Modèle de lettre d'un particulier à une personne morale. Comment écrire une lettre officielle à une organisation? Lettre d'un particulier à une organisation

Actuellement pour s'inscrire nouvelle organisation, vous devez le spécifier adresse légale, qui sera ensuite inclus dans le Unified Registre d'État entités commerciales.

Référence. Sur la base de l'adresse légale fournie, l'organisation nouvellement créée est affectée à un bureau des impôts. De plus, toute la correspondance officielle sera également envoyée à cette adresse.

Ainsi, il est nécessaire de présenter une lettre de garantie à l'administration fiscale sur la fourniture d'une adresse légale, dont l'objet est le suivant :

Ainsi, il existe deux situations où il devient nécessaire de fournir un tel document :

1. Dans le cas d'une nouvelle organisation.
2. Lors du changement d'adresse légale d'une entité commerciale déjà existante.

Bien que la législation en matière d'enregistrement par l'État ne contienne pas d'instructions claires sur la nécessité de fournir un tel document, son absence peut néanmoins entraîner le refus d'enregistrer une nouvelle entité commerciale.

Nous avons parlé plus en détail de ce qu'est une lettre de garantie concernant la fourniture d'une adresse légale et de la manière d'écrire une telle lettre du propriétaire, lisez.

Caractéristiques des documents

Il n'y a pas de différences significatives dans le contenu d'une lettre de garantie rédigée par une personne physique et une personne morale. Cependant on distingue certaines caractéristiques inhérentes à un document établi par un particulier :

• le document est rédigé sur du papier ordinaire A4 (une personne morale utilise généralement du papier à en-tête) ;
• les détails n'indiquent que le nom complet du bailleur;
• il n'y a pas de sceau à la fin du document.

Qu'est-ce qui est inclus dans le contenu ?

Sur une note. Le contenu du document sur la fourniture d'une adresse légale, rédigé par un particulier, est généralement arbitraire.

Cependant, il doit inclure les points suivants :

• "en-tête" du document ;
• nom du papier ;
• contenu principal (cet élément sera décrit plus en détail ci-dessous);
• application;
• Signature et numéro de contact du propriétaire.

Comment disposer chaque élément ?

Ci-dessous est Instructions détaillées sur la procédure à suivre pour qu'un individu rédige un article sur la fourniture d'une adresse légale :

Important! La date de compilation ne peut pas être fixée, car la législation en vigueur ne limite pas la validité du document à la fourniture d'une adresse légale.

De plus, il convient de noter que Lors de la compilation d'un tel document, vous devez respecter les règles suivantes:

1. le texte doit être présenté de manière fluide et sans erreurs ;
2. lors de l'écriture, il est nécessaire d'utiliser exclusivement un style d'écriture professionnel;
3. à la fin de la lettre doit figurer la signature du propriétaire des lieux, ainsi que le titre de propriété de la propriété.

A qui est-il envoyé et comment ?

Ce document est établi par le bailleur à la demande du locataire. Ensuite, il doit être envoyé à l'IFTS.

Dans le même temps, le propriétaire des lieux doit être informé qu'il doit être constamment en contact au numéro spécifié.

Il existe plusieurs façons d'envoyer des documents à l'administration fiscale :

1. par visite personnelle;
2. en transférant des documents par l'intermédiaire d'un représentant officiel muni d'une procuration certifiée par un notaire ;
3. par courrier recommandé ;
4. via des services de livraison express ;
5. à travers la Soumission documents électroniques pour l'enregistrement d'état.

En résumé, on peut noter qu'un particulier qui est propriétaire de l'immeuble (locaux) a le droit de fournir.

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GOST 7.0.8-2013 «Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Travail de bureau et archivage. Termes et définitions » a fixé les principales significations des concepts que nous utiliserons plus loin :

• destination- requis contenant des informations sur le destinataire du document;
• détails des documents- élément de conception de document.

De plus, il faut faire attention au nouveau terme attribut, qui est activement utilisé lorsque l'on travaille avec de la documentation scientifique et technique électronique et est considéré comme partie obligatoire des accessoires document. Les règles de formatage du "destinataire" requis, établies par GOST R 6.30-2003, prévoient diverses options pour sa conception - les principaux attributs du "destinataire" requis sont formatés ou non formatés différemment.

Et enfin le terme destination doit être distingué du concept obsolète destinataire, qui est néanmoins mentionné dans l'annexe au Règlement du travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux (approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2009 n ° 477) au sens auteur, c'est à dire. expéditeur de documents(et par dessus tout des lettres).

Étant donné que la correspondance occupe généralement plus de 80% du flux de documents des organisations, nous examinerons les règles d'émission de la condition «destinataire» en utilisant l'exemple des lettres de service officielles, qui sont rédigées sous forme papier et envoyées au destinataire principalement par courrier. .

Dans le processus de correspondance, les gestionnaires, les employés et la direction du bureau de l'organisation doivent tenir compte des facteurs suivants :

