Työaikalomakkeen täyttäminen. Kuinka järjestää työaikalomakkeet

Kirjanpito ja valvonta ovat kaksi liiketoiminnan perusasettelua. Siksi työaikalomakkeen kirjanpito on olennainen kaikille yrityksille, joilla on vähintään yksi työntekijä osavaltiossa. Ja nämä eivät ole vain sisäisiä asiakirjoja palkan laskemiseen ja rikkomusten tunnistamiseen. Tämä on jokaisen työnantajan velvollisuus, joka on vahvistettu Venäjän federaation lainsäädännössä. Työaikakirjanpidon oikeellisuutta valvovat työ- ja veroviranomaiset, Rosstat ja työtarkastusvirasto. Siksi yrityksessä, jossa palkattua henkilökuntaa, koko ajanottoa säätelevä sisäisten asiakirjojen paketti on otettava käyttöön.

Aikataulu - standardit, säännöt ja ylläpitomenetelmät

Työaikakirjanpidon menettelystä ja säännöistä organisaatiossa säädetään ensisijaisesti 91 §:ssä Työlaki RF (osa 4), jossa todetaan, että kaikkien työnantajien on pidettävä säännöllistä kirjaa yrityksensä jokaisen työntekijän työajasta. Vain tämän rekisterin perusteella voidaan laskea palkat ja palkkiot, loma- ja sairauslomakorvaukset sekä muut työntekijälle maksettavat tuet. Joka kuukausi kaikki yritykset, joilla on palkattua henkilöstöä, riippumatta heidän oikeudellinen asema Ja organisaatiomuoto: ja jur. kasvot ja yksittäisiä yrittäjiä.

Toiseksi työaikalomake, joka on kirjanpidon ja henkilöstökirjanpidon ensisijainen asiakirja, on Venäjän valtion tilastokomitean asetuksessa nro 1 "Yhteistettyjen ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen hyväksymisestä kirjanpitoa varten" esitettyjen lakisääteisten vaatimusten alainen. työ ja sen maksaminen”.

Ensisijaisen tilin tärkeimmät vaatimukset:

1. Vain tähän tehtävään määräyksellä määrätyllä yrityksen työntekijällä on oikeus pitää kirjaa työajasta, muuten hänen toimintansa tarkastuksen aikana tunnustetaan laittomaksi ja itse rekisteri on mitätön. Tässä tapauksessa työnantajan on ensin tarjottava työntekijälle tämän toiminnon suorittamista lisämaksusta, ja hänellä on oikeus kieltäytyä tästä velvollisuudesta. Myös kirjanpitorekisterin pitämisen palkaton työ on laitonta. Tämän seurauksena yrityksen on ennen tuntilomakkeen täytön aloittamista vahvistettava ajanottajan käyttöönottoa koskeva määräys kaikilla tiedoilla, mukaan lukien työntekijän tutustumisviisumi. Työntekijän asemalla ei ole väliä, se voi olla:
2. Työtuntien kirjanpidon menetelmiä ei säädetä laissa. Keskeinen sääntö tässä on, että minkä tahansa menetelmän käyttö määräytyy paikallisen ajanottomääräyksen ja sisäisten työmääräysten mukaan.

   Ilman sisäisen kirjanpidon sääntöjä vahvistavaa määräystä työtuntilomake mitätöidään

3. Takaisin vuonna 2013 määräyksiä todettiin, että jokaisella työnantajalla on oikeus harkintansa mukaan valita yritykselle sopivampi kirjanpitomenetelmä, jotka voivat olla:
   • manuaalinen menetelmä, jolloin ajanottaja pitää rekisteriä paperilla ja täyttää sen säännöllisesti käsin. Tämä menetelmä toimii yrityksissä, joissa työntekijöitä on vähimmäismäärä ja kirjanpito on alkeellista, esimerkiksi kun kaikki tekevät saman verran töitä ilman ylitöitä;
   • sähköisessä muodossa, esimerkiksi työaikalomakkeen pitäminen excelissä. Tämä on yleisin tapa pienille ja keskisuurille yrityksille. Excelin avulla ajanottaja voi laskea automaattisesti kunkin työntekijän, osaston, organisaation lopulliset luvut tiedostoon aiemmin syötetyillä kaavoilla ja tallentaa kaikki työaikalomakkeet sähköisessä muodossa yleisesti vuodelle;

     Helppo pitää laskentataulukko Excel-muodossa

   • automaattinen ajanotto on tehokkain online-menetelmä, joka yhdistettynä 1C:hen ja yrityksen pääsyjärjestelmään antaa sinun hallita jokaisen työntekijän tuloa / poistumista reaaliajassa. Jokainen johtaja rakenneyksikkö tai toimitusjohtajalla on mahdollisuus nähdä jokaisen alaisen (ja itse) työtunnit. On selvää, että tällaista kirjanpitoa käytetään suurissa yrityksissä sekä osastoissa ja valtion virastoissa. Tämän menetelmän avulla on mahdollista vähentää virheet nollaan, vähentää vaikutusta inhimillinen tekijä ja automatisoida prosessin.

     Kulunvalvontaan liittyvässä 1C-ohjelmassa kirjanpito suoritetaan itse asiassa automaattisesti

4. Lomakkeen mukaan työaikalomakkeen ylläpitämiseen on neljä mahdollista vaihtoehtoa:
   
5. Varastointi kirjanpitoasiakirjat tulee suorittaa arkistointivaatimusten sekä lain nro 402-FZ 29 artiklan perusteella. Säilyvyys - 5 vuotta.

Työaikalomakkeen täytön oikeellisuutta ja säännöllisyyttä valvotaan pöytä- ja kenttätarkastuksissa. Työtarkastus voi myös tarkistaa, kuinka työaikalomaketta pidetään. Siksi perusasiakirjojen valvonta on vakava prosessi kaikille työnantajille.

Osallistuu ajan seurantaan ja tilastollinen raportointi yrityksen toimesta.

