Регламент подачи заявки на подбор персонала. Положение о подборе персонала: зачем оно нужно и как его разработать

Такая значимая часть документального обеспечения деятельности предприятия, которая именуется положением о подборе персонала, нуждается в детальной и эффективной проработке и “умном” внедрении. Потому как данный документ входит в число важнейших механизмов организации, позволяющих управлять ее кадровой политикой. А значит, создавать базис для уверенного и динамичного развития компании в целом.

Прежде чем начать разбираться с вопросом о том, как грамотно сформировать то, что называется регламентом по подбору персонала, следует понять, для чего вообще компании нужен рассматриваемый вид документа.

Какие преимущества обеспечивает процесс внедрения положения о подборе персонала?

Надо сказать, что эти преимущества довольно серьезные. Их игнорирование сыграет не на руку хозяйствующему субъекту. Итак, какие же “преференции” получает организация, внедрившая регламент подбора персонала? В их числе следующие:

• обеспечение более эффективного управления кадровой стратегией;
• возможность дополнительного укрепления основ для обеспечения динамичного развития предприятия;
• создание новых “опций” для регулирования деятельности сотрудников;
• помощь топ-менеджменту предприятия в формировании коллектива ответственных, высококвалифицированных специалистов;
• организация более качественной работы по созданию благоприятного микроклимата в коллективе;
• помощь в распределении функций и обязанностей специалистов по кадровой работе и линейных руководителей;
• возможность реализации более продуманной корпоративной политики;
• внедрение современных технологий подбора персонала (это повысит уровень политики соцответственности).

Конечно, преимуществ от интеграции в деятельность предприятия данного положения довольно много. Но при этом надо сказать о ключевых плюсах, которые дает регламентированный подход к подбору сотрудников. Это, прежде всего, создание ясной, понятной, четкой и прозрачной системы рекрутинга специалистов. Причем такой системы, которая была бы удобна и понятна не только непосредственно руководству компании, но и главам подразделений организации, а также самим сотрудникам, то есть всему коллективу специалистов. Указанный подход решает сразу две центральных задачи. Во-первых, он дает возможность положительно повлиять на развитие кадровой стратегии предприятия, а вместе с тем и на основные показатели его деятельности (производственные, экономические, финансовые и т. п.). Во-вторых, такая модель работы, ориентированная на прозрачность политики выбора специалистов, повышает уровень доверия к руководству со стороны сотрудников. А это немаловажно для любого предприятия (крупного, мелкого, любой формы собственности).

Когда топ-менеджер компании и кадровая служба пришли к верному решению о том, что им необходимо наладить грамотный отбор сотрудников, перед ними встает следующий вопрос: а как правильно сформировать положение о подборе персонала? Приведем здесь примерный образец данного вида документации предприятия.

Пошаговая инструкция поможет HR-менеджеру и руководителю грамотно выстроить процесс кадрового подбора

Конечно, содержание положения и его основные составляющие полностью зависят от специфики деятельности предприятия (то, в какой сфере работает хозяйствующий субъект, какие цели стоят перед ним в рамках функционирования на профильном рынке услуг, какова его общая профессиональная миссия и т. п.). Но есть ключевые моменты, которые обязательно должно содержать в себе положение о подборе сотрудников. Это следующие вопросы:

1. Как производится подбор персонала?
2. Кто конкретно на предприятии осуществляет поиск и отбор работников?
3. Кто из специалистов отвечает за отбор будущих сотрудников

Если говорить о самой структуре положения, то она может быть следующей (повторимся, что это лишь пример, прописываемый в помощь HR-менеджеру и руководителю предприятия):

1. Первый раздел документа носит наименование “Общие положения”. В его рамках конкретизируется, для чего собственно нужен рассматриваемый документ, его главное назначение, четко и детально прописываются основные цели данного регламента, а также ключевые задачи документа. Например, основными целями могут быть формирование высокопрофессионального коллектива предприятия, рекрутинг специалистов самой высокой категории, подбор сотрудников с определенными деловыми и личностными компетенциями. Ключевые задачи могут состоять в следующем: разработка критериев отбора сотрудников, прописывание индикаторов их профессиональных навыков в соотношении с потребностями компании и т. п.).
2. Второй раздел положения может называться “Система подбора сотрудников”. Здесь, как правило, указываются все детали процедуры заполнения вакантных мест, начиная от момента поступления в кадровую службу предприятия заявки на подбор сотрудника до принятия непосредственно самого решения о принятии работников. Кроме того, здесь прописываются этапы, процедура и сроки кадрового набора.
3. Третий раздел может называться “Лица, ответственные за подбор сотрудников”. Данная составляющая документа важна с той позиции, что с ее помощью очерчиваются все нюансы “человеческого капитала”, привлекаемого к рекрутингу новых работников. К данному процессу могут привлекаться не только сотрудники кадровой службы предприятия, но и руководители структурных подразделений, представители службы безопасности хозяйствующего субъекта, психолог (если таковой имеется в штате организации) и даже члены команды топ-менеджмента компании. В рассматриваемом разделе определяется то, какие функции и задачи возлагаются на каждое ответственное лицо, какова мера компетенции каждого, кто участвует в подборе новых сотрудников.

Какие еще разделы могут быть представлены в положении?

Если руководство и HR-менеджеры решат сделать документ масштабным и объемным, обязательно затрагивающим все важные кадровые моменты, они могут интегрировать в положение следующие составляющие:

• систему адаптации работников, вновь приходящих на предприятие;
• главные правила адаптационной деятельности;
• раздел о порядке проведения внутреннего рекрутмента;
• регламент процессов бюджетирования затрат на эффективный поиск персонала.

Кроме того, рассматриваемый документ может включать в себя различные приложения. Это могут быть, например, формы документов: заявка на подбор сотрудника, анкета кандидата, бланк оценки результатов собеседования и т. д.