• technologique, ce qui signifie que l'organisation enverra sa lettre par l'intermédiaire des bureaux de poste ou en utilisant les services d'entreprises qui livrent la correspondance. Ces sociétés et la poste russe agissent en tant que tiers indépendants pendant le processus de livraison. Lors de la rédaction d'une lettre, il est nécessaire de prendre en compte la manière dont elle sera envoyée, emballée, que l'ordre et la séquence d'enregistrement des attributs d'adresse postale sont établis par les règles de fourniture des services postaux, qui sont approuvées par décrets du Gouvernement de la Fédération de Russie et sont périodiquement mis à jour ;
• managérial, parce que La lettre peut comprendre :
  • spécifique décision managériale, offre, rapport ou réclamation - il peut être adressé à une organisation supérieure ou à un partenaire égal, client ;
  • ordonnance contraignante ou normative acte légal, qui est envoyé aux organisations subordonnées pour exécution ou pour information.
    C'est-à-dire que le but de la création et le contenu du document, la place de l'organisation auteur dans le système de gestion et les relations avec le destinataire de la lettre affectent la conception de l'attribut "destinataire". De plus, la lettre doit être envoyée à ce point (organisation, fonctionnaire, spécialiste, subdivision structurelle), lorsqu'il y a autorité pour résoudre la question exposée dans le document, définitivement et au fond. Si vous avez plusieurs questions/suggestions pour cet organisme qui ne sont pas liées entre elles et dont la solution relève de la compétence de personnes différentes, alors il vaut mieux écrire une lettre séparée à chaque « destinataire final ». Et si vous ne savez pas qui sera chargé de répondre à vos questions, vous pouvez les énoncer dans une lettre adressée à PDG ou l'adresser de manière générale à l'organisation ;
• facteur d'étiquette- la nécessité de respecter les règles de courtoisie acceptées, compte tenu de la situation particulière communication d'entreprise, le statut et la qualité du destinataire (personne morale ou physique, supérieur ou organisation subordonnée, la lettre est envoyée pour la première fois ou à un correspondant permanent, etc.).

Forme de la lettre de l'organisation

Pour la correspondance, presque chaque organisation développe et approuve son propre papier à en-tête. La composition de ses détails et des exemples de conception peuvent être trouvés:

• dans GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasserie » (Figures B.2 - B.4) et
• Lignes directrices pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales, approuvées. par arrêté des Archives fédérales du 23 décembre 2009 n° 76 (chiffre 3.3.1 avec annexes).
  Les organisations accordent beaucoup d'attention à la conception du papier à en-tête et l'incluent même dans le livre de style "entreprise", ce qui est tout à fait juste, car. il est le visage entité légale, forme l'image de l'auteur de la lettre et l'impression sur lui. Mais ce n'est pas seulement la qualité du papier et les couleurs de peinture utilisées pour fabriquer le papier à en-tête. Le formulaire indique les noms complets et abrégés de l'organisation, la forme juridique et la subordination. Le plus important est de suivre la conception correcte des informations sur l'auteur qui y sont indiquées, énumérant tous les moyens de contacter l'auteur. Dans l'environnement extérieur, cela traduit des signes de stabilité, de préparation aux contacts, d'ouverture et de "bonne volonté" de l'organisation.

L'emplacement des détails dans le formulaire peut être :

• longitudinal(comme dans l'exemple 1) soit
• coin:
  • centré(comme dans l'exemple 2) ou
  • drapeau(les attributs sont situés dans la même zone latérale, mais le texte de chaque ligne commence à partir du bord de la marge de gauche).

Les formulaires longitudinaux et d'angle ont un emplacement différent de l'attribut "destinataire", il est indiqué par un ombrage orange (comparer les exemples 1 et 2).

Attributs de l'attribut "destinataire"

De plus, la réponse à la question "Où ?", c'est-à-dire conception des attributs adresse postale”, GOST considère comme facultatif. Si cela convient, ses éléments sont rédigés dans l'ordre prévu par les règles de fourniture des services postaux (ceci est établi par les recommandations méthodologiques pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales, annexe n ° 11). L'indication de l'adresse postale sur la lettre elle-même devient pratique lorsque vous utilisez une enveloppe avec une fenêtre dans laquelle toutes les données sur le destinataire (à qui et où la lettre doit être livrée) seront visibles, alors ces informations ne devront pas être dupliquées sur l'enveloppe manuellement ou en collant une « étiquette ». Avec de gros volumes de correspondance, cette approche permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent.

Si la lettre est adressée organe d'État, organe d'autonomie locale, autorité suprême, organisation supérieure, alors l'attribut "adresse postale" n'est toujours pas renseigné (il n'est indiqué que sur l'enveloppe). Voir les exemples 3 et 4.

Si la lettre est envoyée au premier le chef de cette "organisation supérieure", alors le nom de l'organisation est inclus dans le poste, voir les exemples 5 et 6. Le poste et le nom complet sont écrits au datif.

Exemple 1

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Exemple 2

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Exemple 3

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Exemple 4

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Exemple 5

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Exemple 6

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Si la lettre adressé à un pair tiers ou à une organisation en aval, alors l'attribut «destinataire» de la lettre peut inclure une adresse postale, qui est mieux séparée du nom de l'organisation par des intervalles de 1,5 à 2 lignes et commence par une lettre minuscule comme prescrit par GOST R 6.30-2003 (par exemple, « st. » ou « pr. ») :

Exemple 7

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Si la lettre est adressée chef organisation, alors le poste comprend le nom complet de l'organisation avec une indication de la forme organisationnelle et juridique :

Exemple 8

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Si la lettre est adressée au responsable de l'organisation avec laquelle la communication n'est pas la première fois, il est préférable de ne pas indiquer l'adresse postale.

Si la lettre est adressée administrateur général ou autre fonctionnaire (et non le premier administrateur), alors les options sont autorisées (avec ou sans l'ajout d'une adresse postale), et vous devez faire attention aux cas, à l'interligne. S'adresser à un fonctionnaire se fait toujours au datif ; si le nom de l'organisation est séparé de sa position, alors il est écrit au nominatif :

Exemple 9

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Exemple 10

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Si la lettre est adressée unité structurelle de l'organisation, puis dans le "destinataire" requis, indiquez d'abord le nom de l'organisation (les abréviations établies sont autorisées), et ensuite seulement - cette unité structurelle dans le cas nominatif.