Työaikalomake on hyödyllinen oikean sisäisen kirjanpidon kannalta tietyntyyppiset työntekijöiden työajat. Se tarjoaa täydelliset perusteet rahalliseen demotivaatioon sekä huolimattomien työntekijöiden irtisanomiseen, koska se on työnantajan vakuutus työriidoissa (sekä sisäisissä että oikeudellisissa). Myös tuntikirjalaskenta on oikein käytettynä hyvä analyyttinen työkalu johdon laskentaan, jonka pohjalta voi säännöllisesti rakentaa aikatauluja ja analysoida työajan käytön tehokkuutta yrityksessä.

Videotarkistus: ajanoton pätevä organisointi

Kuinka täyttää työaikalomake oikein

Ensinnäkin sinun on opittava aikakirjanpidon perusvaatimukset:

1. Kirjanpitorekisterin tulee perustua Venäjän federaation hallituksen tasolla hyväksyttyyn tuotantokalenteriin. Sääntelyperusteet määrittämiselle vapaapäiviä sääntelee Venäjän federaation työlain 112 artikla. Kunkin vuoden tuotantokalenterissa määritetään työntekijöiden, lomapäivien ja myös 1 tunti ennen vähennettyjen määrä. yleiset vapaapäivät. Jokaisen vuosineljänneksen työtuntien määrä on säännelty, siirrot tehdään vakiotyöaikataulun mukaisesti.
2. Työaikalomake avautuu kuukauden ensimmäisenä kalenteripäivänä ja sulkeutuu viimeisenä päivänä. Tuotannon tarpeessa sallitaan väliraportointi, joka toimitetaan kunkin kuukauden viidentenätoista päivänä.
3. Tietojen syöttäminen etukäteen on kielletty. Siksi työaikalomake on täytettävä ja lähetettävä hyväksyttäväksi kuun päättymisen jälkeisinä ensimmäisinä arkipäivinä. Menettelyn ajankohta on vahvistettava sisäisessä säädöksessä.
4. Kirjanpitoa voidaan pitää sekä organisaation rakenneosien että koko yrityksen osalta. Tämä erä on vahvistettava sisäisissä kirjanpitosäännöissä. Jos kirjanpito hoidetaan erikseen, työaikalomakkeita laaditaan niin monta kuin organisaatiossa on osastoja.
5. Laskentataulukon jokainen solu on täytettävä.
6. Työtä haettaessa jokaiselle työntekijälle annetaan henkilönumero. Tämän koodin muuttaminen sisällä on laitonta työtoimintaa henkilö yrityksessä, eli kun työntekijän asema muuttuu, hän pysyy samana. Ja vaikka henkilö irtisanottaisiin, hänen henkilönumeroaan ei anneta kenellekään muulle kolmeen vuoteen.
7. Tuntilomakkeen täyttämisessä käytetään tilastolautakunnan hyväksymiä yhtenäisiä tunnuksia työajan kirjaamiseen. Valittavana on kaksi vaihtoehtoa - aakkosellinen ja numeerinen. Kumpaa niistä käytetään, tulee määritellä kirjanpitosäännöissä.

Venäjän federaation valtiovarainministeriö huomautti työajan kirjanpitoa koskevissa kommenteissaan, että työaikalomakkeen suunnittelua on kahdenlaisia ​​(ks. kirje nro 02-06-10/32007):

• jatkuva menetelmä - tiedot työskennellystä ajasta kirjataan jokaiselle kuukauden päivälle;
• poikkeamamenetelmä - kun kirjataan vain indikaattorit, jotka eivät liity tuotantoprosessin tasoon (henkilö oli poissa töistä, oli työmatkalla, oli toisella lomalla tai lepäsi ilman palkkaa jne.).

Vaiheittainen algoritmi työaikalomakkeen täyttämiseen

Otetaan näytteeksi yhtenäinen muoto T-13, joka kuvastaa kaaviota mahdollisimman täydellisesti. Täyttöjärjestys on seuraava:

1. Ensin laaditaan tuntilomakkeen otsikko, jossa ilmoitetaan henkilöstökirjanpidon tietostandardi:
   
2. Taulukkomuodossa täytetään kirjanpitorekisterin päivittäiset tiedot. Sarakkeen sisältö:
   
3. Ilmoituskortti sisään ilman epäonnistumista on painettava paperille ja vastuullisten työntekijöiden hyväksymä:
   

Taulukko: Tilastokomitean vahvistamat tuntilomakkeen koodit

Video-ohjeet: T-13-lomakkeen täyttäminen

Tuntilomakkeen virheellinen täyttö - tyypilliset virheet ja algoritmi niiden korjaamiseksi

Yleisin virhe lomaketta täytettäessä on koodin kiinnitys. lomapäivät aikana, jolloin tuotantokalenterissa on vapaapäiviä. Jos loma osuu vapaapäiville, raporttikorttiin syötetään kaikkien vakiokoodi - "B" tai "26" (vapaapäivä). Mutta lomakauden viikonloppuja ei oteta huomioon, joten lauantaina ja sunnuntaina työntekijällä on oltava "OT" tai "09" (loma).

Yhtä tyypillinen ero on viikonlopun tai loman matkapäivien virheellinen suunnittelu. Tapahtuu, että henkilö palaa työmatkalta klo 00.01, työlainsäädännön mukaan tämä tunnustetaan työmatkapäiväksi. Ja jos tämä tosiasia esiintyy työmatkan ennakkoraportissa, niin viikonloppuna että lomalla tulee olla raporttikortissa koodi "K / 06" (työmatka) eikä "B".