Как правило, итоговый вариант сформированного положения заверяется руководителем кадровой службы и непосредственно главой компании. Документ может визироваться и со стороны начальников структурных подразделений. После того как документ интегрируется в текущую деятельность предприятия, эффективность и качество реализации его положений контролируется HR-руководителем и главой предприятия.

HR-менеджеры, помните о следующем

Конечно, мы уже сказали об основных задачах, которые призвано решить положение о подборе работников. Но есть еще один важный момент, на который необходимо обратить особое внимание.

Положение о подборе персонала – это “щит” предприятия, заслоняющий его от попадания “внешних врагов”.

Звучит странно? Если вдуматься, то вовсе нет. Если положение будет четко продумано, верно выстроено и проработано максимально глубоко, то оно обязательно станет инструментом качественного отсеивания “лишних” кадров. Ведь не секрет, что в настоящее время некоторые специалисты не обладают теми качествами, о которых заявляют в рамках собеседования и специальных опросных листа-анкетах. В такой ситуации перед кадровой службой стоит непростая задача выявления на рынке труда именно квалифицированных, компетентных, эффективных специалистов, действительно обладающих необходимым опытом и профессиональными компетенциями.

Умная и глубокая разработка положения станет хорошим механизмом, обеспечивающим решение этой задачи. Главное – подготовить такой документ, который стал бы настоящим “заслоном” от недобросовестных и некомпетентных сотрудников.

Куренина Светлана

The employees you hire can make or break your business (поговорка )

Основные определения:

Заказчик – лицо, подающее заявку на подбор персонала (чаще всего руководитель подразделения в которое осуществляется подбор).

Менеджер по подбору персонала – лицо, осуществляющее подбор персонала.

Заявка – форматизированная форма, в которой описываются критерии поиска.

В настоящее время подбор персонала является ключевой функцией определяющей эффективности компании в целом. Ведь ни для кого не секрет, что бизнес делают люди! Поэтому подбор перестал осуществляться как поиск людей для данной работы с учетом его профессионального уровня знаний, а как отбор кандидата наделенного таким личностными качествами, которые позволят ему быть наиболее эффективным.
В связи с ответственностью возложенной на подбор кандидата, возникает потребность в регламентации всей системы. И первым отправным камнем в данном случае является Положение о подборе.
Положение является регламентирующим документом, оно позволяет установить порядок подбора и отбора кандидатов. Урегулировать острые углы между заказчиком и менеджером по подбору персонала (чаще всего это сроки закрытия заявки). Определить и закрепить зоны ответственности.

При написании положения необходимо понимать, что этот документ на который в процессе работы мы будем ссылаться: именно поэтому оттого как мы его напишем, будет зависеть станет он нам помощником или злейшим врагом.

Существует общий порядок написания документов, в положении должно быть введение, общая часть и заключение.
Предлагаю рассмотреть следующий вариант написания «Положения о подборе», в своей практике вы можете его доработать под конкретные задачи. Итак, «Положение о подборе» может содержать следующие части:

	Общие положения	Цели, задачи, определение
	Порядок подачи и утверждения заявки на подбор персонала	Сроки, стороны положения
	Процедура и технология подбора персонала	Порядок отбора и предоставления кандидатов. Технологии, методы.
	Сроки закрытия заявки на подбор
	Введение в должность и оформление трудовых отношений	Порядок оформления трудовых отношений
	Ответственность сторон	Степень ответственности сторон в Положении.
	Заключение
	Приложение

Ниже приведено подробное описание содержания основных разделов Положения о подборе

1.Общие положения

В «общих положениях» дается определение «Положения о подборе персонала, регулируется порядок осуществления подбора и необходимые условия. Описываются цели задачи данного Положения.

Например:

1. Данное Положение о подборе персонала (далее - Положение) реализует корпоративную политику ООО «Ромашка» (далее – Компания) в отношении персонала и регламентирует порядок проведения процедуры подбора персонала.

2. Настоящее Положение определяет:

• Процедуру подачи и утверждения заявки на подбор кандидата по вакансии;
• Процедуру и технологию подбора персонала;
• Сроки закрытия заявки на подбор кандидата по вакансии;
• Введение в должность и оформление трудовых отношений.

3. Подбор персонала Компании осуществляется Отделом по работе с персоналом Департамента управления персонала (далее Отдел по работе с персоналом)

4. Подбор персонала осуществляется на основании штатного расписания на вакантные, вновь вводимые в структуру Компании должности или при замене увольняющегося увольняемого сотрудника.

5. Потребность в изменении штатного расписания и введения новых должностных единиц определяется руководителем структурного подразделения Компании (далее Заказчик) совместно с Директором по персоналу.

6. Новые штатные единицы вводятся на основании Приказа Генерального директора Компании.

2. Порядок подачи и утверждения заявки на подбор персонала

Во втором разделе описывается порядок подачи заявки на подбор. Настоятельно рекомендуется тщательно продумать форму заявки и во избежание спорных вопросов подбор осуществлять исключительно на основании заявки (напр. см. Приложение 1). Сроком принятие вакансии в работу, можно считать срок подачи заявки. Также в данном пункте стоит отметить порядок подачи заявки в предпраздничные дни, и порядок отмены заявки как со стороны лица подающего, так и со стороны сотрудника осуществляющего подбор.

В заявке на подбор указываются: должность на которую осуществляется подбор, требования предъявляемые к профессиональным и личностным компетенциям, а также уровень оплаты труда. Фактически это описание вакансии аналогично той, что менеджеры по подбору размещают на сайте.