L'interligne dans les exemples 7, 10 et 11 pour séparer les attributs de l'attribut "destinataire" est souhaitable pour accélérer la perception et l'isolement des informations par le destinataire, mais ce n'est pas une exigence stricte.

Exemple 11

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Exemple 12

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Si la lettre est adressée au chef d'une subdivision structurelle, le nom de l'organisation (au nominatif) est inclus dans le "destinataire" requis, et le nom de la subdivision est inclus dans le nom complet du poste dans le cas datif :

Exemple 13

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GOST R 6.30-2003 établit une méthode de conception généralisée des destinataires lors de l'envoi de lettres à plusieurs organisations homogènes ou plusieurs divisions structurelles une organisation. Cette méthode fournit :

• sur la lettre elle-même, le dessin du nom généralisé des destinataires ;
• compilation supplémentaire d'une liste distincte pour les lettres d'envoi, qui comprend leurs noms et adresses postales spécifiques.

Exemple 14

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Exemple 15

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Consultez l'article "Créer des enveloppes dans MS Word" pour savoir comment personnaliser votre adresse d'expéditeur, créer rapidement de nombreuses enveloppes selon un modèle et une liste de diffusion donnés, les décorer avec un arrière-plan ou un motif (des idées sont suggérées pour concevoir une enveloppe d'ici le 23 février et le 8 mars

Liste de diffusion ou liste de diffusion est formé par l'exécuteur de la lettre sur la base du classificateur d'organisations et de leurs adresses, qui est généralement accumulé dans le service de bureau à la suite d'opérations d'enregistrement de documents (dans l'EDMS ou dans des tableaux Word, Excel). Sur chaque enveloppe dans laquelle chaque copie de la lettre est scellée, le nom et l'adresse spécifiques de l'organisation sont indiqués conformément à la liste de diffusion. Sur la base de cette liste, les informations d'impression sur les enveloppes peuvent être configurées automatiquement même via Word.

Il convient de noter que cette méthode est généralement utilisée par une organisation supérieure lors de l'envoi de lettres à ses organes subordonnés.

Cependant s'il n'y a pas plus de 4 destinataires d'une lettre, alors tous les destinataires sont établis sur le document lui-même, alors vous pouvez vous passer de la liste de diffusion (le mot "Copie" ne rentre pas devant les 2ème, 3ème et 4ème destinataires). Cette limite du nombre de destinataires dans une lettre est établie par GOST R 6.30-2003 et le bon sens. Dans ce cas, l'adressage est formalisé dans le coin supérieur droit sous la forme d'une liste des détails du "destinataire" pour chaque organisme / organisation, mais toutes les copies d'une telle lettre sont signées comme des originaux, et chaque copie est scellée dans une enveloppe séparée, sur lequel l'adresse postale spécifique correspondante est émise.

Cette méthode d'adressage est pratique à utiliser lorsqu'il est nécessaire de notifier des faits de violation, des événements importants, en premier lieu, des autorités supérieures, de surveillance et de réglementation. Ainsi, tous les destinataires verront à qui d'autre cette lettre a été envoyée.

Exemple 16

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Si une lettre de même contenu (une lettre d'offre, par exemple) doit être envoyée à plusieurs organisations "indépendantes", il est préférable d'émettre chaque lettre dans le statut de l'original, c'est-à-dire sur chacun indiquent un destinataire individuel. Dans ce cas, les numéros d'enregistrement de ces lettres seront différents.

Enregistrement du "destinataire" requis lors de la maintenance correspondance avec des particuliers a ses propres caractéristiques. Le premier attribut est le nom de famille au datif, suivi des initiales puis de l'adresse postale :

Exemple 17

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Lorsqu'on adresse une lettre à un fonctionnaire avec indication de sa fonction, les initiales sont rédigées avant nom de famille (voir exemples 9, 10, 13), puisque l'identification principale du destinataire est effectuée par le titre du poste. Lorsqu'on adresse une lettre à une personne privée, ses initiales sont indiquées derrière noms de famille (exemple 17), puisque notre identification en tant que citoyens se fait principalement par le nom de famille. Lors de la conception du nom de famille et des initiales, ils sont séparés par un espace, les initiales ne sont pas séparées par un espace, c'est-à-dire "Je.Je. Ivanov", mais pas "Moi". I.Ivanov.

Comment est-ce juste dans correspondance commerciale abréger les noms doubles et les doubles patronymes du destinataire, écrits avec un trait d'union, par exemple, Khozh-Ahmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Voir la réponse à la question "Comment est-il correct d'abréger les doubles noms et les doubles patronymes du destinataire écrits avec un trait d'union dans la correspondance commerciale ? »

Afin de ne pas se tromper lors de l'adressage, il est nécessaire de rechercher sur les sites Web des organisations les adresses postales exactes, les noms, prénoms et titres des responsables, ainsi que d'autres informations qui aideront à établir au mieux la communication au premier stade de la perception du document. Vous pouvez essayer d'obtenir des informations similaires auprès du secrétaire, glaner des documents reçus de cette organisation.

Portez une attention particulière à l'utilisation des lettres majuscules et minuscules dans les noms d'organisations et de postes. Les normes de la langue russe suggèrent d'écrire une position avec une lettre minuscule (minuscule), mais une position élevée spécifique peut également être écrite avec une lettre majuscule, si elle est fournie documents fondateurs et les réglementations locales de l'organisation bénéficiaire. Faites attention à ces subtilités.

Le facteur étiquette

Appel- une phrase d'étiquette conditionnelle, une formule de discours qui exprime le respect et une attitude amicale et polie envers le destinataire. Il est recommandé de terminer point d'exclamation, soulignant l'importance à la fois de la question et de l'appel à cette personne.