Oikaisujen tekeminen työaikalaskelmaan on normaalia ja se on kirjanpitoperiaatteen mukaan sallittua. Jos virhe havaitaan tuntilomakkeen laatimisen ja allekirjoittamisen jälkeen, ajanottajan on laadittava päivitetty asiakirja. Se laaditaan samalla tavalla kuin ensisijainen työaikalomake yhdellä erolla - asiakirjan otsikkoon merkitään, että lomake on korjaava, ja oikeat kirjanpitokoodit laitetaan. Lomakkeelle annetaan seuraava sarjanumero ensisijaisen numeron jälkeen. Säädöt on dokumentoitava. Työaikalomakkeeseen tulee liittää palvelu, jossa asiakirjojen jäljennöksiä käyttäen tulee näkyä selvennyksen syyt ja perusteet.

Esimerkiksi epätyypillinen tilanne on, kun työntekijä ei mene töihin eikä hänen esimiehensä tiedä miksi näin tapahtui. Henkilötietohallinnon sääntöjen mukaan tarvitset:

1. Pää - laatia raportti ja poissaoloasia.
2. Kaksi työntekijää - allekirjoittamaan asiakirjan todistajina.
3. Ajanpitäjälle - merkitse asiakirjaan koodi "HH / 30" (poissaolo selittämättömästä syystä).
4. Kun henkilö palaa työpaikalle, pyydä selitystä poissaololle. Tässä ovat mahdolliset vaihtoehdot:
   • työntekijä esittää työkyvyttömyystodistuksen - korjaavassa asiakirjassa merkintä muutetaan "B / 19", kopio sairauslomasta arkistoidaan;
   • ei ole asiakirjaa, joka vahvistaa hyvän syyn - rikkoja työkuri pitää kirjoittaa selitys. Jos syytä ei tunnusteta päteväksi, poissaolo ilmoitetaan korjauslomakkeessa. Sen liitteenä on jäljennökset säädöksestä ja perusteluista.

Korjauslomake voidaan täyttää kahdella tavalla:

1. Kopioi raporttiin indikaattorit, jotka eivät ole mukauttamisen alaisia, ja muuta vain niitä rivejä tarvittaessa.
2. Täytä vain ne työaikalomakkeen rivit, joissa tietoja on muutettava.

Korjaava työaikalomake laaditaan, kun jo allekirjoitettuun asiakirjaan on tehtävä muutoksia

Vastuu: jos työaikalomaketta ei ylläpidetä, jos siinä on virheitä

Työaikalomakkeeseen kirjataan tehtyjen työtuntien tosiasiat, palkkarahaston määrä, sosiaaliturvamaksujen määrä ja siitä riippuvat veropohjaa alentavat yrityskulujen luvut. Näin ollen, jos IFTS havaitsee verovalvonnan aikana työaikalomakkeessa virheitä tai sen puuttumista ollenkaan, voi tämä johtaa liiketoiminnan kustannusten toteamiseen dokumentoidusti perusteettomiksi. Tästä seuraa 2 vaihtoehtoa seuraamuksille:

1. Rangaistukset ja rangaistukset veropohjan tahallisesta aliarvioinnista.
2. Veronkannon määrän uudelleenlaskenta.

Työaikakirjanpidon tärkeimmät puutteet ovat Venäjän federaation hallintorikoslain 52.7 artiklan alaisia, ja siinä säädetään seuraamuksista:

• 1 000–5 000 ₽ - sakko, joka määrätään johtaja tai yksittäinen yrittäjä, jos rikkomus todetaan ensimmäistä kertaa;
• 30 000 - 50 000 ₽ - sakko organisaatiolle ensimmäisestä rikkomuksesta;
• 10 000-20 000 ₽ - sakko yksittäiselle yrittäjälle tai johdolle, kun rikkomus kirjataan toisen ja sitä seuraavien kertaa, he voidaan myös riistää yrityksen pääjohtajan tehtävästä yhdestä kolmeen vuodeksi;
• 50 000 - 70 000 ₽ - sakko oikeushenkilöille henkilöitä toistuvan rikkomuksen sattuessa.

Välittömälle toimeenpanijalle ei määrätä sakkoja - ajanottaja voidaan demotivoida vain sisäisillä teoilla. Yrityksen aikakirjanpidosta vastaa koko yhtiön johto ja asiakirjan varmentanut vastuuhenkilö.

Työaikalomakkeen pitäminen on jatkuvaa ja vastuullista työtä, josta on maksettava ja tätä vastuuta tulee käsitellä sen mukaisesti. Jokaisen, jolle tämä tehtävä on uskottu, tulee kirjata tarkasti ja tarkasti jokainen minuutti yrityksen työntekijöiden työajasta. Tämä vaikuttaa motivaatioon, säätelee sekä työntekijän ja työnantajan sisäistä suhdetta että ulkoisia työkiistoja. Tässä asiassa on myös melko vakava vastuu, joka lasketaan sekä yrityksen johdolle (pääjohtajan hylkäämiseen asti) että koko organisaatiolle kokonaisuudessaan.

Tehdessään työsopimuksia työntekijöiden kanssa talouden yksikön on järjestettävä heidän työajan kirjaaminen. Näihin tarkoituksiin voidaan käyttää kuukausittain avautuvaa työaikalomaketta, jossa vastuuhenkilö heijastaa työntekijöiden työaikaa, lomaa, sairauslomaa ja muuta poissaoloa työstä. Tämän asiakirjan sisältämien tietojen mukaan palkka lasketaan jälkikäteen.

Lainsäädäntö velvoittaa organisaation hallinnon tai järjestön yksittäisen yrittäjän pitämään kirjaa kunkin työntekijän työskentelyajoista. Työaikalomakkeen voi täyttää vastuuhenkilö, joka määräytyy johdon määräyksellä.

Useimmiten tällaisia ​​henkilöitä voivat olla osastopäälliköt, henkilöstötyöntekijät, kirjanpitäjät jne. Heidän vastuullaan on syöttää työjaksot tuntilomakkeeseen koodeilla ja salakirjoilla.

Työajan kirjaamisen teknisten keinojen kehittämisen myötä voidaan käyttää myös erikoistunutta korttia käyttävää järjestelmää, jonka avulla kirjataan työntekijän saapuminen ja lähteminen yritykseen. Työajan kirjaaminen voidaan tehdä jatkuvana työn heijastuksena tai yhteenvetona.