Заявка является двусторонним гарантийным документом. Для руководителя подающего заявку – документ, в котором фиксируется требования к кандидату и дата подачи заявки, что немаловажно при срочности выполнения. Для менеджера по подбору персонала - критерий по которому осуществляется подбор, а так же гарантия, что требования к кандидату не будут изменяться в зависимости от настроения Заказчика. Стоит обратить внимание, что заявка должна быть подписана руководителем подразделения, в которое будет осуществляться подбор, если у него есть вышестоящее руководство, следует так же заверить заявку у него. Причина такой бюрократизации проста: очень часто заявка на подбор приносит линейный менеджер, не поставив в известность своего вышестоящего руководителя, а когда подбор осуществлен, выясняется, что человек не нужен. Часто также возникает ситуация, когда долго и неэффективное осуществляется подбор на вакансию, а когда начинается анализ проблемы не закрытия заявки, выясняется, что руководитель хочет совсем другого кандидата, нежели написано в заявке, и заявку вообще не он писал.

3. Процедура и технология подбора персонала

После описание сроков и порядка подачи заявки в работу дается описание процедуры подбора персонала. Описывается комплекс процедур отбора кандидатов на вакантное место структурного подразделения.

Например:

• отбор резюме по формальным требованиям;
• первичное собеседование по телефону;
• приглашение на собеседование;
• заполнение анкеты кандидата (в случае отсутствия развернутой формы резюме);
• собеседование (проведение оценки в целях выявления соответствия кандидата предполагаемой должности, получение информации о профессиональных, личностных качествах, мотивах и целях кандидата);
• организация собеседования с Заказчиком;
• сбор информации о кандидате (проверка указанных кандидатом данных, проверка рекомендаций, в особых случаях рекомендации проверяются службой безопасности Компании);
• решение о принятии в должность;
• введение в должность.

Здесь же рекомендуется четко прописать порядок работы с кандидатами: порядок назначения на собеседование, количество предоставляемых финальных кандидатов (например: было предоставлено 6 финальных кандидатов удовлетворяющих требованиям заявки и ни один не был выбран - заявка подлежит пересмотру), сроки предоставления обратной связи от заказчика после рассмотрения резюме (кандидатов), порядок принятия решения о приеме на работу или отказе.

4. Сроки закрытия заявки на подбор

Основным камнем преткновения является срок подбора: с одной стороны заказчику кандидат нужен «еще вчера», с другой стороны на подбор требуется время. Для решения данного вопроса рекомендуется четко прописать сроки и порядок подбора. Данное условие позволит не только урегулировать спор между заказчиком и исполнителем, но и ввести своеобразную систему контроля за менеджерами осуществляющими подбор.

Пример описания данного раздела:

• После получения Заявки менеджер по подбору персонала обязуется произвести подбор кандидатов в сроки, установленные настоящим Положением, в зависимости от категории подбираемого персонала для работы в Компании.
• Для категории «управленческого персонала» Компании срок подбора кандидатов устанавливается в расчете 42 рабочих дней с момента поступления Заявки в работу менеджеру по подбору персонала (сроки даны из расчета специфики бизнеса, уровня оплаты труда относительно других предложений и т.д.).
• Для категории «специалисты» для работы в Компании срок подбора кандидатов устанавливается в расчете 20 рабочих дней с момента поступления Заявки в работу менеджеру по подбору персонала.
• Для категории «административно-обслуживающей персонала» Компании срок подбора кандидатов устанавливается в расчете 15 рабочих дней с момента поступления Заявки в работу менеджеру по подбору персонала.
• В случае, если Заявка на подбор кандидата не закрывается в срок, Менеджер по подбору персонала предоставляет Заказчику в течение 10 рабочих дней с момента истечения срока исполнения Заявки, анализ причины ее неисполнения.
• В случае когда кандидат по поданной Заказчиком Заявке подобран, утвержден, и дал свое согласие на выход на работу, но кандидат не вышел на работу в установленный срок, срок исполнения Заявки на подбору кандидата начинает течь заново со дня наступления событий, указанных в настоящем пункте и исчисляется в соответствии с п. 1 – 4. настоящего Положения.

5. Введение в должность и оформление трудовых отношений

В пятом разделе рекомендую описать процедуру оформления трудовых отношений, пусть она послужит некой памяткой, в которой оговариваются условия об испытании работника, необходимые документы для оформления, внутренние нормы. Но если вы хорошо знакомы с данной процедурой этот раздел можно не включать.

Положение может содержать и другие разделы. Например, можно включить подраздел регулирующий адаптацию новых работников, а также порядок замещения вакантной позиции уже работающими сотрудниками.

В какой бы компании вы не работали необходимо помнить, что Положение разрабатывается для того, чтобы облегчить технологию подбора сотрудников. Участником данного процесса является не только служба персонала, но и руководители, в подразделение которого будут подбираться сотрудники. Для того, что бы в процессе работы не возникали споры из-за сроков и качества закрытия вакансий при написании Положения необходимо подключить как можно больше таких руководителей. Не секрет, что если мы принимает активное участие в написании регламентов, то и используем мы их охотнее.

И в заключении необходимо помнить, что основная ошибка, возникающая после написание любых регламентов - искажение его работы, а также невыполнение предписаний. Любое положение должно работать, а иначе возникает сомнения в его необходимости. Положение о подборе это инструмент, который позволит избежать многих ошибок, а также улучшит качество подбора персонала в компании в целом

Приложение 1

• Подбор и отбор, Рынок труда

Ключевые слова:

1 -1

По тому, как та или иная компания работает на рынке труда и подбирает для себя персонал, можно многое о ней сказать. В зависимости от того, как организована процедура подбора персонала, делается суждение об уровне развития компании в целом. Поэтому процедура подбора должна быть чётко и грамотно организована и регламентирована, то есть компании необходимо создать и применять в действии регламент процедуры подбора персонала.