Contacté le plus souvent de nom(Exemple 18), beaucoup moins souvent - par poste(Exemple 20). La deuxième option est de nature strictement commerciale et est utilisée lorsqu'il s'agit d'une personne occupant un poste officiel élevé dans les organes de l'État et municipaux, une grande organisation. Encore moins fréquent nom de famille sans initiales(Exemple 19) - cela met l'accent sur la "distance", la formalité de la relation entre l'auteur et le destinataire, assez typique pour la correspondance avec une personne privée.

Exemple 18

Adresse par nom

Réduire 20

Une autre façon spéciale attitude respectueuse au destinataire apparaît dans le "cadre étiquette": "Profondément respecté...." – "Avec un profond respect", qui est utilisé lorsqu'on s'adresse à une personne supérieure (président du conseil d'administration, chef d'une autorité supérieure ou d'une administration, etc.), ainsi qu'en cas de félicitations, par exemple, à une date anniversaire.

Appel "Cher..." même dans le cas de félicitations au destinataire, il doit être utilisé avec prudence, car. dans les relations officielles, une certaine distance managériale doit encore être observée.

Appel "Cher" est actuellement considéré comme obsolète, redondant - ne correspondant pas aux normes du style commercial moderne de la langue littéraire russe.

Règles spéciales de traitement progressivement formées lors du traitement des recours des citoyens. En réponse à leurs lettres "bonnes pratiques" les organismes d'État et les gouvernements locaux recommandent les formules de discours suivantes :

Exemple 22

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Mais quelle que soit la question soulevée dans le recours du citoyen, sur la situation (conflit, plainte ou recours sur une question personnelle, pour la première fois ou à nouveau, etc.), il est toujours formule universelle pour s'adresser aux citoyens est une adresse par nom et patronyme (comme dans l'exemple 18).

Les organisations commerciales, lors de la correspondance avec les clients et de l'examen de leurs réclamations, peuvent être guidées par les mêmes recommandations.

Une partie intégrante du flux de documents commerciaux de l'entreprise est la préparation et la réception des lettres officielles.

Il existe plusieurs types de ces documents qui sont établis conformément à certaines exigences, qui seront abordées dans cet article.

L'un des moyens d'échanger des informations de nature commerciale est l'exécution d'une lettre officielle. Ces documents constituent une partie essentielle de la documentation entrante et sortante de toute entreprise ou organisation.

Il existe 3 types de lettres :

• personnel;
• semi-officiel (généralement à propos d'une demande d'informations);
• entreprise (en d'autres termes, officielle).

Le dernier type est le plus courant et le plus diversifié. Le texte de la lettre officielle doit être rédigé conformément aux exigences de l'étiquette commerciale.

Ces documents expriment des salutations lors d'une occasion solennelle, des félicitations, des souhaits, transmettent toute information liée aux affaires, etc. Par exemple, Lettres d'action de grâces contribue au renforcement des partenariats entre les entreprises ou leurs salariés.

Il existe plusieurs types de courriers officiels :

• publicité;
• accompagnement;
• informationnel ;
• garantie;
• instructif;
• réclamation;
• commercial;
• lettres de notification ;
• lettres de confirmation ;
• lettres contenant une demande, une réponse, une demande ou un rappel d'un événement.

Le document doit être délivré sur une feuille de papier A4 ou un papier à en-tête spécial de l'entreprise. Dans le premier cas, les coordonnées de l'organisme qui a envoyé la lettre sont requises.

Il est permis d'utiliser du papier A5, cependant, le papier à en-tête officiel de l'entreprise jouit d'une grande confiance des clients et des contreparties.

• "chapeau" (détails de l'entreprise);
• date d'écriture ;
• le but de l'appel (l'essence principale de la lettre);
• conclusion (bref résumé, exigence, attente d'une réponse à une question, etc.) ;
• des informations sur l'expéditeur et la méthode de retour d'information ;
• applications.

Dans la correspondance commerciale, il est important de suivre certaines règles et un style de communication, qui seront discutés ci-dessous.

Conditions requises

Si l'appel est fait sur le papier à en-tête de l'entreprise, il n'est pas nécessaire de re-spécifier les détails. L'expéditeur a le droit d'ajouter le site Web de l'organisation, son nom complet et son numéro de téléphone officiel qui a préparé le texte du document.

Détails généralement indiqués en lettres :

• Nom de l'entreprise;
• code selon OKPO et/ou OKUD ;
• logo de l'organisation (si l'entreprise est étatique ou municipale, l'emblème de l'État est indiqué);
• adresse postale, électronique et légale ;
• numéros de téléphone et de fax ;
• coordonnées bancaires;
• des informations sur le destinataire ;
• signature de l'expéditeur.

Si la lettre est une réponse à un appel d'un citoyen ou d'une organisation, son « en-tête » doit contenir un lien vers le document dans lequel la question a été posée et la date de sa rédaction. De plus, après les détails au centre, vous devez écrire le nom de la lettre (par exemple, «Décision», «Avis», etc.).

Un document est considéré comme valable s'il indique la date effective de sa signature et de son envoi ultérieur au destinataire.

Objectif de la demande

Dans cette partie du texte, vous devez indiquer les raisons pour lesquelles vous avez contacté l'entreprise. Si la raison était un événement (par exemple, une décision de justice ou l'achat de biens de mauvaise qualité), le document doit faire référence à ce facteur et étayer sa position à l'aide de preuves.

Si nécessaire, l'expéditeur joint à la lettre principale une preuve documentaire de sa position.

Conclusion

Dans cette partie, la personne qui a postulé auprès de l'organisation avec l'aide de lettre d'affaires, énumère les conclusions qu'il a tirées sur la base des observations ci-dessus, formule des demandes ou des suggestions, pose une question, etc.