Jatkossa työaikalomakkeen tietoja hyödynnetään palkanlaskennassa, erityisesti aikaperusteisella järjestelmällä. Työaikalomake on yhdessä työsopimuksen kanssa yksi yrityksen kulujen perustelu, erityisesti verotuksessa.

Aikataulu ei vain kaappaa työaika, mutta voit myös valvoa, että työntekijä noudattaa työkuria. Sen avulla valvotaan työn kestonormien noudattamista ja ylityön tunnistamista. Monet tilastoihin toimitettavat ja henkilöstörekisteriä sisältävät raportit täytetään tuntilomakkeen perusteella.

Tärkeä! Jos yhtiö ei pidä työaikalomaketta, valvontaviranomaiset voivat määrätä siihen asianmukaisia ​​seuraamuksia.

Miten työntekijän työaika lasketaan?

Laki asettaa kahdenlaisia ​​standardeja - kuuden päivän työviikon (36 tuntia) ja viiden päivän työviikon (40 tuntia). Eli työntekijät voivat työskennellä viisi päivää kahdeksan tunnin työpäivällä tai kuusi päivää kuuden tunnin työpäivällä. Niiden rikkominen on sallittua harvoissa tapauksissa - tiivistetyllä kirjanpidolla tai epäsäännöllisellä aikataululla.

Ensimmäisessä tapauksessa normeja sovelletaan pidemmällä aikavälillä, esimerkiksi vuosineljänneksen, puolen vuoden aikana jne. Osoittautuu, että lyhyemmässä työssä tosiasia ei ehkä ole nykyisten normien mukainen, mutta se ei saa ylittää normeja valituilla suuremmilla aikaväleillä.

Joillekin työntekijöille voidaan soveltaa alennettua päivä- tai viikkomaksua. Se, kuinka tarkalleen sinun tulee ottaa huomioon työntekijöiden työaika, on sovittava. Työaikalomakkeesta tulee myös käydä ilmi kaikki se aika, jolloin työntekijä ei ole työskennellyt, mutta oli ilmoittautunut yritykseen.

Nämä ajanjaksot voivat sisältää:

• Sairaala.
• Katkosaika jne.

Raporttikortti aukeaa kuun alussa ja sulkeutuu sen lopussa. Vastuuhenkilö kuun puolivälissä summaa välisumman, joka vastaa ensimmäisen työajan tietoja. Asiakirjan allekirjoittaa osaston johtaja ja se toimitetaan henkilöstöosastolle tarkistettavaksi. Sitten se siirretään kirjanpitoon palkanlaskentaa varten.

Huomio! Vuoden 2017 tuntilomake voi olla aikaisempien kausien tapaan kahden tyyppinen - lomake t-12 ja lomake t-13. Ensimmäinen ei sisällä vain työajan laskentaa, vaan myös mahdollisuutta palkkojen laskemiseen. Lomaketta T-13 käytetään vain työajan vahvistamiseen, muita asiakirjoja käytetään palkan laskemiseen.

Onko elektronisten ohjausjärjestelmien käyttö laillista?

Laissa säädetään työnantajan velvollisuudesta kirjata työntekijän työaika. Näihin tarkoituksiin hänellä on oikeus käyttää erilaisia elektroniset järjestelmät. Mutta jotta ne voidaan toteuttaa käytännössä, yrityksen hallinnon on oltava säännöissä sisäisiä määräyksiä ja työntekijöiden kanssa tehdyissä sopimuksissa työsopimuksia heijastaa hetkeä.

Jos näin ei tehdä, näitä elektronisia järjestelmiä ei voida käyttää.

Yrityksen saapumis- ja lähtöaika vahvistetaan eri tavoin. Jatkossa tällainen järjestelmä täyttää työaikalomakkeen automaattisesti vastaanotettujen tietojen perusteella.

Lataa lomake ja näyte työaikalomakkeen täytöstä

Lataa lomake Excel-muodossa, by ja by.

Word-muodossa.

Excel-muodossa.

Huomio! Jos poissaolon syytä ei tiedetä, ilmoituskorttiin on kiinnitettävä kirjainkoodi "НН". Jatkossa tätä koodia tarkennetaan. Jos työntekijä oli sairas tänä aikana, koodi korjataan "B". Siinä tapauksessa kun asiaa tukevat dokumentit ei, koodin "НН" sijaan syötetään koodi "PR".

Lomat osuivat loma-aikaan

Työlain mukaan jos lomat osuvat loma-aikaan, niitä ei oteta huomioon kalenteripäivien laskennassa.

Kun työntekijälle myönnetään vuosilomaa, hänen aikanaan vapaapäiviä ei merkitä työaikalomakkeeseen, koska ne sisältyvät kalenteripäivien määrään - ne korvataan kirjainkoodilla "OT" tai vuosittaisella digitaalisella tunnuksella 09 loma, sekä OD-koodi tai nimitys 10 - lisävapaata varten.

Huomio! Vapaapäivät eivät sisälly kalenteripäivien määrään. Siksi työaikalomakkeessa tällaiset päivät on ilmoitettava kirjainkoodilla "B" tai numerolla 26.

Työntekijä sairastuu lomallaan

Jos työntekijä sairastuu lomalla, hänen on tämän tosiasian vahvistamiseksi annettava asianmukaisesti myönnetty sairausloma. Tästä johtuen lepopäiviä on pidennettävä sairauslomalla olevalla ajalla tai siirrettävä toiseen aikaan.

Loma-aika tulee aluksi merkitä raporttikorttiin kirjainkoodilla "ALKAEN" tai numerolla 09. Sairausloman antamisen jälkeen on aikalomaketta mukautettava - sairauspäiville aiemman merkinnän sijaan, kirjoitetaan koodi "B" tai numero 19.