Что такое регламент? Регламент – это:

• свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и порядок работы;
• нормативно-правовой акт, который устанавливает обязательные для применения и исполнения требования;
• документ, перечисляющий и описывающий по порядку этапы, которые необходимо пройти исполнителю или группе исполнителей для выполнения делового процесса в строго оговоренные сроки.

Регламент подбора персонала – это внутренний локальный акт компании, описывающий процесс подбора персонала. В нём описывается схема взаимодействия между подразделениями, механизм принятия решений на каждом уровне. Этот акт описывает все шаги, от формирования требований к вакантной должности, заканчивая выходом кандидата на работу. Регламент доводиться до сведения всех сотрудников, которые принимают непосредственное или косвенное участие в подборе персонала, чтобы разъяснить все неясные моменты.

Основные параметры, указываемые в регламенте по процедуре подбора персонала:

• поэтапная схема подбора со всеми необходимыми мероприятиями по процедуре;
• сроки подбора;
• должностные лица, ответственные за выполнение мероприятий;
• документы по каждому мероприятию для поиска/подбора персонала на вакантные места.

Составление такого регламента позволяет наладить процесс таким образом, чтобы подбор персонала всегда проходил эффективно и в строго указанные сроки.

Внутренний регламент компании по процедуре подбора персонала разрабатывается на основе анализа текущей кадровой ситуации в компании (какова схема работа с персоналом, насколько она эффективно работает, какие внутрикорпоративные правила и требования к сотрудникам, каким образом происходит взаимодействие между сотрудниками внутри компании и так далее).

Также при составлении регламента учитываются все пожелания руководства компании, и её линейных менеджеров.

Основные мероприятия, подлежащие регламентации:

• утверждение открытой вакансии (решение о целесообразности её открытия);
• формирование и согласование заявки на подбор персонала;
• определение основных требований к кандидату;
• взаимодействие между сотрудниками внутри организации и с привлечением внешних источников в ходе поиска и отбора кандидатов (выбор методов и мест поиска, формирование баз резюме и анкет соискателей);
• проведение собеседований, интервью и согласований;
• тестирование на различные должности (по желанию руководства);
• оценка кандидата;
• механизм принятия решения об утверждении новых сотрудников и предложения о выходе на работу.

Принятие компанией регламента процедуры по подбору персонала позволяет обеспечить:

• всем сотрудникам равные возможности для профессионального и карьерного роста и для реализации личностного потенциала;
• рациональное использование работающих сотрудников и эффективное распределение нагрузок;
• эффективный подбор сотрудников, с необходимой квалификацией и профессиональными навыками.

Применение согласованного и утверждённого регламента при подборе персонала необходимо, прежде всего, на крупных предприятиях. В небольших компаниях процесс, описываемый в регламенте можно немного упростить, объединяя или сокращая отдельные процедуры. Такие действия допустимы, если работа взаимодействующих подразделений выстроена в доверительном ключе, решения проходят согласование без конфликтов, а все договорённости, достигнутые устным порядком, подлежат беспрекословному выполнению.

Регламент процедуры подбора персонала должен гарантировать:

• высокий профессионализм специалистов по подбору персонала;
• последовательность процедур;
• открытость критериев отбора;
• отсутствие дискриминации по признакам пола, возраста, расы и других особенностей, не связанных с деловыми качествами работников.

Основное предназначение регламента – сделать более отлаженным механизм подбора, чтобы он функционировал не от случая к случаю и сбивал работу компании, а имел регулярный выверенный характер. Именно поэтому солидными компаниями обязательно утверждается регламент процедуры подбора персонала, который также помогает разработать комплексную кадровую концепцию компании, рассчитать потребность в персонале на долгосрочную перспективу, разработать программы подбору, обучению и переквалификации сотрудников, разработать программы профессионального и должностного роста специалистов.

Регламент подбора персонала – это целостная система процедур полного цикла по введению нового сотрудника в действующий «организм» компании. Для успешного введения должны быть разработаны соответствующие должностные инструкции для всех, участвующих в подборе и пакет необходимых «кадровых» документов.

Если Ваша компания заинтересована в создании регламента процедуры подбора персонала, но не знает, как это сделать – обратитесь в нашу кадровую службу и наши специалисты с радостью вам в этом помогут.

ПРОЦЕДУРА ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

Кадровое агентство «Столичные огни» осуществляет поиск и подбор персонала для дома и офиса на различные вакансии, в том числе в соответствии с требованиями и критериями работодателей. Чтобы избежать пустой и не эффективной работы, мы рекомендуем Заказчикам предарительно ознакомиться с РЕГЛАМЕНТОМ ПО ПОИСКУ И ПОДБОРУ ПЕРСОНАЛА, а также с условиями Агентства.

РЕГЛАМЕНТ ПО ПОИСКУ И ПОДБОРУ ПЕРСОНАЛА

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ ЗАКАЗЧИКА:

1-Й ШАГ: Необходимо тщательно продумать профиль вакансии , личностные и квалификационные требования к специалисту: возраст, пол, наличие тех или иных навыков и опыта работы, компетенции, круг обязанностей, уровень заработной платы, социальный пакет, мотивирующее перспективы и т.п.

По оценкам специалистов, более 80 % успеха в поиске необходимого персонала зависит от правильной подачи заявки на подбор. На практике зачастую работодатель не вполне ясно представляет, какой именно специалист ему нужен и на какую зарплату.

2-Й ШАГ: Обратитесь в Агентство и сделайте заявку. Заявку можно сделать в удобной для Вас форме:

По телефонам указанным на сайте Агентства;

По электронной почте: [email protected]

Заполнить форму Заявки на сайте Агентства.

3-Й ШАГ: Уточните номер принятой заявки и имя персонального менеджера назначенного для работы с Вами (по телефону, либо в процессе переписки по Интернету.

4-Й ШАГ: Заключите договор с Агентством на услуги по поиску и подбору персонала Это Вы можете сделать до начала оказания услуг, либо в день первого собеседования с кандидатами в офисе компании, либо на вашей территории.

5-Й ШАГ: Отберите кандидатов для собеседования, на основании полученных от Агентства резюме соискателей на вакансию. Первичный отбор должен произойти в кратчайший срок после ознакомления с резюме кандидатов, присланных менеджерами Агентства на электронную почту, факс или на основании устной информации,переданной по телефону.

6-Й ШАГ: Проведите собеседование с выбранными кандидатами в согласованное сторонами время, в месте, которое выберет Заказчик - в офисе Агентства, на нейтральной территории (например, в ресторане, кафе), либо на территории работодателя. Собеседование проводится обязательно в присутствии менеджера Агентства! Выезд менеджера (если собеседование проводится не в офисе) дополнительно оплачивается в размере 800 руб. в пределах МКАД, и 1500 рублей - за МКАД.

7-Й ШАГ: Проверьте выбранного кандидата на профессионализм и психологическую совместимость. Назначьте кандидату испытательный срок (пробные дни ). Обычно пробные дни Заказчик назначает по своему усмотрению. Испытательный срок для домашнего персонала составляет до 3-х дней. Во время испытания работнику выплачивается зарплата за отработанное время, в рамках договорной цены.

8-Й ШАГ: Заключите трудовой договор (контракт) с кандидатом сразу после завершения испытания. Заключение трудового договора выгодно обоим сторонам (работодателю и работнику), т.к. только письменный документ, регламентирующий взаимоотношения и условия найма, имеет юридическую силу.

9-Й ШАГ: Оплатите услуги Агентства за поиск и подбор персонала. Это необходимо сделать сразу после принятия Вами решения о выборе кандидата на испытательный срок, так как мы передаем Вам реального работника, «рассекретив» всего его персональные данные, включая контактную информацию. Если по итогам испытания кандидат Вам не подойдет по мотивированным причинам, мы предложим других кандидатов или вернем деньги.

«ВАРИАНТ УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор Регламент «Подбор и адаптация персонала» Разработан: Введен в действие: 1. Назначение...»

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор

Регламент «Подбор и адаптация персонала»

Разработан:

Введен в действие:

1. Назначение

1.1.Регламент «Подбор и адаптация персонала» устанавливает порядок организации

процессов по подбору кандидатов на замещение вакантных должностей и адаптации

1.2. Основными задачами процессов подбора и адаптации являются:

Своевременное обеспечение Общества высококвалифицированным персоналом, обладающим компетенциями, соответствующими текущим и перспективным задачам Общества;

Обеспечение комфортного, быстрого и эффективного вхождения в должность новых работников;

Сокращение сроков выхода на плановый уровень производительности труда и достижение соответствия корпоративным стандартам качества деятельности впервые принятых или переведенных работников;

Развитие у нового работника позитивного отношения к Обществу в целях сохранения длительных трудовых отношений.

1.3. Регламент «Подбор и адаптации персонала» (далее по тексту - Регламент) реализует административный процесс «Управление персоналом» в части подбора и адаптации персонала.

2. Область применения

2.1. В выполнении операций, указанных в данном Регламенте, участвуют:

Руководители прямого подчинения Генеральному директору Общества

Руководители структурных подразделений Общества

Работники Департамента управления человеческими ресурсами Общества

Подразделение – заказчик;

Работник, назначенный наставником.

2.2. Действие данного Регламента не распространяется на случай подбора на должность Генерального директора Общества. В данном случае все работы осуществляются в соответствии с Уставом Общества.

3. Термины и определения Вакантная должность (вакансия) - свободная в настоящее время позиция в штатном расписании.

Кандидат - специалист, претендующий на замещение вакантной должности.

Внешний кандидат - кандидат, не являющийся работником Общества.

Внутренний кандидат - работник Общества.

Компетенция - совокупность знаний, навыков и личностных качеств, отражающих необходимые стандарты поведения для эффективного выполнения работы в должности.

Выделяются технические и личностно-деловые компетенции.

Личностные компетенции - совокупность знаний, навыков и личностно-деловых качеств, отражающих требуемые стандарты поведения в компании, которые носят универсальный характер для всех семейств должностей Общества.

Профессиональные компетенции - совокупность профессиональных знаний и навыков, www.hrtech.ru отражающих специфику деятельности Общества.

Модель компетенций - документ, содержащий перечень компетенций, их определений и краткое описание.

Профиль должности - уровеньпроявления компетенции относительно конкретной должности.

Испытательный срок - период времени, определяемый руководителями Общества в соответствии с Трудовым кодексом РФ, в течение которого проходит проверка соответствия работника занимаемой должности Адаптационный период - период, в течение которого происходит приспособление работника к профессиональным и социальным условиям труда.

Наставничество - форма обучения на рабочем месте, направленная на развитие прикладных, профессиональных компетенций работника.

Наставник - высококвалифицированный работник Общества, ответственный за адаптацию нового работника и развитие у него необходимых профессиональных знаний и навыков.

Непосредственный руководитель – руководитель, которому административно напрямую подчиняется работник.

Специалист по подбору - специалист Отдела оценки и развития персонала Департамента управления человеческими ресурсами, ответственный за проведение работ по подбору и адаптации персонала.

4. Владелец процесса

4.1. Владельцем процесса «Подбора и адаптации персонала» является Заместитель генерального директора – директор по персоналу.

4.2. Владелец процесса несет ответственность за:

а) организацию регулярного анализа функционирования процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий;

б) достижение показателей качества процесса;

в) реализацию Политики и целей в области качества Общества.

5.Общие требования

5.1. Основные принципы Ориентация на внутренние ресурсы - при закрытии любой вакантной должности в первую очередь рассматриваются кандидаты из числа работников Общества. Поиск внешних кандидатов на вакантную должность проводится только в том случае, если по результатам внутреннего отбора не был найден ни один подходящий кандидат.