En pratique, les lettres officielles peuvent ne comporter que la partie finale.

Informations sur l'expéditeur

Habituellement, les données personnelles concernant l'expéditeur sont indiquées dans "l'en-tête" du document. La lettre commerciale doit se terminer par la signature du demandeur. Habituellement, cette responsabilité incombe au chef d'entreprise et, en son absence, à un fonctionnaire autorisé (par exemple, un adjoint).

Si le recours est envoyé à l'initiative d'un citoyen ou d'un entrepreneur individuel, une signature personnelle est apposée sur le document individuel et son nom complet.

Applications

Ils ne sont pas un ajout obligatoire à la lettre, cependant, si nécessaire, ils sont joints au document sur des feuilles séparées.

Le contenu du document est décrit dans un langage simple et compréhensible, sans l'utilisation d'expressions grossières ou incultes. Il est recommandé de composer le texte dans un volume n'excédant pas une page ou une feuille (lorsqu'il est rempli recto-verso).

Les principales caractéristiques de ces lettres sont les suivantes :

• contenu de l'information;
• brièveté.

Parlons des réclamations. Voici environ comment rédiger une réclamationà l'acheteur (client) au nom du vendeur. Ce besoin désagréable peut survenir pour chacun de nous. Nous déterminerons comment rédiger correctement une plainte et l'enverrons au destinataire afin que nos demandes soient entendues.

Rappelons les principales règles de toute réclamation.

Premièrement, le destinataire doit violer quelque chose (contrat, prescription, loi, etc.). C'est très important, surtout en ce qui concerne les réclamations des particuliers. Sentez la différence : une réclamation selon laquelle le serveur a mal calculé la facture, avec un chèque en pièce jointe, et une réclamation selon laquelle le même serveur était impoli.

Deuxièmement, la réclamation doit être accompagnée de documents attestant de la violation de vos droits : chèques, copies des contrats et cartes de garantie, etc. Plus il y a de preuves d'une violation, plus grandes sont les chances de satisfaire aux exigences.

Troisième, exigences. Ils doivent figurer dans la réclamation. Il semblerait que cela soit évident, mais il y a souvent des réclamations qui énoncent simplement la violation ou contiennent la phrase « Veuillez agir ». Veuillez indiquer en détail les mesures qui, selon vous, devraient être prises.

Comment bien décrire vos besoins ? Le plus souvent, l'acheteur, lors de la rédaction d'une lettre de réclamation, est guidé par la loi sur la protection des consommateurs (Loi de la Fédération de Russie du 7 février 1992 n° 2300-1 "Sur la protection des droits des consommateurs"), à savoir son article 18, qui est appelé "Droits des consommateurs en cas de défauts du produit". L'acheteur peut :

« - exiger le remplacement d'un produit de même marque (même modèle et (ou) article) ;

— exiger un remplacement pour le même produit d'une marque différente (modèle, article) avec un recalcul correspondant du prix d'achat ;

- exiger une réduction proportionnelle du prix d'achat ;

- exiger l'élimination immédiate et gratuite des défauts de la marchandise ou le remboursement des frais de leur correction par le consommateur ou un tiers ;

- refuser d'exécuter le contrat de vente et exiger le retour du montant payé pour les marchandises. A la demande du vendeur et à ses frais, le consommateur doit retourner le bien défectueux.

Dans ce cas, le consommateur a le droit d'exiger également une indemnisation intégrale pour les dommages qui lui sont causés du fait de la vente de biens de qualité insuffisante. Les pertes sont remboursées dans les délais fixés par la présente loi pour répondre aux exigences pertinentes du consommateur.

Note - une seule des exigences énumérées peut être spécifiée dans la revendication. Il est impossible d'exiger en même temps, par exemple, la réparation de la marchandise et le montant payé pour celle-ci.

Maintenant directement sur comment rédiger une réclamation. forme unifiée pas pour elle, ce qui signifie qu'elle est écrite sous une forme relativement libre. Une lettre de réclamation peut être dactylographiée sur un ordinateur, ou vous pouvez l'écrire à la main, ce n'est pas critiquable et il n'y a pas de règle spéciale pour cela.

Dans le coin supérieur droit de la feuille est écrit destination: d'abord sa fonction, puis l'organisation, à la fin - les initiales et le nom au datif. Ici, après le mot "de", au génitif on écrit vos données: nom, prénom et patronyme, adresse et numéros de téléphone du contact. N'oubliez pas que le destinataire a le droit de ne pas accepter les réclamations anonymes, ainsi que les lettres sans les coordonnées de l'expéditeur.

Au directeur général de "Tissue Shop" LLC

I.V. Romanova

de Svetlana Arkadievna Mikhailova,

poster adresse 123456, Ijevsk, st. Dubravskaya, 24 ans, app. 7,

tél. foule. 8-123-321-45-67

Suit alors entête: RÉCLAMATION. Je recommande de taper (écrire) ce mot en majuscules.

Après on va à partie principale et énoncez les faits : que s'est-il passé, quand, comment pouvez-vous confirmer la violation de vos droits. Il est nécessaire de se référer aux normes qui ont été violées par le destinataire de la réclamation. Veuillez noter que l'habituel les acheteurs ne sont pas tenus de connaître l'article exact de la loi et de demander des conseils juridiques. Il suffira donc de se référer à Loi sur les droits des consommateurs ou autre acte normatif, qui a été violé, sans précision. Si le contrat a été violé, dont une copie est entre vos mains, les points sont indiqués. N'oubliez pas ce qui a été dit ci-dessus : assurez-vous d'indiquer vos besoins dans la réclamation.

Par exemple:

Le 25 septembre 2011, au magasin Zdorovye, j'ai acheté un kit de beauté pour le soin des cheveux "Beauty" d'une valeur de 500,00 roubles (je joins le reçu n° 01/0034 du 25/09/2011). Lorsque j'ai ouvert le kit chez moi, j'ai découvert que tous les cosmétiques qu'il contenait étaient périmés : leur date de péremption se terminait le 01 septembre 2011. Le 26 septembre, Elena Sokolova, une vendeuse senior du magasin de Zdorovye, a refusé de me rembourser pour produits défectueux Sans en expliquer la raison. Ces actions constituent une violation de la loi sur les droits des consommateurs. J'exige de me restituer le montant de 500 roubles payé pour cet ensemble, sinon je serai obligé de m'adresser au Département de la protection des droits des consommateurs.

Le 16 août j'ai commandé en magasin" Les meilleurs meubles", situé à l'adresse Ulyanovsk, Pioneer Avenue, 4, canapé-lit. Le gérant du magasin Evgeny Perov a conclu avec moi un contrat de vente n ° 456. J'ai effectué un acompte de 100% d'un montant de 20 500,00 roubles (chèque du 16.08.2011 n ° 5). Selon l'article 3.3. du contrat, les meubles devaient être livrés chez moi le 20 août. Cependant, cela ne s'est pas encore produit, ce qui constitue une violation du contrat. Conformément à l'article 23.1. La loi de la Fédération de Russie du 07.02.1992 n ° 2300-1 «sur la protection des droits des consommateurs» exige le transfert des biens prépayés au plus tard le 12 septembre. Sinon, je devrai aller au tribunal.

La partie obligatoire de la lettre de réclamation est. Nous listons ici scrupuleusement toutes les copies des documents joints à la lettre. Note - joindre des copies! Qui sait si votre conflit ira devant les tribunaux, puis les originaux seront nécessaires.

Applications:

1. Copier ticket de caisse N° 34-3453 du 15 septembre 2011 pour 1 feuille. en 1 exemplaire.

2. Une copie du contrat de fourniture n° 1234-P du 15 septembre 2011 pour 5 feuilles. en 1 exemplaire.

3. Photos des marchandises endommagées pour 8 litres. en 1 exemplaire.

Après les candidatures, en prenant un peu de recul, on met nombre, même une ligne en dessous - son signature et elle décodage:

Viktorova / MD Viktorova

La réclamation terminée doit être transmise au destinataire et recevoir la confirmation qu'elle a été acceptée. S'il est possible de se rendre au bureau en personne, faites-le. Remettez la lettre au secrétariat ou au bureau et assurez-vous que la date de réception est également indiquée. Si le destinataire est éloigné ou si vous doutez que votre réclamation sera acceptée, utilisez les services : envoyez une lettre recommandée avec une description de la pièce jointe et une notification.

Dans les 30 jours à compter de la date de réception de la lettre de réclamation, vous devez répondre.

Nous concluons la série "Et c'est tout pour lui" avec un article sur les déclarations. Il s'agit d'un type de document spécifique, dont le contenu, les règles de compilation et le déroulement dépendent de qui s'adresse et à qui.

Dans cet article, nous allons considérer trois principaux types de déclarations :

• une lettre commerciale de candidature envoyée par une organisation à une autre ;
• une candidature envoyée par un particulier à une organisation;
• déclaration du salarié à l'employeur.

Nous n'abordons pas un autre type de déclarations - les revendications - parce que la secrétaire ne travaille pas avec eux.

Les trois types d'applications répertoriés ont leurs propres caractéristiques non seulement dans la préparation et la préparation, mais également dans le travail de bureau.

lettre de candidature commerciale

Le but d'une lettre-déclaration commerciale, qu'une organisation adresse à une autre, est d'indiquer la position de l'organisation d'envoi, d'exprimer son attitude face à la question et d'offrir une justification et une procédure pour résoudre la situation. Les questions ne sont pas posées dans le communiqué, il contient la vision de la situation de l'une des parties.

D'après le paragraphe précédent, il ressort clairement que les lettres de candidature "en temps de paix" ne sont généralement pas écrites, elles ne sont utilisées qu'au bord d'un conflit d'intérêts ou même d'un conflit entre deux entreprises afin de documenter et d'informer l'autre partie de leur attitude face au problème.

Quel type de lettre choisir ?

La ligne entre une lettre de candidature, une lettre de demande ou une lettre d'enquête est assez mince. Pour être sûr de bon choix type de lettre, vous devez comprendre : sera-t-elle déclarerà propos de quelque chose ou encore ce sera demande faire quelque chose au destinataire?

Une lettre de candidature commerciale est rédigée sur un papier à en-tête et contient un ensemble de détails standard pour une lettre commerciale.

Conformément à GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Le formulaire "Exigences pour la paperasserie" de la lettre contient les détails suivants :

• emblème de l'organisation ou marque déposée(marque de service), emblème national Fédération Russe ou l'emblème du sujet de la Fédération de Russie, si l'institution a le droit de placer ces signes sur ses formulaires ;
• code d'organisation ;
• numéro d'enregistrement d'état principal (OGRN) d'une entité juridique ;
• nom de l'entreprise;
• informations de référence sur l'organisation.

Lors de la préparation d'une demande sous forme de lettre commerciale, les détails obligatoires suivants sont établis :

• date du document;
• numéro d'enregistrement du document;
• destination;
• titre du texte ;
• texte du document ;
• signature;
• marque sur l'interprète;
• une note sur l'exécution du document et son envoi à l'affaire (délivré sur un visa copie de la lettre).

Une note sur la présence d'une demande est délivrée s'il y en a une.

Les signatures d'approbation de document sont émises sur une copie de visa de la lettre, si règles internes il existe un processus de certification des projets de lettres.

La lettre commerciale de candidature est présentée dans l'exemple 1.

Contrairement à une lettre commerciale ordinaire, le texte de la demande ne commence pas par un appel au fonctionnaire - le destinataire, mais par le nom du type de lettre. Cela souligne que le document ne se contente pas de transmettre des informations, mais exprime la position de principe de son auteur.

Le travail de bureau des lettres de candidature commerciales est effectué de manière standard, conformément aux règles internes de l'organisme d'envoi et de l'organisme destinataire.

On ne sait pas à quoi aboutira le conflit d'intérêts des entreprises : sera-t-il possible de résoudre le cas par voie de négociation ou faudra-t-il faire appel à des avocats et s'impliquer dans litige, mais en tout état de cause, l'acceptation par une organisation d'une lettre de candidature d'une autre équivaut au fait que la première entreprise est informée de la position de la seconde.

Candidature à l'organisation d'un particulier

Considérez ce document du point de vue de l'hôte.

Les documents de candidature des particuliers doivent être remis Attention particulière. Les intérêts des demandeurs sont protégés par la loi fédérale n° 59-FZ du 2 mai 2006 « sur la procédure d'examen des recours des citoyens de la Fédération de Russie » (telle que modifiée le 24 novembre 2014 ; ci-après - loi fédérale n° 59- FZ).

C'est une erreur de croire que son effet ne s'applique qu'aux organes de l'État, aux collectivités locales et aux organisations budgétaires. Ce n'est plus le cas depuis longtemps. Dès 2013, cette liste a été complétée par des organismes « chargés de la mise en œuvre de fonctions d'importance publique ». Nulle part il n'y a une définition claire de ce que sont ces fonctions, mais d'après le libellé, il est clair que ce concept est assez large et théoriquement toute organisation dont les clients sont des individus peut « tomber sous lui ».

Contrairement à une lettre de candidature commerciale, une candidature d'un individu peut être à la fois une demande, une demande et une réclamation. Regardons la définition du mot "déclaration :

Notre dictionnaire

Déclaration - la demande d'assistance d'un citoyen dans l'exercice de ses droits et libertés constitutionnels ou des droits et libertés constitutionnels d'autres personnes, ou un rapport sur une violation des lois et autres actes juridiques réglementaires, des lacunes dans le travail des organes de l'État, de l'autonomie locale organismes et fonctionnaires, ou la critique des activités de ces organismes et fonctionnaires personnes.

L'entreprise peut développer sa propre forme pratique d'application standard à partir d'un individu et la rendre accessible au public. Mais il est impossible de rendre ce formulaire obligatoire et de ne pas accepter la demande simplement parce qu'elle n'est pas rédigée de la manière « supposée ». Les gens ne sont pas tenus de savoir qu'un formulaire de demande conçu par l'entreprise existe, ni d'utiliser Internet pour télécharger le formulaire. La loi fédérale n° 59-FZ définit l'ensemble minimum de blocs d'informations en circulation :

extraction

de la loi fédérale n° 59-FZ

Article 7. Conditions d'une demande écrite

1. Un citoyen dans son appel écrit à à coup sûr indique soit le nom de l'organe de l'Etat ou de l'autonomie locale auquel il adresse un recours écrit, soit le nom, prénom, patronyme du fonctionnaire concerné, soit la fonction de la personne concernée, ainsi que ses nom, prénom, patronyme (ce dernier - le cas échéant), adresse postale, à qui la réponse, la notification de réexpédition de l'appel doit être envoyée, énonce l'essence de la proposition, de la demande ou de la plainte, appose une signature personnelle et une date.

Comme vous pouvez le voir, l'ensemble est minime, et nous ne pouvons obliger nos candidats à même indiquer leur Téléphones portables. Il est seulement recommandé d'inclure des méthodes de communication opérationnelle dans les applications.

"Vous êtes libre de choisir..."

Un particulier peut remplir une demande à sa guise :

à la main ou copie papier;

appelez-le une « déclaration », un « appel », une « exigence » ou ne l'appelez pas du tout ;

écrivez brièvement et directement ou donnez votre propre autobiographie détaillée;

ainsi que d'envoyer le document par la poste ou de l'apporter en personne.

L'organisation est tenue d'accepter la demande si elle contient les informations minimales nécessaires.

La demande d'un particulier, qui a fait l'objet d'un premier traitement au siège de l'entreprise destinataire, est illustrée à l'exemple 2.

Que ce soit pour isoler les candidatures des citoyens dans un travail de bureau séparé, l'organisation décide par elle-même. Nous vous recommandons de le faire si :

• candidatures représentant plus de 10 % du volume total du flux entrant de documentation ;
• des employés spécialement autorisés y travaillent (centre de service à la clientèle, service des réclamations, etc.);
• selon les demandes des individus, l'organisation mène ses activités de base.

Si une organisation a l'habitude de travailler selon les règles du travail de bureau traditionnel, elle n'a pas à se soucier de respecter les exigences de la loi fédérale n ° 59-FZ. Dans des conditions normales, les circulations suivent le même chemin que les autres documents entrants. Les règles de travail avec eux ne diffèrent pratiquement pas de celles généralement acceptées et autorisent même certaines libertés dans le traitement de la demande, en particulier, trois jours peuvent s'écouler entre l'acceptation et le moment de son enregistrement conformément à la loi. La réponse est donnée 30 jours à compter de la date d'enregistrement de la demande écrite.

Candidature pour les RH

Une couche spéciale d'applications est celle des applications personnelles. Ces documents ont pour but d'exprimer la demande ou la volonté du salarié à l'employeur.

La forme des demandes de personnel est relativement libre. Personne n'exige que les employés connaissent les nuances des détails de conception, il suffit donc d'observer le minimum nécessaire.

À notre avis, les demandes de personnel doivent être rédigées exclusivement par les employés eux-mêmes à la main. Il n'existe aucune obligation de la part de la législation du travail à cet égard. Mais il est beaucoup plus difficile de contester devant un tribunal une déclaration manuscrite qu'une déclaration dactylographiée sur ordinateur (seule la signature de l'auteur y est manuscrite). Dans ce dernier cas, le salarié peut prétendre qu'il a été contraint de signer un texte tout fait.

• A qui de qui. Le destinataire de la candidature personnelle est l'employeur - la première personne de l'organisation dans laquelle travaille l'auteur de la candidature. C'est lui qui a embauché l'auteur, et non le chef du service du personnel, donc la candidature sera rédigée au nom du chef (directeur général, directeur, président, etc.) de l'entreprise. Le nom, les initiales et la position de la tête sont inscrits en haut de la feuille de candidature, plus près de la marge droite, au datif.

Étant donné que les employés ne disposent pas de leur propre formulaire pour les lettres, les informations sur l'auteur de la demande doivent être saisies ici. Vous devez écrire votre nom, prénom, patronyme et unité structurelle en toutes lettres. Si l'employé connaît son numéro personnel - eh bien, mais ce n'est pas une information obligatoire.

Sous ces informations, au centre de la ligne, le nom du type de document est écrit - une demande, puis le texte de la demande est énoncé à partir d'une nouvelle ligne - une demande ou une expression de la volonté de l'employé. La demande se termine par la signature personnelle de l'employé et la date à laquelle le document a été établi.

Question sur le sujet

Quelle est l'orthographe correcte du mot "déclaration" ?

Il existe deux formes d'écriture du nom d'un type de document : avec une lettre majuscule sans point à la fin (comme dans l'exemple 3) et avec une lettre minuscule avec un point à la fin.

La forme d'écriture de ce mot n'affecte pas la force juridique de la demande. La deuxième option est considérée comme obsolète, mais a parfaitement le droit d'exister.

Quand un employé doit-il formuler une demande dans une déclaration et quand un appel oral au service du personnel est-il suffisant ?

Si Code du travail parle directement de la "déclaration écrite de l'employé", alors cette question ne se pose pas. Dans d'autres cas, il est réglementé soit par les règles internes de l'organisation, soit par opportunité. Par exemple, il est préférable de formuler par écrit votre demande de modification de documents dans le cadre d'un changement de nom de famille d'un salarié, bien que la législation du travail ne prévoie pas de dispositions particulières à cet égard. De tels changements sont initiés par l'ordre de l'employeur, et la déclaration manuscrite de l'employé avec une copie du certificat de mariage servira de base à l'émission de l'ordre.

Dans les grandes organisations, où il y a plusieurs dizaines voire centaines de personnes par employé du service du personnel, la demande de l'employé est acceptée sous forme de candidature uniquement afin que le responsable du personnel ne l'oublie tout simplement pas.

DANS petites entreprises, si le Code du travail de la Fédération de Russie n'exige pas de demande écrite, vous pouvez vous débrouiller avec une demande orale ou une conversation directement avec le chef de l'organisation, qui peut donner des instructions travailleur du personnel pour résoudre le problème.

• Documentation des candidatures du personnel. Les employés des ressources humaines ont besoin des copies originales des déclarations des employés. Par la suite, comme déjà mentionné, nombre d'entre eux deviendront la base des commandes de personnel. Mais le salarié a également tout à fait le droit de suivre le sort de sa candidature et de recevoir de l'employeur la confirmation qu'il a accepté le document.

Important!

Il est impossible d'enregistrer la candidature d'un employé en tant que document entrant. Cela se fait souvent simplement parce qu'ils ne savent pas comment confirmer sa réception.

Entre-temps Il existe deux façons d'enregistrer une application correctement.

La confirmation que l'employeur a accepté la candidature de l'employé peut être :

• enregistrement de la demande dans une base de données spéciale. Il est également déconseillé de déposer une candidature personnelle dans le registre des documents internes : il est très facile d'enfreindre la législation sur les données personnelles. Il est préférable que la secrétaire ait un poste spécial journal électronique enregistrement pour les demandes de personnel, les notes de service et explicatives et les documents similaires.

Le numéro d'enregistrement de la demande est apposé sur sa copie. Une copie accompagnée du numéro est remise au salarié. Si l'employé est venu avec deux copies des demandes, avant d'inscrire le numéro, la secrétaire doit les comparer (s'assurer qu'elles sont identiques);

• procès-verbal d'acceptation de la demande dressé par le secrétaire sur copie. S'il n'y a pas de registre d'inscription et que l'employé insiste pour obtenir une confirmation d'admission, le secrétaire peut faire l'inscription suivante sur une copie de la demande :

L'entrée indique :

• le fait de l'acceptation du document ;
• date requise!);
• position, signature personnelle et décryptage de la signature de l'employé qui l'a accepté.

La candidature de l'employé est transmise directement au responsable de l'organisation, qui l'examine et prend une résolution, par exemple :

Au service RH. Préparez une commande.

Davydov 17.09.2015

Résumé

1. Application - un document dont la forme et les règles de flux de travail dépendent de son destinataire et de son destinataire.
2. Une lettre de candidature commerciale est destinée à exprimer la position de l'organisation d'envoi sur une question controversée.
3. Il est recommandé de traiter une demande envoyée à l'organisation par un individu conformément à loi fédérale N° 59-FZ.
4. Les déclarations dans la gestion des dossiers du personnel sont l'expression écrite de la volonté de l'employé et servent souvent de base pour émettre des ordres sur le personnel.