Työmatka osui viikonloppuun

Työministeriön kirjeen mukaan kaikki työmatkapäivät on merkittävä raporttikorttiin, vaikka ne osuisivat viikonloppuihin. Tätä varten sinun on käytettävä raporttikortissa olevia merkintöjä - erityistä kirjainkoodia "K" tai digitaalista merkintää 06. Tässä tapauksessa tuntimäärää ei tarvitse ilmoittaa.

Jos työntekijä työmatkalla ollessaan työskenteli viikonloppuisin, niin työaikalomakkeessa hänet on merkitty koodilla "PB" - viikonlopputyö tai numerolla 03. Työtuntien määrä on merkittävä muistiin. vain yhdessä tapauksessa - kun yrityksen johto antoi työntekijälle tarkan ohjeen, kuinka monta tuntia vapaata hänen on käytettävä työhön.

Huomio! Tässä artikkelissa kuvataan yksityiskohtaisemmin kuinka se maksetaan.

Työlainsäädäntö velvoittaa työnantajat pitämään kirjaa työntekijöiden tekemisistä. Organisaatioiden oikeudellisesta asemasta riippumatta ja yksittäisten yrittäjien tulee ottaa huomioon työtunnit. Erityisesti tätä varten valtion tilastokomitea kehitti ja hyväksyi työaikalomakkeen N T-12 ja N T-13.

Tässä ovat täyttöohjeet, jotka auttavat heijastamaan tiedot oikein ja käyttämään tuntilomaketta järkevästi.

Miksi tarvitset työaikataulua

Tilastokomitean 1.5.2004 annetulla asetuksella nro 1 hyväksytty työaikalomake auttaa yrityksen henkilöstöpalvelua ja kirjanpitoa:

• ottaa huomioon työntekijän tekemä tai tekemättä jättämä aika;
• valvoa työaikataulun noudattamista (läsnäolo, poissaolo, myöhästyminen);
• saada virallista tietoa kunkin työntekijän työajasta palkkojen laskemiseen tai tilastoraporttien laatimiseen.

Hän auttaa kirjanpitäjää vahvistamaan palkkojen ja korvausten kerryttämisen tai karsimatta jättämisen laillisuuden kullekin työntekijälle. Henkilöstövastaava - seuraamaan äänestysprosenttia ja tarvittaessa perustelemaan työntekijälle määrätyn rangaistuksen.

Työaikalomake viittaa asiakirjalomakkeisiin, jotka toimitetaan työntekijälle irtisanomisen yhteydessä työkirja hänen pyynnöstään (Venäjän federaation verolain 84.1 artikla).

Huomioithan, että 1.1.2013 alkaen tuntien N T-12 ja N T-13 yhtenäiset lomakkeet eivät ole pakollisia käytettäväksi. Työnantajien on kuitenkin pidettävä kirjaa (Venäjän federaation työlain 91 §:n 4 osa). Organisaatiot ja yksittäiset yrittäjät voivat hallita työntekijöiden työpaikalla viettämää aikaa muillakin tavoilla. Mutta itse asiassa valtion tilastokomitean kehittämä lomakkeen muoto on melko kätevä ja sitä käytetään edelleen kaikkialla.

Kuka pitää työaikalomaketta organisaatiossa

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen haku- ja lomakkeiden täyttöohjeiden mukaan:

• vuoden 2019 tuntilomakkeen laatii ja ylläpitää valtuutettu henkilö;
• asiakirjan allekirjoittavat osaston johtaja ja henkilöstöpalvelun työntekijä;
• jonka jälkeen se siirretään kirjanpitoon.

Kuten näemme, säännöt eivät määrittele työaikalomaketta pitävän työntekijän asemaa. Hallituksella on oikeus nimittää kuka tahansa tätä tehtävää suorittamaan. Tätä varten annetaan määräys, jossa ilmoitetaan asema ja sukunimi vastuuhenkilö. Jos määräystä tällaisen työntekijän nimittämisestä ei anneta, kirjanpitovelvollisuus on täsmennettävä työsopimus. Muussa tapauksessa on laitonta vaatia työntekijää pitämään kirjaa. Suurissa organisaatioissa jokaisella osastolla on nimetty työntekijä. Hän täyttää lomakkeen kuukauden kuluessa, antaa sen osaston johtajalle allekirjoitettavaksi, joka puolestaan ​​tiedot tarkastettuaan välittää lomakkeen henkilöstövastaavalle. Henkilöstöosaston työntekijä tarkistaa tiedot, täyttää niiden perusteella työssään tarvittavat asiakirjat, allekirjoittaa työaikalomakkeen ja siirtää sen kirjanpitäjälle.

Pienissä yrityksissä näin pitkää ketjua ei noudateta - työaikalomake johtaa henkilöstön työntekijä ja siirtyy sitten välittömästi kirjanpitoon.

Mitä eroa on työaikalomakkeen lomakkeilla N T-12 ja N T-13?

Kaksi hyväksyttyä lomaketta eroavat toisistaan, toista (T-13) käytetään laitoksissa ja yrityksissä, joihin on asennettu erityinen kääntöportti - automaattinen järjestelmä, joka ohjaa työntekijöiden läsnäoloa. Ja T-12-lomaketta pidetään yleismaailmallisena, ja se sisältää lisäksi lisäosan 2. Se voi kuvastaa työntekijöiden kanssa tehtyjä palkkaratkaisuja. Mutta jos yritys pitää kirjanpitoa henkilöstön kanssa kuten erillinen näkymä kirjanpito, kohta 2 jää yksinkertaisesti tyhjäksi.

Aikalomakkeen täyttäminen

On kaksi tapaa täydentää laskentataulukkoa:

• jatkuva täyttö - joka päivä kaikki esiintymiset ja poissaolot kirjataan;
• täyttö poikkeamien mukaan - vain myöhästymiset, poissaolot huomioidaan.

Annamme esimerkiksi ohjeet T-13-lomakkeen täyttämiseen jatkuvalla täyttömenetelmällä.

Vaihe 1 - organisaation ja rakenneyksikön nimi

Syötä yläreunaan yrityksen nimi (IP:n koko nimi) ja rakenneyksikön nimi. Tämä voi olla myyntiosasto, markkinointiosasto, tuotantoosasto jne.

Vaihe 2 - OKPO-koodi

OKPO on koko venäläinen yritysten ja organisaatioiden luokitin. Rosstatin tietokantoihin sisältyvät osat:

• 8 numeroa oikeushenkilöille;
• 10 numeroa IP:lle.

Vaihe 3 - asiakirjan numero ja laatimispäivämäärä

• Asiakirjan numero annetaan järjestyksessä.
• Kokoamispäivä on yleensä raportointikuukauden viimeinen päivä.

Vaihe 4 - raportointijakso

Työaikalomake luovutetaan kuukaudeksi - elokuun ensimmäisestä viimeiseen päivään meidän tapauksessamme.

Vaihe 5 – Työntekijän tiedot

Jokaisesta osaston työntekijästä täytetään oma rivi.

• Järjestysnumero taulukossa.
• Työntekijän sukunimi ja asema.

• Jokaiselle työntekijälle annetaan henkilöstönumero, jota käytetään kaikissa sisäisissä kirjanpitoasiakirjoissa. Työntekijä säilyttää sen koko organisaatiossa työskentelyn ajan, eikä sitä siirretä toiselle henkilölle useiden vuosien ajan irtisanomisen jälkeen.

Vaihe 6 – Läsnäolo- ja aukioloajat

Lyhennettyjä tunnuksia käytetään työntekijöiden läsnäolo- ja poissaolotietojen täyttämiseen. Löydät luettelon niistä artikkelin lopusta erillisestä kappaleesta. Esimerkissämme työntekijälle Petrov A.A. 4 käytettyä lyhennettä:

• I - äänestysprosentti (äänestysosuuden tapauksessa työtuntien määrä kirjataan alasoluun);
• viikonloppuna;
• K - työmatka;
• OT - loma.

Vaihe 7 - kuukauden päivien ja tuntien kokonaismäärä

• 5. sarakkeessa ilmoitetaan työpäivien ja -tuntien lukumäärä puolen kuukauden välein.

• Kuudennessa sarakkeessa - kuukauden päivien ja tuntien kokonaismäärä.

Vaihe 8 - Palkkatiedot

Maksutyyppikoodi määrittelee tietyn käteismaksutyypin, joka on salattu numeroihin. Katso täydellinen koodiluettelo artikkelin lopusta. Esimerkki käyttää:

• 2000 - palkka (palkat);
• 2012 - loma.

• Vastaava tili - tili, jolta poistetaan tietyntyyppisen palkkion kulut. Meidän tapauksessamme palkkojen, matkamaksujen ja lomarahojen poistotili on sama.

• Sarakkeessa 9 ilmoitetaan kunkin palkkalajin työpäivien tai työtuntien lukumäärä. Meidän tapauksessamme läsnäolo- ja työmatkapäivät syötetään yläsoluun ja lomapäivät alasoluun.

Jos yhden tyyppinen palkka (palkka) koskee kaikkia työntekijöitä kuukauden aikana, niin päälle kirjoitetaan maksulajikoodi ja tilinumero, sarakkeet 7 ja 8 jätetään tyhjiksi, jolloin sarakkeessa 9 ilmoitetaan vain työpäivät tai työtunnit. . Kuten tämä:

Vaihe 9 – yksityiskohdat saapumatta jättämisen syistä ja ajasta

Sarakkeissa 10-12 on poissaolon syyn koodi ja poissaolotuntien määrä. Esimerkissämme työntekijä oli poissa 13 päivää:

• 3 päivää - työmatkan yhteydessä;
• Olin lomalla 10 päivää.

Vaihe 10 - vastuuhenkilöiden allekirjoitukset

Työaikalomake allekirjoitetaan kuun lopussa:

• kunnossapidosta vastaava virkamies;
• osastopäällikkö;
• henkilöstön työntekijä.

Kuinka merkitä loma työaikalomakkeeseen

Ennen loman merkitsemistä työaikalomakkeeseen on tärkeää tietää seuraavat asiat:

• millainen loma lopettaa;
• loma-aika - mistä päivästä mihin päivään työntekijä lepää;
• millä menetelmällä aikalomake täytetään - kiinteät vai vain poikkeamat kirjataan.

Erilaiset lomat on merkitty raporttikortilla seuraavilla lyhenteillä:

Käytettäessä molempia työaikalomakkeen täyttötapoja symboli lomaa liitetään jokaiselta työntekijän poissaolopäivästä. Se on vain niin, että jatkuvaa menetelmää käytettäessä jäljellä olevat päivät täyttyvät vuorovaikutuksista (ehdollinen koodi "I") ja poikkeamien laskentatapaa käytettäessä ne jäävät tyhjiksi.

Muut nimitykset ja koodit taulukossa

Annamme työaikalomakkeessa käytetyt kirjainmerkit taulukoiden muodossa.

Läsnäolo työpaikalla:

Poissaolo töistä:

Annamme vain palkkiotyyppien tärkeimmät digitaaliset koodit(Täydellinen luettelo on Venäjän liittovaltion verohallinnon määräyksessä 13. lokakuuta 2006 N SAE-3-04 / 706@):

Täytetty työaikalomakkeen malli

Ajan seuranta on erittäin tärkeä tehtävä. Työntekijä ei halua menettää kovalla työllä ansaittuja rahojaan, eikä organisaatio puolestaan ​​pyri maksamaan poissaoloista.

Tällaisten väärinkäsitysten välttämiseksi auttaa työajan kirjaamista koskevien raportointiasiakirjojen oikea-aikainen ja oikea ylläpito.

Mitä varten se on

Työaikalomake on vakiintunut asiakirja, joka sisältää tiedot kunkin työntekijän työajan noudattamisesta. Toisin sanoen tämä on taulukko, johon syötetään tiedot organisaation jokaisen työntekijän ulkonäöstä tai poissaolosta.

Tämän asiakirjan perusteella lasketaan palkat ja palkkiot tai määrätään sakkoja myöhästymisistä, poissaoloista ja muista poikkeamista työaikataulusta.

Tällainen työaikalomake on oltava yhtenä kappaleena, ja sen täytäntöönpanosta vastaavan työntekijän on säilytettävä se. Useimmiten tämä työ uskotaan henkilöstö- ja kirjanpitoosastolle, joskus osaston johtajalle tai ylimmälle johtajalle. Nimittämisen "ajastimen" virkaan tai pikemminkin asiaankuuluvien tehtävien määräämisen tulisi näkyä työsopimuksessa.

Muotovaihtoehdot

Voit ottaa huomioon, kuinka monta päivää ja tuntia työntekijä on työskennellyt eri menetelmillä, mutta Roskomstat on laatinut erityisiä lomakkeita. Ne ovat yksinkertaisia ​​ja selkeitä käyttää, ja niiden avulla voit seurata visuaalisesti työskentelyä "läsnäoloa" ja käyttää saatuja tietoja myöhemmin tehokkaasti.

varten budjettijärjestöt Otettiin käyttöön erityinen työaikalomakkeen nro 0504421 muoto.

Kaikille muille organisaatioille ja yrityksille hyväksyttiin lomakkeet T-12 ja T-13. Jälkimmäiset eroavat toisistaan ​​siinä, että T-13:a käytetään siellä, missä esiintymistä ja poissaoloja ei ohjata ihmisten vaan ihmisten avulla. automatisoidut järjestelmät(kääntöportit). Tulin töihin, kirjauduin tarkastuspisteeseen passilla ja jatkoin. Näin myöhästymiset, poissaolot ja muut poikkeamat työaikataulusta on helppo hallita.

T-13-lomakkeen lomakkeet täytetään useimmiten automaattisesti tai osittain teknisiä keinoja käyttäen.

T-12-lomakkeen työaikalomakkeet täytetään myös palkkojen laskentaa varten, joten tällaisen aikataulun ylläpito on kätevää uskoa kirjanpitäjälle.

Kuinka täyttää

Tärkeimmät työaikalomakkeen ylläpidon näkökohdat:

• taulukko on olemassa yhtenä kappaleena;
• täytetään päivittäin virallisten asiakirjojen (sairauslehdet, tilaukset, tilaukset jne.) perusteella;
• on kiellettyä poistaa sarakkeita ja kenttiä yleisesti hyväksytystä taulukosta.

Voit kuitenkin muokata taulukkoa. Joskus on tilanteita, joissa joudut lisäämään kenttiä olemassa olevaan lomakkeeseen. Esimerkiksi ottamaan huomioon tietyt työajat epätyypillisissä työvuoroissa. Tässä tapauksessa muutokset ovat mahdollisia, mutta vasta sen jälkeen, kun päämiehen määräys on allekirjoitettu.

Ennen raportointikuukauden alkua (2-3 päivää ennen) vastuuhenkilö avaa raporttikortin. Nyt on aika päättää, mikä suoritustapa valitaan. Tämä voi olla jatkuva rekisteröinti - päivittäinen läsnäolo / poissaolomerkinnät tai yksinomaan poikkeamien käyttöönotto järjestelmästä - myöhästyminen, yövuorot, ylityöt jne.

Esimerkki työaikalomakkeen täyttämisestä lomakkeen T-12 esimerkillä

Ensinnäkin otsikko ja kolme ensimmäistä saraketta täytetään. Nämä tiedot pysyvät pääsääntöisesti vakioina - rakenneyksikkö, työntekijöiden täydellinen nimi, henkilöstönumerot.

Sarakkeissa 4-7 merkitään päivittäin esiintymiset, poissaolot, vapaapäivät ja sairauspäivät. Tätä varten käytetään erityisiä nimityksiä jokaisesta syystä. Sairausloma on siis merkitty koodilla B, vapaapäivä on RV ja vuosiloma OT. Täydellinen luettelo nimikkeistä löytyy yhtenäisimmässä muodossa ensimmäiseltä sivulta.

On tärkeää muistaa, että kaikki pisteet merkitään tuntilomakkeeseen vain minkä tahansa asiakirjan perusteella. Kyseessä voi olla sairausloma, sisäinen määräys tai tutun työntekijän allekirjoittama ylityömääräys.

Usein on tilanteita, joissa ei ole täysin selvää, mitä koodia laittaa. Esimerkiksi työntekijä on palkallisella vapaalla, hänelle on annettu OT-koodi. Mutta tuolloin hänellä oli huolimattomuutta sairastua, eikä hän mennyt töihin sovittuna päivänä.

Jos työntekijä ei varoittanut meitä, on suositeltavaa kirjoittaa HH-koodit (poissaolo tuntemattomista syistä) ja korjata sairausloman saatuaan nämä merkinnät koodiksi "B". Jos työntekijä on löytänyt tavan ilmoittaa sairaudestaan, voit merkitä heti koodin "B".

Ehkä tällaisessa tilanteessa on parempi merkitä koodit "НН" ja "Б" ensin lyijykynällä, jotta ei pilaa yhdessä kopiossa olevan asiakirjan ulkonäköä. Jos lomake säilytetään sähköisessä muodossa, tällaisia ​​ongelmia ei synny.

Osa poissaoloista lasketaan "päiviksi", koska työntekijä ei voi olla vain puoli päivää lomalla tai olla kolme tuntia sairauslomalla. Tässä tapauksessa kirjainmerkinnän alle jätetään tyhjä sarake. Jos työntekijä myöhästyi 30 minuuttia tai teki ylitöitä 4 tuntia, työsuunnitelmasta poikkeamisen aika ilmoitetaan kirjainmerkinnässä.

Sarakkeissa 5 ja 7 on yhteenveto työpäivien väli- ja lopputuloksista, ja sarakkeet 8-17 tarjoavat täydellisen raportin jokaisesta työntekijästä - kuinka paljon hän työskenteli, kuinka paljon hän lepäsi, kuinka paljon hän jäi väliin ja miksi. Kunkin sarakkeen yläpuolella olevan otsikon nimestä käy selväksi, mistä tiedoista yhteenveto tulee tehdä.

Aikataulun ylläpidon ominaisuudet budjettiorganisaatioissa

Lomaketta nro 0504421 käytetään myös työjärjestyksen noudattamisen valvontaan, mutta sillä on hieman erilainen nimi ”Työajan käytön kirjanpito”, joka kuvastaa budjettiorganisaatioiden työn erityispiirteitä. Tästä raporttikortista löydät sellaiset nimitykset kuin "kouluvapaat", "korvaus pidennetyssä päiväryhmässä", "opintovapaa".

Tällaisen tuntilomakkeen ylläpitomenettely ei eroa yhtenäisistä kirjanpitolomakkeista T-12 ja T-13:

• tehty yhtenä kappaleena;
• avautuu 2-3 päivää ennen laskutuskauden alkua;
• käytetään muuttamatta vakiomuotoa.

Myös kaksi rekisteröintimenettelyä on otettu käyttöön - jatkuva (kaikki esiintymiset ja poissaolot kirjataan) ja poikkeamien ilmoittaminen.

Itse taulukossa on useita eroja. Tuntilomakkeen otsikossa tulee organisaation, rakenneyksikön ja viiteajan lisäksi merkitä sen tyyppi numerolla. Jos työaikalomake lähetetään "sellaisenaan" ilman muutoksia, sitä kutsutaan ensisijaiseksi ja se merkitään tässä sarakkeessa "0". Jokaisen myöhemmän säädön yhteydessä sinun on ilmoitettava muutosnumero järjestyksessä.

Ensimmäiset neljä saraketta täytetään välittömästi - nämä ovat työntekijöiden täydelliset nimet, henkilöstönumerot ja tehtävät. Seuraavat sarakkeet täytetään jakson edetessä. Sarakkeen yläosassa on ilmoitettu poikkeamat käyttötilasta tunteina (jos sellaisia ​​on), alaosassa kirjainmerkintä poikkeaman syystä. Sarakkeissa 20 ja 37 esitetään yhteenveto väli- ja kuukausisummasta.

Tässä lomakkeessa ei ole lisälaskelmia. Laskutuskauden lopussa tämä asiakirja siirretään kirjanpitoon, jossa sen perusteella lasketaan budjettiorganisaation työntekijöiden palkat.

Luettelo tässä työaikalomakkeessa käytetyistä nimikkeistä (lomake nro 0504421) löytyy taulukosta:

Miten loma määritellään?

Sana loma sisään henkilöstöasiat yhdistää monia käsitteitä. Alkaen asetuksesta ja päättyen siihen. Monet nuoret äidit eivät ole samaa mieltä, mutta tämä on myös loma, vaikka se tarjotaan pienen lapsen hoitamiseen.

Jokainen näistä lomapäivistä on merkitty omalla tavallaan tuntilomakkeeseen ja kannattaa kiinnittää erityistä huomiota yleisimpiin lomatyyppeihin ja niiden ilmoittamiseen.

Aikataulun mukaisesti

Lomamääräyksen perusteella, jossa tulee olla myös lomailijan oma allekirjoitus, tuntilomakkeeseen liitetään OT-koodi, jos kyseessä on pääloma, tai OD-koodi, jos se on ylimääräinen.

Omalla kustannuksella

Joskus työntekijä tarvitsee muutaman lomapäivän pääaikataulunsa ulkopuolella. Syyt voivat olla erilaisia, mutta ratkaisu on sama - jää ilman palkkaa.

Lainsäädännössä säädetään useista syistä tällaiseen lomaan - häät, vauvan syntymä tai surullisemmat tapahtumat, kuten lähisukulaisen kuolema. Näissä tapauksissa koodi "OZ" tulee kiinnittää.

Jos työntekijällä on eri syy ja hän saa samanlaisen loman johtajan kanssa, käytetään koodia "TO". Molemmissa tapauksissa merkintä tehdään työntekijän allekirjoittaman asiaa koskevan määräyksen perusteella.

Koulutus

Työn ja opiskelun yhdistäminen meidän aikanamme on pikemminkin normi kuin poikkeus, ja lainsäädäntö tukee tällaisia ​​työntekijöitä ja takaa opintovapaan. Vastaanotettuasi työntekijän asiaa koskevan hakemuksen ja saatuasi opiskelijan allekirjoittaman toimeksiannon, voit turvallisesti merkitä raporttikorttiin koodin ”U” koko opintovapaan ajalta.

On hyvä huomioida, että jos työntekijä sairastuu seuraavan istunnon aikana, lomaa ei jatketa ​​sairausloma-ajaksi ja koodi "B" voidaan syöttää vain opintovapaan päättymisen jälkeisinä päivinä, jos että työntekijä ei ehtinyt toipua ennen loman päättymistä ja toimitti sairauslomatodistuksen, joka vahvisti hänen epäonnistumisensa istunnon päätyttyä.

Raskauteen ja synnytykseen

Tällaista siunattua aikaa naispuolisille työntekijöille ei tietenkään pidä varjostaa byrokratia asiakirjoilla, joten äitiysloma tarjotaan sairausloman perusteella, raporttikortin koodi on "P". Samaa koodia käytetään vastasyntyneen lapsen adoptiossa.

Lastenhoitoon

Ja sen jälkeen annetaan määräys vanhempainvapaalle kolmen vuoden ikään asti. Tällainen loma on merkitty koodilla "OZH".

Asiakirjojen kanssa työskentely on aina vastuullista, mutta tuntilomakkeen täyttämisen perusteiden tunteminen säästää palkkakiistoilta ja muilta tämän tyyppisiltä pieniltä harmilta.

Video - työaikalomakkeen ja palkanlaskennan laatiminen 1C:ssä: