งนี้เน้นย้ำถึง "ระยะทาง" ซึ่งเป็นรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนและผู้รับซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับการติดต่อกับบุคคลส่วนตัว

ตัวอย่างที่ 18

ที่อยู่ตามชื่อ

ยุบ 20

พิเศษอีกวิธีหนึ่ง ทัศนคติที่เคารพถึงผู้รับปรากฏใน "กรอบมารยาท": "ด้วยความเคารพอย่างสูง...." – "ด้วยความเคารพอย่างสูง"ซึ่งใช้เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่สูงกว่า (ประธานคณะกรรมการ หัวหน้าหน่วยงานที่สูงกว่าหรือฝ่ายบริหาร เป็นต้น) เช่นเดียวกับในกรณีของการแสดงความยินดี เช่น ในวันครบรอบ

อุทธรณ์ "แพง..."แม้ในกรณีที่ขอแสดงความยินดีกับผู้รับก็ควรใช้ด้วยความระมัดระวังเพราะ ในความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ ยังคงต้องปฏิบัติตามระยะห่างในการจัดการที่แน่นอน

อุทธรณ์ "ที่รัก"ปัจจุบันถือว่าล้าสมัยและซ้ำซ้อน - ไม่สอดคล้องกับบรรทัดฐานของรูปแบบธุรกิจสมัยใหม่ของภาษาวรรณกรรมรัสเซีย

กฎการรักษาพิเศษค่อยๆก่อตัวขึ้น เมื่อต้องรับมือกับการอุทธรณ์ของประชาชน. เพื่อตอบสนองต่อจดหมายของพวกเขา "แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด"หน่วยงานของรัฐและรัฐบาลท้องถิ่นแนะนำสูตรการพูดต่อไปนี้:

ตัวอย่างที่ 22

ยุบแสดง

แต่ไม่ว่าประเด็นที่พลเมืองยื่นอุทธรณ์จะเป็นเช่นไร ในสถานการณ์ (ความขัดแย้ง การร้องเรียน หรือการอุทธรณ์ในประเด็นส่วนตัว เป็นครั้งแรกหรืออีกครั้ง ฯลฯ) ก็ยังคงเป็น สูตรสากลสำหรับประชาชนที่อยู่เป็นที่อยู่ตามชื่อและนามสกุล (ตามตัวอย่างที่ 18)

องค์กรการค้า เมื่อติดต่อกับลูกค้าและพิจารณาข้อร้องเรียนของพวกเขา สามารถได้รับคำแนะนำเดียวกัน

พูดคุยเกี่ยวกับการเรียกร้อง นี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับ วิธีเขียนคำร้องให้กับผู้ซื้อ (ลูกค้า) ในนามของผู้ขาย ความต้องการที่ไม่พึงประสงค์นี้สามารถเกิดขึ้นกับเราแต่ละคน เราจะหาวิธีเขียนคำร้องเรียนอย่างถูกต้องและส่งไปยังผู้รับเพื่อให้ได้ยินความต้องการของเรา

จำกฎหลักของการอ้างสิทธิ์ใด ๆ

ประการแรกผู้รับต้องละเมิดบางสิ่ง (สัญญา ใบสั่งยา กฎหมาย ฯลฯ) สิ่งนี้สำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเรียกร้องจากบุคคล รู้สึกถึงความแตกต่าง: การอ้างว่าบริกรคำนวณบิลไม่ถูกต้อง พร้อมแนบเช็ค และการอ้างว่าบริกรคนเดิมไม่สุภาพ

ประการที่สองการเรียกร้องจะต้องแนบเอกสารยืนยันการละเมิดสิทธิ์ของคุณ: เช็ค สำเนาสัญญา และใบรับประกัน ฯลฯ ยิ่งมีหลักฐานการละเมิดมากเท่าใด โอกาสในการปฏิบัติตามข้อกำหนดก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

ที่สาม, ความต้องการ. พวกเขาจะต้องอยู่ในการเรียกร้อง ดูเหมือนว่าสิ่งนี้จะชัดเจน แต่บ่อยครั้งมีการกล่าวอ้างที่เพียงแค่ระบุการละเมิดหรือมีวลี "โปรดดำเนินการ" โปรดระบุให้ครบถ้วนว่าควรดำเนินการอย่างไร