Объективность оценок и сравнения - оценка кандидатов на вакантную должность производится с помощью сопоставления результатов оценки компетенций с профилем должности, на которую они претендуют. В результате, выбирается кандидат с наилучшим итоговым показателем оценки по компетенциям.

Обязательность испытательного срока - каждый работник, принятый на вакантную должность, обязательно проходит испытательный срок, кроме тех случаев, когда это запрещено законодательством. Кроме того, для всех принятых или переведенных на другую должность работников, обязательно прохождение адаптации с контролем ее результатов.

www.hrtech.ru Ответственность руководителя за укомплектование штата – руководитель каждого структурного подразделения несет личную ответственность за своевременность подачи заявки на подбор, а также качество оценки профессиональных компетенций кандидатов.

5.2. Ресурсы процесса 5.2.1 Финансовое обеспечение Владелец процесса планирует бюджет процесса и осуществляет контроль расходования денежных средств в соответствии с утвержденным бюджетом Общества.

5.2.2 Персонал Необходимые численность работников и их квалификация закреплены в штатном расписании подразделений ООО, утверждаемом Генеральным директором Общества и должностных инструкциях специалистов, осуществляющих деятельность по обеспечению функционирования данного процесса.

6. Описание деятельности

6.1. Участники процесса Матрица распределения ответственности приведена в Таблице 1.

–  –  –

6.2.Входы и выходы процесса 6.2.1.Входы/выходы, а также поставщики/потребители процесса «Подбор и адаптация персонала» в части Подбора персонала приведены в Таблице 2.

6.2.2.Входы/выходы, а также поставщики/потребители процесса «Подбор и адаптация персонала» в части Адаптации персонала приведены в Таблице 3.

* О – ответственный, отвечает за проведение и конечный результат работы;

У – участвует в проведении работ;

И – получает информацию о процессе

–  –  –

7.3. Порядок реализации функций 7.3.1. Подбор персонала При возникновении потребности в персонале и наличии вакантной должности в штатном расписании (либо в случае наличия информации о появлении вакансии в будущем вследствие увольнения работника, перевода работника на другую должность, введения новой должности и т.п.), руководитель СП:

Заполняет Заявку на подбор персонала;

Согласовывает ее с указанными в заявке должностными лицами;

Прикладывает копию утвержденной должностной инструкции;

Заявка на подбор персонала, утвержденная ЗГД - директором по персоналу передается в отдел персонала. Датой начала работ по подбору персонала считается дата поступления утвержденной Заявки в отдел персонала. При получении утвержденной Заявки, Специалист по подбору проставляет на ней дату получения, уточняет требования к кандидату, www.hrtech.ru определяет сроки предоставления руководителем разработанного теста для оценки уровня профессиональной квалификации (при необходимости).

Нормативные сроки закрытия вакансий устанавливаются, исходя из категории вакантной должности и, составляют:

Для должностей руководителей – до 45 календарных дней;

Для должностей специалистов/рабочих/служащих – до 30 календарных дней.

Специалист по подбору в процессе работы производит следующие действия:

Размещает объявление о вакансии в корпоративном формате на внешних (сайты о работе, СМИ и т.п.) и внутренних (сайт Общества) ресурсах;

Производит отбор резюме кандидатов в соответствии с требованиями, указанными в Заявке;

Полученные резюме кандидатов сохраняет в базе данных резюме;

Проводит предварительное телефонное интервью;

Проводит первичное собеседование, в процессе которого оценивает личностноделовые компетенции кандидатов, по результатам заполняет I часть Отчета о проведении оценки кандидата;

Представляет соответствующих заявленным требованиям и успешно прошедших первичный отбор кандидатов Руководителю СП.

Руководитель СП самостоятельно или совместно со Специалистом по подбору проводит повторное собеседование с кандидатом, в процессе которого оценивает профессиональные компетенции кандидата, при необходимости проводит профессиональное тестирование и заполняет II часть Отчета о проведении оценки кандидата.

После оценки профессиональных компетенций, руководитель СП передает заполненные Отчеты о проведении оценки выбранных им кандидатов Специалисту по подбору.

Специалист по подбору заполняет III часть Отчета о проведении оценки, согласовывает заключение с руководителем СП - заказчика и начальником Отдела персонала. Заключение о кандидате готовится в соответствии с принципами принятия решений, изложенными в Приложении №11 к Регламенту «Оценка персонала».

При необходимости, Специалист по подбору организует проверку кандидата Службой безопасности.

При положительном заключении о кандидате, Руководитель СП готовит СЗ на прием, прикладывает резюме кандидата, Отчет о проведении оценки и передает документы ЗГД директору по персоналу для согласования.

При рассмотрении кандидата на руководящую позицию, Специалист по подбору в обязательном порядке организовывает собеседование кандидата с ЗГД – директором по персоналу.

После согласования ЗГД - директором по персоналу, СЗ на прием передается в Отдел персонала.

Специалист по подбору:

согласовывает дату выхода кандидата на работу;

передает СЗ с визой ЗГД – директора по персоналу в ОК;

информирует Руководителя СП и ОК о дате выхода нового работника;

направляет кандидата в ОК на оформление.

www.hrtech.ru На открытые вакансии Общества могут претендовать как внешние кандидаты, так и работники Общества. Работники Общества имеют преимущество перед внешними кандидатами при равных результатах всех этапов отбора. Если на вакансию претендует работник Общества, Специалист по подбору обязан проинформировать об этом его непосредственного руководителя и получить визу на резюме работника о согласии на то, чтобы работник рассматривался на данную вакансию.

Для принятия решения Руководитель СП запрашивает в отделе персонала результаты оценки компетенций работника по текущей и будущей должности. При соответствии результатов оценки принципам принятия решений, изложенных в Приложении №11 к

Регламенту «Оценка персонала», Руководитель СП:

Подготавливает СЗ на перевод работника по форме Приложения №4;

Прикладывает результаты оценки по текущей и будущей должности;

Согласовывает СЗ с указанными в заявке должностными лицами;

Передает документы на утверждение ЗГД - директору по персоналу.

После согласования ЗГД - директором по персоналу, СЗ на перевод передается в ОК для оформления.

7.3.2. Адаптация персонала

Процесс адаптации персонала состоит из трех последовательных этапов:

подготовительный (до приема на работу);

введение в должность;

оценка результатов адаптации.

Подготовительный этап Предварительное знакомство с Обществом происходит на собеседованиях, когда кандидат знакомится со своим будущим руководителем, коллегами, получает информацию об Обществе, условиях работы, основных должностных обязанностях, формируя, таким образом, информационное поле, которое будет одним из источников его адаптации при вхождении в Общество.

На подготовительном этапе:

Специалист по подбору:

предоставляет информацию об истории Общества, основных продуктах и услугах;

предоставляет информацию о вакантной должности, основных обязанностях и функциях должности;

информирует о процедуре отбора и порядке взаимодействия;

согласовывает дату выхода на работу;

организует прохождение Наставником подготовки по программе тренинга «Наставничество: развитие навыков индивидуального обучения сотрудников».

подробно разъясняет должностные обязанности и роль должности в структурном подразделении, требования и ожидания от работника;

www.hrtech.ru предоставляет информацию об условиях работы в Обществе (графике работы и отдыха, порядке оплаты труда, о показателях и порядке премирования, социальных льготах);

обеспечивает своевременную подготовку рабочего места;

информирует о программе адаптации;

самостоятельно или совместно с Наставником (при его назначении) разрабатывает План работ на адаптационный период для нового работника.

Руководитель СП:

предоставляет информацию о целях, миссии и структуре Общества, месте и роли подразделения в системе бизнес-процессов Общества;

предоставляет новому работнику информацию о подразделении, принятом порядке взаимодействия с другими СП;

при необходимости, назначает ответственного за адаптацию нового работника Наставника, из числа работников своего подразделения;

разъясняет Наставнику обязанности, определяет область ответственности, контрольные точки, информирует о критериях оценки эффективности деятельности.

Наставник может быть назначен:

Студенту - практиканту на период прохождения практики или стажировки;

Новому, впервые принятому, работнику;

Работнику, назначенному, в результате перевода, на новую должность.

Наставником может быть назначен работник:

Имеющий стаж работы в Обществе не менее 1 года;

Имеющий стаж работы по специальности от 2-х лет;

Экспертно владеющий передаваемыми знаниями и профессиональными навыками;

Демонстрирующий стабильно высокие показатели в работе;

Располагающий способностью и готовностью делиться своим опытом;

Имеющий системное представление о своем участке работы и работе подразделения;

Поддерживающий стандарты и правила работы в Обществе;

Обладающий развитыми коммуникативными навыками, гибкостью в общении, умеющий понятно и доходчиво передавать информацию;

С высокой степенью самоорганизации и хорошими административными навыками;

По должности равный должности наставляемого работника или выше.

Наставник должен знать:

Основные положения локально - нормативных актов Общества в области оплаты труда, внутреннего трудового распорядка, социальных льгот и гарантий, документооборота, информационной безопасности и иных нормативных документов, связанных с профессиональной деятельностью;

Стандарты и правила работы;

Должностные обязанности обучаемого работника.

www.hrtech.ru Назначение наставника производится с его согласия.

Наставник:

Знакомится с целями, задачами и корпоративными стандартами наставничества;

принимает участие в подготовке Плана работы на адаптационный период нового работника;

Проходит обучение по программе тренинга наставников.

Введение в должность

На этапе введения в должность нового работника:

Специалист по подбору:

в течение первого месяца работы нового работника организует адаптационный семинар;

контролирует наличие Плана работ на адаптационный период на нового работника.

Непосредственный руководитель:

знакомит нового работника с коллективом подразделения и теми работниками, с которыми новому работнику необходимо будет взаимодействовать в процессе выполнения своих должностных обязанностей;

знакомит работника с Наставником;

в течение трех дней с даты вступления в должность знакомит под роспись нового работника с Планом работы на адаптационный период;

информирует о критериях оценки эффективности выполнения работ.

знакомит работника с месторасположением основных производственных и технических помещений;

знакомит работника с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, документами, регламентирующими деятельность подразделения;

обеспечивает необходимыми техническими средствами деятельность работника;

оказывает всестороннюю помощь и поддержку новому работнику при реализации Плана работ и осуществлении текущей повседневной деятельности;

собственными силами проводит необходимое обучение работника;

при необходимости, инициирует направление нового работника на обучение.

Адаптационный период для впервые принятого работника совпадает с продолжительностью испытательного срока, если он установлен.

В случае невозможности установления испытательного срока в соответствии с требованиями ТК РФ, а также в иных случаях (например, при переводе работника), адаптационный период может составлять от 1-го до 6-ти месяцев, в зависимости от категории должности, по решению Руководителя СП.

План работы на адаптационный период находится у работника.

Копия плана находится у непосредственного руководителя, а также предоставляется для контроля в Отдел персонала в течение 3-х дней с даты вступления нового работника в должность.

www.hrtech.ru Оценка результатов адаптации Оценка результатов адаптации проводится не позднее, чем за 7 рабочих дней до окончания адаптационного периода.

Новый работник:

не позднее, чем за 7 рабочих дней до окончания адаптационного периода заполняет отчет - часть I Плана работ и передает его Непосредственному руководителю/Наставнику.

Непосредственный руководитель/Наставник:

В день предоставления Отчета по Плану работ заполняет его, ставит свою подпись;

Знакомит работника с итогами прохождения адаптационного периода, выражает свои ожидания от дальнейшей работы;

Передает согласованный и заполненный отчет по Плану работ непосредственному руководителю/руководителю СП, предоставляя полную и подробную информацию о результатах деятельности работника для принятия решения об успешности прохождения адаптационного периода.

Непосредственный руководитель/Руководитель СП:

проводит анализ деятельности работника в адаптационный период, утверждает решение об успешности окончания адаптационного периода, заполняет отчет - часть II Плана работ;

передает согласованный отчет по плану работ начальнику Отдела персонала не позднее, чем за 4 рабочих дня до окончания адаптационного периода.

Начальник Отдела персонала:

в день получения заполненного Отчета по Плану работ подводит итоги адаптации;

копию заполненного Отчета по Плану работ передает в ОК не позднее, чем за 4 дня до окончания адаптационного периода.

В случае неудовлетворительного прохождения работником испытательного срока, Руководитель СП заблаговременно, не дожидаясь его окончания и наступления сроков подведения оценки результатов адаптации, обязан проинформировать об этом руководителей отдела персонала и ОК, указав причину. При невозможности устранения неблагоприятных обстоятельств, увольнение работника производится в порядке, предусмотренном ТК РФ.

8. Показатели мониторинга процесса Оценку функционирования процесса Владелец процесса осуществляет по данным показателей мониторинга.

Показатели мониторинга процесса приведены в Таблице 4.

–  –  –

Требования к специализации (предпочтительная отрасль, сфера деятельности, в которой работал кандидат) Требования к стажу работы и уровню должности кандидата в настоящее время (трудовой стаж, стаж в должности, текущий уровень должности и т.п.)

–  –  –

I.Оценка личностно - деловых компетенций

ТАБЛИЦА ЛИЧНОСТНОСТНЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ

Название компетенции Профиль Оценка Лидерство Клиентоориентированность Готовность к изменениям Ориентация на результат Анализ и принятие решений Эффективная коммуникация Межфункциональное взаимодействие

Оценку провел:

Специалист ОП ___________________ _________________ «____»_________20___г.

(ФИО) (подпись) (дата) II. Оценка технических компетенций

ТАБЛИЦА ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ

Название компетенции Профиль Оценка Понимание бизнеса Основы финансово-экономической деятельности Нормативно-правовое обеспечение деятельности Функциональная экспертиза

ТАБЛИЦА ТЕХНИЧЕСКИХ КОМПЕТЕНЦИЙ РАБОЧИХ

Название компетенции Профиль Оценка Промышленная безопасность и охрана труда Профессиональное мастерство

–  –  –

Результаты тестирования (при необходимости):

Тестирование провел:

Руководитель СП ___________________ _________________ «____»_________20___г.

(ФИО) (подпись) (дата) www.hrtech.ru III. Заключение по кандидату Кандидат соответствует профилю роли на ______ %

Сильные стороны кандидата:

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Слабые стороны кандидата:

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Заключение:

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

–  –  –

Служебная записка Прошу принять в штат ООО ________________________________________________________________________________

(Ф.И.О. кандидата) на должность ___________________________________________________________________

(наименование должности, согласно штатному расписанию) ________________________________________________________________________________

(полное наименование СП – департамент, отдел, служба) с окладом, согласно штатному расписанию в размере _______________ руб.

с графиком работы _____________________ (если график работы отличается от установленного КД).

–  –  –

Служебная записка Прошу перевести ________________________________________________________________________________

(Ф.И.О. работника) с должности ____________________________________________________________________

(наименование должности, согласно штатному расписанию, полное наименование СП – департамент, отдел, служба) с окладом, согласно штатному расписанию в размере ______________ руб.

на должность ___________________________________________________________________

(наименование должности, согласно штатному расписанию, полное наименование СП – департамент, отдел, служба) с окладом, согласно штатному расписанию в размере ____________ руб.

с "_____" ___________ 20___ г.

Результаты оценки по текущей должности: ________% Результаты оценки по новой должности: ________ %

–  –  –

Ф.И.О. работника Должность Структурное подразделение Ф.И.О. непосредственного руководителя Ф.И.О. наставника (при назначении) Период адаптации с «_____»___________20___г. по «_____»______________20____г.

–  –  –

www.hrtech.ru II. Оценка адаптационного периода Оцените знания работника в каждой области.

При оценке знаний пользуйтесь следующей шкалой оценок:

(3) – Работник свободно ориентируется в данной теме и правильно отвечает даже на вопросы о практическом применении полученных знаний (2) – Работник ориентируется в данной теме, но не всегда отвечает на вопросы, касающиеся практического применения полученных знаний (1) – Работник плохо ориентируется в данной теме и не может ответить даже на общие вопросы

Бюллетень Вып. 2 Курск, 2015 ББК 91.9 Н 76 Новые книги [Текст] : информ. бюл. : вып. 2: / МБУК "Централизованная система библиотек города Курска", Ин...» об организации заключительного тура будет разослана в начале февраля....» СООБЩЕНИЯ (М И И Т) _ Кафедра Железнодорожные станции и узлы К 130-летию со дня рождения акаде...»

«Памятка для организатора в аудитории Памятка содержит последовательность действий, которую следует выполнить организаторам (организатору) в аудитории при проведении экзамена с применением технологии печати КИМ в ППЭ. В случае, если при проведении экзамена предусмотрено участие двух организаторов в аудитории, рекомендуется следующее...»

«ГОДОВОЙ ОТЧЕТ СОДЕРЖАНИЕ Обращение председателя Совета директоров Общества 2 Обращение Генерального директора Общества 3 Доклад Генерального директора ОАО “Уралкалий” об итогах работы Общества в 200...»

2017 www.сайт - «Бесплатная электронная библиотека - электронные материалы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам , мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.