จะอธิบายความต้องการของคุณอย่างไรให้ถูกต้อง?บ่อยครั้งที่ผู้ซื้อเขียนจดหมายเรียกร้องจะได้รับคำแนะนำจากกฎหมายคุ้มครองผู้บริโภค (กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย 7 กุมภาพันธ์ 2535 ฉบับที่ 2300-1 "การคุ้มครองสิทธิผู้บริโภค")กล่าวคือมาตรา 18 ซึ่งเรียกว่า “สิทธิผู้บริโภคกรณีสินค้ามีตำหนิ”. ผู้ซื้อสามารถ:

“ - ต้องการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ของแบรนด์เดียวกัน (รุ่นเดียวกันและ (หรือ) บทความ)

— ต้องการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์เดียวกันของแบรนด์อื่น (รุ่น, บทความ) ด้วยการคำนวณราคาซื้อใหม่ที่สอดคล้องกัน

- เรียกร้องการลดราคาซื้อที่สมน้ำสมเนื้อ;

- เรียกร้องให้มีการกำจัดข้อบกพร่องในสินค้าโดยเปล่าประโยชน์ทันทีหรือชดใช้ค่าใช้จ่ายสำหรับการแก้ไขโดยผู้บริโภคหรือบุคคลที่สาม

- ปฏิเสธที่จะปฏิบัติตามสัญญาซื้อขายและเรียกร้องให้คืนเงินค่าสินค้า ตามคำร้องขอของผู้ขายและค่าใช้จ่ายของเขา ผู้บริโภคจะต้องส่งคืนสินค้าที่มีข้อบกพร่อง

ในกรณีนี้ผู้บริโภคมีสิทธิ์เรียกร้องค่าชดเชยเต็มจำนวนสำหรับความสูญเสียที่เกิดขึ้นกับเขาอันเป็นผลมาจากการขายสินค้าที่มีคุณภาพไม่เพียงพอ ความสูญเสียจะได้รับการชดใช้ภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยกฎหมายนี้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องของผู้บริโภค

บันทึก - สามารถระบุข้อกำหนดที่ระบุไว้เพียงข้อเดียวในการอ้างสิทธิ์. เป็นไปไม่ได้ที่จะเรียกร้องในเวลาเดียวกันเช่นการซ่อมแซมสินค้าและจำนวนเงินที่จ่ายไป

ตอนนี้โดยตรงเกี่ยวกับ วิธีเขียนคำร้อง. แบบฟอร์มรวมไม่ใช่สำหรับเธอ ซึ่งหมายความว่าเธอเขียนในรูปแบบที่ค่อนข้างอิสระ คุณสามารถพิมพ์จดหมายเรียกร้องบนคอมพิวเตอร์หรือเขียนด้วยมือก็ได้ ซึ่งไม่มีหลักการและไม่มีกฎพิเศษสำหรับสิ่งนี้

เขียนที่มุมขวาบนของแผ่นงาน ปลายทาง: ตำแหน่งของเขาก่อนจากนั้นองค์กรในตอนท้าย - ชื่อย่อและนามสกุลในกรณีดั้งเดิม ที่นี่หลังจากคำว่า "จาก" ในกรณีสัมพันธการกเราเขียน ข้อมูลของคุณ: ชื่อเต็ม นามสกุลและนามสกุล ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อ โปรดจำไว้ว่าผู้รับมีสิทธิ์ที่จะไม่ยอมรับการอ้างสิทธิ์ที่ไม่มีชื่อ เช่นเดียวกับจดหมายที่ไม่มีข้อมูลติดต่อของผู้ส่ง

ถึงผู้อำนวยการทั่วไปของ "Tissue Shop" LLC

IV โรมาโนวา

จาก Svetlana Arkadievna Mikhailova

จดหมาย ที่อยู่ 123456, Izhevsk, st. ดูบราฟสกายา อายุ 24 ปี 7,

โทร. ม็อบ 8-123-321-45-67

แล้วตามด้วย หัวข้อ: เรียกร้อง. ฉันแนะนำให้พิมพ์ (เขียน) คำนี้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่

หลังจากนั้นเราไปที่ ส่วนสำคัญและระบุข้อเท็จจริง: เกิดอะไรขึ้น เมื่อไหร่ คุณจะยืนยันการละเมิดสิทธิ์ของคุณได้อย่างไร จำเป็นต้องอ้างถึงบรรทัดฐานที่ถูกละเมิดโดยผู้รับการเรียกร้อง โปรดทราบว่าตามปกติ ผู้ซื้อไม่จำเป็นต้องทราบบทความที่ถูกต้องของกฎหมายและขอคำแนะนำทางกฎหมายดังนั้นจึงเพียงพอที่จะอ้างถึง กฎหมายสิทธิผู้บริโภคหรืออื่น ๆ การกระทำเชิงบรรทัดฐานซึ่งถูกละเมิดโดยไม่มีข้อกำหนด หากสัญญาถูกละเมิด สำเนาที่อยู่ในมือของคุณจะถูกระบุ อย่าลืมสิ่งที่กล่าวไว้ข้างต้น: อย่าลืมระบุความต้องการของคุณในการเรียกร้อง

ตัวอย่างเช่น:

เมื่อวันที่ 25 กันยายน 2554 ที่ร้าน Zdorovye ฉันซื้อชุดความงามสำหรับดูแลเส้นผม "ความงาม" มูลค่า 500.00 รูเบิล (ฉันแนบใบเสร็จรับเงินเลขที่ 01/0034 ลงวันที่ 25/2554) เมื่อฉันเปิดชุดอุปกรณ์ที่บ้าน ฉันพบว่าเครื่องสำอางทั้งหมดที่รวมอยู่ในนั้นหมดอายุแล้ว: วันหมดอายุสิ้นสุดในวันที่ 1 กันยายน 2011 เมื่อวันที่ 26 กันยายน Elena Sokolova พนักงานขายอาวุโสที่ร้าน Zdorovye ปฏิเสธที่จะคืนเงินของฉันสำหรับ สินค้าชำรุดโดยไม่อธิบายเหตุผล. การกระทำเหล่านี้เป็นการละเมิดพระราชบัญญัติสิทธิผู้บริโภค ฉันต้องการคืนเงินจำนวน 500 รูเบิลสำหรับชุดนี้ให้ฉัน มิฉะนั้นฉันจะถูกบังคับให้ยื่นเรื่องต่อกรมคุ้มครองสิทธิผู้บริโภค

16 สิงหาคม ฉันสั่งในร้านค้า " เฟอร์นิเจอร์ที่ดีที่สุด" ตั้งอยู่ที่ที่อยู่ Ulyanovsk, Pioneer Avenue, 4, เตียงโซฟา ผู้จัดการร้าน Evgeny Perov สรุปสัญญาการขายหมายเลข 456 กับฉัน ฉันชำระเงินล่วงหน้าเป็นจำนวน 100% เป็นจำนวน 20,500.00 รูเบิล (เช็คลงวันที่ 16.08.2011 หมายเลข 5) ตามข้อ 3.3. ตามสัญญา เฟอร์นิเจอร์ควรจะส่งถึงบ้านของฉันในวันที่ 20 สิงหาคม อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ยังไม่เกิดขึ้นซึ่งเป็นการละเมิดสัญญา ตามข้อ 23.1 กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย 07.02.1992 ฉบับที่ 2300-1 "การคุ้มครองสิทธิผู้บริโภค" กำหนดให้โอนสินค้าแบบชำระเงินล่วงหน้าให้ฉันภายในวันที่ 12 กันยายน มิฉะนั้นจะต้องขึ้นศาล

ส่วนบังคับของจดหมายเรียกร้องคือ เราแสดงรายการเอกสารทั้งหมดที่แนบมากับจดหมายที่นี่อย่างถี่ถ้วน บันทึก - แนบสำเนา! ใครจะไปรู้ว่าความขัดแย้งของคุณจะขึ้นศาลหรือไม่ และจากนั้นจะต้องใช้ต้นฉบับ

การใช้งาน:

1. คัดลอก ใบเสร็จรับเงินฉบับที่ 34-3453 ลงวันที่ 15 กันยายน 2554 จำนวน 1 แผ่น ใน 1 สำเนา

2. สำเนาสัญญาจัดหาเลขที่ 1234-P ลงวันที่ 15 กันยายน 2554 จำนวน 5 แผ่น ใน 1 สำเนา

3.รูปถ่ายสินค้าที่เสียหายจำนวน 8 ลิตร ใน 1 สำเนา

หลังจากการสมัคร ถอยหลังเล็กน้อย ใส่ ตัวเลขแม้แต่บรรทัดด้านล่าง - ของเขา ลายเซ็นและเธอ ถอดรหัส:

Viktorova / พญ. วิคโตโรวา

จะต้องส่งการอ้างสิทธิ์ที่เสร็จสิ้นไปยังผู้รับและได้รับการยืนยันว่าได้รับการยอมรับแล้ว หากเป็นไปได้ที่จะไปที่สำนักงานด้วยตนเอง ให้ดำเนินการดังกล่าว ส่งจดหมายไปยังเลขานุการหรือสำนักงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุวันที่รับด้วย หากผู้รับอยู่ไกลหรือคุณสงสัยว่าการเรียกร้องของคุณจะได้รับการยอมรับ ให้ใช้บริการ: ส่งจดหมายลงทะเบียนพร้อมคำอธิบายของเอกสารแนบและการแจ้งเตือน

ภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับจดหมายร้องเรียน คุณต้องตอบกลับ

หนังสือค้ำประกันการจัดหา ที่อยู่ตามกฎหมาย: ตัวอย่างปี 2020 พร้อมรายการข้อกำหนดบังคับ - เพื่อไม่ให้มีคำถามเหลือ

การยืนยันที่อยู่ตามกฎหมายของ LLC ระหว่างการลงทะเบียนเป็นขั้นตอนมาตรฐาน

ไม่ปรากฏหนังสือค้ำประกันไปยังที่อยู่ตามกฎหมายโดยที่เป็นไปไม่ได้ แต่สำนักงานภาษียังคงร้องขอจดหมาย

คุณต้องมีตัวอย่างหนังสือค้ำประกันเพื่อให้ที่อยู่ตามกฎหมายเพื่อลดโอกาสที่การจดทะเบียนธุรกิจจะถูกปฏิเสธเนื่องจากข้อมูลที่ให้ไว้ไม่ถูกต้อง เอกสารนี้แสดงความยินยอมของเจ้าของ (เจ้าของบ้าน) ของสถานที่เพื่อลงทะเบียนธุรกิจตามที่อยู่นี้ และยืนยันว่าการเช่าสถานที่ไม่เป็นอันตรายต่อผลประโยชน์ของบุคคลที่สาม ไม่มีแบบฟอร์มจดหมายมาตรฐาน อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถหาตัวอย่างหนังสือค้ำประกันจากเจ้าของสถานที่ได้

หนังสือค้ำประกันจากเจ้าของบ้านไปยังที่อยู่ตามกฎหมายใน ไม่ล้มเหลวมีข้อมูลดังต่อไปนี้:

• รายละเอียดของเจ้าของบ้าน หากเป็นนิติบุคคล หรือข้อมูลหนังสือเดินทาง หากเจ้าของบ้านเป็นบุคคลธรรมดา
• ชื่อของ IFTS ที่จะจดทะเบียน LLC
• ที่อยู่ของสถานที่และลักษณะ
• ชื่อของ LLC ที่ลงทะเบียนและชื่อเต็มของหัวหน้า
• ยินยอมให้โอนสถานที่เพื่อใช้ตามสัญญาเช่า

หลังจากออกหนังสือค้ำประกันเมื่อลงทะเบียน LLC ตามแบบแล้ว ขอให้เจ้าของบ้านติดต่อตามหมายเลขที่ระบุเพื่อให้พนักงานของหน่วยงานลงทะเบียนมั่นใจในความถูกต้องของข้อตกลง

แบบฟอร์มหนังสือค้ำประกันการจัดหาที่อยู่ตามกฎหมาย

1. หากนิติบุคคลเป็นผู้ออกหนังสือค้ำประกันจากเจ้าของเพื่อระบุที่อยู่ตามกฎหมาย ให้ขอเอกสารที่มีหัวจดหมายของบริษัทเพื่อให้เป็นไปตามมารยาททางธุรกิจโดยสมบูรณ์ หากบุคคลออกหนังสือค้ำประกันไปยังที่อยู่ตามกฎหมาย จดหมายโต้ตอบที่มีอำนาจกับตัวอย่างก็เพียงพอแล้ว
2. ในกรณีที่มีการลงทะเบียน LLC ในอพาร์ตเมนต์ของหัวหน้าความยินยอมของเจ้าของสถานที่และ (ตามคำร้องขอของการตรวจสอบส่วนบุคคล) ความยินยอมของบุคคลที่ลงทะเบียนในสถานที่จะยืนยันที่อยู่ตามกฎหมาย
3. ทั้งความยินยอมของเจ้าของที่อยู่อาศัยและหนังสือค้ำประกันการลงทะเบียนที่อยู่ตามกฎหมายจะมาพร้อมกับสำเนาหนังสือรับรองการเป็นเจ้าของ
4. ไม่จำเป็นต้องลงวันที่ เนื่องจากความถูกต้องของหนังสือค้ำประกันสำหรับการให้ที่อยู่ตามกฎหมายไม่ได้ถูกจำกัดโดยกฎหมาย

หนังสือค้ำประกันไปยังที่อยู่ตามกฎหมาย: ตัวอย่างสำหรับ LLC

คุณจะไม่ประสบปัญหาใด ๆ ในการออกหนังสือค้ำประกันหากคุณกรอกตามรูปแบบ:

หลังจากออกหนังสือค้ำประกันการลงทะเบียน LLC เจ้าของสถานที่ไม่จำเป็นต้องทำสัญญาเช่ากับผู้ก่อตั้งและมีสิทธิ์ที่จะถอยกลับ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าหนังสือค้ำประกันจากเจ้าของในการจัดหาที่อยู่ตามกฎหมายจะยืนยันข้อเท็จจริงของการยินยอมให้ลงทะเบียน LLC ตามที่อยู่นี้เท่านั้น ไม่มีอะไรเพิ่มเติม

สำหรับชาวต่างชาติที่จะเข้าสู่ดินแดนภายใต้เขตอำนาจของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย จำเป็นต้องมีคำเชิญจากบุคคลหรือนิติบุคคล ร่างขึ้นโดยคำนึงถึงข้อกำหนดของกรอบกฎหมายและขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการเดินทาง (การศึกษา การท่องเที่ยว การติดต่อทางธุรกิจ)

ในกรณีใดที่อาจต้องใช้เอกสาร

ผู้ที่อาศัยอยู่ในสหพันธรัฐรัสเซียที่กำลังเตรียมตัวสำหรับการมาถึงของชาวต่างชาติควรชี้แจงรายละเอียดเฉพาะของการขอวีซ่า เงื่อนไขสำหรับการเยี่ยมชมประเทศ นี่เป็นสิ่งจำเป็นเนื่องจากแต่ละรัฐมีกฎที่แตกต่างกัน

หลายรัฐ (ส่วนใหญ่เป็นสมาชิกของ CIS) มีข้อตกลงภายในกับรัสเซียตามที่ชาวต่างชาติไม่ต้องการหนังสือค้ำประกันจากผู้มีถิ่นที่อยู่ในสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อเดินทางมาถึง พวกเขาสามารถข้ามพรมแดนโดยใช้หนังสือเดินทางภายในประเทศ (ยูเครน เบลารุส คาซัคสถาน) หนังสือเดินทางระหว่างประเทศ (มอลโดวา ทาจิกิสถาน อาเซอร์ไบจาน)

โดยทั่วไป เอกสารจะต้องใช้ในสถานการณ์ดังกล่าว:

• ชาวต่างชาติถูกส่งไปรัสเซียเพื่อทำงานตามคำเชิญของ บริษัท รัสเซีย
• ผู้ได้รับเชิญเป็นพลเมืองของรัฐที่รัสเซียไม่มีข้อตกลงปลอดวีซ่า

พลเมืองของรัฐอื่น ๆ ที่รัสเซียมีระบบวีซ่าจะต้องได้รับคำเชิญ (หนังสือรับรองการเชิญชาวต่างชาตินำมาจาก Federal Migration Service) ในขณะเดียวกัน ต้องจำไว้ว่าเป็นการยากที่สุดที่จะออกคำเชิญไปยังพลเมืองของรัฐที่มีสถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่ไม่เอื้ออำนวย กิจกรรมทางทหารหรือการก่อการร้าย ระดับสูงการโยกย้าย

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการรวบรวม

ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนดมาตรฐานเดียวสำหรับการกรอกหนังสือค้ำประกัน กระบวนการเอกสารนั้นมาพร้อมกับความแตกต่างมากมาย ก่อนดำเนินการตามขั้นตอนคุณต้องศึกษากฎต่อไปนี้:

• ขั้นตอนมาพร้อมกับค่าใช้จ่าย ฝ่ายรับจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียม 800 รูเบิล
• จดหมายรับรองตัวอย่างสำหรับการเชิญพลเมืองต่างประเทศเป็นเอกภาพได้รับการอนุมัติตามกฎหมาย
• หากชาวต่างชาติเดินทางมาพร้อมกับสมาชิกในครอบครัว จะต้องระบุข้อเท็จจริงนี้ในเอกสาร ตามข้อ 13.2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง -115 "เกี่ยวกับสถานะทางกฎหมายของพลเมืองต่างชาติในสหพันธรัฐรัสเซีย" คู่สมรส (หากการสมรสมีสถานะเป็นทางการ) ลูกและคู่สมรสของเด็ก พ่อแม่ ปู่ย่าตายาย และลูกหลานทำหน้าที่เป็นสมาชิกในครอบครัว
• หนังสือรับรองการเชิญชาวต่างชาติจะต้องมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับผู้เข้าชม ผู้สมัครจะต้องมีรายละเอียดหนังสือเดินทางของคนต่างด้าว สูติบัตรของเด็ก (หากคนต่างชาติเดินทางด้วย)
• การดำเนินการตามหนังสือค้ำประกันเกี่ยวข้องกับการจัดตั้งความรับผิดสำหรับฝ่ายรับ ประการแรก มันปรากฏตัวในการให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเป็นความจริง หากผู้ยื่นคำขอถูกจับได้ในความพยายามที่จะหลอกลวงหน่วยงานด้านการย้ายถิ่นฐานโดยเจตนา ผลกระทบด้านลบจะได้รับการประกันสำหรับเขาในรูปของค่าปรับ การบังคับใช้แรงงาน หรือจำคุกเป็นระยะเวลา 6 เดือนถึง 2 ปี
• สำหรับบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นผู้เชิญ จำเป็นต้องให้ข้อมูลทางการเงิน (ใบแจ้งยอดธนาคาร, งบกำไรขาดทุน) จำนวนการสนับสนุนทางการเงินที่จำเป็นขึ้นอยู่กับภูมิภาคเฉพาะ ความแตกต่างของข้อมูลควรได้รับการชี้แจงใน FMS

หากหลังจากกรอกใบสมัครแล้ว สถานการณ์เปลี่ยนไป ซึ่งส่งผลให้ต้องแก้ไขข้อมูล คุณต้องเขียนหรือสมัครเป็นการส่วนตัวกับหน่วยงานการย้ายถิ่นฐาน แจ้งสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง วิธีนี้จะลดความเสี่ยงที่จะถูกปฏิเสธการเข้าเมืองเนื่องจากข้อมูลที่เป็นเท็จ

หากบุคคลต้องการเชิญญาติหรือคนรู้จักที่มีสัญชาติของรัฐอื่นมาเยี่ยมเขาจำเป็นต้องเตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าบริการย้ายถิ่นจะต้องให้เขารับผิดชอบแขกตลอดเวลาที่อยู่ในรัสเซีย

พลเมืองจำนวนมากสามารถมารัสเซียได้โดยไม่ต้องมีหนังสือค้ำประกัน คุณไม่จำเป็นต้องเชิญพวกเขา ดังนั้นจึงควรศึกษาล่วงหน้าเกี่ยวกับรายชื่อรัฐที่พลเมืองสามารถเยี่ยมชมรัสเซียได้อย่างอิสระโดยไม่ต้องใช้วีซ่า

เมื่อจัดทำตัวอย่างหนังสือค้ำประกัน ต่อบุคคลผู้เชิญจะต้องให้ข้อมูลต่อไปนี้ในใบสมัคร:

• ชื่อเต็มของหัวหน้า FMS ณ สถานที่ที่ลงทะเบียน, ชื่อเต็มของแผนกดินแดนของ FMS;
• รายละเอียดหนังสือเดินทางของผู้สมัครรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ลงทะเบียนถาวร
• ที่อยู่ (หากไม่ตรงกับสถานที่ลงทะเบียนถาวร)
• รายละเอียดการติดต่อเพื่อการสื่อสารเพิ่มเติม (หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล)
• รายละเอียดหนังสือเดินทางของชาวต่างชาติ
• ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ได้รับเชิญ รวมถึงวันเดือนปีเกิดและชื่อของรัฐที่เขาเป็นพลเมือง

นอกจากนี้ จดหมายรับรองจากบุคคลจะคำนึงถึงภาระหน้าที่ของเจ้าของที่พักในการจัดหา (รวมถึงวัสดุ) สำหรับแขกที่มาจากต่างประเทศ เจ้าภาพจะรับผิดชอบจัดหาที่พัก ดูแลรักษาทางการแพทย์และค่าเดินทาง. นอกจากนี้ พลเมืองรัสเซียจะต้องรับผิดชอบต่อการปฏิบัติตามกฎของระบอบวีซ่า การละเมิดเงื่อนไขของหนังสือค้ำประกันใด ๆ จะต้องรับผิดในรูปแบบของค่าปรับ 40-50,000 รูเบิล

โดยการยอมรับหนังสือค้ำประกันจากนิติบุคคล สมาชิกสภานิติบัญญัติบอกเป็นนัยว่าฝ่ายเจ้าภาพจะรับภาระผูกพันอย่างเต็มที่เกี่ยวกับชาวต่างชาติที่ได้รับเชิญ ความพร้อมที่จะรับผิดชอบจะแสดงในแบบฟอร์มจดหมายซึ่งจะต้องส่งไปยังหัวหน้า FMS ในภูมิภาคที่จดทะเบียนและดำเนินการนิติบุคคล

เมื่อเตรียมจดหมายควรระบุคำขอและข้อมูลประเภทต่อไปนี้:

• ชื่อบริษัท ที่อยู่จดทะเบียน
• รายละเอียดของนิติบุคคล (ต้องกรอกข้อมูล TIN ฯลฯ)
• ข้อมูลที่มีลักษณะการลงทะเบียนรวมถึงวันที่และจำนวนการลงทะเบียนของ บริษัท ในสมุดบัญชีพิเศษ
• รายละเอียดหนังสือเดินทางของผู้เชิญ
• บัตรการย้ายถิ่นที่ออกโดยศุลกากร
• การแสดงสัญชาติของรัฐใดรัฐหนึ่ง

จดหมายยังระบุด้วยว่าบริษัทจะดำเนินการจดทะเบียนชาวต่างชาติภายในระยะเวลาที่ได้รับอนุมัติอย่างเคร่งครัด และพร้อมที่จะสนับสนุนทางการเงินแก่เขาและรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับการย้ายถิ่นฐาน ในบางกรณี จดหมายต้องระบุว่าบริษัทจัดหาคนต่างด้าวให้ สถานที่ทำงานและแนบสัญญากับเอกสาร (คำเชิญให้ทำงานให้กับชาวต่างชาติจากนายจ้าง) การไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ได้รับอนุมัติจากสภานิติบัญญัติมีโทษปรับ 400-500,000 รูเบิล

สำหรับบุคคลที่เชิญ การดำเนินการตามหนังสือค้ำประกันเกี่ยวข้องกับเงื่อนไขบังคับและข้อผูกมัดที่กำหนดโดยผู้ออกกฎหมาย โดยการส่งใบสมัครสำหรับคำเชิญของชาวต่างชาติ ฝ่ายที่รับจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ:

• จัดหาที่พักให้กับชาวต่างชาติในระหว่างการเดินทาง (ระบุที่อยู่เฉพาะของที่อยู่อาศัยเช่าหรือที่พักฟรี)
• ให้การสนับสนุนทางการแพทย์ที่มีคุณภาพสูงแก่บุคคลที่ได้รับเชิญในระหว่างการเดินทางในรูปแบบของข้อตกลงเกี่ยวกับบริการทางการแพทย์แบบชำระเงินหรือนโยบายทางการแพทย์
• ช่วยเหลือทางการเงินแก่คนต่างด้าว ได้แก่ ค่าเข้า-ออก ค่าอาหาร ค่าที่พัก และกิจกรรมสันทนาการ

ความล้มเหลวในการดำเนินการหรือไม่ถูกต้องตามภาระหน้าที่ในปัจจุบัน กรอบกฎหมาย, นำมาซึ่งมาตรการลงโทษต่อโฮสต์

สิ่งที่จะเขียนในแต่ละย่อหน้า: การวิเคราะห์โดยละเอียด

จดหมายจากบุคคลเกี่ยวข้องกับการระบุข้อมูลต่อไปนี้ในใบสมัครสำหรับคำเชิญไปยังชาวต่างชาติ:

1. ชื่อแผนกของ Federal Migration Service ชื่อเต็มของหัวหน้าที่ส่งคำขอ
2. รายละเอียดหนังสือเดินทางของผู้รับ (ชื่อเต็ม ข้อมูลการลงทะเบียน วันที่ออกหนังสือเดินทาง)
3. ข้อมูลเกี่ยวกับชาวต่างชาติ (ชื่อเต็ม, ปีเกิด, หมายเลขหนังสือเดินทาง, วันที่ออกเอกสาร)
4. ที่อยู่ของสถานที่พำนัก
5. วันที่ลงทะเบียนของใบสมัคร ลายเซ็นส่วนตัวของผู้สมัคร

หากบริษัทหรือองค์กรได้รับการยอมรับว่าเป็นโฮสต์ จำเป็นต้องเสริมการอุทธรณ์ด้วยข้อมูลในลักษณะนี้:

1. ชื่อองค์กร รหัสไปรษณีย์ และที่อยู่การลงทะเบียน
2. ข้อมูลการลงทะเบียน LLC (หมายเลขการลงทะเบียน, KPP, TIN, OGRN ฯลฯ)
3. การยืนยันว่าฝ่ายรับจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จ่ายภาษี เป็นชาวรัสเซีย
4. ข้อมูลของผู้มีอำนาจ (ชื่อเต็ม, ลายเซ็นของหัวหน้า บริษัท, ตราประทับขององค์กร)

ในบางสถานการณ์ เมื่อเชิญแรงงานต่างชาติ คุณต้องยื่นใบสมัครเพิ่มเติม - การยืนยันความพร้อมของงาน การรับประกันจากนายจ้างในการจ้างผู้มาเยี่ยม

ยื่นหนังสือค้ำประกันได้ที่ไหน

ตามข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลาง -373 ลงวันที่ 16 พฤษภาคม 2554 การลงทะเบียน การออกคำเชิญ การขยายเวลาดำเนินการที่กระทรวงกิจการภายในของรัสเซีย หนังสือค้ำประกันจะถูกส่งไปยังผู้อำนวยการหลักของกระทรวงกิจการภายใน ณ สถานที่พำนักของผู้รับพร้อมกับรายการเอกสารที่จำเป็นและใบสมัคร

เมื่อเตรียมเอกสารสำหรับชาวต่างชาติเพื่อเข้าสู่ดินแดนของรัสเซียจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอย่างรอบคอบเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในภายหลัง